关键任务:更改采购订单管理 [AX 2012]

已更新:January 25, 2012

应用于: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

您可以使用变更管理以控制您在您的组织中的采购订单所做的更改。更改管理介绍了管理的工作流,确保已审核的采购订单已锁定。直到您开始更改请求工作流才能更改采购订单。在工作流启动时,所有更改都将存储到历史记录日志,以便您可以查看更改和比较采购订单版本。

若要了解更改管理流程,您必须了解如何将流程更改为适合采购订单的生命周期。采购订单通过的六种审核状态,从 草稿定案。更改请求只能在两个审核状态中激活。

注意注意

更改请求不能取消。必须始终通过工作流提交和审核。

审核状态

描述

允许更改请求

草稿

采购订单是草稿,尚未提交到采购订单工作流进行审核。

正在审核

采购订单已提交到采购订单工作流进行审核。正待审核。

已拒绝

采购订单在审核流程中被拒绝。

已批准

已审核采购订单。

已确认

已确认采购订单。直到采购订单已审核,否则无法确认。

定案

最终所做的采购订单。它已进行财务结算并不能再更改。

当更改启用的管理时,不能为内部公司贸易伙伴提高采购订单状态。此外,通过确定主计划中的计划订单创建的采购订单始终设置为 已批准,而不考虑更改管理设置。

单击这些链接以查找更多有关此主题中讨论的概念的信息。

关于采购订单类型

关于采购订单过帐类型

  1. 单击 采购 >设置 >采购参数

  2. 常规 区域,选中 启用更改管理 复选框可启用当前法人中采购订单的更改管理。

  3. 如果希望能够覆盖每个供应商的默认设置,请选中 允许按供应商覆盖设置 复选框。这意味着您可以启用或禁用每个供应商的更改管理流程,而不考虑与当前法人的设置。

    注意注意

    要覆盖的供应商的更改管理设置,请在 供应商 窗体的 采购订单默认值 快速选项卡上,选中 覆盖设置 复选框。

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在您可以请求向采购订单作出更改前,采购订单必须具有 已批准 状态。仅在通过工作流处理采购订单时,采购订单可以具有此状态。因此,在您启用更改管理时,还必须设置采购订单工作流。在 采购工作流 列表页上执行这样的操作。在已设置工作流后,您还必须启用它。有关如何设置工作流的信息,请参见 创建工作流设置采购工作流

“工作流”代表业务流程。它定义单据如何在系统中流动并指示必须由谁完成任务或审核单据。在组织内使用工作流系统具有若干优点:

  • 一致的流程”— 您可定义特定单据(如采购申请和支出报表)的审核流程。使用工作流系统有助于确保以一致且有效的方式来处理和审核单据。

  • 流程可见性”— 您可跟踪特定工作流实例的状态、历史记录和绩效指标。这帮助您确定是否需要对该工作流做出更改,以提高效率。

  • 集中的工作列表”— 用户可以查看集中化的工作列表,以查看分配给他们的工作流任务和审核任务。Microsoft Dynamics AX 客户端和企业门户的角色中心页中提供此工作列表。

有关在 Microsoft Dynamics AX 中的工作流概览,请参阅 工作流系统用户概览工作流概念

  1. 单击 采购 >设置 >采购工作流

  2. “操作窗格”上,单击 新建

  3. 选择要创建的工作流类型,然后单击 创建工作流

  4. 在工作流编辑器中,通过拖动工作流元素到画布上设计工作流。

  5. 配置工作流的每个元素。有关详细信息,请参阅配置工作流系统

  6. 重复步骤 2 到步骤 5 为采购创建其他工作流。

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  1. 单击 采购 >常用 >采购订单 >所有采购订单

    –或–

    单击 应付帐款 >常用 >采购订单 >所有采购订单

  2. 采购此采购订单。在“操作窗格”中的 采购订单 选项卡的 维护 组中单击 请求更改

    注意注意

    仅在所选的采购订单已审核后,才能进行更改。如果尚未启用更改管理,采购订单可以在创建时审核。如果已启用更改管理,采购订单可以通过工作流审核。

  3. 输入采购订单所需的更改。将审核状态设置为 草稿,且在处理采购订单前,必须由所有审核人重新审核该采购订单。

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在您更改采购订单时,保存更改的副本。已保存您在表头级别和行级别所做的所有更改。可以查看已审核的采购订单和所做的更改之间的差异,且您可以比较该采购订单版本。

  1. 单击 采购 >常用 >采购订单 >所有采购订单

    –或–

    单击 应付帐款 >常用 >采购订单 >所有采购订单

  2. 采购此采购订单。

  3. “操作窗格”中的 管理 选项卡的 历史记录 组中单击 比较采购订单版本

  4. 比较采购订单版本 窗体中,查看为所选的采购订单作出的更改。各个字段的所有更改都已在 已更改字段 快速选项卡上列出。这些值应用于采购订单行:

    • 感叹号 – 对现有数据所做的一个或多个更改。

    • 复选标记 – 未对现有数据进行更改。

    • 加号 – 已添加新的采购订单行。

    • 红色 X - 已删除此行。

  5. 单击“关闭”以返回到 所有采购订单 列表页。

  6. “操作窗格”中的 管理 选项卡的 历史记录 组中单击 查看采购订单版本

  7. 采购订单版本 窗体中,查看所选采购订单的可用版本列表。可以按更改日期或审核状态为列表排序。

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