设置预算控制 [AX 2012]

已更新:February 9, 2015

应用于: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

预算控制对原始凭证和财务日志可用。原始凭证包括采购申请、采购订单、供应商发票、出差申请和支出报表。财务日志包括日常日志、分配日志、项目费用日志和固定资产日志。根据您配置预算控制的方式,原始凭证和财务日志可以用来避免附加处理(当预算发票指示预算金额不可用时)。

注意注意

在您配置预算控制之前设置基础预算编制。有关详细信息,请参阅关于基础预算编制。如果您计划使用“预算编制”工作流,当您设置基础预算编制时创建工作流并将它们分配给预算代码。有关详细信息,请参阅设置预算编制工作流。在您开始提交预算登记条目之前,设置预算控制配置。

注意注意

该预算控制配置提供了一个有效版本和一个草稿版本。当启用有效版本且控制预算生效时,您可以修改该草稿版本。当您正在使用草稿版本时,您可以随时单击 从有效状态还原。但是,如果您单击了 从有效状态还原,将丢失对草稿版本进行的所有更改。如果预算控制配置有效,您必须单击 编辑 以修改预算控制配置。

  1. 单击 预算编制 >设置 >预算控制 >预算控制配置

  2. 选择科目结构。如果您在会计科目表中拥有多个有效的科目结构,这选择将用于损益或支出账户的科目结构。此科目结构包括支出账户的主科目范围。

    在您选择了科目结构之后,为预算编制定义的科目结构中的所有财务维度都显示在 预算维度 列表中。

  3. 选择一个财务维度,然后将它移动到 预算控制维度 列表。

    从您为预算编制定义的财务维度中为预算控制选择财务维度。这将让您在某一级别上开发预算,在另一级别上配置预算控制。例如,您可以针对预算编制选择主科目、部门和成本中心财务维度,然后针对预算控制只选择部门和成本中心维度。您还可以使用预算控制规则,以为预算控制指定财务维度组合。有关详细信息,请参见本节中的“定义预算控制规则”部分。

  4. 选择一个预算控制间隔,如 会计年度迄今会计年度

    该预算控制间隔使用了预算周期,以确定为预算检查聚合多少金额。例如,如果您选择了 会计年度,这将为预算检查聚合该会计年度的所有资金。如果您选择了 迄今会计年度迄今预算,这结束日期由会计期间和正在检查的原始凭证或财务日志的核算日期决定。

  5. 选择该预算周期跨度,它定义了预算周期的长度。有关详细信息,请参阅定义预算周期

  6. 选择一个预算经理,它是可以审核预算工作流的用户。通过使用预算控制规则可以定义另一个预算经理。

  7. 预算限额 字段中,输入可以花费的预算的百分比。

    该阈值可用于提供警告信息,或定义预算权限以防止特定用户组超过预算阈值。此阈值可以超过 100%。

  8. 选择 超过预算限额时显示一条消息 复选框以在超过预算阈值时显示消息。

您可以允许特定用户组超过可用预算,或限制用户组超过可用预算或预算阈值。将 防止在超过预算限额时处理 设置应用于没有在用户组中的所有用户。此窗体中的设置可以被预算控制规则或预算组覆盖。

