Outlook 語音存取快速入門

 

上次修改主題的時間: 2007-03-12

作者:Tony Smith

Outlook 語音存取是 Microsoft Exchange Server 2007 整合通訊 (UM) 中的一項功能,可讓使用者使用類比、數位或行動電話擷取其信箱中的電子郵件。然後,他們可以使用按鍵式或語音命令,與其信箱互動。

《Outlook 語音存取快速參考指南》包含 Outlook 語音存取選單選項的所有對應,並顯示如何瀏覽選單系統。若要下載《快速參考指南》的副本,請參閱 Microsoft 下載中心

當擁有 UM 功能的使用者透過電話存取其 Exchange 2007 信箱時,會聽到一連串語音提示。這些語音提示可幫助使用者瀏覽整合通訊 (UM) 系統,並讓使用者存取他們的信箱。Outlook 語音存取可讓使用者執行下列作業:

  • 擷取、聆聽、回覆、建立及轉寄語音訊息或電子郵件。

  • 聆聽或變更行事曆資訊。

  • 變更個人選項 (例如變更 PIN 碼),或是撥打或傳送語音訊息給個人連絡人。

    note附註:
    自動語音辨識 (ASR) 讓來電者可以使用語音輸入,來瀏覽整合通訊中的選單。目前 ASR 僅提供英文版。不過,已規劃未來的版本支援 ASR 使用其他語言。如果使用者已經使用 Microsoft Office Outlook Web Access 設定英文以外的語言,他們將只能使用按鍵式輸入,與系統互動。

使用者可以使用電話來聆聽、回覆、建立及轉寄未讀取的電子郵件。例如,如果使用者正在等待一封重要的電子郵件,但卻無法存取網際網路,他們可以使用行動電話,撥打使用者存取號碼或用於 Outlook 語音存取的號碼。當使用者輸入他們的分機號碼和 PIN 碼,然後說「電子郵件」之後,整合通訊伺服器將會存取該使用者的信箱,並讀取其未讀取的電子郵件。當整合通訊伺服器讀取電子郵件時,使用者可以說下列其中一項:

  • 「回覆」,回覆寄件者。

  • 「全部回覆」,回覆電子郵件上的所有收件者。

  • 「轉寄」,將該電子郵件轉寄給另一位使用者。

  • 「標幟」,為郵件設定待處理的標幟。

  • 「隱藏」,隱藏交談。

若要使用語音使用者介面 (VUI) 聆聽電子郵件,使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼,然後執行下列動作 (如圖 1 所示):

  1. 說「電子郵件」,存取電子郵件。

  2. 整合通訊伺服器將讀取第一封未讀取電子郵件的名稱、主旨、時間及優先順序。

  3. 說下列其中一個選項:

    • 「下一封」,將該郵件標記為「讀取」,並移至下一封電子郵件。

    • 「標記為未讀取」,保留該郵件的「未讀取」標記,並移至下一封電子郵件。

    • 「結尾」,跳至郵件的結尾處。

    • 「刪除」,刪除郵件。

圖 1   使用語音使用者介面 (VUI) 聆聽電子郵件

聆聽電子郵件訊息 VUI

若要使用按鍵式介面聆聽電子郵件,使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼,然後執行下列動作 (如圖 2 所示):

  1. 按 2 存取電子郵件。

  2. 整合通訊伺服器將讀取第一封未讀取電子郵件的名稱、主旨、時間及優先順序。

  3. 按下列其中一個選項:

    • # 字鍵,將郵件標記為已讀取,然後移至下一封電子郵件。

    • 9,仍然將郵件標示為未讀取,然後移至下一封郵件。

    • 兩次 3,跳至郵件結尾。

    • 7,刪除郵件。

圖 2   使用按鍵式介面聆聽電子郵件

以按鍵介面聆聽電子郵件

若要使用 VUI 聆聽電子郵件,然後進行回覆,使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼,然後執行下列動作 (如圖 3 所示):

  1. 說「電子郵件」,存取電子郵件。

  2. 重複說「下一封」,直到到達想要回覆的電子郵件為止。

  3. 聆聽郵件,或說「結尾」移至郵件結尾處。

  4. 請說下列其中一項:

