设置预算编制工作流 [AX 2012]

已更新:March 18, 2015

应用于: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

某些组织要求预算编制单据(如预算登记条目和常规预算预留)由用户审核,而不是输入这些单据的人审核。若要设置审核流程,您可以创建“预算编制”工作流。还可以设置其他流程以在无用户干预的情况下更新预算余额,或让用户查看预算编制单据中的信息。

“工作流”代表业务流程。它定义单据如何在系统中流动并指示必须由谁完成任务或审核单据。在组织内使用工作流系统具有若干优点:

  • 一致的流程”— 您可定义特定单据(如采购申请和支出报表)的审核流程。使用工作流系统有助于确保以一致且有效的方式来处理和审核单据。

  • 流程可见性”— 您可跟踪特定工作流实例的状态、历史记录和绩效指标。这帮助您确定是否需要对该工作流做出更改,以提高效率。

  • 集中的工作列表”— 用户可以查看集中化的工作列表,以查看分配给他们的工作流任务和审核任务。Microsoft Dynamics AX 客户端和企业门户的角色中心页中提供此工作列表。

使用此信息可以设置并启用预算编制单据的工作流配置。基于单据类型,您可以要求人工审核、工作流审核或不审核。

如果您为预算科目分录设置工作流,则工作流必须包含在预算登记条目的其他工作流中。如果预算登记条目中的所有预算科目分录可作为一个组审核,则您可以使用“预算登记分录工作流”。如果预算科目分录行要求不同的工作流审核,则您必须使用“预算科目分录工作流”以创建不同的工作流配置。例如,您可使用一个“预算科目分录工作流”配置以查看和审核较高金额,并使用另一个“预算科目分录工作流”配置以查看和审核较低金额。

您可以将预算登记条目工作流与已设置为标识预算类型的任何预算代码关联。为工作流分配到预算代码后,使用该预算代码的所有预算登记条目都需要进行工作流审核,然后才能更新预算余额。有关详细信息,请参阅 定义预算代码

为预算编制单据创建工作流配置后,保存单据时,附加控件将显示在该窗体顶部。这些控件包括一个黄色的信息栏和一个“提交”按钮或一个“操作”菜单。有关详细信息,请参阅 提交文档工作流操作

注意注意

预算登记条目已提交以便进行工作流审核后,“预算登记簿条目”窗体中的某些按钮将不可用。审核了预算登记条目或预算科目分录后,“更新”和“转移”菜单中的选项可用。窗体中的其他控件和字段可能不可用。如果您修改已审核的预算登记条目,必须将预算登记条目重新提交到工作流。更新预算余额后,您就不能修改预算登记条目。

有关在 Microsoft Dynamics AX 中的工作流概览,请参阅 工作流系统用户概览工作流概念

可以为以下预算编制单据类型使用工作流审核。

预算编制菜单项

单据类型

预算计划

注意注意
只有安装了 Microsoft Dynamics AX 2012 R2 或 AX 2012 R3 时,此控件才可用。

预算计划

预算登记簿条目

预算登记簿条目

预算科目分录

预算科目分录

Commitments

承诺

General budget reservations 

常规预算预留

必须首先为预算计划设置预算编制工作流,然后才能设置预算计划流程。您设置的预算计划工作流配置用于提交预算计划及其工作表和调整,以供在预算计划流程的每个阶段进行审查和审核。预算计划流程定义预算计划阶段的顺序,并将该流程与预算组织层次结构相关联。配置工作流时,您可以基于预算组织、安全角色或用户组为用户分配工作流任务。

配置预算计划流程时,您将预算编制工作流 ID 与每个预算计划工作流相关联。将预算计划提交工作流并且用户完成分配后,预算计划通过使用预算编制工作流配置中的阶段过渡元素移到下一个预算计划阶段。

下表列出了您可以在预算编制过程中创建的工作流类型。

类型

使用此类型执行此操作。

预算计划工作流

注意注意
只有安装了 Microsoft Dynamics AX 2012 R2 或 AX 2012 R3 时,此控件才可用。

为预算计划创建检查和审核工作流。预算计划工作流必须包含将预算计划移到下一个预算计划阶段的每个过渡的阶段过渡元素。例如,具有三个阶段的预算计划流程的工作流需要两阶段过渡元素,以连接与三个预算计划阶段关联的三个审核元素。有关详细信息,请参见 关于预算计划配置和设置 中的“工作流”。

