Exchange Online 中的语音邮件:统一消息

Exchange Online
 

适用于:Exchange Online

上一次修改主题:2016-12-09

统一消息 (UM) 使用户可以使用语音邮件功能,包括 Outlook Voice Access 和呼叫应答规则。UM 将语音邮件和电子邮件并入一个可通过许多不同设备访问的邮箱。用户可从其电子邮件“收件箱”中阅读或收听邮件,也可通过任意电话使用 Outlook Voice Access 来收听邮件。您可控制用户如何拨打传出呼叫,以及呼叫者呼入您的组织时获得的体验。

如今,组织中的邮件管理员通常将其组织的语音邮件和电子邮件系统作为单独的系统来管理。语音邮件和电子邮件位于单独服务器上承载的单独邮箱中。用户可以通过桌面访问电子邮件,通过电话访问语音邮件。

Office 365 中的 UM 使联机管理员可以将语音邮件和电子邮件并入一个邮箱,以便用户可以在其“收件箱”中阅读或收听语音邮件或通过任意电话使用 Outlook Voice Access 来收听邮件。UM 使用用户的邮箱存储电子邮件和语音邮件。

目录

统一消息功能

规划和部署 UM

使用 EAC 和命令行管理程序管理 UM

UM 中的语音邮件功能为您的组织和 Exchange Online 中的用户和管理员提供了便利。

您为组织配置 UM 后,用户可以从电子邮件客户端(例如 MicrosoftOutlook 或 Outlook Web App)、从安装了 MicrosoftExchange ActiveSync 的移动电话(如 Windows Phone)或者电话访问位于其邮箱中的语音邮件、电子邮件、个人联系人和日历信息。此外,用户还可以使用以下功能:

  • 访问 Exchange 邮箱   用户可以从支持 Internet 的移动电话、Outlook 2007 或更高版本以及 Outlook Web App 访问所有语音邮件功能。这些功能包括许多语音邮件配置选项,以及使用集成的 Windows Media Player 从阅读窗格播放语音邮件或使用计算机扬声器从邮件列表播放语音邮件的功能。

  • 在电话上播放   “在电话上播放”功能允许用户通过电话播放语音邮件。如果用户在办公室隔间中工作,正在使用公用计算机或未启用多媒体的计算机,或者正在听取机密的语音邮件,则该用户可能不想或不能通过计算机扬声器听取语音邮件。他们可以使用任何电话(包括家庭电话、办公室电话或移动电话)播放语音邮件。

  • 语音邮件窗体   语音邮件窗体类似于默认的电子邮件窗体。它为用户提供执行如下操作的界面:播放、停止或暂停语音邮件、在电话上播放语音邮件和添加并编辑便笺。

    语音邮件窗体包括嵌入的 Windows Media Player 和一个“语音便笺”字段。嵌入的 Windows Media Player 和“便笺”字段会在用户预览语音邮件时显示在阅读窗格中,或在用户打开语音邮件时显示在一个独立窗口中。如果没有针对 UM 启用用户或者客户端计算机上未安装支持的电子邮件客户端,则用户将查看电子邮件附件形式的语音邮件,且语音邮件窗体不可用。

  • 用户配置   用户可以使用 Outlook Web App 为 UM 配置一些语音邮件选项。例如,用户可以录制个人问候语,配置未接来电和文本消息通知以及语音邮件“在电话上播放”号码,重置语音邮件访问 PIN。

  • 呼叫应答   呼叫应答包括代表用户应答传入呼叫、播放个人问候语、录制消息以及将语音邮件以电子邮件形式发送到收件箱。

  • 呼叫应答规则   呼叫应答规则功能可让启用语音邮件功能的用户可以确定应如何处理应答呼叫的传入呼叫。呼叫应答规则应用于传入呼叫的方式与收件箱规则应用于传入电子邮件的方式类似。默认情况下,不会配置呼叫应答规则。如果已应答传入呼叫,则系统提示呼叫者为被呼叫者留下一封语音邮件。通过呼叫应答规则,呼叫者可以:

    • 为用户留下语音邮件。

    • 转到用户的备用联系人。

    • 转到备用联系人的语音邮件。

    • 转到用户配置的其他电话号码。

    • 使用“联系我”功能或通过操作员转接找到用户。

  • 语音邮件预览   统一消息对新创建的语音邮件使用自动语音识别 (ASR)。当用户接收到语音邮件时,这些邮件中将包含一段录音和从该语音录音创建的文本。用户可从 Outlook Web App 或其他支持的电子邮件客户端查看电子邮件中显示的语音邮件文本。