    • 「回覆」,回覆寄件者。

    • 「全部回覆」,回覆寄件者與所有其他收件者。

    • 「轉寄」,將郵件轉寄給其他使用者或群組。

  5. 錄製回覆,然後掛斷電話、保持安靜,或按任何鍵。若要接受並傳送回覆郵件,請說「傳送」。

圖 3   使用 VUI 回覆電子郵件

以 VUI 回覆電子郵件

若要使用按鍵式介面聆聽電子郵件,然後進行回覆,使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼,然後執行下列動作 (如圖 4 所示):

  1. 按 2 存取電子郵件。

  2. 重複按 #,直到到達他們想要回覆的電子郵件。然後按 9 將郵件標記為未讀取。

  3. 聆聽電子郵件,或按 33 移至郵件結尾處。

  4. 按 8 回覆寄件者、按 88 回覆寄件者與所有其他收件者,或按 6 將郵件轉寄給其他使用者或群組。

  5. 錄製回覆,然後按 #。若要接受並傳送回覆郵件,請按 1。

圖 4   使用按鍵式介面回覆電子郵件

以按鍵介面回覆電子郵件

若要使用 VUI 聆聽電子郵件,然後移至下一封未讀取的郵件,使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼,然後執行下列動作 (如圖 5 所示):

  1. 說「電子郵件」。

  2. 說「下一封未讀取」。如果想將這封郵件標記為未讀取,則也要說「標示為未閱讀」。

圖 5   使用 VUI 讀取下一封未讀取電子郵件

閱讀下一封未讀取的電子郵件

若要使用按鍵式介面聆聽電子郵件,然後移至下一封未讀取的郵件,使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼,然後執行下列動作 (如圖 6 所示):

  1. 按 2 存取電子郵件。

  2. 按 ## 聆聽下一封未讀取電子郵件。如果想將這封郵件標記為未讀取,則也要按 9。

圖 6   使用按鍵式介面讀取下一封未讀取電子郵件

閱讀下一封未讀取的電子郵件

若要使用 VUI 聆聽電子郵件,然後標幟待處理的郵件,使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼,然後執行下列動作 (如圖 7 所示):

  1. 說「電子郵件」,存取電子郵件。

  2. 重複說「下一封郵件」,直到使用者到達他們想要的電子郵件。他們也可以說「標示為未閱讀」,將郵件標記為未讀取。

  3. 聆聽電子郵件,或說「結尾」移至郵件結尾處。

  4. 說「標幟」或「設定待處理標幟」,為郵件設定「待處理」標幟。

圖 7   使用 VUI 標幟待處理的電子郵件

標幟待處理的電子郵件

若要使用按鍵式介面聆聽電子郵件,然後標幟待處理的郵件,使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼,然後執行下列動作 (如圖 8 所示):

  1. 按 2 存取電子郵件。

  2. 重複按 #,直到到達想要設定「待處理」標幟的電子郵件為止。他們也可以按 9 將郵件標記為未讀取。

  3. 聆聽郵件,或按 33 移至郵件結尾。

  4. 按兩次 0 (零),存取更多選項。

  5. 按兩次 4,標幟待處理的郵件。

圖 8   使用按鍵式介面標幟待處理的電子郵件

標幟待處理的電子郵件

若要使用 VUI 聆聽電子郵件,然後隱藏交談,讓 UM 不會繼續讀取其他具有相同電子郵件交談的電子郵件,使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼,然後執行下列動作 (如圖 9 所示):

  1. 說「電子郵件」,開啟電子郵件。

  2. 重複說「下一封」,直到到達想要的電子郵件為止。說「標記為未讀取」,將郵件標記為未讀取。

  3. 聆聽電子郵件,或說「結尾」移至郵件結尾處。

  4. 說「隱藏」或「隱藏交談」,隱藏交談。將會讀取下一封電子郵件。

圖 9   使用 VUI 隱藏交談

隱藏電子郵件交談主旨

若要使用按鍵式介面聆聽電子郵件,然後隱藏交談,讓 UM 不會繼續讀取其他具有相同電子郵件交談的電子郵件,使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼,然後執行下列動作 (如圖 10 所示):

