Learn more about unidexed items in Compliance Search in Office 365 Dedicated

 

适用于:Exchange Online Dedicated

上一次修改主题:2016-12-09

你从 Exchange 管理中心 中运行的合规性搜索会为你提供运行搜索时在估计的搜索结果中包括未编入索引的项目的选项。未编入索引的项目是出于某种原因未编入索引以供搜索的 Exchange 邮箱项目。未编入索引的项目通常包含一个附加到电子邮件的文件(该文件类型无法编入索引)。以下是当运行搜索时项目无法编入索引以供搜索并返回为未编入索引的项目的部分原因:

  • 文件类型不受支持或禁用检索功能。

  • 文件类型支持检索,但是特定文件出现检索错误。

  • 附加到电子邮件的文件过多。

  • 附加到电子邮件的文件过大。

  • 文件使用非 Microsoft 技术进行加密。

  • 文件具有密码保护。

法律调查可能需要组织审阅未编入索引的项目。当将搜索结果导出到本地计算机时,还可以指定是否包括未编入索引的项目。

某些类型的文件(如位图或 MP3 文件)不包含可编入索引的内容。因此,Exchange 中的搜索索引服务器不会对这些类型的文件进行全文检索。这些文件类型视为不受支持的文件类型。还有一些文件类型已默认或由管理员禁用全文检索。不受支持和禁用的文件类型在合规性搜索中视为未编入索引的项目。如前所述,当运行搜索、将搜索结果导出到本地计算机时,可以将未编入索引的项目包含在搜索结果集中。

有关支持和禁用的文件格式列表,请参阅以下主题:

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不是每个带有未编制索引的文件附件的电子邮件都可以自动返回为未编制索引的项目。这是因为其他邮件或文档属性(例如电子邮件中的 ToFromSubject 属性)已编入索引并可进行搜索。例如,在搜索关键字“财务”时,如果该关键字出现在电子邮件的主题中,则会返回包含未编制索引的文件附件的邮件。但是如果关键字只出现在文件的正文中,则邮件会作为未编制索引的项目返回。

同样地,如果邮件或文档的其他属性可以进行检索并符合搜索条件,则包含未编制索引的文件附件的邮件也会包括在搜索结果中。可检索的邮件属性包括发送和接收日期、发件人和收件人、附件的文件名以及邮件正文中的文本。因此,即使邮件附件可能是未编制索引的项目,如果其他邮件属性的值符合搜索条件,该邮件也可以包括在常规搜索结果中。

有关可以使用合规性搜索功能进行搜索的电子邮件属性的列表,请参阅关键字查询和法规遵从性在 Office 365 专用的搜索的搜索条件

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组织可能需要识别未编制索引的项目并对其进行额外分析,以确定它们是什么、​包含什么以及是否与特定调查相关。要将未编制索引的项目包含在搜索结果中,可以在运行搜索或导出搜索结果时使用未编制索引的项目选项。要包括未编制索引的项目,请在创建或修改搜索时选择“包含具有不可识别的格式、已加密或由于其他原因未编入索引的项目”复选框。

有关未编制索引的项目,请记住以下几点:

  • 运行包含未编制索引的项目的搜索时,未编制索引的项目的数量和总大小(由搜索查询返回)会显示在详细信息窗格的搜索统计信息中。

  • 导出搜索结果并包含未编制索引的项目时,未编制索引的 Exchange 项目会被导出到每个邮箱单独的 PST 文件(项目位于其中)中,或者,如果选择将 Exchange 项目下载为邮件的选项,则未编制索引的项目会被导出为单个邮件。

  • 如果您选择将所有邮箱项目都包括在搜索结果中,或者如果搜索查询未指定任何关键字或只指定日期范围,那么未编制索引的项目可能不会复制到包含未编制索引的项目的“PST”文件夹。这是因为所有项目(包括所有未编制索引的项目)都会自动包括在常规搜索结果中。

  • 未编制索引的项目不提供预览。您必须导出搜索结果,才能查看搜索返回的未编制索引的项目。

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如果未对项目编制索引但它不满足搜索查询条件,则它不会以未编制索引的项目的形式包含在搜索结果中。换句话说,该项目会被排除在搜索结果之外。例如,假设您运行搜索且不包括任何关键字或属性,因为您想要包括所有内容。但您包括了查询的日期范围条件。如果未编制索引的项目超出了该日期范围,则它不会被包含为未编制索引的项目。日期范围是从搜索结果中排除未编制索引的项目的有效方法。

同样,如果您在导出搜索结果时选择包括未编制索引的项目,将不会导出从搜索结果中排除的未编制索引的项目。

  • 如前所述,由于邮件属性及其元数据可以进行检索,因此如果关键字出现在已检索的元数据中,则关键字搜索可能会返回结果。不过,如果该关键字仅出现在文件类型不受支持的项目的内容中,则相同的关键字搜索可能不会返回相同的项目。在这种情况下,该项目仅返回为未编制索引的项目。

  • 如果未编制索引的项目因为满足了搜索查询条件(且未被排除)而被包含在搜索结果中,则它不会以未编制索引的项目的形式包含在估计的搜索统计信息中。此外,当您导出搜索结果时,它将不会包含在未编制索引的项目中。

  • 即使文件类型支持检索并已编制索引,也会出现导致文件返回为未编制索引的项目的检索或搜索错误。例如,对非常大的 Excel 文件的搜索可能只是部分成功,随后会由于大小超出限制而失败。在这种情况下,相同的文件可能会与搜索结果一起返回,并且返回为未编制索引的项目。

  • 使用 Microsoft 技术加密的文件附件已编制索引并可进行搜索。使用非 Microsoft 技术加密的文件则未编制索引。

  • 使用 S/MIME 加密的电子邮件未编制索引。这包括带有或不带文件附件的加密邮件。

  • 由信息权限管理 (IRM) 保护的邮件已编制索引,因此如果此类邮件匹配查询参数,将会包括在搜索结果中。

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