建立並編輯檢視表

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發佈日期： 2016年11月

適用對象： Dynamics CRM 2015

在 Microsoft Dynamics 365，使用檢視表定義記錄清單特定實體在應用程式中的顯示方式。 檢視表會定義：

  • 顯示的欄

  • 每欄應有的寬度

  • 記錄清單預設排序方式

  • 會顯示在清單中的預設篩選限制

檢視表下拉式清單中套會經常顯示在應用程式中，讓人員具備不同實體資料檢視表的選擇。

會顯示在個別的檢視表記錄在清單中，有時稱為格線，通常會提供選項，讓人員可以變更排序的預設，就和篩選器至更容易看到的組織很重要的資料。 檢視表可以定義用於應用程式的圖表的資料來源。

本主題內容

檢視表類型

存取檢視表定義

指定預設檢視表

建立並編輯檢視表

選取並設定欄位

編輯篩選準則

設定排序

移除檢視表

相依性

受管理的屬性

檢視表類型

有三種檢視表類型，個人、系統，以及 公用 檢視表。

個人檢視表

您和其他使用者最少具備使用者層級存取已儲存檢視表實體，也可以建立個人檢視表。 身為系統管理員，您可以修改每個動作的存取等級資訊安全角色控制人員，已控制建立、閱讀、寫入、刪除、指派、或共用個人檢視表的深度。

每個人皆擁有個人檢視表，因為其預設使用者等級，所以僅有該員或願意共用其檢視表的人看得到。 您可以透過儲存的查詢：您使用進階尋找所定義或使用 [將篩選儲存為新檢視表] 和 [將篩選儲存至目前的檢視表] 檢視表選項，來建立個人檢視表。 這些檢視表通常包括該特定在系統底層清單或公用檢視表 (適用於應用程式)。 在您依據系統或公用檢視表建立新的個人檢視表時，您無法依據個人檢視表來建立系統或公用檢視表。

本主題說明了系統管理員與系統自訂員使用系統與公用檢視表的情況。 如需個人檢視表的詳細資訊，請參閱說明及訓練：建立、編輯或儲存進階尋找搜尋。

系統檢視表

身為系統管理員或系統自訂員，您可以編輯系統檢視表。 系統檢視表是應用程式需要的特殊檢視表，當您建立自訂實體時，針對系統實體顯示或自動建立。 這些檢視表包含特定目的和額外的功能。

系統檢視表

描述

快速尋找

使用 [快速尋找] 搜尋時會使用預設檢視表。 此檢視表會定義在使用 [快速尋找] 和 [查詢] 檢視表搜尋功能時定義欄位搜尋。

進階尋找​​

預設檢視表用於顯示使用 [進階尋找] 時的結果。 此檢視表會定義使用預設欄，當新的自訂公用檢視表或個人檢視表建立之後，而未定義做為範本的檢視表。

相關項目

預設檢視表清單記錄相關實體。

查詢

選取記錄已為查詢欄位設定。

這些檢視表未顯示於選取器內，且無法在表單內的子表內使用，或為清單的儀表板。 您無法刪除或停用這些檢視表。其他資訊：移除檢視表

系統檢視表為組織所擁有，所有人都可看到。 例如，每個人都擁有存取組織等級之權限以閱讀檢視表 ( savedquery) 實體的記錄。 這些檢視表與特定實體建立關聯，且可於方案總管中顯示。 您可以將檢視表包含在解決方案中，因為它們也與實體建立關聯。

公用檢視表

公用檢視表是可依自己用途自訂的一般目的檢視表。 這些檢視表可於檢視表選取器內使用，且可以在表單內的子格內使用，或為清單的儀表板。 有些公用檢視表針對系統實體以及所有自訂實體預設會顯示。 例如當您建立新的自訂實體，就會列出常見和公用和系統檢視表的下列組合。

