关键任务:创建支出报表 [AX 2012]

已更新:February 28, 2014

应用于: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

本主题说明如何创建费用报表并将其提交审核。在您代表公司出差或出现其他的开支时,通过使用公司信用卡创建一个支出报表以证明您所支出的金额。通过使用您的钱支付开销,则使用支出报表提交这些费用要求偿还。支出报表中详细说明支出的方式和地点。

根据您必须输入的信息类型,创建支出报表可能包括多个步骤。此主题描述:输入支出报表时,您可能必须完成的任务。

  1. 单击顶部链接栏上的“员工服务”,然后单击“快速启动”上的“支出报表”

  2. “支出报表”页上的“操作窗格”“支出报表”选项卡的“新建”组中,单击“支出报表”

  3. 选择必须添加到支出报表的任何未对帐费用,然后单击“继续”。如果不必添加未对帐费用,则清除“选择默认情况下的所有交易记录”复选框,然后单击“继续”

  4. 选择费用目标,然后输入费用位置。

  5. “支出行”选项卡上,单击“添加新支出”,然后选择要添加的费用类型。

  6. “新建支出行”页上,输入有关支出的信息。

    “维护”组中的“明细化”“分配金额”“来宾”“链接收据”组按钮添加信息。

    注意注意

    在您首次创建报表时或已创建并保存报表后,您可以将信用卡支出添加到支出报表。

返回页首

对于某些支出,您可以列出生成总金额的各个计费。例如,可以将住宿费用分为每日房费,房间服务费用和洗衣费用。

如果您要添加多个明细化行,请完成以下过程。

  1. “新支出报表”页面,选择您想要列出明细的支出项,然后单击“明细化”

  2. “明细化”快速选项卡上,输入费用的签入日期,然后选择支出目录。

  3. 输入夜晚数目和每晚的费用,然后单击“添加”

  4. “计算明细的行项”选项卡上,单击“添加”

  5. 选择支出类别和支出日期,然后输入该项的金额。

  6. 为各支出的剩余项重复步骤 1 到步骤 5。在您完成后,单击“保存并关闭”。

如果您要添加一个明细化行,请完成以下过程。

  1. “新支出报表”页面,选择您想要列出明细的支出项,然后单击“明细化”

  2. “计算明细的行项”选项卡上,单击“添加”

  3. 选择支出类别和支出日期,然后输入该项的金额。

  4. 选择项目 ID,如果该项目 ID 是必需的,则单击“保存并关闭”

返回页首

您可能要将支出的责任分配到多个组、组织或当事方记录。可以在这些组、组织或当事方之间分配支出金额。例如,到德国出差 10 天。您花费六天为法人 A 工作,花费四天为法人 B 工作。在您分配支出金额时,法人 A 担负 60% 的支出费用,法人 B 担负剩余 40% 的支出费用。

在分配项目的费用时,可以在 Microsoft Dynamics AX 的项目验证窗体中查看该项目的信息。但是,您无法由法人筛选项目。不管是不是您要登录到的法人,您都可以查看到同一项目列表。例如,如果您登录到 LE1,您可以看到与您已登录到 LE2 相同的项目列表。

警告说明警告

如果在项目间分配了支出后必须更新与增值税相关的字段,您必须重新分配该支出。如果您在这两种项目之间分配支出,然后选择税务信息,那么您所添加的分配将被删除并替换为默认分配。将不会通知您此更改。

  1. “编辑支出报表”页上,选择您想要分配的支出项,然后单击“其他” > “分配金额”

  2. “分配金额”页上,选择是以金额还是以百分比来分配支出。

  3. 选择法人,项目 ID 和您要向其分配支出费用一部分的类别。

  4. 输入您要分配的金额或百分比,然后单击复选标记图标以保存您的输入。

  5. 单击“拆分”可以添加另一行。重复执行第 3 步和第 4 步,直到您完成分配支出的总额。

    如果要在法人间平均分配支出金额,请单击“平均分配”。

返回页首

  1. “编辑支出报表”页上,选择您想要分配的支出项,然后单击“其他” > “分配金额”

  2. 在“分配”字段中,选择是以百分比还是以金额来分配支出。

  3. 单击“新建”以添加分配行,然后选择要分配支出的部分的法人。

  4. 根据您是否要选择是以百分比还是以金额来分配支出,在相应的字段中输入分配百分比和金额。

  5. 选择主科目、部门、成本中心和支出的目的。

  6. 重复第 3 步到第 5 步来将支出分配到其他法人。

  7. 在您完成费用分配后,单击“保存并关闭”。

返回页首

有时,您可能必须将您已产生的支出的责任分配给您组织中的其他法人。如果您的组织具有启用内部公司支出,则您可以在您输入支出时选择负责的法人。您可以将全部或部分的费用分配给其他法人。

