为工作流系统配置电子邮件设置 [AX 2012]

已更新:September 25, 2013

应用于: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

在工作流相关事件发生时,您可以配置 Microsoft Dynamics AX 将电子邮件消息发送给用户。例如,当分配文档供审核时,可以将电子邮件消息发送给用户。完成本主题中的过程以配置工作流系统的电子邮件设置。

本主题说明如何配置工作流系统的电子邮件设置。这是在下图中的 第 4 步。配置“Microsoft Dynamics AX”中的电子邮件功能是您必须完成的更大流程。有关此流程的详细信息,请参阅 配置 Microsoft Dynamics AX 中的电子邮件功能

如何配置电子邮件功能

流程中的第一步是使得用户能够接收工作流相关的电子邮件消息。以下过程解释如何执行操作。您必须针对每个 Microsoft Dynamics AX 用户完成此过程。

注意注意

如果您允许用户配置其电子邮件设置,则提示用户执行以下操作:

  1. 打开 Microsoft Dynamics AX 客户端。

  2. 依次单击“文件” > “工具” > “选项”。

  3. 完成以下过程中的第 5 步 至第 8 步。

  1. 打开 Microsoft Dynamics AX 客户端。

  2. 单击 系统管理 >常用 >用户 >用户

  3. 选择用户。

  4. 单击选项

  5. 电子邮件 字段中,验证选中用户的电子邮件地址。

  6. 单击通知

  7. 工作流通知 部分中,指定您希望程序如何通知用户有关工作流相关事件。为此,请执行以下步骤:

    1. 行项目的通知类型 列表中,指定您希望用户如何接收行项的工作流通知。

      • 分组 – 行项的通知分组到单个电子邮件消息中。

      • 电子邮件单独 – 针对每个行项发送电子邮件消息。

    2. 如果您希望用户在 Microsoft Dynamics AX 客户端中接收通知,则选择 在 Microsoft Dynamics AX 客户端中显示通知 复选框。

      如果您选择 在 Microsoft Dynamics AX 客户端中显示通知 复选框,则您还可以指定是否想要用户以弹出消息的形式接收通知。如果您希望用户接收弹出消息,则选择 用弹出窗口显示通知 复选框。

    3. 如果您希望用户以电子邮件形式接收通知,则选择 以电子邮件形式发送通知 复选框。

  8. 单击“关闭”

  9. 将再次显示 用户 页。选择另一个用户并重复执行第 4-8 步。

确定您需要为工作流系统创建多少电子邮件模板。您可以创建多个电子邮件模板或仅两个电子邮件模板(如下所述)。您的业务需要将帮助您确定您需要创建的电子邮件模板数量。例如,您可能希望:

  • 为每个工作流创建电子邮件模板。

  • 为每个工作流类型创建电子邮件模板。

    在这种情况下,某种类型的所有工作流将使用相同的电子邮件模板。关于您可以创建的所有类型工作流列表,请参阅 工作流类型

  • 创建两个电子邮件模板。

    在这种情况下,在整个组织中使用的所有工作流将使用一个电子邮件模板。公司特定的所有工作流将使用另一个电子邮件模板。有关如何使用每种类型工作流的详细信息,请参阅 工作流类型

在您已确定创建的电子邮件模板数量之后,您可以创建模板。有关如何执行此操作的说明,请参阅 配置 Microsoft Dynamics AX 中的电子邮件功能

在您创建电子邮件模板时,我们建议您使用占位符。当生成电子邮件消息时,来自工作流的特定文本将取代这些占位符。

例如,假定您在电子邮件模板中输入占位符 %subject%。在此示例中,当生成电子邮件并发送给用户时,“工作项主题”字段中的文本将自动取代该占位符。同样,如果您在电子邮件模板中输入 %message%,“工作项指令”字段中的文本将取代该占位符。

将以此文本替代占位符。

有关如何在电子邮件模板中插入占位符的详细信息,请参阅 配置 Microsoft Dynamics AX 中的电子邮件功能

在您配置工作流的属性时,您可以选择那些应该用于为工作流生成电子邮件消息的电子邮件模板。有关说明的分解步骤,请参阅 配置工作流的属性

为工作流选择电子邮件模板

如果您在配置工作流时没有选择某一电子邮件模板,则将使用默认模板。您可以通过完成以下过程指定何种电子邮件模板是默认模板。

Gg732160.collapse_all(zh-cn,AX.60).gif为组织范围的工作流指定默认电子邮件模板

这些工作流用于处理与您的整个组织关联的文件。完成以下过程来指定将用于为组织范围的工作流生成通知的默认电子邮件模板。

若要查看组织单位的工作流的列表,请参阅工作流类型

  1. 单击 系统管理 >设置 >工作流 >工作流参数

  2. 从列表中选择电子邮件模板。

    列表将显示在 电子邮件模板 窗体中标记 显示系统电子邮件 复选框时创建的电子邮件模板。

  3. 单击“关闭”以保存您的更改。

Gg732160.collapse_all(zh-cn,AX.60).gif为组织特定的工作流指定默认电子邮件模板

一些工作流用于处理与特定组织(例如法人)关联的文件。完成以下过程来指定将用于为组织特定的工作流生成通知的默认电子邮件模板。

若要查看组织特定工作流的列表,请参阅 工作流类型

  1. 单击 组织管理 >设置 >工作流 >工作流参数

  2. 从列表中选择电子邮件模板。

    列表将显示在 电子邮件模板 窗体中未标记 显示系统电子邮件 复选框时创建的电子邮件模板。

  3. 单击“关闭”以保存您的更改。


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