  1. 单击 预算编制 >设置 >预算控制 >预算控制配置

  2. 单击“超过预算权限”。

  3. 单击 添加 并选择一个用户组。

    注意注意

    如果您没有定义用户组,则在 字段中右击,选择“查看详细信息”以打开 用户组 窗体(您可以在此处创建组乙以及添加用户)。

  4. 超过预算选项 字段中,为此用户组选择相应的选项。

    • 防止超过预算处理 – 此组中的用户不能处理预算登记条目(如果该可用预算余额不足以涵盖该条目)。

    • 允许超过预算处理 – 此组中的用户可以处理预算登记条目(如果该可用预算余额不足以涵盖该条目)。

    • 防止在超过预算限额时处理 – 此组中的用户不能处理预算登记条目(如果该财务维度或主科目将超过指定的阈值以涵盖该条目)。

    注意注意

    如果预算阈值大于 100%,则 防止在超过预算限额时处理 设置的限制性小于 防止超过预算处理 的限制性。

提供的预算资金 区域中,您可以选择复选框以确定要添加到可用预算资金以及从可用预算资金中减去的金额。默认情况下,选择 原始预算实际支出,以便默认计算为“可用预算资金”= “原始预算”-“实际支出”。在复选框下选择预算资金计算,以便您可以查看如何根据您的选择更改计算以及如何清除复选框。

  1. 单击 预算编制 >设置 >预算控制 >预算控制配置

  2. 单击“提供的预算资金”。

  3. 选择 包括结转金额 复选框以包括作为采购订单年度结算流程的一部分被结转的金额,以及结转拥有预算类型 结转预算 的预算登记条目。

    作为采购订单年度结算流程的一部分,未结采购订单中的预算金额可以结转到下一个会计年度。还结转预留款的所有预算预留。打怪根据结转的采购订单记录发票时,预算控制也把实际支出当作了结转金额。因此,查询和报告可以分别显示来自未结转的金额中的金额。

  4. 你可以选择以下复选框以将金额包括在计算中。

    选项

    将被包括在计算中的金额

    原始预算

    拥有文档状态 已完成 的原始预算登记条目。已包括的还有具有文档状态 已完成 (当它们从其他模块中转移之后被当作原始预算金额)的 项目, 固定资产需求预测供应预测 预算类型。

    具有预算类型 原始预算修订转移结转预算项目固定资产, 需求预测供应预测 的预算登记条目的金额的总和。

    Preliminary budget

    拥有文档状态 已完成 的最初预算登记条目。这些被用于创建初步预算(当正在查看和审核实际预算时)。

    注意注意
    只有在选择“Public Sector”Configuration Key 后,此控件才可用。

    预算修订

    将更改添加到原始预算并具有文档状态 已完成 的预算登记条目。

    草稿预算修订

    将更改添加到原始预算并具有文档状态 草稿 的预算登记条目。

    预算转移

    将预算金额从一个财务维度值转移到另一个财务维度值并具有文档状态 已完成 的预算登记条目。

    草稿预算转入

    转移增加预算并具有文档状态 草稿 的预算登记条目。

    草稿预算转出

    转移减少预算并具有文档状态 草稿 的预算登记条目。

    Budget apportionments

    拥有文档状态 已完成 的预算登记条目。分摊被用于公共部门以显示预算金额和审核以供支出的金额之前的差异。例如,公共部门组织可能拥有原始预算为 10,000.00 的账户,并使用分摊审核了 5000 以供花费。只有分摊的金额可以花费。

    注意注意
    只有在选择“Public Sector”Configuration Key 后,此控件才可用。

    实际支出

    在来自支出报表、供应商发票和财务日志的总账中记录的实际支出。仅当为预算控制启用原始凭证或财务日志时,才在预算支票中包括来自原始凭证或财务日志中的金额。

    未过帐的实际支出

    在来自支出报表、供应商发票和财务日志的总账中未记录的实际支出。仅当为预算控制启用原始凭证或财务日志时,才在预算支票中包括来自原始凭证或财务日志中的金额。

    保留款的预算预留

    为已确认的采购订单、常规预算预留、差旅请求以及单据状态为 已完成 的预算登记簿条目创建预算预留并使用 保留款 预算类型。

    未确认的保留款的预算预留

    为未确认的采购订单、常规预算预留、差旅请求以及单据状态为 草稿 的预算登记簿条目创建预算预留并使用 保留款 预算类型。这些是还未包括在整个预算余额中的手动预算预留。