  1. 在“新建支出报表”页上,在“支出报表”快速选项卡上,选择“内部公司支出报表”复选框。

  2. 在“支出行”快速选项卡上,单击“新支出行”。

  3. 选择您正在分配支出的责任的法人,选择该支出类别,然后单击“确定

  4. 输入有关费用的信息。此外,如果此费用与项目有关,则输入有关项目的信息。

    仅有通过您选择的法人维护的项目才可用。

  5. 单击“保存并新建”以保存此费用,然后创建一个新记录。或者,单击“保存并关闭”以返回到支出报表。

  6. 如果您已分配给其他法人需要其他分配的费用,则在“支出行”快速选项卡上,单击“其他”>“分配金额”。

  7. 为了完成该分配,请参阅本主题中的“分配支出”过程。

返回页首

如果从组织接收预付现金,未花费整个金额,那么您可以创建支出报表的支出行以返回其余信息。

  1. 在“编辑支出报表”页上的“支出行”快速选项卡上,单击“其他” > “返回预付现金”。

  2. 选择“现金预付返回”,然后在“操作窗格”上,选择“添加到汇总”。

  3. 选择返回的预付现金的行,然后在“支出行”快速选项卡上,单击“编辑”。

  4. 输入要退回的金额,然后单击“保存并关闭”。

返回页首

记入您公司信用卡的支出交易记录的一部分可能由个人支出组成。例如,餐饮总支出 65 欧元,但是您的配偶/合作伙伴也用餐了。由于您的合作伙伴/配偶的餐费不由组织承担,因此您可以拆分该交易记录。您的配偶/合作伙伴的餐费将作为属于您组织的个人支出而列出。

注意注意

仅当信用卡交易记录导入到 Microsoft Dynamics AX 时,才能拆分信用卡交易记录,以包括个人支出。您无法手动输入交易记录并将其拆分。

  1. 在“编辑支出报表”页上的“支出行”选项卡上,选择您想要拆分的导入交易记录,然后单击“拆分为个人”。

  2. 输入您要作为交易记录支出而分配的交易记录的金额。

  3. 选择“将维护添加到个人”,然后单击“保存并关闭”。

返回页首

当您在支出报表上输入娱乐或餐饮支出时,可能必须输入其他人的支出。例如,假定您带了一位潜在客户就餐。当您在您的支出报表上输入餐饮支出时,还可以在该交易记录上列出您的来宾。

  1. 新建费用报表 页上,选择要添加来宾的费用,然后根据使用的 Microsoft Dynamics AX 2012 的版本,执行以下操作之一:

    • 在 Microsoft Dynamics AX 2012 R2:单击 其他 > 娱乐人员

    • 在 Microsoft Dynamics AX 2012 R3:单击 其他 > 来宾

  2. 选择该来宾是否为您组织内部人员,个人来宾或是否为您组织的外部联系人。

  3. 选择该来宾的名称,然后输入来宾的公司或组织及标题。

  4. 针对您要添加到支出行的每个来宾重复第 1 步到第 3 步。

  5. 单击“保存并关闭”。

返回页首

您可以将支出的电子收据附加到支出报表。您还可以查看已附加的收据。您可以将收据随时附加到支出报表。

  1. 在“编辑支出报表”页上的“操作窗格”的“支出报表”选项卡的 “附加”组中,单击“收据”。

  2. 单击以下按钮之一以将收据附加到您的支出报表:

    • 附加收据文件”–浏览计算机以定位并附加支出收据的副本。

    • 附加捕获的收据”–附加通过使用手机号码、传真或其他设备提交的收据。

    • 添加 URL”–添加费用收据位置的 URL。

  3. 在完成将收据附加到支出报表时,单击“关闭”。

返回页首

在您输入组织需要的所有信息并附加所有支出收据时,如果需要支出收据,请单击“编辑支出报表”页上的“提交”。

返回页首

如果必须按税提交支出报表和收据,您可以打印链接您的支出报表和收据的条码封面。您可以在您创建支出报表前打印封面,也可以打印现有报表的封面。

  • 在“支出报表”页上的“操作窗格”的“支出报表”选项卡上,单击“打印支出报表条码封面”。

注意注意

如果您正在为尚未创建的支出报表打印条码封面,则包含唯一条码的新窗口将打开。创建支出报表时,条码和附加的收据与工作人员记录有关。

返回页首


公告: 若要查看已知问题和最近的补丁,请使用 Microsoft Dynamics Lifecycle Services (LCS) 中的 问题搜索

社区附加资源

添加
显示: