示例:内部控制 [AX 2012]

已更新:March 24, 2011

应用于: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

这些示例说明如何在名为 Fabrikam 的全球性组织的采购部门中手动设置和使用内部控制。具体而言,该内部控制设计为表明同一用户不能在审核供应商发票后又审核相应的供应商付款。Chris(信息技术工程师)和 Phyllis(会计经理)协同工作,将信息添加到“遵从性”站点。

有关如何从 Microsoft Excel 工作簿导入内部控制的信息,请参阅 将内部控制导入到遵从性站点

  1. Chris 单击顶部链接栏上的“符合性”,然后单击“快速启动”上的“设置控制环境”。

  2. 在“设置控制环境”页上,Chris 设置了以下站点结构。

    运营 - 国内

    • 采购 - 国内

    • 销售 - 国内

  3. Chris 选择“采购 - 国内”节点并添加以具有“添加/复制”权限的用户身份添加 Phyllis。

    注意注意

    有关详细步骤,请参阅设置内部控制站点

  4. Chris 单击“保存”。

有效科目与会计科目表中的会计科目相对应。在本示例中,该有效科目是“现金”科目。

  1. Phyllis 单击顶部链接栏上的“符合性”,然后单击“快速启动”上的“内部控制”。

  2. 在“内部控制”页上,Phyllis 单击“采购 - 国内”。

  3. 在“操作窗格”的“新建”组中,Phyllis 单击“添加文档”。

  4. Phyllis 创建名为“现金”的有效科目。

    1. 在“名称”字段中,Phyllis 输入“现金”。

    2. 在“模板”列表中,Phyllis 选择“有效科目”。

    3. Phyllis 单击“创建”。

流程是组织实现一系列步骤的规定方式。在“内部控制”站点环境中,Phyllis 创建一个符合性流程文档,以便验证该流程已审核并且高效率工作。在本示例中,该流程是“支付供应商发票”。

