MailTips

Exchange 2013
 

适用于:Exchange Online, Exchange Server 2013

上一次修改主题:2017-04-28

邮件提示是用户撰写邮件时向其显示的提示性消息。Microsoft Exchange Server 2013 将分析邮件(包括向其发送了邮件的收件人的列表),如果检测到潜在问题,它将使用邮件提示在邮件发送之前通知用户。借助邮件提示提供的信息,发件人可以调整正在撰写的邮件以避免出现不利情况或未送达报告 (NDR)。

在 Exchange 2013 中,邮件提示是作为 Web 服务而实施的。当发件人撰写邮件时,客户端软件将向客户端访问服务器执行 Exchange Web 服务呼叫,以获取邮件提示列表。该服务器将以适用于此邮件的邮件提示列表作为响应,客户端软件会向发件人显示这些邮件提示。

以下无效邮件的情况在任何邮件环境中都很常见:

  • 由于邮件违反组织中配置的限制(如邮件大小限制或每封邮件的最多收件人数限制)而生成 NDR。

  • 由于向不存在的收件人、受限制的收件人或邮箱已满的用户发送邮件而生成 NDR。

  • 向已配置自动答复的用户发送邮件。

以上所有情况都会造成用户发送邮件、预期邮件成功传递但却收到响应提示邮件未能传递。即使是在自动答复等最佳情况下,这些事件也会导致工作效率降低。对于 NDR,这种情况可能会导致需要拨打昂贵的电话联系帮助中心。

还有些情况下,邮件发送不会出错,但是可能出现意外情况甚至是令人尴尬的后果:

  • 邮件发送到超大通讯组。

  • 邮件发送到不正确的通讯组。

  • 意外地向组织外部的收件人发送邮件。

  • 对以密件抄送收件人身份收到的邮件选择了“全部答复”。

通过在用户撰写邮件时通知其发送该邮件所可能出现的结果,上述所有可能出现问题的情况都可以得到缓解。例如,如果发件人知道正尝试发送的邮件大小超过了公司策略所规定的大小,则将不会再尝试发送此邮件。同样,如果发件人得到通知正在发送的邮件将会传递到组织外部的人员,则更有可能会确保邮件内容和语气恰当。

以下邮件客户端支持邮件提示:

  • Outlook Web App

  • Microsoft Outlook 2010 或更高版本

下表列出了 Exchange 2013 中可用的邮件提示。

 

邮件提示 可用性 方案

无效的内部收件人

Outlook

如果发件人添加的收件人似乎在组织内部但是不存在,则显示“无效的内部收件人”邮件提示。

对于不再是公司内部人员但是由于名称解析缓存或发件人“联系人”文件夹中的条目而解析其地址的用户,如果发件人向此用户发送邮件,则可能发生这种情况。如果 Exchange 对发件人所键入的 SMTP 地址的域具有权威性,并且该地址并未解析到某个现有收件人,则也会发生这种情况。

邮件提示将指示收件人无效,并提示发件人将该收件人从邮件中删除。

邮箱已满

Outlook

Outlook Web App

如果发件人添加的收件人邮箱已满,并且组织已经对超过指定大小的邮箱实施了“禁止接收”限制,则会显示“邮箱已满”邮件提示。

邮件提示将指示邮箱已满的收件人,并提示发件人将该收件人从邮件中删除。

邮件提示显示时是准确的。如果邮件未立即发送,则邮件提示将会每隔两小时更新一次。这同样适用于保存在“草稿”文件夹中并在两小时后重新打开的邮件。

自动答复

Outlook

Outlook Web App

如果发件人添加的收件人已打开自动答复,则会显示“自动答复”邮件提示。

邮件提示将指示收件人已打开自动答复,同时显示收件人所配置的自动答复的前 175 个字符。

邮件提示显示时是准确的。如果邮件未立即发送,则邮件提示将会每隔两小时更新一次。这同样适用于保存在“草稿”文件夹中并在两小时后重新打开的邮件。

如果您的部分用户邮箱驻留在 Exchange Online 上并且您与 Exchange Online 方案共存,则表示组织中远程部分的远程域对象上的设置会直接影响如何处理此邮件提示。

在 Exchange 2013 中,用户可以为内部发件人和外部发件人配置不同的自动答复。如果远程域配置为内部域(通过将远程域对象上的 IsInternal 参数设置为 $true),则会向组织中的所有用户返回内部自动答复,而不考虑这些用户的邮箱所在的位置。然而,如果远程域未配置为内部域,则会向其邮箱位于本地域中的所有用户返回内部自动答复,而向其邮箱位于远程域中的用户返回外部自动答复。

自定义

Outlook

Outlook Web App

如果发件人添加了已为其配置自定义邮件提示的收件人,则会显示自定义邮件提示。

自定义邮件提示可能对提供有关收件人的特定信息十分有用。例如,可为某个通讯组创建自定义邮件提示,通过说明其目的以降低误用的可能性。有关详细信息,请参阅为收件人配置自定义邮件提示

