采购目录概览 [AX 2012]

已更新:April 7, 2014

应用于: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

在 Microsoft Dynamics AX中,采购的专业人员可以创建和维护公司员工在订购供内部使用的物料和服务时可以使用的目录。使用间接采购的目录具有以下优点:

  • 员工可以快速地、容易地找到所需的物料或服务,并为这些物料或服务创建采购申请。

  • 采购专员可以强制执行采购政策并确保员工只订购已审核的物料和服务。

在您创建采购目录时,要完成以下任务:

  • 确定您想显示给采购站点的员工的类别。您可以使用您的采购类别层次结构创建您的目录,或者您可以手动定义您的目录类别。如果您想使用采购类别层次结构,在您创建目录前必须配置该层次结构。

  • 确定您想让您的员工能够订购的产品。您可以从供应商处直接导入产品的目录数据,然后将这些产品手动添加到您的目录类别,或者使用已分配到采购类别的产品。

  • 确定您想为您的产品提供的详细信息级别。您可以添加属性并设置产品关系以向您的员工提供一个更多指导的订购经验。

  • 确定员工是否可以从外部供应商直接订购产品。如果您想提供对外部供应商目录的访问,那么您必须为供应商目录站点配置访问参数,然后将指向供应商目录站点的链接添加到采购目录。

  • 确定您需要多少采购目录。对采购目录的访问取决于您为法人配置的目录政策规则以及员工所分配到的运营单位。有关如何配置目录政策规则的详细信息,请参见 设置采购目录政策规则(设置一个采购目录政策规则)。

创建新目录的流程包括多个步骤。下图演示了该流程并标识了负责每个步骤的角色。

ProcurementCatalog_ProcessFlow

下表描述了在采购专员可以创建采购目录之前必须完成的任务。

任务

角色

描述

设置一个采购类别层次结构

采购经理

采购类别层次结构对物料或报告和分析的交易记录进行了分类。通过使用采购类别层次结构,公司可以战略性地管理类别、产品、供应商和其他来自中心位置的采购系数。一个采购类别层次结构是为整个组织而定义的。

您可以通过将采购类别层次结构复制到采购目录来创建您的目录导航结构。已复制的采购类别成为了目录类别,与该采购类别相关联的供应商、产品和属性将自动包含在您的目录中。

在您将采购类别层次结构复制到目录后,您可以修改目录类别的结构以满足您的采购站点的需求。您还可以指定您想在站点上显示的产品、供应商、外部供应商目录站点的等。

有关如何设置采购类别层次结构的详细信息,请参见 关键任务:设置类别层次结构(关键任务:设置类别层次结构)。

设置供应商

采购经理

在您可以将供应商的产品添加到采购目录之前,必须在 Microsoft Dynamics AX 中登记供应商并使其包含在供应商主数据中。供应商还必须与包含在采购目录中的采购类别相关联。

有关如何在 Microsoft Dynamics AX 中登记供应商的详细信息,请参见 管理供应商请求概览

将产品添加到基础产品。

采购经理

在您可以将产品添加到采购目录之前,必须将产品包含在 Microsoft Dynamics AX 的基础产品中。若要将产品添加到基础产品,您可以从供应商目录导入产品数据,或者手动将产品数据输入到 产品详细信息 窗体或 已发布产品详细信息 窗体。您将产品添加到基础产品后,您还必须把它分配给采购类别。只有已分配给采购类别的产品能添加到您的采购目录。

有关如何从供应商导入产品日期的详细信息,请参见 从供应商导入目录(从供应商导入目录)。有关如何手动添加采购产品到 Microsoft Dynamics AX 的详细信息,请参阅 关键任务:定义产品(关键任务:定义产品)。

定义产品关系(可选)

采购经理

产品关系标识了产品如何彼此关联。通过使用产品关系,您可以鼓励员工选择首选产品组并强制执行对员工支出更紧密的控制。例如,您可能想使计算机和高价值的特定显示器建立关联。通过此方法,员工选择计算机时,提供首选显示器。产品关系可以由供应商定义,或者您可以在基础产品中定义产品关系。

有关如何定义产品关系的详细信息,请参阅 设置产品关系类型(设置产品关系类型)。

添加属性(可选)