名稱

類型​​

未讀取<entity plural name>

上市公司

已讀取<entity plural name>

上市公司

快速尋找使用中 <entity plural name>

快速尋找

<entity name>進階尋找檢視表

進階尋找​​

<entity name>相關檢視

相關項目

<entity name>查詢檢視表

查詢

您可以建立自訂公用檢視表。 您可以刪除在未受管理的解決方案建立的任何自訂公用檢視表。 您無法刪除任何系統定義的公用檢視表。 透過匯入受管理解決方案新增的自訂公用檢視表可能含有受管理的屬性組，可以避免遭到刪除，而移除受管理的解決方案不在此限。

存取檢視表定義

如果您是系統管理員或自訂員，可以使用多種存取檢視表定義的方式。 在實體的任何清單檢視，在按一下或點選省略符號按鈕 ([更多命令] 按鈕) 之後，可在命令列找到下列命令：

  • [檢視表]：開啟預設解決方案內的目前檢視表定義。

  • [新的系統檢視表]：在預設解決方案中開啟新視窗建立目前實體的新檢視表。

  • [自訂實體]：將您帶至預設解決方案的目前實體之定義 (您可以選取 [檢視表] )。

  • [系統檢視表]：開啟與 [自訂實體] 相同的視窗，除已選取的 [檢視表]。

或者，可以使用下列步驟導覽至預設解決方案中的檢視表定義：

開啟一個檢視表

  1. 移至 [設定] > [自訂]。

  2. 選擇 [自訂系統]。

  3. 在 [元件] 底下，展開 [實體]，然後展開您想要的實體。

  4. 選擇 [檢視表]。

  5. 在想要開啟的檢視表上按兩下。

檢視此檢視表清單有四個讓您更容易尋找所需檢視表的篩選器：

  • 所有使用中檢視表

  • 使用中公用檢視表

  • 非使用中公用檢視表

  • 使用中的系統定義檢視表

若實體檢視表和未受管理解決方案建立部分關聯，您仍能為該預設解決方案中的實體建立或編輯檢視表。 系統檢視表與實體關聯，且無法用於個別解決方案元件。 與欄位不同，檢視表並不在特定名稱 (此名稱在解決方案中須為一致) 中使用自訂首碼，因此您不需要在解決方案背景中建立檢視表。