默认情况下,如果不允许发件人向该收件人发送邮件,则不会显示自定义邮件提示。在这种情况下,将会显示“受限制的收件人”邮件提示。但是您可以对此配置进行更改,使自定义邮件提示也同时显示出来。

受限制的收件人

Outlook

Outlook Web App

对于为其配置了禁止此发件人发送邮件的传递限制的收件人,如果发件人添加了此收件人,则会显示“受限制的收件人”邮件提示。

邮件提示将指示不允许发件人向其发送邮件的收件人,并提示发件人将该收件人从邮件中删除。它还会明确通知发件人,如果发送该邮件,系统将不会进行传递。

如果受限制的收件人是外部收件人或是包含外部收件人的通讯组,则也会向发件人提供此信息。但是,以下邮件提示(如果适用)将不会显示:

  • 自动答复

  • 邮箱已满

  • 自定义邮箱提示

  • 仲裁收件人

  • 超大邮件

外部收件人

Outlook

Outlook Web App

如果发件人添加了外部收件人或者包含外部收件人的通讯组,则会显示“外部收件人”邮件提示。

此邮件提示将通知发件人其所撰写的邮件是否会发送到组织外部,以帮助其选择正确的措词、语气和内容。

默认情况下,此邮件提示处于关闭状态。可使用 Set-OrganizationConfig cmdlet 将其打开。有关详细信息,请参阅有关组织关系的邮件提示

如果您的部分用户邮箱驻留在 Exchange Online 上并且您与 Exchange Online 方案共存,则表示组织中远程部分的远程域对象上的设置会直接影响如何处理此邮件提示。

如果远程域配置为内部域(通过将远程域对象上的 IsInternal 参数设置为 $true),则会将此远程域中的所有收件人都视为内部收件人,因此不会显示“外部收件人”邮件提示。然而,如果远程域未配置为内部域,则会将该域中的收件人视为外部收件人,并在撰写发往这些收件人的邮件时将显示此邮件提示。

注意注意:
在撰写发往远程域中的通讯组的邮件时,不会评估此邮件提示。

大型受众

Outlook

Outlook Web App

如果发件人添加的通讯组超过了组织中配置的大型受众大小,则将显示“大型受众”邮件提示。默认情况下,如果邮件要发送到的通讯中包含超过 25 个成员,则 Exchange 将对其显示此邮件提示。有关详细信息,请参阅为您的组织配置大型受众规模

系统不会每次都计算通讯组的大小。而是从组指标数据中读取通讯组信息。

仲裁收件人

Outlook

Outlook Web App

如果发件人添加了已经过仲裁的收件人,则会显示“仲裁收件人”邮件提示。

邮件提示将指示已经过仲裁的收件人,并通知发件人这可能会导致传递延迟。

如果发件人也是仲裁人,则不显示此邮件提示。如果已明确允许发件人向该收件人发送邮件(将发件人姓名添加到收件人的“接收邮件的唯一来源”列表中),则同样不会显示此邮件提示。

有关如何在 Exchange 2013 中配置仲裁收件人的说明,请参阅常见邮件审批方案

有关如何在 Exchange Online 中配置仲裁收件人的说明,请参阅在 Exchange Online 中配置中继收件人

对密件抄送全部答复

Outlook Web App

如果发件人收到邮件的密件抄送副本并选择了“全部答复”,则显示“对密件抄送全部答复”邮件提示。

当某个用户选择对这类邮件进行“全部答复”时,该用户收到了此邮件的密件抄送这一事实将会泄露给收到此邮件的其余受众。几乎在所有情况下,这都是一个不利情况,而此邮件提示会将此情况通知用户。

超大邮件

Outlook

如果发件人正撰写的邮件超过了组织中配置的邮件大小限制,则显示“超大邮件”邮件提示。

如果邮件大小违反了以下大小限制之一,则显示此邮件提示:

  • 发件人邮箱上的最大发送大小设置

  • 收件人邮箱上的最大接收大小设置

  • 组织的最大邮件大小限制

注意注意:
组织中连接器上的邮件大小限制将不予以考虑,因为其实施比较复杂。

邮件提示受到以下限制:

  • 以脱机模式使用 Outlook 时,不支持邮件提示。

  • 将邮件发送到通讯组时,不会对此通讯组中每个收件人成员的邮件提示进行评估。但是如果有任何一个成员是外部收件人,则将显示“外部收件人”邮件提示,向发件人显示此通讯组中的外部收件人数。

  • 如果向 200 个以上的收件人发送邮件,则由于性能原因,不会评估各个邮箱邮件提示。

  • 自定义邮件提示限制在 175 个字符以内。

  • 虽然 Exchange 2010 将完全填充邮件提示,Exchange 2013 将仅显示最多 1000 个字符。

  • 如果发件人开始撰写邮件并且长时间使其保持打开状态,则“自动答复”和“邮箱已满”邮件提示将每隔两个小时评估一次。

 
显示: