采购申请工作流概述 [AX 2012]

已更新:March 18, 2015

应用于: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

工作流在审核过程中移动采购申请,从 草稿 的初始状态到 已审核 最终状态。在采购申请被提交审核时,该工作流流程开始。在审核采购申请后,采购订单可为采购申请行生成并提交到供应商进行订单执行。

警告说明警告

在可提交采购申请供查看前,必须配置工作流。工作流流程可以包括以任何顺序的一个或多个审核步骤。工作流流程可被配置为跳过审核任务和自动审核该采购申请。您可以配置工作流以作为单个文档传送采购申请。或者,您可以传送单个采购申请至相应的审查人。您还可以创建采购申请作为单个文档将传送到某些审核人,并选择传送到其他审核人的采购申请行。

如果采购申请行单独被审核,审核流程必须在工作流可移动到流程中的下一步之前以及在采购申请的审核流程可作为整体被完成前为全部采购申请完成。在采购申请(包括所有行)完成审核流程后,采购申请的整体状态更新为“已审核”。

您可以配置工作流以表示自己组织中采购申请的业务流程。在配置您的采购申请工作流流程时,请考虑以下问题:

  • 哪些支出必须审核?

  • 哪些支出可以自动审核?

  • 要求谁来查看和审核支出请求?这些用户将分配什么角色?

  • 当审核人不可用时,应是什么流程?

以下示例说明可以配置采购申请的工作流的两种方式。

注意注意

本主题包括有关为 Microsoft Dynamics AX 2012 R2 添加或更改的功能的信息。此信息还适用于 AX 2012 R3。请参阅本主题的后续章节。

以下说明显示采购申请如何通过作为单个文档的工作流审核流程。采购申请上的行不能单独传送。

在此示例中,以下角色在包括工作流中:

  • 申请者 - 请求物料或服务的用户。申请者可以准备采购申请,或者其他工作人员可以准备代表申请者的采购申请。此工作人员是准备人员。准备人员负责管理整个审核过程中的采购申请。只有采购申请的准备人员可以修改它。

    注意注意

    必须授予工作人员相应的权限以创建代表他人的采购申请。有关如何设置这些权限的详细信息,请参阅 代表他人对订购的产品设置权限

  • 采购代理–执行采购审核和可以批准文档的用户。

  • 申请人的经理–执行管理审核和可以批准文档的用户。

Purchase requisition workflow review process

本示例中,采购申请的工作流过程包括以下步骤:

  1. 准备人员提交审核的采购申请。

  2. 采购代理接收采购代理验证该采购申请中信息的请求的通知。如果要求的信息丢失,采购代理将添加信息或退回采购申请到准备人员以添加信息。在必填字段已填充时,该采购申请的审核流程可以向下一步推进。

  3. 该申请人的经理将审核和该采购申请。

    采购申请可以传送至申请人的经理,例如,如果采购申请的金额超过申请人的采购申请的花费限制。申请者的经理可以审核或拒绝采购申请,或者将它退回到准备人员以更改。

下图说明显示了可以将各个采购申请行以工作流的方式传送。各行的流程大体与可作为单个文档审核的采购申请的流程相同。但是,在工作流可以为采购申请状态完成之前,每行必须单独完成工作流程。

在此示例中,工作人员输入市场活动的海报和 t 恤杉请求。海报的成本拆分在市场部门和销售部门之间。如果海报或 t 恤杉的成本超出了部门管理的签名限制权限,则采购申请也必须由组经理审核。

以下角色包括在工作流中,如此例:

  • 申请者 - 请求物料或服务的用户。申请者可以准备采购申请,或者其他工作人员可以准备代表申请者的采购申请。此工作人员是准备人员。准备人员负责管理整个审核过程中的采购申请。只有采购申请的准备人员可以修改它。

