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Office 365 和 Exchange Online 中的公用文件夹

Exchange Online
 

适用于:Exchange Online

上一次修改主题:2017-10-03

公用文件夹专为共享访问设计,为收集、组织信息及与您的工作组或组织中的其他人共享信息提供了一种轻松、有效的方式。公用文件夹帮助以易于浏览的深层次结构组织内容。用户将在 Outlook 中看到完整层次结构,这便于他们浏览感兴趣的内容。

注意注意:
公用文件夹在以下 Outlook 客户端中可用:适用于 Exchange 2013 的 Outlook Web App、Outlook 2007、Outlook 2010、Outlook 2013 和 Outlook for Mac。

公用文件夹也可以用作通讯组的一种存档方法。当您对一个公用文件夹启用邮件,并将其添加为通讯组成员时,发送至该组的电子邮件会自动添加至该公用文件夹,以便以后查看。

公用文件夹并非用于下列目的:

  • 数据存档。有邮箱限制的用户有时会使用公用文件夹而非邮箱来存档数据。建议不要采取该做法,因为这会影响公用文件夹的存储量,并且会削弱邮箱限制的目标。相反,我们建议您使用Exchange 2013 中的就地存档作为您的存档解决方案。

  • 文档共享和协作。公用文件夹不提供版本控制或其他文档管理功能,例如受控的签入和签出功能以及自动通知内容变更。相反,我们建议你使用 SharePoint Online 作为你的文档共享解决方案。

有关 Office 365 和 Exchange Online 中公用文件夹及其他协作方法的详细信息,请参阅 Exchange Online 中的协作

有关 Office 365 和 Exchange Online 中公用文件夹的常见问题列表,请参阅常见问题:公用文件夹

有关 Office 365 和 Exchange Online 中的公用文件夹配额的详细信息,请参阅服务说明主题共享和协作Exchange Online 限制

有关公用文件夹管理任务的列表,请参阅 Office 365 和 Exchange Online 中的公用文件夹程序

有关 Office 365 和 Exchange Online 中公用文件夹限制的详细信息,请参阅 Exchange Online 限制

是否正在寻找此主题的 Exchange Server 2013 版本?请参阅公用文件夹

公用文件夹体系结构使用专门设计的邮箱来存储公用文件夹层次结构及其内容。公用文件夹的主要体系结构组件为公用文件夹邮箱。

有两种类型的公用文件夹邮箱:主层次结构邮箱辅助层次结构邮箱。两种类型的邮箱都可以包含以下内容:

  • 主层次结构邮箱   主层次结构邮箱是公用文件夹层次结构的一个可写副本。公用文件夹层次结构被复制到所有其他的公用文件夹邮箱,但它们是只读副本。

  • 辅助层次结构邮箱   辅助层次结构邮箱也包含公用文件夹内容,以及公用文件夹层次结构的只读副本。

您可以使用两种方式来管理公用文件夹邮箱:

  • 在 Exchange 管理中心 (EAC) 中,导航到"公用文件夹">"公用文件夹邮箱"。

  • 在 Exchange 命令行管理程序 中,使用 *-Mailbox cmdlet 集。

公用文件夹层次结构包含文件夹的属性和组织信息,包括树结构。每个公用文件夹邮箱都包含公用文件夹层次结构的副本。层次结构的唯一可写副本位于主公用文件夹邮箱中。对于特定文件夹,层次结构信息用于标识下列内容:

  • 文件夹上的权限

  • 文件夹在公用文件夹树中的位置(包括其父文件夹和子文件夹)

注意注意:
层次结构不存储有关已启用邮件的公用文件夹的电子邮件地址信息。电子邮件地址存储于目录中。

公用文件夹层次结构同步过程使用增量更改同步 (ICS),它提供了监视机制并将更改与 Exchange 存储层次结构或内容同步。更改包括创建、修改和删除文件夹和邮件。当用户连接到并使用内容邮箱时,每 15 分钟发生一次同步。如果没有用户连接到内容邮箱,则触发同步的频率将下降(每 24 小时同步一次)。如果在主层次结构中执行写入操作(例如创建文件夹),则立即(同步)触发与内容邮箱的同步。