指定預設檢視表

除非有為他們「定義」預設的個人不同檢視，他們可以看到您指定的預設檢視表。 您可以將任一公用檢視表設定為實體的預設檢視表。

設定實體的預設檢視表

  1. 瀏覽至 [檢視表]，依 存取檢視表定義所述。

  2. 選取公用檢視表。

  3. 在選單工具列上，選擇 [更多動作] > [設為預設值]。

  4. 選擇 [發行所有自訂]。

建立並編輯檢視表

您可以透過編輯現有的檢視表並儲存為不同的名稱，或建立新的檢視表來建立自訂公用檢視表。

請參閱說明及訓練：建立或編輯實體的公用檢視表。

建立新的檢視表

  1. 如 存取檢視表定義所述，從實體的清單檢視，在命令列中，選取 [新的系統檢視表]。

  2. 在 [檢視屬性] 對話方塊中，選取檢視表中提供 [名稱] 及選擇性 [描述]。

  3. 當您關閉屬性對話方塊後可以執行下列動作：

    • 選取並設定欄位。

    • 編輯篩選準則。

    • 設定排序。

  4. 完成之後，選擇 [儲存後關閉]。

  5. 選擇 [發行所有自訂]。

編輯檢視表

  1. 移至 [設定] > [自訂]。

  2. 選擇 [自訂系統]。

  3. 在 [元件] 底下，展開 [實體]，然後展開您想要的實體。

  4. 選擇 [檢視表]。

  5. 按兩下想編輯的檢視表。

  6. 若要變更 [名稱] 或 [描述] 檢視表，請選擇 [檢視表屬性]。

  7. 請執行下列步驟：

    • 選取並設定欄位。

    • 編輯篩選準則。

    • 設定排序。

  8. 完成之後，選擇 [儲存後關閉]。

  9. 選擇 [發行所有自訂]。

從現有檢視表建立新檢視表

依照本程序編輯檢視表，但改為選擇 [儲存後關閉]，選擇 [另存新檔] 並為檢視表輸入新 [名稱] 以及 [描述]。

選取並設定欄位

在篩選準則中，檢視表會顯示在欄中，檢視表提供的值是非常重要。建立並編輯檢視表 時，您可以在所有欄位上執行下列工作：

  • 新增欄

  • 移除欄

  • 變更欄寬

  • 移動一個欄

  • 啟用或停用欄位顯示

  • 新增尋找欄

新增欄

您可以包含來自目前實體，或任何與 1:N 實體相關的任何目前實體。

例如，也許您想要顯示為使用者擁有實體的主要單位欄中的負責人。 您可以選取目前實體的 [負責人] 欄位以顯示負責人的名稱。 這會顯示成連結，為負責人的人員開啟 [使用者] 記錄。 在此情況下，您也可以使用 啟用或停用欄位顯示 作為選項。

若您要顯示此記錄的負責人的電話號碼，則必須選取 [擁有使用者 (使用者)] 從下拉式的 [記錄類型] 然後選取 [主要電話] 欄位。

在檢視表新增欄

  1. 在 建立並編輯檢視表 選擇 [新增欄]，[新增欄] 對話方塊會出現。

  2. 如果要包含相關實體的欄位，請選取 [記錄類型]。

  3. 您可以選取多個欄位，也能從相關實體選取之。

  4. 當您選取您要的欄位時，請選擇 [確定] 關閉 [新增欄] 對話方塊。

當您新增欄時，則會增加檢視表的寬度。 如果檢視表的寬度超過頁面可用的顯示空間，水平的捲軸將允許使用者捲動並檢視隱藏欄。

提示

如果檢視表篩選的特定資料欄位，僅會某些值，不會在檢視表內包含該欄。 例如，如果僅要顯示使用中的記錄，就不要包含檢視表內的狀態欄。 不過，請為檢視表命名以表示顯示在檢視表內的所有紀錄都在使用中。

備註

當您新增欄至更新實體的查詢檢視表時，只會顯示前三欄。

移除欄

  1. 當建立並編輯檢視表時，選擇您要移除的欄。

  2. 在 [一般工作] 區域中，選擇 [移除]。

  3. 在確認訊息中，選擇 [確定]。

變更欄寬

  1. 當建立並編輯檢視表時，選擇您要變更的欄。

  2. 在 [一般工作] 區域中，選擇 [變更屬性]。

  3. 在 [變更欄屬性] 對話方塊中，按一下選項以設定欄寬，然後選擇 [確定]。

移動一個欄

  1. 當建立並編輯檢視表時，選擇您要移動的欄。

  2. 在 [一般工作] 區域中，使用這些箭頭來左右移動欄。

啟用或停用欄位顯示

當發生下列狀況時，人員會看到 Microsoft Lync 線上狀態清單，可以看到有空的人員，並能以 IM 與該人員互動：

  • 人員使用 Internet Explorer。

  • 人員安裝 Lync 應用程式。

  • 人員已啟用 Internet Explorer 中的 Microsoft ActiveX。

  • 您的組織已在系統設定中啟用系統顯示。

重要

Lync 已經更名為「商務用 Skype」。 目前，您還是會看 Microsoft Dynamics CRM 中提到 "Lync"，但 CRM 實際上會搭配商務用 Skype 運作。

