在 Exchange Online 中建立和管理通訊組清單群組

使用 Exchange 系統管理中心 (EAC) 或 Exchange Online PowerShell，在您的 Exchange Online 組織中建立、修改或移除通訊組清單群組。

您可以使用 Exchange Online PowerShell 將現有的通訊組清單群組轉換成共用信箱。 如需詳細資訊，請參閱本文稍後的使用 Exchange Online PowerShell 將通訊組清單群組轉換成共用信箱一節。

有兩種類型的群組可用來散發訊息：

• 啟用郵件功能的通用通訊群組 (也稱為通訊組清單群組) 只能用來散發郵件。

• 啟用郵件功能的通用安全組 (也稱為安全組) 可用來散發訊息，以及將訪問許可權授與資源。 如需詳細資訊，請 參閱管理擁有郵件功能的安全組。

請務必注意 Active Directory 與 Exchange Online 之間的術語差異。 在 Active Directory 中，通訊組清單群組是指任何沒有安全性內容的群組，不論是否啟用郵件。 相反地，在 Exchange Online 中，所有擁有郵件功能的群組都稱為通訊組清單群組，不論它們是否有安全性內容。

開始之前有哪些須知？

• 預估完成時間：2 至 5 分鐘。

• 若要開啟 Exchange 系統管理中心，請參閱 Exchange Online 中的 Exchange 系統管理中心。

• 若要連線至 Exchange Online PowerShell，請參閱連線至 Exchange Online PowerShell。

• 您必須具備許可權，才能執行此程序或程式。 若要查看您需要哪些許可權，請參閱 Exchange Online 中功能許可權一文中的「收件者」專案。

• 若您的組織已設定群組命名原則，其只能套用至使用者所建立的群組。 當您或其他系統管理員使用 EAC 建立通訊組清單群組時，會忽略群組命名原則，而且不會套用至組名。 不過，如果您使用 Exchange Online PowerShell 來建立或重新命名通訊組清單群組，除非您使用 IgnoreNamingPolicy 參數來覆寫群組命名原則，否則會套用原則。 如需詳細資訊，請參閱：

