了解非活动邮箱

Microsoft 365 安全性与合规性许可指南。

组织可能需要在前员工离开组织后保留其电子邮件。 根据组织的保留要求，可能需要在雇用结束后保留邮箱内容几个月或几年，或者可能需要无限期保留邮箱内容。 不管你需要保留邮件多久，你都可以创建非活跃邮箱来保留先前员工的邮箱。

什么是非活动邮箱？

当员工 (离开组织或) 延长休假时，可以删除其 Microsoft 365 帐户。 删除帐户后，员工的邮箱数据将保留 30 天。 在此期间，仍可以通过取消删除帐户来恢复邮箱数据。 30 天后，数据将永久删除。

但是，如果在删除 Microsoft 365 帐户之前对邮箱应用了保留，邮箱将转换为非活动邮箱。 以下部分包含有关可与 Microsoft 365 保留和电子数据展示保留一起应用的保留的信息。

当组织出于法规或其他原因需要保留前员工的邮箱内容时，非活动邮箱非常有用。 虽然本文档中列出的任何类型的保留都会强制邮箱在删除用户对象时处于非活动状态，但我们建议通过应用 Microsoft 365 保留策略或保留标签来执行此操作， 确认已应用保留，然后删除相应的 Microsoft 365 帐户。 此时，非活动邮箱的内容会在删除用户帐户之前指定的保留期内保留。 你仍然可以在 30 天内恢复相应的用户帐户，但在 30 天后，邮箱将作为非活动邮箱保留在 Microsoft 365 中，直到删除保留策略或保留标签。

当同一内容有多个保留时， 保留原则适用 ，并且内容保留时间最长。

确认已对邮箱应用保留

无论你是应用 Microsoft 365 保留策略、保留标签、电子数据展示保留、诉讼保留，还是具有现有的 In-Place 保留，都可以使用 PowerShell 确认保留已成功应用于邮箱。 如果最近配置了保留，可能需要等待，直到它应用到邮箱。

若要防止意外或无意删除，建议在删除用户帐户之前确认保留。 如果未应用保留，邮箱将不会转换为非活动邮箱。

有关说明，请参阅如何识别Exchange Online邮箱上的保留类型。

非活动邮箱和 Microsoft 365 保留

如果 Microsoft 365 保留策略应用于邮箱，或者邮箱中的一个或多个电子邮件项目应用了保留标签，然后 Microsoft 365 用户帐户被删除，则该邮箱将转换为非活动邮箱。 对于要创建的非活动邮箱：

• 保留设置必须配置为 保留内容，或者保留然后删除内容。 如果保留操作配置为仅删除内容，则删除用户帐户时邮箱不会变为非活动状态。 对于非活动邮箱，建议使用“保留然后删除”选项。

• 保留设置必须应用于与 Exchange 邮箱关联的 保留位置 ：

  • Exchange 电子邮件
  • Microsoft 365 组
  • Skype for Business
  • Exchange 公用文件夹
  • Teams 通道消息
  • Teams 聊天和 Copilot 交互
  • Teams 专用频道消息
  • Viva Engage社区消息
  • Viva Engage用户消息

有关 Microsoft 保留的详细信息，请参阅 了解保留策略和保留标签。

如果使用 Microsoft 365 保留创建非活动邮箱，则保留策略或保留标签中的保留设置将继续应用于非活动邮箱。 这意味着，如果保留设置配置为保留然后删除内容，则在保留期到期时，项目将移动到“可恢复的项目”文件夹，然后最终从非活动邮箱中清除。 如果未将保留设置配置为已删除的项目，则在邮箱处于非活动状态之前，用户 (未永久删除的项目) 将不会移动到“可恢复的项目”文件夹，并在邮箱变为非活动状态后无限期保留。

使用自适应策略范围管理非活动邮箱的保留期

借助 自适应策略范围，可以专门将保留设置应用于非活动邮箱。 此配置的优点包括：

• 你可以满足组织的法规或策略，这些法规或策略要求对在职员工和前员工使用不同的保留期。

• 可以将保留设置配置为仅在必要时保留邮箱内容，以满足组织对前员工的要求。

• 可以快速确定分配给组织中非活动邮箱的保留策略，以便在必要时更轻松地更改保留设置。

• 永久删除非活动邮箱更容易，因为可以通过根据非活动邮箱的属性 配置自适应范围 来将其从策略中删除。 否则，在删除邮箱之前，必须使用 Exchange Online PowerShell。

