关键任务:创建和提交新的采购申请 [AX 2012]

已更新:February 9, 2015

应用于: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

您可以使用采购申请提交您的组织需要的物料或服务的申请。

注意注意

使用采购申请时,您可以执行以下操作:

  • 申请来自内部目录的物料和服务。您还可以申请目录中没有列出的物料和服务。

  • 代表其他人,或者为法人或运营单位(除了您在其中拥有主要职务的法人或运营单位)申请物料或服务。

  • 建议从其订购物料或服务的供应商。

  • 将采购申请行上的金额分配给多个财务科目和维度。

  • 如果您的组织使用了预算检查,则在采购申请上执行预算检查。

  • 提交采购申请以供复查和审核。

单击这些链接以查找更多有关此主题中讨论的概念的信息。

关于采购申请

关于采购申请的状态

采购申请工作流概述

使用此过程创建采购申请,以便为自己、代表其他人或为其他法人或运营单位申请物料或服务。如果您代表其他人员创建采购申请,则适用于该人员的采购策略(例如支出主管机构或可用目录物料)将应用到这些采购申请行。如果您为其他法人或运营单位创建了采购申请,则适用于这些法人和运营单位的采购策略将应用到采购申请行。

注意注意

在您可以为其他用户、其他法人或运营单位输入采购申请之前,您必须拥有相应的权限。有关如何设置这些权限的详细信息,请参见 代表他人对订购的产品设置权限

  1. 单击 采购 >常用 >采购申请 >由我准备的采购申请

  2. 在“由我准备的采购申请”列表页的“操作窗格”中,单击“采购申请”。

  3. 在“准备新的采购申请”窗体中,为采购申请输入一个名称,并选择该采购申请的申请日期和核算日期。默认情况下,将这些数据复制到采购申请行。可以在行级别更改它们。请求日期是请求的交货日期。该核算日期用于在总帐中记录会计分录并验证预算资金是否可用。

    注意注意

    申请日期可以修改,以允许与采购申请行上的产品相关联的提前期。

  4. 如果采购申请拥有项目支出的行,则选择 选择默认项目 复选框,然后输入以下信息:

    • 购买法人 字段中,选择将该项目分配到的法人。

    • 项目 ID 字段中,选择该项目 ID,以便在默认情况下显示在该项目的所有采购申请行上。

    注意注意

    可以在采购申请行级别上删除或更改项目日期,但是只能将它复制到分配给购买法人的采购申请行(该购买法人被分配到了该项目)。

  5. 在“采购申请”窗体的“采购申请标题”快速选项卡上,选择业务理由原因,并输入描述。默认情况下,您选择的业务理由原因会出现在采购申请行,但您可以在行级别更改它。

    注意注意

    如果您想要将采购申请置于暂停状态,选择“”区域中的“暂停”复选框,并提供“说明”。

    只有在安装了 Microsoft Dynamics AX 2012 R3 后,此控件才可用。

  6. 若要将行物料添加到采购申请,则在 采购申请行 FastTab 上单击 添加物料

    注意注意

    您还可以单击“添加行”添加行物料并手动输入所需信息。

  7. 添加物料窗体的 目录项 选项卡上,选择您要添加到采购申请的物料,然后单击 选择 ->。您可以选择多个物料,并同时将它们添加到您的采购申请。

    注意注意

    如果您选择的物料或服务需要有关产品、库存或项目维度的其他详细信息,在下部窗格的 明细 选项卡上输入它们。

    由申请人、购买法人和接收运营单位筛选 目录项 选项卡上的物料的列表。您还可以按照采购类别筛选该列表。

    注意注意

    如果您已被授予权限可以代表其他用户或其他法人或运营单位申请物料或服务,您可以选择授权您为其申请物料或服务的申请人、购买法人和接收运营单位。

  8. 若要添加在目录中找不到的物料,请单击 非目录项 选项卡,然后针对您要订购的每个产品执行以下步骤:

    1. 输入产品名称。

    2. 为该产品选择一个采购类别,然后输入一个可选描述。

    3. 在“供应商帐户”字段中,执行以下操作之一:

      • 选择已审核的供应商。

      • 保持字段为空。采购代理将在采购申请审核流程中选择供应商。

      • 建议产品的新供应商。有关如何建议供应商的详细信息,请参见本主题后面的“建议一个供应商”过程。

    4. 输入产品的数量、单价以及币种,然后输入采购产品的度量单位。

    5. 如果可以在线订购该产品,则您可以输入 Web 地址和该供应商分配的外部物料编号。

    6. 单击 选择 -> 以将非目录物料添加到您要添加到采购申请的产品的列表。

  9. 可选:您可以在采购申请行指定一个常规预算预留。 如果您使用项目会计,会复制所有项目详细信息和项目分配。因为预算预留引用,某些项目详细信息是不可编辑的。有关详细信息,请参阅About general budget reservations (Public sector)Use project accounting with general budget reservations (Public sector)

  10. 在所选的产品列表中,复查您要选择的物料。

    • 若要查看或修改所选产品的产品维度、库存维度和项目维度,请单击 明细 选项卡。

    • 若要删除某产品,请选择它旁边的复选框,然后单击 移除

  11. 单击“确定”以将产品添加到采购申请。

  12. 查看或修改采购申请行,然后提交采购申请以供审查和审核。

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在您将产品添加到采购申请之后,您可以查看该采购申请,还可以查看或修改每个行物料的详细信息。只要采购申请具有 草稿 状态,您就可以继续添加或删除物料和服务。如果已提交该采购申请以供复查,您必须在可以删除采购申请行之前撤回它。有关采购申请状态的详细信息,请参阅关于采购申请的状态

  1. 单击 采购 >常用 >采购申请 >由我准备的采购申请

  2. 在“由我准备的采购申请”列表页中,双击包含您要修改的行的采购申请。

  3. 采购申请 窗体的“操作窗格”采购申请 选项卡的 维护 组中,单击 编辑

  4. 在“采购申请行”快速选项卡上,选择您要查看或修改的行,然后单击“详细信息”。

  5. 查看或修改有关交货地址和该行的固定资产组、项目、财务维度以及库存维度等其他详细信息的信息。

  6. 如果该行物料有资格成为固定资产,则在 固定资产 FastTab 上输入有关该物料的所有附加信息。在输入了资产信息之后,系统将评估数据并自动将相应的资产组分配到该物料。资产组是标识采购固定资产的目的的用户定义的代码。

  7. 在您更改采购申请行之后,在“操作窗格”上的“采购申请行”选项卡上,单击“行明细”。

  8. 如果您没有对采购申请行进行其他更改,则提交该采购申请以供复查和审核。

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将此过程用于建议产品的新供应商。此选项仅可用于引用非目录物料或服务的采购申请行。

  1. 单击 采购 >常用 >采购申请 >由我准备的采购申请

  2. 由我准备的采购申请 列表页上,选择您要为其建议供应商的采购申请,然后在“操作窗格”采购申请 选项卡上,单击 编辑

  3. 在“采购申请”窗体的“采购申请行”快速选项卡上,选择您要为其建议供应商的行。依次单击“采购申请行”>“建议供应商”。

  4. 供应商建议 窗体中,从公司供应商的列表中选择一个供应商,或者推荐一个您要与其做生意的新供应商。执行下列操作之一:

    • 若要从公司供应商列表中选择一个供应商,在“公司供应商”快速选项卡上单击“添加”。在 供应商帐户 字段中,从该列表中选择公司供应商。

    • 若要建议新的供应商,在“新建议的供应商”快速选项卡上单击“添加”。输入建议供应商的名称,然后诸如电话号码和电子邮件地址的联系人信息。您可以在 注释 字段中添加有关您的建议的详细信息。

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使用此过程将采购申请行上的金额分配给多个财务科目和维度。还可以修改记录了物料采购的默认财务科目。

  1. 单击 采购 >常用 >采购申请 >由我准备的采购申请

  2. 在“由我准备的采购申请”列表页上,创建新的采购申请或在该列表中选择一个采购申请,然后在“操作窗格”的“采购申请”选项卡上,单击“编辑”。

  3. 采购申请 窗体的 采购申请行 FastTab 上,创建或选择采购申请行。依次单击“财务”>“分摊金额”。

  4. 会计分配 窗体中,您可以查看针对所选采购申请行上的产品的默认分配。如果您要覆盖默认设置并将产品的成本分配给多个财务科目和维度,请遵循这些步骤:

    1. 采购申请行 字段中,选择您要分配的金额。您可以单独分配延伸价格、折扣和费用,也可以分配该行的净额。

    2. 分配依据 字段中,选择分配方法。您可以按百分比、金额或数量进行分配。

    3. 单击 已拆分 以将财务科目复制到新行。

    4. 在该新行上,选择会计科目和维度,然后输入您要计费到每个科目和维度中的金额。从原始行的金额中减去您为该新行输入的金额。

  5. 如果您想要删除某个配送行,选择该行,然后单击“删除”。无法删除原始行

  6. 如果您想要清除除了原始行之外的所有配送,请单击“重置”。

  7. 如果您想要在列出的财务科目和维度间平均拆分原始行金额,请单击“平均分配”。

  8. 若要保存您的更改并返回到采购申请,请单击“关闭”

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使用此程序查看有关对采购申请或采购申请行上的金额的预算错误或警告的详细信息。如果您的组织使用维度(如部门或成本中心),则可以查看分配给采购申请行的财务科目和纬度组合的预算检查结果。

注意注意

显示在预算检查结果中的窗体为空(如果通过了该预算检查或您的组织未设置预算)。

在可以查看预算检查结果之前必须执行预算检查。执行预算检查时,从可用预算金额中减去采购申请行上的金额。如果行上的金额超出可用的预算金额,则将收到警告。

  1. 单击 采购 >常用 >采购申请 >由我准备的采购申请

  2. 在“由我准备的采购申请”列表页上,创建一个新的采购申请,或者在该列表中选择一个采购申请。在 采购申请 选项卡中的“操作窗格”中单击 编辑

  3. 采购申请 窗体中,您可以针对所有行或针对所选行执行预算检查。执行下列操作之一:

    • 若要针对所有行执行预算检查,在“操作窗格”的“财务”选项卡上的“预算”组中,单击“执行预算检查”。

    • 若要在特定行上执行预算检查,在“采购申请行”快速选项卡上,选择一个行,然后单击“财务”>“执行预算检查”。

  4. 若要查看该预算检查的结果,则在 采购申请 窗体的操作窗格”财务 选项卡的 预算 组中,单击 预算检查错误或警告

该预算检查的结果是 预算检查通过预算检查通过但显示警告预算检查失败预算检查结果详细信息 字段显示了预算检查结果的详细的说明,并建议您用于管理错误或警告可以采取的操作。

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若要将采购申请(或补货申请)提交到工作流,您必须是相关准备人员。所有必填字段都必须填写,并且申请必须包含至少一个行项后才能提交。该申请必须具有状态 草稿

该工作流流程可作为单独文档通过审核流程传送申请。或者,在申请上的行可单独传送给相应审核人。如果申请行单独被审核,审核流程必须在审核申请的审核流程被完成前为全部申请完成。该申请的整体状态由申请行控制。

有关如何为申请行配置工作流的详细信息,请参见 设置采购工作流

如果您正在使用采购申请的常规预算预留,可添加预留任务到采购申请工作流中。您还可以创建常规预算预留工作流。有关详细信息,请参阅 Set up general budget reservation workflows (Public sector)

  1. 单击 采购 >常用 >采购申请 >由我准备的采购申请

  2. 在“由我准备的采购申请”列表页上,选择您要提交到工作流的申请。

  3. 在工作流消息栏中,单击“提交”。

  4. 在打开的对话框中,在 注释 字段中输入注释,然后单击 提交

  5. 若要撤回您已提交到工作流的申请,请在工作流消息栏中单击 操作 > 撤回

  6. 若要查看您已提交到工作流的申请的工作流历史记录,请在工作流消息栏中单击“操作”>“查看历史记录”。

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在 Microsoft Dynamics AX 2012 R2 中,介绍 申请目标 的概念。申请目标允许如何可以填充申请需求的更多灵活性。在您创建申请时,可以将两个目的之一分配给它:消耗量补货。默认目的为消耗量。这与在 Microsoft Dynamics AX 的采购目的不可用的较早版本中的采购申请是等效。根据申请目标和设置您的组织的方式,申请需求可通过采购订单、转移单、生产订单或看板填充。有关申请目的和如何影响申请流程的更多信息,请参阅 关于采购申请