  1. 按 2 存取電子郵件。

  2. 按 #,直到到達想要隱藏的電子郵件為止。如果想要將郵件標記為未讀取,請按 9。

  3. 聆聽電子郵件,或按 33 移至郵件結尾處。

  4. 按 99,隱藏交談。將會讀取下一封電子郵件。

圖 10   使用按鍵式介面隱藏交談

隱藏電子郵件交談主旨
note附註:
隱藏交談時,只會在目前的工作階段予以隱藏。如果使用者登出,然後再重新登入他們的信箱,整合通訊就會讀取相同交談的電子郵件。

使用者可以透過電話聆聽、回覆、建立及轉寄他們行事曆中的項目。例如,假設他們要在早上 10:00 開會。但是他們因為異常雍塞的交通情況而遲到,預計會晚 15 分鐘。那麼他們可以撥打 Outlook 語音存取的電話號碼、登入他們的信箱,然後存取他們行事曆中當天的會議清單,通知其他會議出席者他們會遲到。在整合通訊讀取 10:00 A.M. 會議的會議邀請之後,該使用者即可使用「我將會晚到」功能,通知所有與會者他將晚到 15 分鐘。每個出席者都會接收到電子郵件,告知他們使用者會晚到 15 分鐘。使用者也可以在送出的電子郵件中加入語音訊息。

或者,假設使用者早上發現,有一個非常重要的客戶剛剛與使用者排定的會議就在同一天。而且是整天的會議。使用者了解,必須以最簡單的方式取消所有先前排定的當天會議。他們只要使用「清除我的行事曆」功能,就可以快速且輕鬆地清除一整天的行事曆。

若要使用 VUI 將「我將會晚到」訊息傳送給與會者,使用者需撥打整合通訊使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼,然後執行下列動作 (如圖 11 所示):

  1. 說「今天的行事曆」。

  2. 聆聽會議邀請。

  3. 在讀取會議邀請之後,說「我將會晚到」。

  4. 當 UM 詢問「多晚?」時,說「10 分鐘」。

  5. 當 UM 詢問詢問「您想要錄製訊息嗎?」時,說「否」。然後說「傳送」。

圖 11   使用 VUI 傳送「我將會晚到」訊息

傳送「我將會晚到」

若要使用按鍵式介面將「我將會晚到」訊息傳送給與會者,使用者需撥打整合通訊使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼,然後執行下列動作 (如圖 12 所示):

  1. 按 3 存取他們的行事曆。

  2. 聆聽他們的會議邀請,尋找他們想要傳送「我將會晚到」訊息的會議。

  3. 讀取該會議邀請之後,按 3。

  4. 當整合通訊詢問「多晚?」時,在電話按鍵上輸入 10。

圖 12   使用按鍵式介面傳送「我將會晚到」訊息

傳送「我將會晚到」訊息

使用者必須是會議召集人,才能取消會議。若要使用 VUI 取消會議,會議召集人需撥打整合通訊使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼,然後執行下列動作 (如圖 13 所示):

  1. 說「今天的行事曆」。

  2. 聆聽會議邀請。

  3. 在讀取會議邀請之後,說「取消會議」。

  4. 說「是」確認取消會議。

  5. 在整合通訊詢問會議召集人是否想要附加錄製的訊息時,說「是」錄製訊息,然後說「傳送」。

圖 13   使用 VUI 取消會議

取消會議

若要使用按鍵式介面取消會議,會議召集人需撥打整合通訊使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼,然後執行下列動作 (如圖 14 所示):

  1. 按 3 存取他們的行事曆。

  2. 聆聽會議邀請,尋找要取消的會議。

  3. 按 7 取消會議。

  4. 如果他們選擇傳送語音訊息,則可以按下列其中一個選項:

    • #,停止錄製訊息。

    • 1,接受錄製的訊息。

圖 14   使用按鍵式介面取消會議

取消會議

若要使用 VUI 清除他們的行事曆,使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼,然後執行下列動作 (如圖 15 所示):