  • 消息等待指示器 消息等待指示器是大多数旧版语音邮件系统中的一项功能,它可以指任何表示存在新邮件的机制。可以在用户邮箱或 UM 邮箱策略中启用或禁用消息等待指示器。

  • 使用 SMS 的未接来电和语音邮件通知   如果用户属于混合或 Office 365 部署的一部分,并且他们使用其移动电话号码配置了语音邮件设置,还配置了呼叫转移,则这些用户可以通过短信服务 (SMS) 在其手机上收到关于未接来电和新语音邮件的文本消息通知。但是,若要收到这些类型的通知,用户首先必须配置文本消息并且还要在其帐户上启用通知功能。

  • 受保护的语音邮件   受保护的语音邮件是一项用户可用来发送私人邮件的功能。此语音邮件受保护,系统限制用户从电子邮件转发、复制或提取语音文件。受保护的语音邮件提高了语音邮件的机密性,使用户可以限制语音邮件的接收对象。

  • Outlook Voice Access   有两种 UM 用户界面可供用户使用:电话用户界面 (TUI) 和语音用户界面 (VUI)。这两种界面统称为 Outlook Voice Access。OutlookVoice Access 用户从外部或内部电话访问语音邮件系统时,可以使用 Outlook Voice Access。拨入语音邮件系统的用户可以使用 Outlook Voice Access 访问其邮箱。不过,当用户搜索你的组织的目录时,他们必须使用其电话上的键盘搜索用户。使用语音搜索目录不可用。通过使用电话,已启用 UM 的用户可以:

    • 访问语音邮件。

    • 收听、转发或答复电子邮件。

    • 收听日历信息。

    • 访问或拨打存储在组织目录中的联系人,或位于个人联系人中的单个联系人或联系人组。

    • 接受或取消会议请求。

    • 设置语音邮件,以让呼叫者知道被叫方不在。

    • 设置用户安全首选项和个人选项。

    • 在组织的目录中搜索用户。

  • 使用 Outlook Voice Access 进行组寻址   用户可以将单个电子邮件发送给其个人联系人中的单个用户,或者通过分别添加每个收件人,或添加组织目录中通讯组列表的名称将单个邮件发送给目录中的多个收件人。在 Office 365 UM 中,当用户使用 Outlook Voice Access 登录到其邮箱时,他们还可以向其个人联系人中存储的组中的用户发送电子邮件和语音邮件。

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目前,大多数用户和 IT 部门将语音邮件和电子邮件分开管理。语音邮件和电子邮件在不同服务器托管的单独收件箱中存储,其中的电子邮件通过桌面访问,而语音邮件通过电话访问。UM 为所有邮件提供集成存储,通过计算机和电话访问内容。

Exchange 管理员可以使用与用于管理其余 Exchange 的相同的界面、Exchange 管理中心 (EAC) 和该命令行管理程序管理 UM。他们可以:

  • 从单个平台管理语音邮件和电子邮件。

  • 使用可脚本化命令管理 UM。

  • 构建具有高可用性和高可靠性的 UM 基础结构。

Office 365 UM 为管理员提供了:

  • 合并语音邮件系统   当前,大多数语音邮件系统都要求所有语音邮件组件安装在组织中的每个物理办公室位置。在此类布置中,这些分支机构中的语音邮件系统位于中央办公室之外,必须现场管理。这常常会增加管理的成本和复杂性。UM 可让您从一个中心位置管理语音邮件系统。要为 UM 创建集中式管理系统,您需要将 VoIP 网关、IP PBX 或 PBX 与电话系统集成,然后部署会话边界控制器 (SBC) 以将电话系统连接到 Office 365 部署。以此方式部署集中式语音邮件系统可以极大地节省硬件和管理成本。

  • 内置 UM 管理角色   用于管理统 UM 和语音邮件功能的特定于 UM 的管理角色集包括以下这些:

    • UM 邮箱

    • UM 提示

    • 统一消息

  • 传入传真支持   UM 为具有已启用 UM 的邮箱的用户提供内置传入传真支持。他们通过拨打其分机号来接收传真邮件。

    需要传真解决方案的客户必须部署传真合作伙伴解决方案。可以从多个传真伙伴获取传真伙伴解决方案。传真合作伙伴解决方案设计为与 Exchange 紧密集成,并允许已启用 UM 的用户接收传入传真邮件。可以通过访问针对传真合作伙伴的 Microsoft Pinpoint 来查找传真合作伙伴解决方案。