  • 建立通訊群組命名原則

  • 覆寫通訊群組命名原則

使用 Exchange 系統管理中心管理通訊組清單群組

使用 EAC 建立通訊組清單群組

1. 在 EAC 中，按兩下 [收件者>群組>通訊群組] 清單。

2. 單擊 [新增群組 ]，並遵循詳細數據窗格中的指示。

   • 在 [ 選擇群組類型] 區段下，選取 [ 散發] ，然後按 [ 下一步]。

   • 在 [ 設定基本概念] 區段下 ，輸入詳細數據，然後按 [ 下一步]。

3. 在 [ 指派擁有者] 區段中，按兩下 [指派擁有者]，從清單中選取群組擁有者，然後按 [ 下一步]。

4. 在 [ 新增成員] 下，按兩下 [ 新增成員，從清單中選取群組成員，然後按 [ 下一步]。

5. 在 [ 編輯設定] 區段中 ，輸入群組電子郵件地址，選取下列方塊，然後按 [ 下一步]：

   • 通訊：選取複選框以允許組織外部的人員傳送電子郵件至此通訊組清單群組。

   • 加入群組：選取允許誰加入群組。

     1. 開啟：任何人都可以在未經擁有者核准的情況下加入此群組。

     2. 已關閉：只有群組擁有者可以新增成員。 所有加入的要求都會自動遭到拒絕。

     3. 擁有者核准：任何人都可以要求加入此群組，且擁有者必須核准要求。

   • 離開群組：選取允許誰離開群組。

     1. 開啟：任何人都可以離開此群組，而不需要群組擁有者核准。

     2. 已關閉：只有群組擁有者可以移除成員。 所有離開的要求都會自動遭到拒絕。

6. 在 [檢閱並完成新增群組 ] 區段中，確認所有詳細數據，按兩下 [ 建立群組]，然後按兩下 [ 關閉]。

使用 EAC 修改通訊組清單群組

1. 在 EAC 中，按兩下 [收件者>群組>通訊群組] 清單。

2. 在 [ 群組 ] 頁面上，按兩下 [組名] 資料行旁空白區域中按鈕選項以外的任何位置，以選取個別群 組 。

3. 在 [ 散發清單群組 屬性] 頁面上，按下列其中一個區段來檢視或變更屬性。

   • 一般

   • 成員

   • 設定

4. 完成後，按一下 [儲存]。

使用 EAC 將通訊組清單群組轉換成共用信箱

從要用於共用信箱的電子郵件地址釋放現有的通訊組清單群組之後，請執行下列步驟：

1. 建立共用信箱。
2. 將使用者新增至共用信箱。
3. 將完整存取權和傳送身分許可權指派給共用信箱的成員

建立共用信箱

1. 移至收件者>信箱>新增共用信箱

2. 填入必要的欄位：

   • 顯示名稱：根據您自行決定的顯示名稱

   • Email 位址：特別是從通訊組清單群組釋放的電子郵件位址。

3. 按兩下 [建立 ] 以儲存變更並建立共用信箱。

將使用者新增至共用信箱

1. 按兩下 [組 名 ] 資料行旁空白區域中按鈕選項以外的任何位置，選取新建立的共用信箱。

2. 在開啟的通訊組清單群組飛出視窗中，單擊 [ 檢視全部並管理成員]。

3. 按兩下 [新增成員。

4. 在 [ 搜尋成員清單 ] 文字框中，輸入您已釋放電子郵件地址之通訊組成員的名稱。

5. 一旦其名稱出現在 [成員] 下方，請核取對應至您要新增為共用信箱成員之人員名稱的複選框。

6. 選取 [儲存]。

將完整存取權和傳送身分許可權指派給共用信箱的成員

1. 移至 [收件者>] 信箱。

2. 選取信箱，然後按兩下 [信箱委派]

3. 在開啟的 [ 管理信箱委派 ] 飛出視窗中，按兩下 [編輯編輯。

4. 若要授 與 [完整存取權 ] 和 [傳送身分] 許可權，請按兩下 [ 新增成員 然後選取您要授與許可權的使用者。

   注意事項

   [完整存取權] 許可權可讓用戶開啟信箱，以及在其中建立和修改專案。 [ 傳送身 分] 許可權可讓信箱擁有者以外的任何人從這個共用信箱傳送電子郵件。 這兩者是成功共用信箱作業的必要權限。

5. 按一下[儲存] 以儲存變更。

使用 Exchange Online PowerShell 將通訊組清單群組轉換成共用信箱

沒有任何自動化方法可將通訊群組轉換成共用信箱。 本節說明使用與 powerShell 中群組相同的成員、電子郵件地址和類似屬性建立共用信箱的手動步驟 Exchange Online。

1. 下列命令有兩個用途：

   • 查看通訊群組是否為其他群組的成員。 將群組取代為共用信箱之後，您必須將共用信箱新增為這些群組的成員。
   • 記錄您要轉換的群組成員。

   $dgs = Get-DistributionGroup -ResultSize unlimited
   
   $dgs | foreach {Write-Output -InputObject `r`n,($_.Name),"Group Members",("-"*25); Get-DistributionGroupMember -Identity $_ -ResultSize unlimited}
   

   如需詳細的語法和參數資訊，請參閱 Get-DistributionGroup 和 Get-DistributionGroupMember。

2. 若要記錄要轉換之通訊群組的所有屬性，請使用下列語法：

   Get-DistributionGroup -Identity <GroupIdentity> | Format-List
   

   其中 <GroupIdentity> 是群組的名稱、別名或電子郵件位址。

   例如：

   Get-DistributionGroup -Identity Marketing | Format-List
   

   若要顯示截斷屬性的完整值，請將 PropertyName> 取代<為屬性名稱，然後執行下列命令：

   Get-DistributionGroup -Identity Marketing | Select-Object -ExpandProperty <PropertyName>
   

