外部发件人 - 对发送到 Microsoft 365 的电子邮件进行故障排除

本文为尝试在 Microsoft 365 中向收件人发送电子邮件时遇到问题的发件人提供了故障排除信息，以及批量邮寄给客户的最佳做法。

您是否正在管理您的 IP 和域的发送信誉？

Exchange Online Protection (EOP) 为 Microsoft 365 提供反垃圾邮件保护。 我们还使用 SPF、DKIM 和 DMARC 等电子邮件身份验证技术来验证发送电子邮件的域是否有权执行此操作。 许多因素会影响 EOP 筛选。 例如，发送 IP、域、电子邮件身份验证、列表准确性、投诉率、内容等。 降低发件人声誉及其发送电子邮件能力的主要因素之一是垃圾邮件投诉率。

您是否正从新的 IP 地址发送电子邮件？

从未用于发送电子邮件的 IP 地址在我们的系统中通常没有任何信誉。 因此，来自新源的电子邮件更有可能遇到传递问题。 一旦 IP 地址建立了不发送垃圾邮件的信誉，EOP 通常会提供更好的电子邮件传递体验。

具有现有 SPF 记录的域的新 IP 通常会获得继承域的某些发送信誉的额外好处。 如果你的域具有良好的发送信誉，则新 IP 可能会经历更快的增加时间。 根据数量、列表准确性和垃圾邮件投诉率，预计新 IP 将在几周内或更短时间内完全增加。

确认您的 DNS 设置正确

有关如何创建和维护 DNS 记录（包括邮件路由所需的 MX 记录）的说明，需要联系 DNS 托管提供商。

确保不会将自己宣传为不可路由的 IP

我们可能不接受来自反向 DNS 查找失败的发件人的电子邮件。 在某些情况下，当合法发件人在尝试打开一个 EOP 的连接时，他们错误地将自己标识为非面向 Internet 的可路由的 IP。 为专用 (不可路由) 网络保留的 IP 地址包括：

• 192.168.0.0/16 (or 192.168.0.0 - 192.168.255.255)
• 10.0.0.0/8 (or 10.0.0.0 - 10.255.255.255)
• 172.16.0.0/11 (or 172.16.0.0 - 172.31.255.255)

您向 Office 365 的用户发送电子邮件时，收到一个未送达报告 (NDR)

某些传递问题是由于 Microsoft 阻止发件人的 IP 地址，或者用户帐户由于以前的垃圾邮件活动而被标识为被禁止的发件人。 如果您认为收到未送达报告 (也称为 NDR 或退回邮件) 错误，请按照 NDR 消息中的任何说明解决问题。

有关收到的错误的详细信息，请参阅 Exchange Online Email 未送达报告中的错误代码列表。

例如，以下 NDR 指示 Microsoft 阻止了发送 IP 地址：

550 5.7.606-649 Access denied, banned sending IP [x.x.x.x]; To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions.

若要请求从此列表中删除，请参阅 使用除名门户将自己从阻止的发件人列表中删除。

我的电子邮件已登陆到收件人的“垃圾邮件Email”文件夹中

如果 EOP 错误地将邮件标识为垃圾邮件，你可以与收件人一起将此误报邮件提交到 Microsoft 进行分析。 有关详细信息，请参见向 Microsoft 报告邮件和文件。

来自我的 IP 地址的 EOP 限制流量

你会收到以下 NDR，因为从源 IP 地址检测到可疑活动。 来自源的邮件在评估时被暂时限制。

host xxxx.outlook.com [x.x.x.x]: 451 4.7.550 Access denied, please try again later

评估消息并确定一切正常后，我们将删除限制。

我在 Microsoft 365 中无法接收发件人的电子邮件

若要接收来自 Microsoft 365 发件人的消息，请确保你的网络允许从 EOP 在我们的数据中心使用的 IP 地址进行连接。 有关详细信息，请参阅 Exchange Online Protection IP 地址。

向 Microsoft 365 用户批量发送电子邮件的最佳做法

如果你经常向 Microsoft 365 用户批量发送电子邮件活动，请按照本部分中的提示进行操作。

确保发件人名称反映正在发送消息的人员

邮件的“主题”行应是邮件的简要摘要。 消息正文应清晰简洁地指示产品/服务或产品的内容。 例如：

正确：

发件人: marketing@shoppershandbag.com
主题：圣诞季节的更新目录！

不正确：

发件人: someone@outlook.com
主题： 目录

你越容易让人们知道你是谁和你在做什么，你使用大多数垃圾邮件筛选器的难度就越小。

始终在营销邮件中包含“取消订阅”选项

营销电子邮件（尤其是新闻稿）应始终包括取消订阅的方式。 例如：

This email was sent to example@contoso.com by sender@fabrikam.com.

Update Profile/Email Address | Instant removal with SafeUnsubscribe™ | Privacy Policy

要求收件人发送主题行中带有“取消订阅”的电子邮件比一键式选项更不理想。 如果要求收件人发送邮件，请确保链接将他们带到填充了所有必填字段的窗体。

为营销电子邮件或新闻稿注册使用双重加入方案。

如果你的公司要求或鼓励用户注册其联系信息来访问你的产品或服务，则建议使用此行业最佳做法。 在当今的互联网环境中，在注册过程中自动为用户注册营销电子邮件或电子新闻稿的做法是值得怀疑的。

如果在注册过程中默认选择了接收新闻稿或特殊优惠的选项，则不感兴趣的用户很可能收到你的电子邮件。

Microsoft 建议使用双重选择加入选项，这意味着默认情况下不会选择营销电子邮件或新闻稿的检查框。 此外，提交注册表单后，将向用户发送验证电子邮件。 验证电子邮件包含一个 URL，允许用户确认其接收营销电子邮件的决定。

双重选择加入方法有助于消除任何可疑的电子邮件营销做法，因为没有人可以声称他们无意中注册了营销电子邮件。

确保电子邮件消息内容透明且可跟踪。

Email内容与发送电子邮件的方式一样重要。 使用以下最佳做法来确保电子邮件筛选服务未标记电子邮件：

• 请求收件人将发件人添加到其通讯簿时，应明确说明此操作不保证送达。

• 包含在邮件正文中的重定向应当是相似且一致的，不能是多样的和各不相同的。 本文中的重定向不指向邮件，例如链接和文档。 如果有许多广告链接、取消订阅链接或更新配置文件链接，它们都应指向同一域。 例如：

  正确 (所有域) 相同：

  unsubscribe.bulkmailer.com

  profile.bulkmailer.com

  options.bulkmailer.com

  错误 (所有域都) 不同：

  unsubscribe.bulkmailer.com

  profile.excite.com

  options.yahoo.com

• 避免包含大型图像和附件的内容，或完全由图像构成的邮件。

• 您的公开隐私或 P3P 设置应清楚地说明跟踪像素（Web bug 或信号）的状态。

从您的数据库中删除不正确的电子邮件别名

数据库中任何导致NDR 的错误电子邮件地址都是不必要的，并且会让出站电子邮件面临电子邮件筛选服务进一步审查的风险。 请确保您的电子邮件数据库是最新的。