Outlook 語音存取快速入門
上次修改主題的時間： 2007-03-12
作者：Tony Smith
Outlook 語音存取是 Microsoft Exchange Server 2007 整合通訊 (UM) 中的一項功能，可讓使用者使用類比、數位或行動電話擷取其信箱中的電子郵件。然後，他們可以使用按鍵式或語音命令，與其信箱互動。
《Outlook 語音存取快速參考指南》包含 Outlook 語音存取選單選項的所有對應，並顯示如何瀏覽選單系統。若要下載《快速參考指南》的副本，請參閱 Microsoft 下載中心。
當擁有 UM 功能的使用者透過電話存取其 Exchange 2007 信箱時，會聽到一連串語音提示。這些語音提示可幫助使用者瀏覽整合通訊 (UM) 系統，並讓使用者存取他們的信箱。Outlook 語音存取可讓使用者執行下列作業：
擷取、聆聽、回覆、建立及轉寄語音訊息或電子郵件。
聆聽或變更行事曆資訊。
變更個人選項 (例如變更 PIN 碼)，或是撥打或傳送語音訊息給個人連絡人。
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附註：自動語音辨識 (ASR) 讓來電者可以使用語音輸入，來瀏覽整合通訊中的選單。目前 ASR 僅提供英文版。不過，已規劃未來的版本支援 ASR 使用其他語言。如果使用者已經使用 Microsoft Office Outlook Web Access 設定英文以外的語言，他們將只能使用按鍵式輸入，與系統互動。
讀取與檢閱電子郵件
使用者可以使用電話來聆聽、回覆、建立及轉寄未讀取的電子郵件。例如，如果使用者正在等待一封重要的電子郵件，但卻無法存取網際網路，他們可以使用行動電話，撥打使用者存取號碼或用於 Outlook 語音存取的號碼。當使用者輸入他們的分機號碼和 PIN 碼，然後說「電子郵件」之後，整合通訊伺服器將會存取該使用者的信箱，並讀取其未讀取的電子郵件。當整合通訊伺服器讀取電子郵件時，使用者可以說下列其中一項：
「回覆」，回覆寄件者。
「全部回覆」，回覆電子郵件上的所有收件者。
「轉寄」，將該電子郵件轉寄給另一位使用者。
「標幟」，為郵件設定待處理的標幟。
「隱藏」，隱藏交談。
聆聽電子郵件
若要使用語音使用者介面 (VUI) 聆聽電子郵件，使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作 (如圖 1 所示)：
說「電子郵件」，存取電子郵件。
整合通訊伺服器將讀取第一封未讀取電子郵件的名稱、主旨、時間及優先順序。
說下列其中一個選項：
「下一封」，將該郵件標記為「讀取」，並移至下一封電子郵件。
「標記為未讀取」，保留該郵件的「未讀取」標記，並移至下一封電子郵件。
「結尾」，跳至郵件的結尾處。
「刪除」，刪除郵件。
圖 1 使用語音使用者介面 (VUI) 聆聽電子郵件
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若要使用按鍵式介面聆聽電子郵件，使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作 (如圖 2 所示)：
按 2 存取電子郵件。
整合通訊伺服器將讀取第一封未讀取電子郵件的名稱、主旨、時間及優先順序。
按下列其中一個選項：
# 字鍵，將郵件標記為已讀取，然後移至下一封電子郵件。
9，仍然將郵件標示為未讀取，然後移至下一封郵件。
兩次 3，跳至郵件結尾。
7，刪除郵件。
圖 2 使用按鍵式介面聆聽電子郵件
.gif "以按鍵介面聆聽電子郵件")
回覆電子郵件
若要使用 VUI 聆聽電子郵件，然後進行回覆，使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作 (如圖 3 所示)：
說「電子郵件」，存取電子郵件。
重複說「下一封」，直到到達想要回覆的電子郵件為止。
聆聽郵件，或說「結尾」移至郵件結尾處。
請說下列其中一項：
「回覆」，回覆寄件者。
「全部回覆」，回覆寄件者與所有其他收件者。
「轉寄」，將郵件轉寄給其他使用者或群組。
錄製回覆，然後掛斷電話、保持安靜，或按任何鍵。若要接受並傳送回覆郵件，請說「傳送」。
圖 3 使用 VUI 回覆電子郵件
.gif "以 VUI 回覆電子郵件")
若要使用按鍵式介面聆聽電子郵件，然後進行回覆，使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作 (如圖 4 所示)：
按 2 存取電子郵件。
重複按 #，直到到達他們想要回覆的電子郵件。然後按 9 將郵件標記為未讀取。
聆聽電子郵件，或按 33 移至郵件結尾處。
按 8 回覆寄件者、按 88 回覆寄件者與所有其他收件者，或按 6 將郵件轉寄給其他使用者或群組。
錄製回覆，然後按 #。若要接受並傳送回覆郵件，請按 1。
圖 4 使用按鍵式介面回覆電子郵件
.gif "以按鍵介面回覆電子郵件")
聆聽下一封未讀取電子郵件