   如需詳細的語法和參數資訊，請參閱 Get-DistributionGroup。

3. 使用下列語法移除通訊群組：

   Remove-DistributionGroup -Identity <GroupIdentity>
   

   例如：

   Remove-DistributionGroup -Identity marketing@contoso.com
   

   如需詳細的語法和參數資訊，請參閱 Remove-DistributionGroup。

4. 使用下列語法和已刪除通訊群組中的屬性值，建立取代共用信箱。

   • 請至少將新共用信箱的 PrimarySMTPAddress 和 DisplayName 值設定為已刪除通訊群組中的值。
   • 當您 建立 共用信箱時，也可以設定下列屬性以符合已刪除的通訊群組：
     • 名稱
     • 別名
     • ModerationEnabled (預設值為 $false)
     • ModeratedBy (預設值為空白)
     • SendModerationNotifications (預設值為 Always)

   建立共用信箱 之後 ，PowerShell 中可用來設定的其他屬性會列在步驟 8 中。

   此範例會建立新的共用信箱，其中包含已刪除通訊群組的名稱、別名、顯示名稱和主要電子郵件位址。

   New-Mailbox -Shared -Name Marketing -Alias marketing -DisplayName "Marketing Group" -PrimarySMTPAddress marketing@contoso.com
   

   如需詳細的語法及參數資訊，請參閱 New-Mailbox。

5. 使用包含步驟 1 中已刪除群組的群組清單，使用下列語法，將共用信箱新增為任何必要通訊群組或擁有郵件功能的安全組的成員：

   $m = "<GroupEmailAddress1>","<GroupEmailAddress2>",..."<GroupEmailAddressN>"
   
   $m | foreach {Add-DistributionGroupMember -Identity $_ -Member <SharedMailboxIdentity}
   

   例如：

   $m = "allemployees@contoso.com","announcements@contoso.com"
   
   $m | foreach {Add-DistributionGroupMember -Identity $_ -Member marketing@contoso.com}
   

   如需詳細的語法及參數資訊，請參閱 Add-DistributionGroupMember。

6. 使用您在步驟 1 中記錄之已刪除群組的成員清單，以使用下列語法，將啟 用郵件功能的安全性主體 (信箱、郵件使用者或擁有郵件功能的安全組) 共用信箱的 FullAccess 許可權：

   $u = "<UserOrGroupEmailAddress1>","<UserOrGroupEmailAddress2>",..."UserOrGroupEmailAddressN"
   
   $u | foreach {Add-MailboxPermission -Identity <SharedMailboxIdentity> -AccessRights FullAccess -User $_}
   

   例如：

   $u = "julia@contoso.com","laura@contoso.com"
   
   $u | foreach {Add-MailboxPermission -Identity Marketing -AccessRights FullAccess -User $_}
   

   如需詳細的語法及參數資訊，請參閱 Add-MailboxPermission。

7. 使用您在步驟 1 中記錄之已刪除群組的成員清單，在共用信箱中 (信箱、郵件使用者或擁有郵件功能的安全組提供有效的信箱 安全性主體 ，) 共用信箱中的 [傳送身分] 許可權：

   提示

   上一個步驟$u變數應該已經識別在共用信箱上需要傳送為許可權的先前群組成員，因此您可以在此步驟中重複使用該變數。 否則，請使用與上一個步驟相同的語法來識別新使用者： $u = "<UserOrGroupEmailAddress1>","<UserOrGroupEmailAddress2>",..."UserOrGroupEmailAddressN"

   $u | foreach {Add-RecipientPermission -Identity <SharedMailboxIdentity> -AccessRights SendAs -Trustee $_}
   

   例如：

   $u | foreach {Add-RecipientPermission -Identity Marketing -AccessRights SendAs -Trustee $_}
   

   如需詳細的語法和參數資訊，請參閱 Add-RecipientPermission。

8. 使用 Set-Mailbox Cmdlet 或新的 EAC，從您在步驟 4 中建立共用信箱時無法使用的已刪除群組設定 其他屬性 。

   例如， Set-Mailbox Cmdlet 上提供下列參數：

   • AcceptMessagesOnlyFrom
   • AcceptMessagesOnlyFromDLMembers
   • AcceptMessagesOnlyFromSendersOrMembers
   • BypassModerationFromSendersOrMembers
   • CustomAttribute1 至 CustomAttribute10
   • EmailAddresses
   • ExtensionCustomAttribute1 至 ExtensionCustomAttribute5
   • GrantSendOnBehalfTo
   • HiddenFromAddressListsEnabled
   • 郵件提示
   • MailTipTranslations
   • RejectMessagesFrom
   • RejectMessagesFromDLMembers
   • RejectMessagesFromSendersOrMembers
   • SendModerationNotifications

