关于签名限制设置 [AX 2012]

已更新:May 28, 2014

应用于: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

支出管理是组织的财务风险管理的一个关键部分。支出管理涉及加强内部控制和确保工作人员遵从这些控制。签名设置是控制支出管理和支出管理符合性的重要部分。

签名限制定义工人有权代表雇主进行的最大的会计承诺。作为工作人员支出活动的直接结果和工作人员的经理对支出活动的审核,该组织可能与第三方形成合同关系。例如,采购订单可以签发给供应商。

具有签名限制的两种类型:花费限制和审核限制。花费限制时授权工作人员在与业务相关的采购上花费的最大金额。审核限制是授权工人审核特定业务文档的最大金额。签名限制可以根据交易记录类型变化。因此,采购申请、支出报告、采购订单和发票可以具有不同的签名限制。

组织分配了默认签名限制。根据组织中签名限制的配置,工作人员可以通过以下方式之一获取默认签名限制。

  • 该工作人员基于工作人员的工作或薪酬级别自动分配默认签名限制。

  • 该工作人员必须在 适用于 Microsoft Dynamics AX 的企业门户 的员工服务门户中提交一个签名限制请求。

签名限制协议只在一段有限的时间里有效。在某个协议过期之前,工作人员必须续订它。在续订期间,工作人员再次确认他们同意遵从该协议的条款。如果签名协议限制过期,直到续订该协议之前工作人员不能进行采购。

配置并激活签名限制的流程涉及以下步骤:

  1. 管理员选择签名限制基数。

  2. 如果需要,管理员将限制在 Microsoft Dynamics AX 中有员工记录的用户的签名限制。

  3. 如果需要,管理员将配置签名限制,以至工作人员必须针对他们的工作和酬薪水平申请默认签名限制。在 企业门户 的员工服务门户中提交请求。

  4. 对于每个工作或薪酬水平,管理员安装交易记录类型定义了默认支出限制和审核。

    注意注意

    由于组织中的法人不同,对于工作或薪酬水平,默认签名限制的定义可能有所不同。在法人中,还可以为部门或成本中心等不同区域定义不同的默认签名限制。在组织中不止一个法人处有职位的员工可能在每个法人中具有不同的默认签名限制。

  5. 当雇佣员工时,在 Microsoft Dynamics AX 里分配特定工作或酬薪级别给他们。

    • 如果配置签名设置以便将基于工作或酬薪级别将这些限制自动授予工作人员,将基于此自动将签名限制授予工作人员。

    • 如果配置签名限制以至工作人员必须为他们的工作或酬薪级别申请签名限制,那么工作人员必须在员工服务门户上提交申请。

  6. 工作人员的经理复查了签名限制请求,然后审核或拒绝。经理也可以随时撤消签名限制。

为工作人员设置了支出限制后,该工作人员可以根据此金额进行采购。采购时调用花费限制。当工作人员的经理将采购作为文档审核周期的一部分审核时,撤消审核限制。

Prakash 为项目经理。因为 Prakash 复制准时传递项目,他必须能为业务软件和硬件进行目录采购。为他的工作定义的默认支出限制是 500 USD。但是,Prakash 必须设置以符合项目截止日期的采购要求一个更高的支出限制。因此,Prakash 提交请求以增加支出限制到 2,500 USD,以便他可以采购花费到 2,500 USD 的物料和服务。

将 Prakash 的支出限制请求发送到项目的资源经理 Reina,然后 Reina 会审核该请求。Prakash 现在可以设置至 2,500 USD 的目录采购,这比为他的工作定义的默认签名限制 2,000 USD 高。

如果 Prakash 必须设置高出 2,500 USD 的特定采购,那么他可以提供申请增加一次支出限制。

Reina 是 Fabrikam,Inc.的项目资源经理。对于Reina 级别的经理,为采购申请定义 2,000 USD 的默认审核限制。Fabrikam 已配置签名限制以便工作人员必须提交签名限制申请。不自动授予工作人员签名限制。

Reina 申请 2,000 USD 的默认审核限制。因此,将自动授予她的申请,并不用必须通过审核工作流。但是,Reina 的工作人员针对采购申请要求高出 2,000 USD 的支出限制。因此,Reina 提交了 2,500 USD 的审核限制申请。6 月,产品部门经理,审核该请求。Reina 现在可以审核其工作人员进行的至 2,500 USD 的采购。

签名限制协议只在一段有限的时间里有效。工作人员必须定期更新协议以重新确认他们同意遵从该协议的条款。例如,Prakash 具有采购申请的花费限制。当 Prakash 请求此签名限制时,他将阅读“采购条款”协议并在 2011 年 6 月 1 日 同意其条款。该协议的期限定义为 12 个月。因此, Prakash 的确认在 2012 年 6 月 1 日 过期。在此日期之前, Prakash 必须重新确认他同意遵从“采购条款”协议。

使用 开放签署期(月) 字段定义签名限制协议续订期间长度。对于 Prakash 的支出限制,续订期间为两个月。因此,从 2012 年 4 月 1 日开始,签名限制协议确认 页对 Prakash 可用。在 2012 年 4 月 1 日到 2012 年 5 月 31 日期间,Prakash 可以打开此页并更新其签名限制协议。如果 Prakash 在此期间不更新签名限制协议,他的签名限制将过期,而且直到更新该协议他将不能进行采购。

有关工作人员和经理的签名限制任务,在 适用于 Microsoft Dynamics AX 的企业门户“帮助”中搜索“创建并维护签名限制请求”“维护您的工作人员的签名限制请求”

有关设置签名限制参数的详细信息,请参阅设置签名限制参数


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