采购经理

通过设置属性,您可以指定您想要为您的目录中的产品保持的详细信息级别。这些属性是您的组织想为特定产品或类别跟踪的详细信息。属性的示例包括 SKU 编号、产品版本、颜色和尺寸。

这些属性可以分配给一个采购类别。分配给采购类别的所有产品都继承了分配给该类别的属性。在将一个类别和其产品分配给一个目录后,该产品的所有属性将显示在采购站点上。

有关如何定义属性的详细信息,请参阅 设置属性和属性类型(设置属性和属性类型)。

将供应商和产品添加到采购类别

采购经理

在为您的组织创建采购类别层次结构时,每个采购类别可与特定供应商和产品等相关联。如果一个目录是通过使用采购类别层次结构而创建的,这些关联可以被自动复制到该目录。相同的限制可以在目录级别和采购站点上执行。

有关如何使用采购类别添加供应商和产品的详细信息,请参见 关键任务:设置和维护采购类别层次结构(关键任务:管理采购类别层次结构)。

配置对外部供应商目录站点的访问

采购经理

您可以设置对外部供应商目录的访问,以便您的用户可以直接从供应商目录站点订购产品。您配置了对基于供应商提供的数据的供应商外部的供应商目录站点的访问。您在 Microsoft Dynamics AX 中验证了配置并激活了的目录配置。

注意注意
在您可以配置对外部供应商目录站点的访问之前,供应商必须在 Microsoft Dynamics AX 中登记。

有关如何配置对外部供应商目录的访问的详细信息,请参见 设置外部供应商目录(设置外部供应商目录)。

在满足先决条件后,您可以设置目录。您可以创建一个供您的整个组织使用的目录。对该目录的访问由您的采购策略规则控制。或者,您可以创建供您的组织中的不同部门使用的多个目录。

下表描述了要设置目录必须完成的任务。

任务

角色

描述

创建新目录

采购经理

在您创建目录时,您要为该目录指定名称和描述。您还要定义您要如何创建导航结构,定义手动更新该目录或自动更新该目录并指定目录所有者。

有关如何设置采购目录的详细信息,请参见 关键任务:创建采购目录(关键任务:创建采购目录)。

为采购站点创建导航类别

采购经理

您为导航类别定义的结构决定了在您的采购站点上的导航窗格中用户看见的内容。您可以手动或通过复制您的组织的采购类别层次结构创建导航结构。

产品可与多个类别相关联,以便用户可以更容易地找到他们寻找的内容。例如,便携式电脑的电源线可以包括在计算机硬件类别中和办公设备类别中。

有关如何为目录设置导航类别的详细信息,请参见 关键任务:创建采购目录(关键任务:创建采购目录)。

将这些产品添加到该目录

采购经理

如果您使用采购类别层次结构来创建您的目录,与这些采购类别相关联的产品将自动添加并映射到该目录类别。您可以通过使用 目录 窗体中的 产品 选项卡添加更多产品。不能删除通过使用采购类别层次结构添加到该目录的产品。然后,您可以隐藏您不想其出现在采购站点上的产品。

如果您手动创建目录类别,您必须手动添加您想其出现在每个目录类别中的产品。任何手动添加的产品可以从目录类别中删除。

有关如何将产品添加到采购目录的详细信息,请参见 关键任务:创建采购目录(关键任务:创建采购目录)。

添加对外部供应商目录站点的访问(可选)

采购经理

如果您允许员工直接从供应商订购物料和服务,您可以将到供应商外部目录站点的链接添加到您的采购类别或选定的目录类别。

有关如何设置对外部供应商目录站点的访问的详细信息,请参见 设置外部供应商目录(设置外部供应商目录)。

将目录更新发布到采购站点

采购经理或采购代理

目录在采购站点上显示之前,您必须为该目录定义目录策略规则、设置目录状态为 有效 并发布该目录。您还可以禁用您不再想对采购站点上用户可用的目录。

有关如何发布采购目录的详细信息,请参见 关键任务:创建采购目录(关键任务:创建采购目录)。

同步产品搜索数据

采购经理或采购代理

若要创建更高效的搜索引擎,请确保产品搜索数据与企业门户同步。每次更新您必须将产品搜索数据与企业门户同步。


公告: 若要查看已知问题和最近的补丁,请使用 Microsoft Dynamics Lifecycle Services (LCS) 中的 问题搜索

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