   在 New-Mailbox Cmdlet 上的步驟 4 中提及的參數也可在 Set-Mailbox Cmdlet 上取得。

   如需詳細的語法及參數資訊，請參閱 Set-Mailbox。

9. 根據預設，具有「傳送身分」許可權的用戶從共用信箱傳送的郵件不會複製到寄件者。 若要變更行為以將訊息複製到寄件者，請使用下列語法：

   Set-Mailbox -Identity <SharedMailboxIdentity> -MessageCopyForSentAsEnabled $true
   

   例如：

   Set-Mailbox -Identity Marketing -MessageCopyForSentAsEnabled $true
   

   如需詳細的語法及參數資訊，請參閱 Set-Mailbox。

10. 告知使用者從 Outlook 的自動完成清單中移除已刪除的群組專案。 即使新的共用信箱和已刪除的群組具有相同的資訊，AutoComplete 清單中的目前專案仍會系結至已刪除的群組，因此必須移除目前的專案。 如需指示，請參閱一 次移除一個自動完成清單專案。

一般

這個區段可用來檢視或變更群組的基本資訊。

• 名稱：此名稱會出現在通訊簿、電子郵件傳送到此群組時的 [ 收 件者] 行，以及 [群組] 列表中。 顯示名稱是必要的，而且應該是使用者易記的名稱，讓用戶能夠辨識它是什麼。 它在您的網域中也必須是唯一的。

• 描述：使用此方塊來描述群組，讓使用者知道群組的用途為何。 此描述會出現在通訊簿和 EAC 的 [詳細數據] 窗格中。

電子郵件選項

使用本節來檢視或變更與群組相關聯的電子郵件位址。 這包括群組的主要 SMTP 位址和任何相關聯的 Proxy 位址。 在 [編輯電子郵件位址 ] 頁面下，變更/編輯 主要電子郵件位址、新增/刪除 別名，然後按兩下 [ 儲存變更]。

您也可以選取群組，然後按下工具列中的 [編輯電子郵件位址 ]，以變更/編輯 主要電子郵件位址、新增/刪除 別名，然後按兩下 [ 儲存變更]。

成員

使用本節來變更/編輯下列專案：

• 在 [ 擁有者] 區段下，按兩下 [ 檢視所有擁有者和管理擁有者 ]，從下拉式清單中新增/移除群組擁有者，然後按兩下 [ 儲存變更]。 通訊組清單群組必須至少有一個擁有者。

• 在 [成員] 區段下，按兩下 [ 檢視所有及管理成員 ]，從下拉式清單中新增/移除群組成員，然後按兩下 [ 儲存變更]。 通訊組清單群組必須至少有一個成員。

設定

在 [ 一般設定] 區段下，如果您想要允許外部使用者將電子郵件傳送至此群組，請選取 [ 允許外部發件者傳送電子郵件至此群組 ] 複選框。

傳遞管理

您可使用此區段來管理哪些使用者可以傳送電子郵件給這個群組。

• 寄件人選項：根據預設，只有組織內的人員可以將訊息傳送至此群組。 您也可以允許組織外部的人員將訊息傳送至此群組。

• 只允許來自組織內部人員的郵件：選取此選項，只允許組織中的發件者將訊息傳送至群組。 這表示，如果您組織外部的某人傳送電子郵件訊息給此群組，則會遭到拒絕。 這是預設設定。

• 允許來自組織內外人員的訊息：選取此選項可讓任何人將訊息傳送至群組。

• 指定的寄件者：您可以只允許特定寄件者將訊息傳送至此群組，進一步限制可傳送訊息至群組的人員。 從下拉式清單中選取/移除一或多個收件者/群組。 如果您將寄件人新增至此列表，他們是唯一可以將郵件傳送至群組的人。 不在清單中的任何人所傳送的郵件將會遭到拒絕。