  1. 說「今天的行事曆」,存取他們的行事曆。

  2. 說「清除我的行事曆」。

  3. 輸入要清除的時間或天數。

  4. 當整合通訊詢問他們是否要附加錄製的語音訊息時,說「是」、錄製語音訊息,然後說「傳送」。如果不想傳送附加的錄製語音訊息,則說「否」。

圖 15   使用 VUI 清除行事曆

清除我的行事曆

若要使用按鍵式介面清除他們的行事曆,使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼,然後執行下列動作 (如圖 16 所示):

  1. 按 3 存取他們的行事曆。

  2. 按 00 移至 [更多選項] 選單。

  3. 按 77 清除他們的行事曆。

  4. 輸入要從行事曆清除的時數。

  5. 如果使用者選擇傳送語音訊息,則可以執行下列任一動作:

    • 按 #,不要傳送語音訊息

    • 在出現提示時錄製語音訊息、按 # 停止錄製訊息,然後按 1 接受錄製的訊息。

圖 16   使用按鍵式介面清除行事曆

清除我的行事曆

若要使用 VUI 接受會議邀請,使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼,然後執行下列動作 (如圖 17 所示):

  1. 說「電子郵件」,存取他們的電子郵件。

  2. 聆聽含有會議邀請的電子郵件。

  3. 說「接受」,接受會議邀請。

圖 17   使用 VUI 接受會議邀請

接受會議邀請

若要使用按鍵式介面接受會議邀請,使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼,然後執行下列動作 (如圖 18 所示):

  1. 按 2 存取他們的電子郵件。

  2. 聆聽含有會議邀請的電子郵件。

  3. 按 4 接受會議邀請。

圖 18   使用按鍵式介面接受會議邀請

接受會議邀請

若要使用 VUI 回覆會議邀請,使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼,然後執行下列動作 (如圖 19 所示):

  1. 說「今天的行事曆」。

  2. 聆聽會議邀請,以尋找要回覆的會議邀請。

  3. 說「更多選項」,開啟 [更多選項] 選單。

  4. 說「回覆」,回覆會議召集人。

  5. 錄製訊息。

  6. 說「傳送」。

圖 19   使用 VUI 回覆會議邀請

回覆會議邀請

若要使用按鍵式介面回覆會議邀請,使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼,然後執行下列動作 (如圖 20 所示):

  1. 按 3 存取他們的行事曆。

  2. 聆聽會議邀請,以尋找要回覆的會議邀請。

  3. 按 00 取得更多選項。

  4. 按 8 回覆會議召集人。

  5. 錄製訊息,並按 # 鍵。

  6. 按 1 接受錄製的訊息並傳送該訊息。

圖 20   使用按鍵式介面回覆會議邀請

回覆會議邀請

使用者可以使用 Outlook 語音存取,來管理他們的個人選項與連絡人。他們可以:

  • 撥打個人連絡人。

  • 尋找並撥打電話給目錄中的使用者

  • 透過電話設定個人選項 (例如變更他們的 PIN 碼)。

使用者第一次設定信箱時,必須建立個人及郵件答錄機問候語,而來電者會在使用者無法接聽電話時聽到這些問候語。

假設,使用者發現他們忘記開啟郵件答錄機語音問候語,以提供在來電者發生需要立即解決的問題時可以撥打的另一個號碼。那麼使用者可以透過任何電話,使用 Outlook 語音存取來存取他們的個人選項,以及錄製和開啟郵件答錄機問候語。

或者,例如,使用者不在辦公室,卻想要連絡業務經理以取得客戶的重要資訊。則使用者可以撥打用於 Outlook 語音存取的號碼、使用目錄搜尋功能來找到業務經理,然後撥打電話。

note附註:
使用者必須使用按鍵式介面,才能存取 [個人選項] 選單。

若要使用 VUI 錄製個人問候語,使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼,然後執行下列動作 (如圖 21 所示):