  1. Phyllis 单击顶部链接栏上的“符合性”,然后单击“快速启动”上的“内部控制”。

  2. 在“内部控制”页上,Phyllis 单击“现金”有效科目。

  3. 在“操作窗格”的“新建”组中,Phyllis 单击“添加文档”。

  4. Phyllis 创建一个名为“支付供应商发票”的流程。

    1. 在“名称”字段中,Phyllis 输入“支付供应商发票”。

    2. 在“模板”列表中,Phyllis 选择“流程”。

    3. Phyllis 单击“创建和编辑”。

  5. 在“编辑文档”页的“所有者”字段中,Phyllis 输入符合性所有者。这是对确认此流程是否正常工作的情况进行签核的人士。使用以下格式:域\别名

    注意注意

    所有者”字段中的用户必须设置为 适用于 Microsoft Dynamics AX 的企业门户 SharePoint 站点上的用户。

  6. Phyllis 单击“验证用户”图标。

  7. 在“流程所有者”和“交易记录类型”字段中,Phyllis 可为符合性文档设置属性。这些属性显示在控制报表中。

  8. Phyllis 将符合性工作流步骤分配给用户。

    1. 在“工作流”部分的“1. 审核”下,Phyllis 单击“编辑行”图标。

    2. 在“分配给”列中,Phyllis 输入负责审核该流程的用户,然后单击“验证用户”图标。

      注意注意

      分配给”字段中的用户必须设置为 企业门户 SharePoint 站点上的用户。

    3. Phyllis 单击“更新行”图标。

    4. 在“2. 签核”下,Phyllis 单击“编辑行”图标。

    5. 在“分配给”列中,Phyllis 输入负责验证符合性审核是否完成的用户,然后单击“验证用户”图标。

    6. Phyllis 单击“更新行”图标。

  9. Phyllis 添加定义的流程存在的证据。

    1. Phyllis 单击“从处理文档添加证据”链接。

    2. Phyllis 选择“创建并过帐一个供应商发票示例 .docx”。她之前将此文件上载到了“遵从性”站点上的“处理文档”共享文档库。

    3. Phyllis 单击“添加”。

    4. Phyllis 单击“更新行”图标。

  10. Phyllis 单击“保存”。

风险与某一流程相关。在本示例中,风险是同一用户可能既审核供应商发票,又创建供应商付款。

  1. Phyllis 单击顶部链接栏上的“符合性”,然后单击“快速启动”上的“内部控制”。

  2. 在“内部控制”页上,Phyllis 单击“支付供应商发票”流程。

  3. 在“操作窗格”的“新建”组中,Phyllis 单击“添加文档”。

  4. Phyllis 创建名为“同一用户既审核供应商发票,又审核供应商付款”的风险。

    1. 在“名称”字段中,Phyllis 输入“同一用户既审核供应商发票,又审核供应商付款”。

    2. 在“模板”列表中,Phyllis 选择“风险”。

    3. Phyllis 单击“创建和编辑”。

  5. 在“编辑文档”页的“所有者”字段中,Phyllis 输入此风险的符合性所有者,然后输入“验证用户”图标。

  6. 在“属性”部分中,Phyllis 可以设置风险的属性。例如,她可以设置风险的影响以及发生风险的可能性。

  7. Phyllis 将第一个符合性工作流步骤标记为已完成。

    1. 在“工作流”部分的“1. 文档”下,Phyllis 单击“编辑行”图标。

    2. 在“完成”列中,Phyllis 选中复选框。

    3. 在“分配给”列中,Phyllis 输入完成了该步骤的用户,然后单击“验证用户”图标。

    4. Phyllis 单击“更新行”图标。

  8. Phyllis 将其余符合性工作流步骤分配给用户。

    1. 在“工作流”部分的“2. 审核”下,Phyllis 单击“编辑行”图标。

    2. 在“分配给”列中,Phyllis 输入负责审核风险文档的用户,然后单击“验证用户”图标。

    3. Phyllis 单击“更新行”图标。

    4. 在“3. 签核”下,Phyllis 单击“编辑行”图标。

    5. 在“分配给”列中,Phyllis 输入负责评估风险的影响和可能性的用户,然后单击“验证用户”图标。

    6. Phyllis 单击“更新行”图标。

  9. Phyllis 单击“保存”。

控制可以缓解风险。在本示例中,职责划分规则确保同一用户不具备既可访问审核供应商发票又可访问审核供应商付款的权限。

  1. Phyllis 单击顶部链接栏上的“符合性”,然后单击“快速启动”上的“内部控制”。

  2. 在“内部控制”页上,Phyllis 单击“同一用户既审核供应商发票,又审核供应商付款”风险。

  3. 在“操作窗格”的“新建”组中,Phyllis 单击“添加文档”。

  4. Phyllis 创建名为“供应商发票与供应商付款的划分规则”控制。

    1. 在“名称”字段中,Phyllis 审核“供应商发票和供应商付款的划分规则”。

    2. 在“模板”列表中,Phyllis 选择“控制”。

    3. Phyllis 单击“创建和编辑”。

  5. 在“编辑文档”页的“所有者”字段中,Phyllis 输入此控制的符合性所有者,然后单击“验证用户”图标。

  6. 在“属性”部分中,Phyllis 可以设置控制的属性。这些属性显示在控制报表中。“控制效率”属性用于“符合性”站点主页上的“控制效率”图表中。

  7. Phyllis 将第一个符合性工作流步骤标记为已完成。

    1. 在“工作流”部分的“1. 文档”下,Phyllis 单击“编辑行”图标。

    2. 在“完成”列中,Phyllis 选中复选框。