  重要事項

  如果您已設定群組只允許您組織中的寄件者傳送郵件給群組，即使外部連絡人列於此清單中，他們所傳送的電子郵件也會遭到拒絕。

管理代理人

使用本節將許可權指派給名為委派) 的使用者 (，以允許他們以群組傳送訊息，或代表群組傳送訊息。 您可以指派下列權限：

• 傳送身分：此許可權可讓委派以群組傳送訊息。 指派此許可權之後，委派可以選擇將群組新增至 From 行，以指出訊息是由群組傳送。

• 代表傳送：此許可權也允許委派代表群組傳送訊息。 指派此許可權之後，委派可以選擇將群組新 增至From行 。 訊息會顯示為由群組傳送，而且會指出該訊息是由代表群組的委派所傳送。

若要在 EAC 中將許可權指派給委派，請在 [ 編輯委派 ] 頁面下新增委派，從下拉式清單中選取 [權 限類型 ]，然後按下 [ 儲存變更]。

訊息核准

使用本節來設定用來仲裁群組的選項。 仲裁者會先核准或拒絕傳送至群組的訊息，再連絡群組成員。

• 傳送至此群組的訊息需要仲裁者核准：預設不會選取此複選框。 如果您選取此複選框，群組仲裁者會在傳遞前檢閱傳入訊息。 群組仲裁者可以核准或拒絕傳入的訊息。

• 群組仲裁者：若要新增/移除群組仲裁者，請從下拉式清單中搜尋/新增使用者。 如果您已選取 [ 需要仲裁者核准才能傳送至此群組的訊息 ，但未選取仲裁者]，則會將傳送至群組的訊息傳送給群組擁有者以供核准。

• 新增不需要訊息核准的發件者：若要新增/移除可略過此群組仲裁的使用者，請從下拉式清單中搜尋/新增使用者。

• 如果寄件者郵件未獲核准，請通知寄件者：使用本節設定使用者收到訊息核准通知的方式。

• 僅寄件者：這是預設設定。 未核准其訊息時，通知組織內外的所有寄件者。

• 只有貴組織的發件者：當您選取此選項時，只有組織中的使用者或群組會在仲裁者未核准他們傳送至群組的訊息時收到通知。

• 無通知：當您選取此選項時，不會將通知傳送給訊息未由群組仲裁者核准的發件者。

成員資格核准

使用本節來編輯成員資格核准，並指定使用者是否需要群組擁有者核准才能加入或離開此群組。

• 加入群組：檢視/編輯可加入群組的人員。

  1. 開啟：任何人都可以在未經擁有者核准的情況下加入此群組。

  2. 已關閉：只有群組擁有者可以新增成員。 所有加入的要求都會自動遭到拒絕。

  3. 擁有者核准：任何人都可以要求加入此群組，且擁有者必須核准要求。

• 離開群組：檢視/編輯允許離開群組的人員。

  1. 開啟：任何人都可以離開此群組，而不需要群組擁有者核准。

  2. 已關閉：只有群組擁有者可以移除成員。 所有離開的要求都會自動遭到拒絕。

使用 EAC 移除通訊組清單群組

1. 在 EAC 中，移至 [收件者>群組]。

2. 在群組清單中，選取您要移除的通訊組清單群組，然後按兩下 [ 刪除群組]。

使用 EAC 將通訊組清單群組轉換成共用信箱

您可以將現有的通訊組清單群組轉換成共用信箱。 如需如何執行這項操作的詳細資訊，請參閱 如何將通訊組清單轉換成共用信箱。

使用 PowerShell 管理通訊組清單群組

使用 Exchange Online PowerShell 建立通訊組清單群組

此範例會建立一個通訊組清單群組，其別名為 itadmin 和 IT 系統管理員。 通訊群組會在預設 OU 中建立，而且任何人都可以在未經群組擁有者核准的情況下加入此群組。

New-DistributionGroup -Name "IT Administrators" -Alias itadmin -MemberJoinRestriction open