若要使用 VUI 聆聽電子郵件，然後移至下一封未讀取的郵件，使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作 (如圖 5 所示)：
說「電子郵件」。
說「下一封未讀取」。如果想將這封郵件標記為未讀取，則也要說「標示為未閱讀」。
圖 5 使用 VUI 讀取下一封未讀取電子郵件
.gif "閱讀下一封未讀取的電子郵件")
若要使用按鍵式介面聆聽電子郵件，然後移至下一封未讀取的郵件，使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作 (如圖 6 所示)：
按 2 存取電子郵件。
按 ## 聆聽下一封未讀取電子郵件。如果想將這封郵件標記為未讀取，則也要按 9。
圖 6 使用按鍵式介面讀取下一封未讀取電子郵件
.gif "閱讀下一封未讀取的電子郵件")
為電子郵件設定待處理標幟
若要使用 VUI 聆聽電子郵件，然後標幟待處理的郵件，使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作 (如圖 7 所示)：
說「電子郵件」，存取電子郵件。
重複說「下一封郵件」，直到使用者到達他們想要的電子郵件。他們也可以說「標示為未閱讀」，將郵件標記為未讀取。
聆聽電子郵件，或說「結尾」移至郵件結尾處。
說「標幟」或「設定待處理標幟」，為郵件設定「待處理」標幟。
圖 7 使用 VUI 標幟待處理的電子郵件
.gif "標幟待處理的電子郵件")
若要使用按鍵式介面聆聽電子郵件，然後標幟待處理的郵件，使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作 (如圖 8 所示)：
按 2 存取電子郵件。
重複按 #，直到到達想要設定「待處理」標幟的電子郵件為止。他們也可以按 9 將郵件標記為未讀取。
聆聽郵件，或按 33 移至郵件結尾。
按兩次 0 (零)，存取更多選項。
按兩次 4，標幟待處理的郵件。
圖 8 使用按鍵式介面標幟待處理的電子郵件
.gif "標幟待處理的電子郵件")
隱藏交談
若要使用 VUI 聆聽電子郵件，然後隱藏交談，讓 UM 不會繼續讀取其他具有相同電子郵件交談的電子郵件，使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作 (如圖 9 所示)：
說「電子郵件」，開啟電子郵件。
重複說「下一封」，直到到達想要的電子郵件為止。說「標記為未讀取」，將郵件標記為未讀取。
聆聽電子郵件，或說「結尾」移至郵件結尾處。
說「隱藏」或「隱藏交談」，隱藏交談。將會讀取下一封電子郵件。
圖 9 使用 VUI 隱藏交談
.gif "隱藏電子郵件交談主旨")
若要使用按鍵式介面聆聽電子郵件，然後隱藏交談，讓 UM 不會繼續讀取其他具有相同電子郵件交談的電子郵件，使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作 (如圖 10 所示)：
按 2 存取電子郵件。
按 #，直到到達想要隱藏的電子郵件為止。如果想要將郵件標記為未讀取，請按 9。
聆聽電子郵件，或按 33 移至郵件結尾處。
按 99，隱藏交談。將會讀取下一封電子郵件。
圖 10 使用按鍵式介面隱藏交談
.gif "隱藏電子郵件交談主旨")
| 附註： |
|---|
| 隱藏交談時，只會在目前的工作階段予以隱藏。如果使用者登出，然後再重新登入他們的信箱，整合通訊就會讀取相同交談的電子郵件。 |
管理行事曆項目
使用者可以透過電話聆聽、回覆、建立及轉寄他們行事曆中的項目。例如，假設他們要在早上 10:00 開會。但是他們因為異常雍塞的交通情況而遲到，預計會晚 15 分鐘。那麼他們可以撥打 Outlook 語音存取的電話號碼、登入他們的信箱，然後存取他們行事曆中當天的會議清單，通知其他會議出席者他們會遲到。在整合通訊讀取 10:00 A.M. 會議的會議邀請之後，該使用者即可使用「我將會晚到」功能，通知所有與會者他將晚到 15 分鐘。每個出席者都會接收到電子郵件，告知他們使用者會晚到 15 分鐘。使用者也可以在送出的電子郵件中加入語音訊息。
或者，假設使用者早上發現，有一個非常重要的客戶剛剛與使用者排定的會議就在同一天。而且是整天的會議。使用者了解，必須以最簡單的方式取消所有先前排定的當天會議。他們只要使用「清除我的行事曆」功能，就可以快速且輕鬆地清除一整天的行事曆。
傳送我將會晚到的訊息
若要使用 VUI 將「我將會晚到」訊息傳送給與會者，使用者需撥打整合通訊使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作 (如圖 11 所示)：
說「今天的行事曆」。
聆聽會議邀請。
在讀取會議邀請之後，說「我將會晚到」。
當 UM 詢問「多晚？」時，說「10 分鐘」。
當 UM 詢問詢問「您想要錄製訊息嗎？」時，說「否」。然後說「傳送」。
圖 11 使用 VUI 傳送「我將會晚到」訊息