    注意注意
    如果您没有选择此复选框,则仍可以在采购订单、常规预算预留和差旅请求等草稿原始凭证上执行预算检查。但是,预算预留的金额不包括在后续原始凭证的预算检查中。您可以进行此操作以在草稿凭证上执行预算检查,而不创建承诺预留。

    未确认保留款的预算预留缩减

    要支付的减去为未确认的义务预留的金额之后的金额。因为可以转换对某采购订单的更正,所以此选项打算阻止预算预留金额中的扣减(因为对采购订单进行的更改),知道确认该更正为止。

    用于预留款的预算预留

    为已确认及已审核的采购申请创建的预算预留,以及预算登记条目具有状态 已完成 并使用 预留款 预算类型。

    未确认的预留款的预算预留

    为未确认及未审核的采购申请创建的预算预留,以及预算登记条目具有状态 草稿 并使用 预留款 预算类型。这些手动预算预留通过预算登记条目创建,但不包括在整个预算余额中。

    注意注意
    如果您没有选择此复选框,则仍在草稿采购申请上执行预算检查。但是,预算预留的金额不包括在后续原始凭证的预算检查中。您可以进行此操作以在草稿凭证上执行预算检查,而不创建承诺预留。

选择原始凭证 区域,您可以选择复选框,以确定适用于预算控制的原始凭证。您还可以选中此复选框可启用预算检查作为原始凭证的行上输入和保存。

您应该将您选择的元素凭证与您为 提供的预算资金 区域中的可用预算资金计算选择的复选框相匹配。例如,如果您选择了要包括在可用预算资金计算中的 保留款的预算预留,则您可能要选择 采购订单 复选框。当您针对采购行上的金额和科目执行预算检查时,分配到预留上的预算控制类别为 保留款

注意注意

当创建了原始凭证但未编辑它时,执行预算检查。当将原始凭证提交到工作流和审核并确认该原始凭证时,执行预算检查。

  1. 单击 预算编制 >设置 >预算控制 >预算控制配置

  2. 单击“选择原始凭证”。

  3. 选择“采购申请”复选框。自动选择 采购订单供应商发票 复选框。

    如果您没有选择 采购申请 复选框,而是选择了 采购订单 复选框,则将自动选择 供应商发票 复选框。

    您可以单独选择其他原始凭证的 供应商发票出差申请支出报表

    注意注意

    当您选择 供应商发票 时,也会为预算控制启用发票日志、发票审核日志和发票登记日志。

  4. 可选:如果您在公共部门并且使用常规预算预留,请选择 General budget reservations 复选框。有关详细信息,请参阅Set up general budget reservation rules and reservation types (Public sector)

  5. 对于每个原始凭证,您可以选择 对条目上的行项启用预算控制 复选框,以在输入并保存行时针对每一行启用预算检查。

    注意注意

    当将采购申请转换为采购订单时,执行预算检查,即使未启用行记录的检查。这释放了预留款,并建立了草稿保留款。当您从采购订单中创建发票时,执行预算检查,即使没有启用行级别的检查。

选择财务日记帐 区域,您可以选中复选框确定要求预算控制的核算日志。此外,您还可以选中此复选框可启用预算检查作为核算日志的行上输入和保存。

注意注意

当创建核算日志但未编辑它时,执行预算检查。当将核算日志提交到工作流和审核并过账该核算日志时,执行预算检查。

  1. 单击 预算编制 >设置 >预算控制 >预算控制配置

  2. 单击“选择财务日记帐”。

  3. 选择以下任一复选框,以为核算日志启用预算控制:

    • 日常记帐

    • 分配日记帐

    • 项目支出日记帐

    • 固定资产日记帐

  4. 对于每个核算日志,您选择 对条目上的行项启用预算控制 复选框,在输入和保存行时,为每一行启用预算检查。

您可以将预算模型分配到预算周期,以针对预算周期执行预算检查。针对预算周期,只有一个预算模型正在使用中。当为预算控制启用的原始凭证或核算日志的核算日期在预算周期内时,执行预算检查。