  1. 說「個人選項」,存取 [個人選項]。

  2. 按 2 錄製語音信箱問候語。

  3. 按 1 錄製他們的個人問候語。

  4. 按 # 鍵,停止錄製他們的個人問候語。

  5. 如果必須重新錄製個人問候語,則需按 2。

  6. 按 1 接受他們的個人問候語。

圖 21   使用 VUI 錄製個人問候語

錄製您的個人問候語

若要使用按鍵式介面錄製個人問候語,使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼,然後執行下列動作 (如圖 22 所示):

  1. 按 6 存取 [個人選項]。

  2. 按 2 錄製語音信箱問候語。

  3. 按 1 錄製他們的個人問候語。

  4. 按 # 鍵,停止錄製他們的個人問候語。

  5. 按 2 重新錄製他們的個人問候語。

  6. 按 1 接受他們的個人問候語。

圖 22   使用按鍵式介面錄製個人問候語

錄製您的個人問候語
note附註:
當使用者變更他們的電話語音問候語時,也會提供選項讓他們開啟或關閉電子郵件郵件答錄機自動回覆。

使用者可以尋找或撥打目錄中的另一位使用者,或留下語音訊息。若要使用 VUI 尋找另一位使用者,然後將語音訊息傳送給該使用者,使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼,然後執行下列動作 (如圖 23 所示):

  1. 說「目錄」。

  2. 說想要尋找的人員姓名。

  3. 從清單中選取正確的人員。

  4. 說「傳送訊息」,然後錄製語音訊息。

  5. 說「傳送」,傳送訊息。

圖 23   使用 VUI 傳送語音訊息給其他使用者

傳送語音訊息給某個使用者

若要使用按鍵式介面尋找另一位使用者,然後將語音訊息傳送給該使用者,使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼,然後執行下列動作 (如圖 24 所示):

  1. 按 4 搜尋連絡人。

  2. 按 00 在目錄中尋找人員。

  3. 使用電話按鍵,拼出要尋找的人員姓名。

  4. 從清單中選取正確的人員。

  5. 按 3 傳送語音訊息給該人員。

  6. 錄製語音訊息,然後按 # 鍵停止錄製。

  7. 按 1 接受錄製的訊息並加以傳送。

圖 24   使用按鍵式介面傳送語音訊息給其他使用者

傳送語音訊息給某個使用者

若要使用 VUI 尋找並撥打目錄中的使用者,使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼,然後執行下列動作 (如圖 25 所示):

  1. 說「目錄」。

  2. 說要尋找的人員姓名。

  3. 從清單中選取正確的人員。

  4. 說「撥辦公室」。

圖 25   使用 VUI 尋找及撥打目錄中的使用者或個人連絡人

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若要使用按鍵式介面尋找並撥打目錄中的使用者,使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼,然後執行下列動作 (如圖 26 所示):

  1. 按 4 存取個人連絡人。

  2. 按 00 在目錄中尋找人員。

  3. 使用電話鍵台,拼出想要尋找的人員姓名。

  4. 從清單中選取正確的人員。

圖 26   使用按鍵式介面尋找並撥打電話給目錄中的使用者

找到目錄中的使用者並致電

若要使用 VUI 變更 PIN 碼,使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼,然後執行下列動作 (如圖 27 所示):

  1. 說「個人選項」。

  2. 按 3 變更您的 PIN 碼。

  3. 輸入新的 PIN 碼,然後按 # 鍵。

  4. 按 # 確認新的 PIN 碼。

圖 27   使用 VUI 變更 PIN 碼

變更 PIN

若要使用按鍵式介面變更 PIN 碼,使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼,然後執行下列動作 (如圖 28 所示):

  1. 按 6 變更他們的個人選項。

  2. 按 3 變更他們的 PIN 碼。

  3. 輸入新的 PIN 碼,然後按 #。

  4. 按 # 確認他們的新 PIN 碼。

圖 28   使用按鍵式介面變更 PIN 碼

變更 PIN

如需 Outlook 語音存取、語音使用者介面及按鍵式介面的相關資訊,請參閱下列主題:

976752c4-35b8-45b7-b97a-0beb7b770524 Tony Smith - Microsoft Exchange Server 的技術文件作者

 
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