狀態控制與啟用設定僅能在欄位為電子郵件啟用的實體提供顯示 (使用者、連絡人、商機、潛在客戶或自訂實體) 主要欄位。

啟用或停用 Lync 欄位顯示

  1. 當建立並編輯檢視表時，選擇您要變更的欄。

  2. 在 [一般工作] 區域中，選擇 [變更屬性]。

  3. 在 [變更欄屬性] 對話方塊中，選取或取消選取 [啟用並顯示此欄]，然後選擇 [確定]。

新增尋找欄

搜尋欄是應用程式會在人員使用的清單顯示的 [搜尋記錄] 文字方塊，或在應用程式中搜尋實體紀錄，例如在人員尋找查詢欄為中的紀錄時搜尋的欄位。

  1. 依 建立並編輯檢視表 所述，開啟 [快速尋找] 檢視表。

  2. 選擇 [新增尋找欄] 來開啟此對話方塊。

  3. 選取包含您想要搜尋資料的欄位。

  4. 選擇 [確定] 關閉 [新增尋找欄] 對話方塊。

編輯篩選準則

與檢視表中顯示的欄位一樣，套用至檢視表的篩選準則也是檢視表所提供的重要值的一部分。

  1. 在建立並編輯檢視表時，選擇 [編輯篩選準則]。

  2. 對話方塊顯示使用者介面，類似 [進階尋找]。 您可以使用 [和] 和 [或] 子句來指定並群組準則。

  3. 選擇 [確定] 關閉 [編輯篩選準則] 對話方塊。

其他資訊：說明及訓練：建立、編輯或儲存進階尋找搜尋

設定排序

  1. 在建立並編輯檢視表時，選擇 [設定排序]。

  2. 在 [設定排序順序] 對話方塊的 [排序依] 清單中，選取想要排序的欄，然後選擇 [遞增] 或 [遞減]。

  3. 選擇 [確定] 關閉 [設定排序順序] 對話方塊。

移除檢視表

有時候您不希望別人看到檢視表。 根據檢視表類型，即可加以刪除或停用。

刪除檢視表

您可以刪除任何自訂公用檢視表。 使用 存取檢視表定義 內的步驟找出要刪除的檢視表，並使用 [刪除] 按鈕 [刪除] 命令。 一旦確認刪除，檢視表就會永久刪除。

如果不想永久刪除檢視表，可以將它停用。

停用或啟用檢視表

您無法刪除或停用所有 系統檢視表，包括系統建立的公用檢視表。 您可以停用所有公用檢視表，包括系統建立的公用檢視表。

停用或啟用公用檢視表

  1. 依 存取檢視表定義所述瀏覽至 [系統檢視表]。

  2. 選取公用檢視表。 若要查看非使用中的檢視表，請使用 [非使用中的公用檢視表] 檢視表。

  3. 在功能表列，選擇 [其他動作]，然後選擇 [停用] 或 [啟用]。

  4. 選擇 [發行所有自訂]。

相依性

檢視表從屬於顯示的欄位。 這些欄位是檢視表的必要元件。 如果您有一個包含在檢視表的自訂欄位，您就無法在該欄包含在檢視表的定義中時刪除該欄位。 因為檢視表顯示為清單，其他解決方案元件通常不需要特定檢視表。 圖表可以檢視表做為資料來源，但是可以使用任何檢視表做為實體。

檢視與檢視表相依的解決方案元件。

  1. 依 存取檢視表定義所述瀏覽至 [系統檢視表]。

  2. 選取檢視表。

  3. 在選單工具列上，選擇 [更多動作] > [顯示相依性]。

[相依性] 對話方塊會列出所有相依或檢視表需要解決方案。

受管理的屬性

如果您要在建立的受管理的解決方案中要包含您要指派的自訂公用檢視表，您可以選擇安裝限制使其無法自訂檢視表的解決方案中的能力。

根據預設，大部分檢視表中有其設定的 [自訂] 受管理屬性：True，讓人員可以自訂項目。 除非您有一個非常好的理由以進行變更，不然我們建議您讓人自訂您建立的檢視表。

設定檢視表的受管理屬性

  1. 依 存取檢視表定義所述瀏覽至 [系統檢視表]。

  2. 選取自訂公用檢視表。

  3. 在選單工具列上，選擇 [更多動作] > [受管理的屬性]。

  4. 設定 [自訂] 選項為 [True] 或 [False]。

備註

此設定在匯出包含做為受管理的解決方案且安裝在不同的組織中之前將不會生效。

另請參閱

自訂 CRM 系統
Microsoft Dynamics CRM 2015 和 CRM Online 為系統管理員和自訂員提供的新功能
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說明及訓練：建立或編輯實體的公用檢視表
說明及訓練：建立、編輯或儲存進階尋找搜尋

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