重要说明重要说明:
由于只有一个层次结构的可写副本,文件夹创建会由用户连接的内容邮箱代理至层次结构邮箱。

有关详细信息,请参阅更新公用文件夹层次结构

公用文件夹内容可以包括电子邮件、公告、文档和电子表格。内容存储于公用文件夹邮箱,但是不可跨多个公用文件夹邮箱进行复制。所有用户都访问同一个公用文件夹邮箱,可以获取相同的内容集。虽然可以对公用文件夹内容进行全文搜索,但是公用文件夹内容不可跨公用文件夹搜索,且无法由 Exchange Search 编制索引。

虽然在 Office 365 和 Exchange Online 内使用公用文件夹有很多好处,但是在组织中实现之前仍然需要注意一些事项:

  • 支持 Outlook Web App,但是有限制条件。您可以添加和移除收藏的公用文件夹,并执行项目级操作,比如创建、编辑、删除和回复公告。不过,您无法从 Outlook Web App 中创建或删除公用文件夹。

  • 虽然可以对公用文件夹内容进行全文搜索,但是公用文件夹内容不可跨公用文件夹搜索,且无法由 Exchange Search 编制索引。

  • 您必须使用 Outlook 2007 或更高版本才能对 Office 365 和 Exchange Online 中的公用文件夹进行访问。

  • 不支持公用文件夹邮箱的保留策略。

迁移公用文件夹时,你将使用一个称为批处理公用文件夹迁移的进程。批处理公用文件夹迁移(或简称批处理迁移)为将在 Exchange Online 中存在的每个公用文件夹邮箱创建一个邮箱迁移请求。使用多个请求意味着迁移的速度将快得多,因为它能够更高效地使用可用的网络带宽。它还更可靠,因为它减少了影响整个迁移的单个故障或瓶颈的可能性。

尽管批处理迁移的启动需要使用Exchange 命令行管理程序中的 New-MigrationBatch cmdlet,但是迁移的进度和完成情况可在 EAC 中进行查看和管理。因为 New-MigrationBatch cmdlet 可启动每个公用文件夹邮箱的邮箱迁移请求,你可以使用邮箱迁移页查看这些请求的状态。你可以进入邮箱迁移页,通过打开 Exchange Online 中的 EAC 并导航到"邮箱">"迁移",创建可以通过电子邮件发送给你的迁移报告。

要使用批量迁移将你的公用文件夹迁移到 Exchange Online,你的旧版 Exchange 服务器需要满足以下要求。如果满足,你就可以开始,查看使用批处理迁移将旧版公用文件夹迁移到 Office 365 和 Exchange Online

Exchange 支持将您的公用文件夹从以下旧版 Exchange Server 移动至 Office 365 和 Exchange Online:

  • Exchange Server 2010 SP3 RU8 或更高版本

  • Exchange Server 2007 SP3 RU15 或更高版本

请参阅使用批处理迁移将 Exchange 2013 公用文件夹迁移到 Exchange Online Exchange 2013 公用文件夹迁移。

不能直接从 Exchange 2003 迁移公用文件夹。如果你的组织运行的是 Exchange 2003,你必须将所有公用文件夹数据库和副本迁移到 Exchange 2007 SP3 RU15 或更高版本。Exchange 2003 中不能保留公用文件夹副本。

我们建议您使用批处理迁移而不是 Outlook 的 PST 导出功能迁移到 Office 365 和联机 Exchange 公用文件夹。Office 365 公用文件夹邮箱的迅速增长,就要使用一项自动拆分功能,当它超出了大小配额拆分该公用文件夹的邮箱。当您使用导出 PST 迁移公用文件夹,您可能需要等待两周的时间为剥离自动将数据从主邮箱移动,自动拆分无法处理公用文件夹的邮箱的突然增长。我们提供使用批处理迁移将旧版公用文件夹迁移到 Office 365 和 Exchange Online使用批处理迁移将 Exchange 2013 公用文件夹迁移到 Exchange Online中的批次迁移说明。但是,如果已选择执行 PST 迁移和遇到问题的主邮箱已满,则必须恢复 PST 迁移的两个选项:

  1. 等待自动拆分将数据从主邮箱中移出。此过程可能最多需要两星期。但是,在自动拆分完成之前,全满公用文件夹邮箱中的所有公用文件夹都无法接收新内容。

  2. 创建公用文件夹邮箱,然后使用 New-PublicFolder cmdlet 与 Mailbox 参数在辅助公用文件夹邮箱中创建其余的公用文件夹。本示例将在辅助公用文件夹邮箱中创建一个名为 PF201 的新公用文件夹。

    New-PublicFolder -Name PF201 -Mailbox SecondaryPFMbx
    

 

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