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若要使用按鍵式介面將「我將會晚到」訊息傳送給與會者，使用者需撥打整合通訊使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作 (如圖 12 所示)：
按 3 存取他們的行事曆。
聆聽他們的會議邀請，尋找他們想要傳送「我將會晚到」訊息的會議。
讀取該會議邀請之後，按 3。
當整合通訊詢問「多晚？」時，在電話按鍵上輸入 10。
圖 12 使用按鍵式介面傳送「我將會晚到」訊息
.gif "傳送「我將會晚到」訊息")
取消會議
使用者必須是會議召集人，才能取消會議。若要使用 VUI 取消會議，會議召集人需撥打整合通訊使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作 (如圖 13 所示)：
說「今天的行事曆」。
聆聽會議邀請。
在讀取會議邀請之後，說「取消會議」。
說「是」確認取消會議。
在整合通訊詢問會議召集人是否想要附加錄製的訊息時，說「是」錄製訊息，然後說「傳送」。
圖 13 使用 VUI 取消會議
.gif "取消會議")
若要使用按鍵式介面取消會議，會議召集人需撥打整合通訊使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作 (如圖 14 所示)：
按 3 存取他們的行事曆。
聆聽會議邀請，尋找要取消的會議。
按 7 取消會議。
如果他們選擇傳送語音訊息，則可以按下列其中一個選項：
#，停止錄製訊息。
1，接受錄製的訊息。
圖 14 使用按鍵式介面取消會議
.gif "取消會議")
清除行事曆
若要使用 VUI 清除他們的行事曆，使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作 (如圖 15 所示)：
說「今天的行事曆」，存取他們的行事曆。
說「清除我的行事曆」。
輸入要清除的時間或天數。
當整合通訊詢問他們是否要附加錄製的語音訊息時，說「是」、錄製語音訊息，然後說「傳送」。如果不想傳送附加的錄製語音訊息，則說「否」。
圖 15 使用 VUI 清除行事曆
.gif "清除我的行事曆")
若要使用按鍵式介面清除他們的行事曆，使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作 (如圖 16 所示)：
按 3 存取他們的行事曆。
按 00 移至 [更多選項] 選單。
按 77 清除他們的行事曆。
輸入要從行事曆清除的時數。
如果使用者選擇傳送語音訊息，則可以執行下列任一動作：
按 #，不要傳送語音訊息
在出現提示時錄製語音訊息、按 # 停止錄製訊息，然後按 1 接受錄製的訊息。
圖 16 使用按鍵式介面清除行事曆
.gif "清除我的行事曆")
接受會議邀請
若要使用 VUI 接受會議邀請，使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作 (如圖 17 所示)：
說「電子郵件」，存取他們的電子郵件。
聆聽含有會議邀請的電子郵件。
說「接受」，接受會議邀請。
圖 17 使用 VUI 接受會議邀請
.gif "接受會議邀請")
若要使用按鍵式介面接受會議邀請，使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作 (如圖 18 所示)：
按 2 存取他們的電子郵件。
聆聽含有會議邀請的電子郵件。
按 4 接受會議邀請。
圖 18 使用按鍵式介面接受會議邀請
.gif "接受會議邀請")
回覆會議邀請
若要使用 VUI 回覆會議邀請，使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作 (如圖 19 所示)：
說「今天的行事曆」。
聆聽會議邀請，以尋找要回覆的會議邀請。
說「更多選項」，開啟 [更多選項] 選單。
說「回覆」，回覆會議召集人。
錄製訊息。
說「傳送」。
圖 19 使用 VUI 回覆會議邀請
.gif "回覆會議邀請")
若要使用按鍵式介面回覆會議邀請，使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作 (如圖 20 所示)：
按 3 存取他們的行事曆。
聆聽會議邀請，以尋找要回覆的會議邀請。
按 00 取得更多選項。
按 8 回覆會議召集人。
錄製訊息，並按 # 鍵。
按 1 接受錄製的訊息並傳送該訊息。
圖 20 使用按鍵式介面回覆會議邀請
.gif "回覆會議邀請")
管理個人選項與連絡人
使用者可以使用 Outlook 語音存取，來管理他們的個人選項與連絡人。他們可以：
撥打個人連絡人。
尋找並撥打電話給目錄中的使用者
透過電話設定個人選項 (例如變更他們的 PIN 碼)。
使用者第一次設定信箱時，必須建立個人及郵件答錄機問候語，而來電者會在使用者無法接聽電話時聽到這些問候語。
假設，使用者發現他們忘記開啟郵件答錄機語音問候語，以提供在來電者發生需要立即解決的問題時可以撥打的另一個號碼。那麼使用者可以透過任何電話，使用 Outlook 語音存取來存取他們的個人選項，以及錄製和開啟郵件答錄機問候語。