注意注意

在您将预算周期和预算模型相关联之前,必须定义该预算周期。在 分配预算模型 区域中,您可以单击 预算模型 链接打开 预算模型 窗体,您还可以单击 预算周期跨度 链接打开 预算周期跨度 窗体。

  1. 单击 预算编制 >设置 >预算控制 >预算控制配置

  2. 单击“分配预算模型”。

  3. 单击 添加 并选择预算周期跨度。

  4. 选择预算周期。

  5. 选择预算模型。只有不包含子模型的预算模型可用于预算控制。

注意注意

正用于预算控制的预算周期还可以由预算控制规则所选的预算周期跨度确定。

预算控制规则要求预算控制。它们决定了预算控制的财务维度值组合。如果您已为预算控制选择了部门和成本中心财务维度,则您可以为属于预算控制的部门和成本中心的特定组合定义规则。例如,如果您指定“部门 = 销售”以及“成本中心 = *,”,此处 * 是将包括任何成本中心的通配符。

注意注意

不允许覆盖相同的财务维度值的两个或多个规则中的条件。如果将为预算控制启用所有财务维度值组合,则您可以定义预算控制规则,无需条件。

根据正用于原始凭证会计分配和核算日志的会计科目,验证预算控制规则。如果会计科目中的财务维度与预算控制规则中的财务维度相匹配,则将进行预算检查。

Hh242453.collapse_all(zh-cn,AX.60).gif示例:定义预算控制规则以为部门建立不同的预算限额。

使用您在 定义参数 区域中输入的默认预算控制参数值,处分您为各个规则指定了不同的预算周期跨度、预算间隔、预算限额或预算经理。例如,若要将不同的预算限额只分配给一个部门,则您可以定义两个预算控制规则:一个是针对特定部门和其预算限额的规则,另一个是针对其他所有部门的阈值的规则。

  1. 单击 预算编制 >设置 >预算控制 >预算控制配置

  2. 单击“定义预算控制规则”。

  3. 定义“部门 010”具有预算限额 90 的规则。

    1. 单击 新建 以创建一个规则,然后输入规则名称和描述。

    2. 条件 快速选项卡中,单击 添加筛选器

    3. 位置 列表中,选择“部门”财务维度。

    4. “操作员”列表中,选择 ,然后输入 010 为部门编号。

    5. 在“预算限额”字段中,输入 90

  4. 定义所有其他部门具有预算限额 100 的第二规则。

    1. 单击 新建 以创建另一个规则,然后输入规则名称和描述。

    2. 条件 快速选项卡中,单击 添加筛选器

    3. 位置 列表中,选择“部门”财务维度。

    4. 操作员 列表中,选择 大于,并且包括 并输入 020,它将包括除了“部门 010”之外的所有部门。

    5. 在“预算限额”字段中,输入 100

Hh242453.collapse_all(zh-cn,AX.60).gif示例:针对预算控制规则,为某个用户组定义用户组权限。

您可以定义预算控制规则以提供对特定财务维度组合的预算金额的唯一用户组权限。如果所有用户组的默认超预算选项均为 防止超过预算处理,则您可以针对特定财务维度组合,为某用户组定义具有不同超预算选项的规则。例如,如果您为“部门 010”定义了预算限额为 90 的预算控制规则,则您可以为“部门 010”中的某个用户组定义用户组权限,以便允许该用户组处理超额预算。

  1. 单击 预算编制 >设置 >预算控制 >预算控制配置

  2. 单击“定义预算控制规则”。

  3. 定义“部门 010”具有预算限额 90 的规则。

  4. 单击“用户组预算权限”。

  5. 对于“部门 010”的其中一个用户组,在 超过预算选项 字段中选择 允许超过预算处理

    重要信息重要信息

    如果您定义了预算组,则您必须选择超额预算选项以阻止或允许当预算资金不可用时进行预算组检查。有关详细信息,请参见本主题中的“定义预算组”。

  6. 若要针对当前预算控制配置覆盖当前用户组预算权限,请单击 复制。选择要复制的用户组,然后编辑特定用户组预算权限。

如果没有为预算控制定义主科目财务维度,则您可以选择将针对其强制执行预算控制规则的主科目。如果将主科目财务维度定义为预算控制维度,则主科目财务维度将包括在预算控制规则中,而且不需要此设置步骤。

