如何建立受管理的內容設定

Exchange 2007
 

適用版本: Exchange Server 2007 SP3, Exchange Server 2007 SP2, Exchange Server 2007 SP1, Exchange Server 2007

上次修改主題的時間: 2007-10-15

本主題說明如何使用 Exchange 管理主控台或 Exchange 管理命令介面,在 Microsoft Exchange Server 2007 中建立「受管理的內容設定」。您套用到受管理的資料夾之受管理的內容設定可控制使用者信箱中的郵件週期。週期可透過兩種方式來控制:

  • 透過控制內容「保留」,以及移除已不需要的內容。
  • 當受管理的資料夾助理員執行時,將重要內容「日誌記錄」(複製) 到信箱以外的個別儲存位置。這可以是含有簡易郵件傳送通訊協定 (SMTP) 電子郵件地址的任何位置,包括另一個 Exchange 信箱在內。日誌記錄郵件時,會在郵件上套用標籤,以指出使用者該如何將郵件分類。

例如,您可以建立受管理的內容設定,指定超過 60 天的信箱內容會從使用者的收件匣中移除,並放到名為 Cleanup Review (或您指定的任何名稱) 之受管理的自訂資料夾中。

若要執行下列程序,您使用的帳戶必須已委派下列資格:

  • Exchange 組織系統管理員角色

如需管理 Exchange Server 2007 所需之權限、委派角色及權利的相關資訊,請參閱權限考量

同時,當您在執行此主題中的程序之前,請先注意下列事項:

  • 您至少必須有一個受管理的資料夾,才能建立受管理的內容設定。如需詳細指示,請參閱如何建立受管理的資料夾
  • 套用到名為 Entire Mailbox 的特定資料夾之受管理的內容設定,會套用到使用者信箱中的所有資料夾,即那些依據受管理的資料夾信箱原則,連結到使用者信箱的非受管理自訂資料夾及非受管理預設資料夾。例如,如果 Active Directory 目錄服務中有受管理的預設資料夾套用到 [收件匣],但受管理的資料夾信箱原則並未將該物件連結到信箱,則會將 Entire Mailbox 的原則套用到 [收件匣]。若為受管理的自訂資料夾,Entire Mailbox 絕對不會套用。
  • 除了可以在 Exchange 管理主控台中套用受管理的內容設定之已知的郵件類型 (例如 [所有信箱內容] 和 [行事曆項目]) 之外,您也可以使用 Exchange 管理命令介面中 New-ManagedContentSettings 指令程式的 MessageClass 參數來指定自訂的郵件類別或特定郵件類別,例如 IPM.NOTE.SMIME。如需相關資訊,請參閱 New-ManagedContentSettings

  1. 啟動 Exchange 管理主控台。

  2. 在主控台樹狀目錄中,展開 [組織組態],然後按一下 [信箱]。

  3. 在結果窗格中,按一下 [受管理的預設資料夾] 索引標籤或 [受管理的自訂資料夾] 索引標籤,然後選取要在其中建立受管理的內容設定之受管理的資料夾。

  4. 在執行窗格中,按一下 [新增受管理的內容設定]。[新增受管理的內容設定精靈] 隨即出現。

  5. 在 [簡介] 頁面的 [於 Exchange 管理主控台中顯示的受管理的內容設定名稱] 方塊中,輸入新設定的名稱 (例如「語音信箱內容設定」)。

  6. 在 [郵件類型] 方塊中,您可以選取要建立受管理的內容設定之郵件類型。若選取 [所有郵件],則建立之受管理的內容設定將套用到受管理的資料夾中的所有郵件 (您已個別建立其內容設定的郵件類型除外)。

    note附註:
    您可以使用 [新增受管理的內容設定精靈],為不同的郵件類型重複建立其他個別內容設定。有多個內容設定時,特定的設定永遠比一般設定優先適用。例如,如果 [所有信箱內容] 與 [語音信箱] 分別有一個設定,則 [語音信箱] 原則會套用到語音信箱,但 [所有信箱內容] 原則會套用到其他所有郵件。
  7. (選用) 若要設定郵件保留,請選取 [保留期間長度 (天)] 核取方塊。下列選項將變成作用中:

    1. 在 [保留期間長度 (天)] 核取方塊右邊的方塊中,輸入郵件距離到期日的天數。
    2. 在 [保留期間開始] 清單中,選取下列選項:
      傳遞後,行事曆和週期性工作的結束日期   郵件傳遞後,即開始郵件的保留期間。行事曆項目和週期性工作的保留期間從其結束日期開始。
      當項目移動到資料夾時   到期的倒數計時會等到郵件已傳輸至另一個資料夾時才會開始,例如,當郵件從 [收件匣] 移到 [進行最終刪除前先檢閱] 資料夾時。
    3. 在 [保留期間結束時要採取的動作] 清單中,選取下列選項:
      移到刪除的郵件資料夾   郵件會自動移到 [刪除的郵件] 資料夾。
      移到受管理的自訂資料夾   郵件會自動移到您在 [移至下列受管理的自訂資料夾] 方塊中指定之受管理的自訂資料夾。
      刪除並允許復原   郵件會遭到刪除,但可使用 Microsoft Office Outlook 2007 中的 [復原刪除的郵件] 進行復原。請注意,郵件只能復原到郵件原本設定保持可復原狀態的時間為止。
      永久刪除   郵件會永久刪除,並且使用者將無法復原。
      標記為超過保留日期   郵件會以陰影加上刪除線字型顯示在 Outlook 中,但不會採取其他動作。此到期動作是用來提示使用者採取一些行動。
  8. 按 [下一步]。

  9. 在 [日誌] 頁面上,若要自動轉寄您在 [簡介] 頁面選取之郵件類型的郵件副本,請選取 [將副本轉寄至] 核取方塊。

  10. 按一下 [瀏覽]。[選取收件者] 對話方塊即會出現。

  11. 選取您要自動接收所選郵件之副本的收件者,然後按一下 [確定]。

  12. (選用) 輸入要套用至日誌郵件的標籤。

  13. 在 [郵件格式] 清單中,選取郵件的郵件格式。選項如下:

    1. Outlook 郵件格式 (*.msg)   會以 Outlook 常用的 .msg 檔案格式附加郵件。
    2. Exchange MAPI 郵件格式 (TNEF)   會以 Exchange 2007 最常用的格式 (傳輸中性封裝格式) 附加郵件。
  14. 按 [下一步]。

  15. [新增受管理的內容設定] 頁面提供您已套用的設定摘要。

  16. 若要完成 [新增受管理的內容設定精靈],請按一下 [新增]。

  17. 在 [完成] 頁面上,按一下 [完成] 來結束 [新增受管理的內容設定精靈]。若要檢視新的受管理的內容設定,請在 Exchange 管理主控台的結果窗格中,展開要套用設定之受管理的資料夾。若要編輯所建立之受管理的內容設定,請在該設定上按一下滑鼠右鍵,然後按 [內容]。

  • 執行下列命令:

    note附註:
    下列命令是用來建立一般受管理的內容設定之命令的範例。
    New-ManagedContentSettings -FolderName Calendar -MessageClass Calendar -Name MyCalendarContentSettings -RetentionEnabled $true -RetentionAction MoveToDeletedItems -AgeLimitForRetention "30"
    

如需詳細語法及參數的資訊,請參閱 New-ManagedContentSettings 參考主題。

如需管理及部署通訊記錄管理 (MRM) 的相關資訊,請參閱下列主題:

如需如何在 Exchange 管理命令介面中,對受管理的內容設定使用 ManagedContentSettings 命令的相關資訊,請參閱下列命令參考主題:

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