具有补货目的的申请表示需要补充库存或申请物料或服务。例如,您可能希望创建申请以补充物料,以便可以在特定的时间在特定的零售位置销售它们。需求可通过采购订单、转移单、生产订单或看板执行。当申请目的为补货时,需求表示为数量而不是货币金额。因此,预留款核算、预算控制、固定资产确定的业务规则 (BRAD),项目核算和任何相关的规则不适用。本主题前面介绍的任何引用核算、预算、资产、财务维度、项目、供应商等的任务都不适用。已存储和发放到指定法人的产品可以履行补货申请要求。

通过使用补货用途的申请,您可以执行以下操作:

  • 申请来自内部目录的物料和服务。

  • 代表其他人,或者为法人或运营单位(除了您在其中拥有主要职务的法人或运营单位)申请物料或服务。

  • 提交采购申请以供复查和审核。

可以创建具有补货目的的申请前,必须为您的组织启用申请目的“补货”。有关如何设置申请目的的详细信息,请参阅申请目的规则 (窗体)

使用具有补货目的的申请

  1. 单击 采购 >常用 >采购申请 >由我准备的采购申请

  2. 在“由我准备的采购申请”列表页的“操作窗格”中,单击“采购申请”。

  3. 在“准备新的采购申请”窗体中,为采购申请输入一个名称,并选择该申请的申请日期。默认情况下,将这些数据复制到该申请行。可以在行级别更改它们。请求日期是请求的交货日期。

  4. 选择申请目的“补货”。如果“补货”是组织的默认申请目的,则可能会预选申请目的。

  5. 在“采购申请”窗体的“采购申请标题”快速选项卡上,选择业务理由原因,并输入描述。默认情况下,您选择的业务理由原因显示在申请行,单您可以在行级别更改它。

  6. 若要将行物料添加到申请,则在 采购申请行 FastTab 上单击 添加物料

    注意注意

    您还可以单击“添加行”添加行物料并手动输入所需信息。

  7. 添加物料窗体的 目录项 选项卡上,选择要添加到申请的物料,然后单击 选择 ->。您可以选择多个物料,以便可以同时将其添加到您的申请。

    注意注意

    如果您选择的物料或服务需要有关产品或库存维度的其他详细信息,在下部窗格的 明细 选项卡上输入它们。

    由申请人、购买法人和接收运营单位筛选 目录项 选项卡上的物料的列表。您还可以按照类别筛选该列表。

    注意注意

    如果您已被授予权限可以代表其他用户或其他法人或运营单位申请物料或服务,您可以选择授权您为其申请物料或服务的申请人、购买法人和接收运营单位。

  8. 单击“确定”以将产品添加到申请。

  9. 查看或修改申请行。提交申请以供复查和审核。

在您将产品添加到申请之后,您可以查看该申请,还可以查看或修改每个行物料的详细信息。只要申请具有 草稿 状态,您就可以继续添加或删除物料和服务。如果已提交该申请以供复查,您必须在可以删除申请行之前撤回它。有关申请状态的详细信息,请参阅关于采购申请的状态

查看并修改补货申请行

  1. 单击 采购 >常用 >采购申请 >由我准备的采购申请

  2. 在“由我准备的采购申请”列表页上,请双击包含要修改的行的申请。

  3. 采购申请 窗体的“操作窗格”采购申请 选项卡的 维护 组中,单击 编辑

  4. 采购申请行 FastTab 上,选择要查看或修改的申请行,然后单击 详细信息

  5. 在您对申请行修改之后,在“操作窗格”采购申请行 的选项卡上,单击 行明细

  6. 如果您没有对行进行其他更改,则提交该申请以供审查和审核。

向工作流提交补货申请

  1. 若要使用具有补货目的的补货,Microsoft Dynamics AX 2012 R2 必须在主计划编制中设置包括申请需求。

  2. 在主计划编制中设置申请需求之后,具有补货目的的已审核申请将被自动发放到主计划编制,并且确定由这些申请创建的需求实现方法。此方法由供应策略确定,该策略为您的组织中的物料设置,并使用主计划编制进行计划。

  3. 在创建和审核补货申请后,不需要其他用户操作。有关详细信息,请参阅将主计划设置为包括申请

    有关如何将补货申请提交到工作流的分步骤说明,请参阅本主题前面介绍的“将采购申请提交到工作流”。

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