  • 审核预算计划 –为预算计划创建审核元素。

  • 启用关联的预算计划 –创建自动化任务以激活与父预算计划关联的预算计划。

  • 阶段转换预算计划 –创建自动化任务以执行预算计划的阶段过渡。

  • 预算计划阶段分配 –创建自动化任务以执行使用预算计划方案预估的分配表的预算计划阶段分配。

  • 流控制 –创建标准的工作流元素以分支决策和活动。

  • 检查已完成的关联预算计划 –为用户创建任务以查看与父预算计划关联的已完成的预算计划。

  • 检查预算计划 –为用户创建任务以查看预算计划。

预算科目分录工作流

为预算科目分录创建审查和审核工作流。使用“预算科目分录工作流”元素以将预算科目分录工作流包括在预算登记条目工作流中。

本工作流类型包含标准工作流元素和可为预算科目分录使用的元素:

  • 审核预算科目分录 –为预算科目分录创建审核元素。

  • 流控制 –创建标准的工作流元素以分支决策和活动。

  • 审查预算科目分录 –为用户创建任务以查看预算科目分录的精确性。

预算登记分录工作流

为预算登记条目创建审查和审核工作流。

本工作流类型包含标准工作流元素和可为预算登记条目工作流使用的元素:

  • 审核预算登记分录 –为预算登记条目创建审核元素。

  • 更新预算余额预算登记 –创建自动化任务以更新预算余额。

  • 流控制 –创建标准的工作流元素以分支决策和活动。

  • 预算科目分录工作流 –包括“预算科目分录工作流”类型。

  • 审查预算登记分录 –为用户创建任务以查看预算登记条目的精确性。

Commitments approval

为承诺创建审核工作流。设置并激活承诺工作流后,所有承诺都必须使用工作流。

本工作流类型包含标准工作流元素和可为承诺审核工作流使用的元素:

  • Commitment approval –为承诺创建审核元素。

  • 流控制 –创建标准的工作流元素以分支决策和活动。

  • Commitment task –为用户创建任务以查看承诺的精确性。

General budget reservations 

为常规预算预留创建审核工作流。在设置此工作流后,必须将其分配给预留类型以便使用它。所有同一类型的常规预算预留使用相同的工作流。

本工作流类型包含标准工作流元素和可为常规预算预留审核工作流使用的元素:

  • Commitment approval – 为常规预算预留创建审核元素。

  • 流控制 –创建标准的工作流元素以分支决策和活动。

  • Commitment task – 为用户创建任务以查看常规预算预留的精确性。

若要创建工作流,请遵从这些步骤。

  1. 单击 预算编制 >设置 >预算编制工作流

  2. 在“操作窗格”上,单击“新建”。

  3. 选择要创建的工作流的类型。

  4. 单击“创建工作流”。工作流显示器随即显示。通过将工作流元素拖到画布上来设计工作流。

  5. 配置工作流的每个元素。有关详细信息,请参阅 配置工作流元素

  6. 重复执行第 2 步到第 5 步,以便为预算编制创建其他工作流。

以下计算字段和表达式用于预算编制工作流审核。对于各个工作流,您可以设置包括计算字段和表达式的条件。

计算字段

描述

预算检查结果

预算控制结果。可能的结果为“预算检查通过, 预算检查通过但显示警告”、“预算检查失败”和“未执行预算检查”。

此字段对“预算科目分录工作流”和“预算登记分录工作流”配置可用。

违反了转移规则

评估对预算转移规则的违反。可能的值为“”或“”。如果违反了预算转移规则,并且该值设置为“”,则工作流可以分配给在违反预算转移规则时可以审核预算转移的用户。

此字段对“预算科目分录工作流”和“预算登记分录工作流”配置可用。

交易记录原币金额

用记帐币种表示的交易记录金额。

此字段对“预算科目分录工作流”和“预算登记分录工作流”配置可用。

注意注意
转移使用了“交易记录原币金额”时,您必须包括第二个条件以忽略任何负金额。例如:
  • 其中“预算科目分录.交易记录原币金额”少于100,000

  • 并且“预算科目分录.交易记录原币金额”大于 0

您可以将工作流元素分配到以下参加者组。

用户组

描述

预算管理参与者

将工作流元素分配给在预算控制配置中定义为预算经理的用户。预算经理可以审核预算登记条目。可通过使用预算控制规则定义财务维度值的其他预算经理。有关详细信息,请参阅预算控制配置 (窗体)

预算组织参与者

注意注意
只有安装了 Microsoft Dynamics AX 2012 R2 或 AX 2012 R3 时,此控件才可用。

将工作流元素分配给预算组织参与者。预算组织参与者仅对预算编制计划工作流可用。

安全角色参与者

将工作流元素分配到 Microsoft Dynamics AX 安全角色。

用户组参与者

向 Microsoft Dynamics AX 用户组分配工作流元素。


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