    3. 在“分配给”列中,Phyllis 输入完成了该步骤的用户,然后单击“验证用户”图标。

    4. Phyllis 单击“更新行”图标。

  8. Phyllis 将其余符合性工作流步骤分配给用户。

    1. 在“工作流”部分的“2. 测试”下,Phyllis 单击“编辑行”图标。

    2. 在“分配给”列中,Phyllis 输入负责测试该控制的用户,然后单击“验证用户”图标。

    3. Phyllis 单击“更新行”图标。

    4. 在“3. 审核”下,Phyllis 单击“编辑行”图标。

    5. 在“分配给”列中,Phyllis 输入负责审核风险文档的用户,然后单击“验证用户”图标。

    6. Phyllis 单击“更新行”图标。

    7. 在“4. 签核”下,Phyllis 单击“编辑行”图标。

    8. 在“分配给”列中,Phyllis 输入负责确保控制有效的用户,然后单击“验证用户”图标。

    9. Phyllis 单击“更新行”图标。

  9. Phyllis 单击“保存”。

测试计划确认某一控制可以正常工作。在本示例中,Microsoft Dynamics AX 客户端中的“职责冲突划分”窗体用作审核职责的测试。

  1. Phyllis 单击顶部链接栏上的“符合性”,然后单击“快速启动”上的“内部控制”。

  2. 在“内部控制”页上,Phyllis 单击“供应商发票和供应商付款的职责划分规则”控制。

  3. 在“操作窗格”的“新建”组中,Phyllis 单击“添加文档”。

  4. Phyllis 创建名为“查看职责冲突划分”的测试。

    1. 在“名称”字段中,Phyllis 输入“查看职责冲突划分”。

    2. 在“模板”列表中,Phyllis 选择“测试计划”。

    3. Phyllis 单击“创建和编辑”。

  5. 在“编辑文档”页的“所有者”字段中,Phyllis 输入此测试计划的符合性所有者,然后单击“验证用户”图标。

  6. 在“属性”部分中,Phyllis 可以设置测试计划的属性。这些属性显示在控制报表中。

  7. Phyllis 将第一个符合性工作流步骤标记为已完成。

    1. 在“工作流”部分的“1. 文档”下,Phyllis 单击“编辑行”图标。

    2. 在“完成”列中,Phyllis 选中复选框。

    3. 在“分配给”列中,Phyllis 输入完成了该步骤的用户,然后单击“验证用户”图标。

    4. Phyllis 单击“更新行”图标。

  8. Phyllis 将其余符合性工作流步骤分配给用户。

    1. 在“工作流”部分的“2. 验证”下,Phyllis 单击“编辑行”图标。

    2. 在“分配给”列中,Phyllis 输入负责验证测试结果的用户,然后单击“验证用户”图标。

    3. Phyllis 单击“更新行”图标。

    4. 在“3. 审核”下,Phyllis 单击“编辑行”图标。

    5. 在“分配给”列中,Phyllis 输入负责审核测试计划的用户,然后单击“验证用户”图标。

    6. Phyllis 单击“更新行”图标。

    7. 在“4. 签核”下,Phyllis 单击“编辑行”图标。

    8. 在“分配给”列中,Phyllis 输入负责测试该控制的用户,然后单击“验证用户”图标。

    9. Phyllis 单击“更新行”图标。

  9. Phyllis 单击“保存”。

问题标识与控制有关的问题。例如,如果“职责冲突划分”窗体可以表示同一用户既分配给“审核供应商发票”又分配给“审核供应商付款”职责,那么 Phyllis 可能更改职责分配。然后她可以再次查看“职责冲突划分”窗体,并上载其屏幕捕获,作为问题已解决的证据。此示例假定屏幕捕获已另存为图形文件,并且上载到 Fabrikam 中 Intranet 上的安全位置。

  1. Phyllis 单击顶部链接栏上的“符合性”,然后单击“快速启动”上的“内部控制”。

  2. 在“内部控制”页上,Phyllis 单击“供应商发票和供应商付款的职责划分规则”控制。

  3. 在“操作窗格”的“新建”组中,Phyllis 单击“添加文档”。

  4. Phyllis 创建名为“用户既分配给分配给审核供应商发票又分配给审核供应商付款职责”的问题。

    1. 在“名称”字段中,Phyllis 输入“用户既分配给分配给审核供应商发票又分配给审核供应商付款职责”。

    2. 在“模板”列表中,Phyllis 选择“问题”。

    3. Phyllis 单击“创建和编辑”。

  5. 在“编辑文档”页的“所有者”字段中,Phyllis 输入此问题的符合性所有者,然后输入“验证用户”图标。

  6. Phyllis 解决该问题。

    1. 在“工作流”部分的“1. 解决”下,Phyllis 单击“编辑行”图标。

    2. 在“完成”列中,Phyllis 选中复选框。

    3. 在“分配给”列中,Phyllis 输入解决了该问题的用户,然后单击“验证用户”图标。

    4. Phyllis 单击“更新行”图标。

  7. Phyllis 添加证据以便证明该问题已解决。

    1. Phyllis 单击“通过 URL 添加证据”链接。

    2. 在“URL”列中,Phyllis 输入或粘贴已保存的图形的位置。

      注意注意

      URL 必须包含http://、https://或ftp://作为活动关联。

    3. Phyllis 单击“更新行”图标。

  8. Phyllis 单击“保存”。


公告: 若要查看已知问题和最近的补丁,请使用 Microsoft Dynamics Lifecycle Services (LCS) 中的 问题搜索

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