  • 多语言支持   所有可用的语言包都包含指定语言的文本到语音转换 (TTS) 引擎和预先录制的提示以及 ASR 支持。但是,只有部分语言包支持“语音邮件预览”。

  • 自动助理   自动助理是一组语音提示,使外部和内部用户可以访问语音邮件系统。用户可以使用电话键盘或语音输入在自动助理菜单中移动、呼叫用户或找到组织中的用户后再对其进行呼叫。自动助理使管理员可以执行以下操作:

    • 为外部用户创建自定义菜单。

    • 定义提示性留言、营业时间问候语和非营业时间问候语。

    • 定义节假日计划。

    • 说明如何搜索组织目录。

    • 说明如何连接用户分机,使外部呼叫者可以通过指定分机呼叫用户。

    • 说明如何搜索组织目录,使外部呼叫者可以搜索目录并呼叫特定的用户。

    • 使外部用户可以呼叫接线员。

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统一消息要求使用 SBC 在 Office 365 内集成您的组织的现有电话系统。要成功进行部署,您需要仔细分析现有电话服务基础结构,并执行正确的规划步骤来部署和管理 UM 中的语音邮件。

如果您打算在 Office 365 中使用 UM,则在配置 UM 时需要考虑设计和可能影响您达到组织目标的能力的其他问题。一般而言,UM 的设置越简单,UM 的配置和维护越容易。一般规则是,只需创建支持业务和组织目标所需的 UM 组件(如 UM 拨号计划、自动助理和 UM 邮箱策略)。与在 UM 方面需求相对简单的小型组织相比,拥有复杂网络和电话环境、多个业务单位或其他复杂情况的大型企业需要进行更细致的规划。

您需要考虑和评估许多方面才能成功部署 UM。需要了解 UM 以及每个组件和功能的各个方面,以便正确地规划 UM 的基础结构和部署。在组织中部署 UM 时,分配一些时间来进行规划和处理这些问题将有助于防止出现各种状况。下面是在组织中规划 UM 时,应该考虑和评估的某些方面:

  • 组织的需要。

  • 组织中的安全要求。

  • 现有电话服务、电路交换网络和语音邮件系统。

  • 当前数据包交换 IP 网络设计。这包括局域网 (LAN) 和 WAN 连接点与设备。

  • 必须支持的用户数。

  • 是否将 UM 与 Lync Server 集成以在 Office 365 中启用企业语音。

  • VoIP 网关、电话设备和 SBC 的放置。

  • 语音邮件用户的存储要求。

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EAC 管理

Office 365 为组织提供了单一的统一管理控制台,其中包括所有 UM 组件和功能。EAC 为 Exchange Online 部署的管理提供了简化的优化界面。一些 EAC 功能包括:

  • 列表视图   EAC 中的列表视图旨在显示收件人、邮箱和您在组织中使用的功能的设置。列表视图中的分页功能使您可以查看每页的结果。您还可以配置页面大小和条目数,将条目导出到 CSV 文件。

  • 在收件人列表视图中添加/删除列   可以选择要查看的列,并且可以保存自定义列表视图。

  • 公用文件夹管理    EAC 中提供了公用文件夹管理,您不需要使用单独的工具来管理公用文件夹。

  • 通知   EAC 现在具有一个通知查看器,以便您可以查看长时间运行的过程的状态,如果选择,则可在过程完成时通过电子邮件接收通知。

  • 基于角色的访问控制 (RBAC) 用户编辑器   在 Office 365 中,EAC 中具有 RBAC 用户编辑器功能,您不需要使用单独的工具来管理 RBAC。

  • UM 工具   在 Office 365 中,可以使用呼叫统计信息和用户呼叫日志工具帮助为用户提供 UM 统计信息及有关特定呼叫的信息。

命令行管理程序管理

命令行管理程序以 Windows PowerShell 技术为基础构建,是功能强大的命令行界面,可自动执行相关管理任务。借助命令行管理程序,可以管理 Exchange 的方方面面。可启用新电子邮件帐户、创建发送和接收连接器、配置数据库属性、管理 UM 的所有方面等。命令行管理程序可以执行可通过 EAC 执行的所有任务以及在 EAC 中无法执行的任务。事实上,当在 EAC 中执行某些操作时,是由此命令行管理程序在后台进行此工作。

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