关于签名限制 [AX 2012]

已更新:March 24, 2011

应用于: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

组织的财务风险管理的一个关键要素就是管理支出。管理支出包括加强内部控制和确保工作人员遵从这些控制。签名设置是支出控制和符合性的重要部分。

签名限制定义工人有权代表雇主进行的最大的会计承诺。作为工作人员支出活动的直接结果和工作人员经理对的后续活动的审核,该组织可能与第三方建立合同关系。例如,采购订单可以签发给供应商。

具有签名限制的两种类型:花费限制和审核限制。花费限制是工作人员可以对业务相关的采购所用的金额。审核限制是授权工人审核特定业务文档的最大金额。可能每个交易记录类型的签名限制都有所不同,如采购申请、支出报表、采购订单或发票。

组织基于工作人员的作业或薪酬水平来对默认签名限制进行分配。根据签名限制的配置方式,工作人员以下列方法之一获得默认签名限制:

  • 该工作人员将为其作业或薪酬级别自动分配默认签名限制。

  • 该工作人员必须在员工自助服务门户中提交一个签名限制请求。

签名限制协议是有时间限制的。在协议到期之前,工作人员必须将其续写,以确认其同意遵守该策略。在签名限制到期后,除非对其更新,否则工人不能进行采购。

配置并激活签名限制的流程涉及以下步骤:

  1. 管理员选择签名限制基数。

  2. 如果需要,管理员将限制在 Microsoft Dynamics AX 中有员工记录的用户的签名限制。

  3. 如果需要,管理员将对限制签名进行配置,以要求工作人员为其作业或薪酬水平请求默认签名限额。在 企业门户 的员工自助服务门户中提交请求。

  4. 对于每个工作或薪酬水平,管理员会按照交易记录类型定义默认支出限制和审核限制。

    注意注意

    由于组织中的法人不同,对于工作或薪酬水平,默认签名限制的定义可能有所不同。在法人内,他们还可以在不同的领域以不同的方式定义,例如部门或成本中心。在组织中不止一个法人处有职位的员工可能在每个法人中具有不同的默认签名限制。

  5. 当雇佣女员工时,在 Microsoft Dynamics AX 里分配特定工作或酬薪级别给她。

    • 如果配置签名限制以便基于工作或酬薪级别将这些限制自动授予工作人员,那么将基于此自动将签名限制授予工作人员。

    • 如果配置签名限制以要求工作人员为他们的工作或酬薪级别申请签名限制,那么工作人员必须在员工自助服务门户上提交申请。

  6. 工作人员的经理复查了限制请求,然后审核或拒绝。经理也可以随时撤消签名限制。

为工作人员设置了支出限制后,该工作人员可以在此限额内进行采购。采购时调用花费限制。当工作人员的经理将审核采购时,审核限制将作为文档审核周期的一部分被调用。

Prakash 为项目经理。由于人员负责及时交付项目,Prakash 必须能为业务软件和硬件进行目录采购。为他的工作定义的默认支出限额为 500 美元。但是,为进行要求满足其项目截止时间的采购,Prakash 需要更高的花费限制。他提交请求,以将其花费限制增加到 2,500 美元。此金额限制可让他采购花费多达 2,500 美元的物料和服务。

将 Prakash 的支出限制请求流向 Reina,他是审核该请求的项目资源管理员。Prakash 现在可以进行限额高达 2,500 美元的目录采购,这比为他的工作定义的默认签名限制高出 2,000 美元。

对于高出 2,500 美元的特定采购,如果 Prakash 需要更高的花费限制,则他可以提交一次性花费限制增长的请求。

Reina 是 Fabrikam,Inc.的项目资源经理。对于 Reina 级别的经理,为采购申请设置 2,000 美元的默认审核限制。

Fabrikam 已配置签名限制以要求工作人员提交签名限制申请。不自动授予限制。如果 Reina 已请求 2,000 美元的默认审核限制,那么不必通过审核工作流就会对她的申请授权。但是,Reina 的工作人员针对采购申请要求高出 2,000 美元的支出限制。Reina 提交了 2,500 美元的审核限制申请。6 月,产品部门经理,审核该请求。现在 Reina 可以审核她的工作人员进行的高达 2,500 美元的采购。

签名限制协议是有时间限制的。工作人员必须定期更新它们,以确认他们同意遵守该策略。例如,Prakash 具有采购申请的花费限制。当他请求此签名限制时,他将阅读“采购条款”协议并在 2011 年 6 月 1日 同意其条款。该协议的期限定义为 12 个月。因此,他的确认在 2012 年 6 月 1 日 过期。在此日期之前,他必须重新确认他同意遵从“采购条款”协议。

为 Prakash 的花费限制定义的“打开协议”期间是两个月。从 2012 年 4 月 1 日开始,“签名限制确认”页将可供 Prakash 使用,以更新他的签名限制。在 2012 年 4 月 1 日到 2012 年 5 月 31 日期间,Prakash 可以运行此页并更新其签名限制。在此期间,如果他不更新其签名限制,那么他的签名限制将过期,完成此任务前,他将不可进行采购。


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