关键任务:修改支出报表 [AX 2012]

已更新:March 3, 2014

应用于: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

本主题说明如何更改或更新 适用于 Microsoft Dynamics AX 的企业门户 中的费用报表。您可能出于多种原因需要更新费用报表,包括以下内容:

  • 删除报表中不应包括的内部公司费用

  • 从报表中删除个人费用

  • 添加招待费用的所有来宾姓名

  • 返还预付现金中未使用的部分

  • 将缺失的收据附加到报告

重要信息重要信息

在支出报表提交审核后,只有在审核人返回支出报表以进行更改或该提交者撤消该支出报表时,您可以修改行项。

  1. 单击顶部链接栏上的“员工服务”,然后单击“快速启动”上的“支出报表”

  2. 在“支出报表编号”列中,选择您要修改的支出报表。

  3. 使用本主题中的过程修改该支出报表和行项。

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  1. 在“编辑支出报表”页面上,选择您想要修改的行项,然后在“支出行”快速选项卡上,单击“编辑”。

  2. 在您完成更改后,单击“保存并关闭”。

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在创建和保存支出报表后,在您尚未提交支出报表以供审核的情况下,您可以添加支出行项。

  1. 在“编辑支出报表”页上的“支出行”选项卡上,单击“添加新的支出”,然后选择要添加的支出类型。

  2. “新建支出行”页上,输入有关支出的信息。

    在“维护”组中使用“明细化”、“分配金额”、“来宾”和“链接收据”按钮添加更详细信息或所需信息。

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对于某些支出,您可以列出生成总金额的各个计费。例如,可以将住宿费用分为每日房费,房间服务费用和洗衣费用。

如果您要添加多个明细化行,请完成以下过程。

  1. 在“编辑支出报表”页面上,选择您想要列出明细的支出项,然后单击“明细化”。

  2. “明细化”快速选项卡上,输入费用的签入日期,然后选择支出目录。

  3. 输入夜晚数目和每晚的费用,然后单击“添加”

  4. “计算明细的行项”选项卡上,单击“添加”

  5. 选择支出类别和支出日期,然后输入您想要列出明细的金额。

  6. 重复步骤1至5,直到您添加了所有费用的逐条记录。在您完成后,单击“保存并关闭”。

如果您要添加一个明细化行,请完成以下过程。

  1. 在“编辑支出报表”页面上,选择您想要列出明细的支出项,然后单击“明细化”。

  2. “计算明细的行项”选项卡上,单击“添加”

  3. 选择支出类别和支出日期,然后输入该项的金额。

  4. 选择项目 ID,如果项目 ID 是必需的,则单击“保存并关闭”。

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您可能要将支出的责任分配到多个组、组织或当事方记录。可以在这些组、组织或当事方之间分配支出金额。例如,到德国出差 10 天。您花费六天为法人A工作,花费四天为法人B工作。在您分配支出金额时,法人A担负60%的支出费用,法人B担负剩余40%的支出费用。

在分配项目的费用时,可以在 Microsoft Dynamics AX 的项目验证窗体中查看该项目的信息。但是,您无法由法人筛选项目。不管是不是您要登录到的法人,您都可以查看到同一项目列表。例如,如果您登录到 LE1,您可以看到与您已登录到 LE2 相同的项目列表。

  1. 在“编辑支出报表”页面上,选择您想要分配的支出项,然后单击“其他”>“分配金额”。

  2. “分配金额”页上,选择是以金额还是以百分比来分配支出。

  3. 选择法人,项目 ID和您分配支出费用一部分的类别。

  4. 输入您要分配的金额或百分比,然后单击复选标记图标以保存您的输入。

  5. 单击“拆分”可以添加另一行。重复执行第3步和第4步,直到您完成合计支持的分配。

    如果要在法人间平均分配支出金额,请单击“平均分配”。

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您可以将内部公司支出添加到现有支出报表。有关如何将内部公司支出添加到支出报表的详细信息,请参见 关键任务:创建支出报表

如果您创建的内部公司支出报表和支出报表不应包括内部公司支出,在“支出行”快速选项卡上,请删除所有内部公司支出,然后在“支出报表”快速选项卡上,请清除“内部公司支出报表”复选框。

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记入您公司信用卡的支出交易记录的一部分可能由个人支出组成。例如,餐饮总支出 65 欧元,但是您的配偶/合作伙伴也用餐了。由于您的合作伙伴/配偶的餐费不由组织承担,因此您可以拆分该交易记录。您的配偶/合作伙伴的餐费将作为属于您组织的个人支出而列出。

注意注意

仅当信用卡交易记录导入到 Microsoft Dynamics AX 时,才能拆分信用卡交易记录,以包括个人支出。您无法手动输入交易记录并将其拆分。

  1. 在“编辑支出报表”页上的“支出行”选项卡上,选择您想要拆分的导入交易记录,然后单击“拆分到个人”。

  2. 输入您要作为交易记录支出而分配的交易记录的金额。

  3. 选择“将维护添加到个人”,然后单击“保存并关闭”。

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如果从组织接收预付现金,未花费整个金额,那么您可以创建支出报表的支出行以返回其余信息。

  1. 在“编辑支出报表”页上的“支出行”快速选项卡,单击“其他”>“返回预付现金”。

  2. 选择可返回的预付现金类别,然后在“操作窗格”上,选择“添加到汇总”。

  3. 选择返回的预付现金的行,然后在“支出行”快速选项卡上,单击“编辑”。

  4. 输入要退回的预付现金金额,然后单击“保存并关闭”。

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当您在支出报表上输入娱乐或餐饮支出时,可能必须输入其他人的支出。例如,假定您带了一位潜在客户就餐。当您在您的支出报表上输入餐饮支出时,还可以在该交易记录上列出您的来宾。

  1. 编辑费用报表 页上,选择要添加给来宾的费用,然后根据可使用的 Microsoft Dynamics AX 2012 的版本,执行以下操作之一:

    • 在 Microsoft Dynamics AX 2012 R2:单击 其他 > 娱乐人员

    • 在 Microsoft Dynamics AX 2012 R3:单击 其他 > 来宾

  2. 选择该来宾是否为您组织内部人员,个人来宾或是否为您组织的外部联系人。

  3. 选择该来宾的名称,然后输入来宾的公司或组织及标题。

  4. 针对您要添加到支出行的每个来宾重复第 1 步到第 3 步。

  5. 单击“保存并关闭”。

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您可以将支出的电子收据附加到支出报表。您还可以查看已附加的收据。您可以将收据随时附加到支出报表。

  1. 在“编辑支出报表”页上的“操作窗格”的“支出报表”选项卡的“附加”组中,单击“收据”。

  2. 单击以下按钮之一以将收据附加到您的支出报表:

    • 附加收据文件”–浏览计算机以定位并附加支出收据的副本。

    • 附加捕获的收据”–附加通过使用手机号码、传真或其他设备提交的收据。

    • 添加 URL”–添加费用收据位置的 URL。

  3. 在完成将收据附加到支出报表时,单击“关闭”。

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有关如何提交支出报表的信息,请参阅 关键任务:创建支出报表

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有关如何打印支出报表或条形编码封面页的信息,请参阅 关键任务:创建支出报表

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