如需詳細的語法及參數資訊，請參閱 New-DistributionGroup。

使用 Exchange Online PowerShell 修改通訊組清單群組

使用 Get-DistributionGroup 和 Set-DistributionGroup Cmdlet 來檢視和變更通訊組清單群組的屬性。 使用 Exchange Online PowerShell 的優點是能夠變更 EAC 中無法使用的屬性，以及變更多個群組的屬性。 如需哪些參數對應至通訊組清單群組屬性的相關信息，請參閱下列文章：

• Get-DistributionGroup

• Set-DistributionGroup

以下是使用 Exchange Online PowerShell 來變更通訊群組屬性的一些範例。

本範例會將主要 SMTP 位址 (也稱為「西雅圖員工」通訊群組的回復位址) 從 employees@contoso.comsea.employees@contoso.com變更為 。 此外，先前的回覆位址會保留為 Proxy 位址。

Set-DistributionGroup "Seattle Employees" -EmailAddresses SMTP:sea.employees@contoso.com,smtp:employees@contoso.com

此範例會啟用通訊群組客戶支援仲裁，並將仲裁者設定為Moderator。 此外，這個仲裁的通訊群組會在郵件未獲核准時，通知從組織內傳送郵件的寄件者。

Set-DistributionGroup -Identity "Customer Support" -ModeratedBy "Amy" -ModerationEnabled $true -SendModerationNotifications 'Internal'

此範例會變更使用者建立的通訊群組 Dog 以便要求群組管理員核准使用者加入群組的要求。 此外，藉由使用 BypassSecurityGroupManagerCheck 參數，將不會通知群組管理員已對通訊組清單群組的設定進行變更。

Set-DistributionGroup -Identity "Dog Lovers" -MemberJoinRestriction 'ApprovalRequired' -BypassSecurityGroupManagerCheck

本範例會將通訊群組的成員導出至名為 DLGroupMembers.csv 的 .csv 檔案。

$Groups = Get-DistributionGroup -ResultSize Unlimited
$Groups | ForEach-Object {
$group = $_
Get-DistributionGroupMember -Identity $group.Name -ResultSize Unlimited | ForEach-Object {
    New-Object -TypeName PSObject -Property @{
        Group = $group.DisplayName
        Member = $_.Name
        EmailAddress = $_.PrimarySMTPAddress
        RecipientType= $_.RecipientType
        }
    }
} | Export-CSV ".\DLGroupMembers.csv" -NoTypeInformation -Encoding UTF8

本範例會將動態通訊群組的成員導出至名為 DDLGroupMembers.csv 的 .csv 檔案。

$Groups = Get-DynamicDistributionGroup -ResultSize Unlimited
$Groups | ForEach-Object {
$group = $_
Get-DynamicDistributionGroupMember -Identity $group.Name -ResultSize Unlimited | ForEach-Object {
    New-Object -TypeName PSObject -Property @{
        Group = $group.DisplayName
        Member = $_.Name
        EmailAddress = $_.PrimarySMTPAddress
        RecipientType= $_.RecipientType
        }
    }
} | Export-CSV ".\DDLGroupMembers.csv" -NoTypeInformation -Encoding UTF8

如何知道這些程序是否正常運作？

若要確認您已成功建立、修改或移除通訊組清單群組，請執行下列任何步驟：

• 在 EAC 中，選取群組以檢視您已變更的屬性或功能。 視您變更的屬性而定，它可能會顯示在所選群組的詳細數據窗格中。

• 在 Exchange Online PowerShell 中，以通訊組清單群組的名稱、別名或電子郵件位址取代 <GroupIdentity>，然後執行下列命令來驗證設定：

  Get-DistributionGroup -Identity "<GroupIdentity>" | Format-List
  

  若要檢視特定屬性，請執行下列命令：

  Get-DistributionGroup -Identity "<GroupIdentity>" | Format-List Name,PrimarySmtpAddress
  

• 若要取得群組中的成員清單，請以通訊組清單群組的名稱、別名或電子郵件位址取代 <GroupIdentity> ，然後執行下列命令：

  Get-DistributionGroupMember -Identity "<GroupIdentity>"
  

  如需詳細的語法和參數資訊，請參閱 Get-DistributionGroupMember。