    注意注意

    必须授予工作人员相应的权限以创建代表他人的采购申请。有关如何设置这些权限的详细信息,请参阅 代表他人对订购的产品设置权限

  • 采购代理–执行采购审核和可以批准文档的用户。

  • 申请人的经理–执行管理审核和可以批准文档的用户。

  • 部门经理–执行支出审核和可以批准文档的用户。

  • 组经理–执行签名主管机构审核和可以批准文档的用户。

Purchase requisition line workflow review process

本示例中,采购申请行的工作流过程包括以下步骤:

  1. 准备人员提交审核的采购申请。每一行将传送到在工作流过程配置的审核人。

  2. 采购代理接收采购代理验证该采购申请和采购申请行中的信息的请求的通知。如果要求的信息丢失,采购代理将添加信息或退回采购申请行到准备人员以添加信息。在必填字段已填充时,该采购申请行的审核流程可以向下一步推进。采购申请行可以通过彼此独立的审核流程继续。

  3. 申请人的行经理将审核和批准该采购申请行。

    审核可以传送至申请人的经理,例如,如果采购申请行的金额超过申请人的采购申请行的花费限制。经理可以审核或拒绝某个或两个采购申请行。

  4. 市场部门的部门经理查看海报和 t 恤杉的采购申请行。销售部门经历只查看海报的采购申请行,因为只有该行是会记入销售部门的唯一的成本。

  5. 如果需要,组经理只审核并批准 T 恤杉的采购申请行。例如,如果采购申请行的金额超出了部门经理的审核限制。组经理无需审核海报的采购申请行。

若要传送采购申请至审核人,则必须配置采购申请工作流流程。您定义工作流中请求了物料(申请人)的用户、复核人和审核人之间的交互控制的工作流流程。它基于在该工作流配置中指定的条件,例如何时传送采购申请、传送该采购申请的用户或角色以及用户可采取的可用操作,确定采购申请的传送方式。

本主题中的示例介绍采购申请可如何作为单个文档或作为单独的采购申请行通过工作流传送。您还可以配置采购申请的工作流以反映为您组织定义的采购申请的内部控制审核。有关如何为采购申请配置工作流的详细信息,请参见“设置采购工作流”。

在 Microsoft Dynamics AX 2012 R2 中,介绍 申请目标 的概念。申请目标允许如何可以填充申请需求的更多灵活性。在您创建申请时,可以将两个目的之一分配给它:消耗量或补货。根据目的和申请要求可以按采购订单、转移单、生产订单或看板执行。有关申请目的和如何影响申请流程的更多信息,请参阅 关于采购申请

申请具有消耗量的目标

通过具有消耗量的目的的申请创建需求始终按采购订单执行。如果 Microsoft Dynamics AX 被设置为创建采购订单,采购订单将在采购申请被批准后自动创建。采购订单为在采购申请行上确定的每个币种、供应商或法人创建。例如,如果采购申请具有两行,并且每一行都具有不同的供应商、币种或法人,则创建两个采购订单。

根据采购政策如何为您的组织配置,还可创建单独的采购订单(如果采购申请行具有不同的申请者、行类型或采购类别)。

如果 Microsoft Dynamics AX 并未设置为自动创建采购订单,则采购协议必须手动选择采购申请行并创建采购订单。

注意注意

有关如何设置规则以自动生成已审核的采购申请的采购订单的信息,请参阅 为所需合并和创建采购订单设置规则

申请具有补货的目标

通过目的为补货的申请创建的需求可以按采购订单、转移单、生产订单或看板执行。Microsoft Dynamics AX 必须设置为包括主计划编制中的申请需求。在此设置后,将通过自动确定申请具有补货目的来创建需求的履行方法按供应策略已在您的组织中设置了物料并通过使用主计划编制计划。

注意注意

有关如何设置主计划以在目的是补货时自动请考虑申请要求的详细信息,请参阅 将主计划设置为包括申请

针对公共部门,如果您在采购中使用工作流和常规预算预留,请参阅 Set up general budget reservation workflows (Public sector)


公告: 若要查看已知问题和最近的补丁,请使用 Microsoft Dynamics Lifecycle Services (LCS) 中的 问题搜索

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