使用静态策略范围和非活动邮箱

如果不使用 自适应策略范围，而是使用 具有 Microsoft 365 保留期的静态范围，请考虑以下事项：

• 使用默认的“所有邮箱”配置时，静态策略范围包括非活动 邮箱 ，但不支持 特定包含或排除。 但是，如果在应用策略时包含或排除具有活动邮箱的收件人，并且该邮箱随后变为非活动状态，则将继续应用或排除保留设置。 在此方案中， 特定包含和排除限制 仍适用。

  注意

  这也意味着，任何新的 Microsoft 365 保留设置使用应用于默认选择的所有 邮箱 的静态范围将自动包括所有现有的非活动邮箱。

• 如果将默认选择的 “所有邮箱 ”更改为包含特定收件人，则策略的保留设置将不再应用于任何非活动邮箱，这些邮箱现在有资格自动删除。

• 如果要发布应用于非活动邮箱的保留策略，请参阅 发布保留策略。

非活动邮箱和电子数据展示案例保留

如果在邮箱上放置了与Microsoft Purview 合规门户中的电子数据展示事例关联的保留，然后邮箱或用户的帐户被删除，则该邮箱将成为非活动邮箱。 但是，我们不建议使用电子数据展示事例保留来使邮箱处于非活动状态。 这是因为电子数据展示案例适用于与法律问题相关的特定、有时间限制的案件。 在某个时候，法律案例可能会结束，与该案例关联的保留将被删除，电子数据展示案例将被关闭。 事实上，如果置于非活动邮箱上的保留与电子数据展示案例相关联，然后释放保留，或者电子数据展示案例 (关闭或删除) ，则非活动邮箱将被永久删除。 此外，无法创建基于时间的电子数据展示保留。 这意味着非活动邮箱中的内容将永久保留或保留，直到删除保留并删除非活动邮箱。 因此，我们建议对非活动邮箱使用 Microsoft 365 保留。

有关电子数据展示保留与 Microsoft 365 保留之间的差异的详细信息，请参阅 何时使用保留策略和保留标签或电子数据展示保留。

非活动邮箱和自动扩展存档

配置了自动扩展存档的非活动邮箱无法恢复或还原。 如果出于符合性原因，需要从具有自动扩展存档的非活动邮箱恢复数据，请使用内容搜索从邮箱导出数据。 此操作仅支持电子数据展示目的，不能用作备份解决方案。 有关使用内容搜索恢复电子数据展示数据的说明，请参阅以下文章：

• 内容搜索

• 导出内容搜索结果

非活动邮箱和 Exchange MRM 保留策略

在删除用户帐户时， (Exchange Online) 中的邮件记录管理或 MRM 功能应用 Exchange 保留策略不会创建非活动邮箱。

但是，如果此 MRM 保留策略在邮箱变为非活动状态之前已应用于邮箱，则任何删除策略 (MRM 保留标记配置了 删除 操作) 将继续在非活动邮箱上进行处理。 这意味着，当保留期到期时，使用 MRM 删除策略标记的项目将被移动到 “可恢复的项目”文件夹 。 在保留期过期时，这些项目会从非活动邮箱中清除。 如果未为非活动邮箱指定保留持续时间，“恢复邮件”文件夹中的项目将无限期保留。

相反，将忽略分配给非活动邮箱的 MRM 保留策略中包含的任何存档策略 (使用 MoveToArchive 操作配置的 MRM 保留标记) 。 也就是说，在保留期过期时，非活动邮箱中标记有存档策略的项目会保留在主邮箱中。 这些项目不会移到存档邮箱或其中的“可恢复的项目”文件夹内。 它们将无限期保留。

后续步骤

若要使邮箱处于非活动状态并对其进行管理，例如恢复、还原和删除邮箱，请参阅 创建和管理非活动邮箱。