只能选择主科目类型 合计损益支出,因为它们是通常用于实际支出的科目。包括具有 合计 类型的科目,因为您可以在具有 合计 类型的主科目中输入预算金额。

  1. 单击 预算编制 >设置 >预算控制 >预算控制配置

  2. 单击“选择主科目”。

  3. 选择该复选框以选择主科目,或者单击 全选 以选择所有主科目。

  4. 您还可以单击 选择 定义查询,以便筛选主科目的列表。

定义预算组 区域,您可以定义预算组,以便形成预算池或财务维度值的集合(将为第二预算检查将这些财务维度值的预算放入池中)。在预算控制规则中找到的财务维度组合始终检查预算金额。如果也在预算组中找到了财务维度组合,则可在预算组级别执行第二预算检查。

例如,如果对于部门的所有组合和成本中心财务维度具有预算控制规则,则您还可以为“部门 010”定义预算组,它将包括部门中的所有成本中心。此预算组将把“部门 010”的所有成本中心的预算放入池中。如果针对“部门 010”中的成本中心的初始预算检查失败,那么将在“部门 010”中的成本中心的聚合预算上执行第二预算检查。

注意注意

为预算组制定多个条件。将所有条件用于确定预算组的财务维度组合。在预算组和预算组成员间不允许重叠的条件。

  1. 单击 预算编制 >设置 >预算控制 >预算控制配置

    单击“定义预算组”。

    该分类账名称显示在该层次结构的最顶部。

  2. 单击 添加 以创建预算组成员。输入预算组的名称和描述。

    当您添加了一个组成员时,您可以添加筛选条件,可以更改用户组权限,还可以修改默认预算控制属性。

  3. 条件 快速选项卡中,单击 添加筛选器

  4. 对于此示例,在 位置 列表中,您可以选择“部门”财务维度。

  5. “操作员”列表中,您可以选择 ,然后为部门编号输入 010

    注意注意

    若要执行第二预算检查,则必须将预算控制规则的 用户组预算权限 窗体中的 用于预算组检查的超过预算选项 设置设置为 当预算资金不可用时执行预算组检查

定义消息级别 区域,您可以指定预算控制警告消息将不会显示所选用户组。所选用户组中的用户将基于他们的预算权限继续接收错误消息。

  1. 单击 预算编制 >设置 >预算控制 >预算控制配置

  2. 单击“定义消息级别”。

  3. 单击 全选 或选择在将不接收预算控制警告消息的用户组旁边的复选框。

    注意注意

    如果某用户属于多个用户组,而且您选择了包括该用户的其中一个用户组,那么将不会为该用户显示警告消息。

启用预算控制 区域,您可以通过单击 启用 使得草稿预算控制配置有效。启用预算控制后,有效预算控制配置将生效。

重要信息重要信息

如果您关闭了预算控制,则具有状态 草稿 原始凭证和核算日志将从预算控制跟踪系统中删除。不执行其他预算检查。如果您再次启用预算控制,则您可能必须手动调整预算以更正预留的预算金额。

  1. 单击 预算编制 >设置 >预算控制 >预算控制配置

  2. 单击“启用预算控制”。

  3. 单击 启用 以使预算控制配置的草稿版本有效。

    上次启用日期 字段显示了当前日期,而 启用人 字段显示了您的用户 ID。

  4. 单击 开启 以通过使用有效配置启用预算控制。

    将预算控制状态更改为“启用”,并用 开启 选项代替 关闭


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