或者，例如，使用者不在辦公室，卻想要連絡業務經理以取得客戶的重要資訊。則使用者可以撥打用於 Outlook 語音存取的號碼、使用目錄搜尋功能來找到業務經理，然後撥打電話。
| 附註： |
|---|
| 使用者必須使用按鍵式介面，才能存取 [個人選項] 選單。 |
錄製個人問候語
若要使用 VUI 錄製個人問候語，使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作 (如圖 21 所示)：
說「個人選項」，存取 [個人選項]。
按 2 錄製語音信箱問候語。
按 1 錄製他們的個人問候語。
按 # 鍵，停止錄製他們的個人問候語。
如果必須重新錄製個人問候語，則需按 2。
按 1 接受他們的個人問候語。
圖 21 使用 VUI 錄製個人問候語
.gif "錄製您的個人問候語")
若要使用按鍵式介面錄製個人問候語，使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作 (如圖 22 所示)：
按 6 存取 [個人選項]。
按 2 錄製語音信箱問候語。
按 1 錄製他們的個人問候語。
按 # 鍵，停止錄製他們的個人問候語。
按 2 重新錄製他們的個人問候語。
按 1 接受他們的個人問候語。
圖 22 使用按鍵式介面錄製個人問候語
.gif "錄製您的個人問候語")
| 附註： |
|---|
| 當使用者變更他們的電話語音問候語時，也會提供選項讓他們開啟或關閉電子郵件郵件答錄機自動回覆。 |
傳送語音訊息給某位使用者
使用者可以尋找或撥打目錄中的另一位使用者，或留下語音訊息。若要使用 VUI 尋找另一位使用者，然後將語音訊息傳送給該使用者，使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作 (如圖 23 所示)：
說「目錄」。
說想要尋找的人員姓名。
從清單中選取正確的人員。
說「傳送訊息」，然後錄製語音訊息。
說「傳送」，傳送訊息。
圖 23 使用 VUI 傳送語音訊息給其他使用者
.gif "傳送語音訊息給某個使用者")
若要使用按鍵式介面尋找另一位使用者，然後將語音訊息傳送給該使用者，使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作 (如圖 24 所示)：
按 4 搜尋連絡人。
按 00 在目錄中尋找人員。
使用電話按鍵，拼出要尋找的人員姓名。
從清單中選取正確的人員。
按 3 傳送語音訊息給該人員。
錄製語音訊息，然後按 # 鍵停止錄製。
按 1 接受錄製的訊息並加以傳送。
圖 24 使用按鍵式介面傳送語音訊息給其他使用者
.gif "傳送語音訊息給某個使用者")
尋找並撥打電話給目錄中的使用者
若要使用 VUI 尋找並撥打目錄中的使用者，使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作 (如圖 25 所示)：
說「目錄」。
說要尋找的人員姓名。
從清單中選取正確的人員。
說「撥辦公室」。
圖 25 使用 VUI 尋找及撥打目錄中的使用者或個人連絡人
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若要使用按鍵式介面尋找並撥打目錄中的使用者，使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作 (如圖 26 所示)：
按 4 存取個人連絡人。
按 00 在目錄中尋找人員。
使用電話鍵台，拼出想要尋找的人員姓名。
從清單中選取正確的人員。
圖 26 使用按鍵式介面尋找並撥打電話給目錄中的使用者
.gif "找到目錄中的使用者並致電")
變更 PIN 碼
若要使用 VUI 變更 PIN 碼，使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作 (如圖 27 所示)：
說「個人選項」。
按 3 變更您的 PIN 碼。
輸入新的 PIN 碼，然後按 # 鍵。
按 # 確認新的 PIN 碼。
圖 27 使用 VUI 變更 PIN 碼
.gif "變更 PIN")
若要使用按鍵式介面變更 PIN 碼，使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作 (如圖 28 所示)：
按 6 變更他們的個人選項。
按 3 變更他們的 PIN 碼。
輸入新的 PIN 碼，然後按 #。
按 # 確認他們的新 PIN 碼。
圖 28 使用按鍵式介面變更 PIN 碼
.gif "變更 PIN")
相關資訊
如需 Outlook 語音存取、語音使用者介面及按鍵式介面的相關資訊，請參閱下列主題：
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Tony Smith - Microsoft Exchange Server 的技術文件作者