了解通訊記錄管理

Exchange 2007
 

適用版本: Exchange Server 2007 SP3, Exchange Server 2007 SP2, Exchange Server 2007 SP1, Exchange Server 2007

上次修改主題的時間: 2007-07-19

「通訊記錄管理 (MRM)」是 Microsoft Exchange Server 2007 中的一項記錄管理技術,可協助組織降低與電子郵件和其他通訊相關的法律風險。MRM 可讓您更輕鬆地保留遵循公司原則、政府法令或法律規定所需的郵件,並移除不具法律或商業價值的內容。這是透過使用受管理的資料夾來完成,這種資料夾就是使用者信箱中已經套用「受管理的內容設定」的資料夾。系統管理員或使用者可將這些受管理的資料夾放在使用者的信箱中,再讓使用者根據組織原則將個別郵件或整個資料夾分門別類放入受管理的資料夾中。接著,再由 Exchange 根據資料夾內容設定,定期處理受管理的資料夾中的郵件。當某封郵件達到保留限制時,即會封存、刪除或加上標幟要使用者留意,或者僅記錄事件。

MRM 處理程序圖

郵件管理原則可協助組織遵循法律要求及保存資訊技術資源。然而,過去執行這些原則時經常面臨挑戰而成效不彰。要監控使用者是否守法是很困難的事情,而且為了遵守合法的事證揭露規定,常需耗費很多的成本與時間。嘗試將郵件管理程序自動化,成效又相當有限。Exchange 2007 中的 MRM 功能可有效對付這些挑戰。

使 Exchange 2007 郵件管理與原則執行更可靠、更有效且更易於使用的策略,是以三項原則為基礎:

  • 使用者分類自己的郵件。
  • 移除過時的郵件。
  • 保留必要的郵件。

使用 Exchange 2007 時,使用者可將自己的郵件分門別類放入一種特殊的信箱資料夾 (稱為受管理的資料夾),藉以參與 MRM 程序。這項排序程序可確保郵件會依據組織的需求進行分類,並有助於避免郵件管理解決方案完全自動化時所可能產生的郵件處理錯誤。

受管理的資料夾類似於使用者信箱內的其他資料夾,只不過您無法移動、重新命名或 (在大部分情況下) 刪除它們。使用者可以將郵件放入適合該內容類型的受管理的資料夾內,將郵件歸檔。郵件也可以使用規則加以排序,然後放到適當的資料夾內。

受管理的資料夾可由系統管理員新增至使用者的信箱 (透過 Exchange 管理主控台或 Exchange 管理命令介面)。如果組織基於該用途來建立 Web 服務網站,則使用者可在該網站上,對其本身的信箱新增或移除受管理的資料夾。如需搭配使用 Web 服務與 Exchange 2007 的相關資訊,請參閱 Web 服務 (英文)。

Microsoft Office Outlook 2007 使用者之受管理的資料夾可能會有儲存限制,而且可能會顯示所套用郵件管理原則的描述。具有大小限制和資料夾描述之受管理的資料夾無法指派給舊版 Outlook 存取的信箱。

MRM 原則可以資料夾為單位並根據內容類型來執行,系統管理員因而得以進一步控制管理程序。

如需如何建立受管理之自訂資料夾的相關資訊,請參閱如何建立受管理的資料夾

受管理的資料夾信箱原則可讓您從使用者的信箱處理及移除過時的內容。這些原則可藉由內容保留天數與郵件類型 (例如語音信箱或約會) 進行設定,並可套用於使用者信箱中的任何資料夾。

套用 MRM 原則時可採取的動作包括:

  • 永久刪除內容,或刪除內容、但仍可透過 Outlook 2007 中的 [復原刪除的郵件] 命令加以復原。
  • 將內容移至受管理的資料夾,讓使用者可在刪除內容前加以檢閱。如此可在項目遭到永久移除前,提供使用者先行檢閱的機會。
  • 在 Outlook 2007 的使用者信箱中將郵件標示為過了保留日期,提示使用者採取必要的動作。

如需如何處理過時郵件的相關資訊,請參閱如何建立受管理的內容設定

您可以建立會將內容記錄 (複製) 到其他位置之受管理的資料夾信箱原則,藉以保留想要的內容。這可以是任何具有簡易郵件傳送通訊協定 (SMTP) 電子郵件地址的位置,包括其他 Exchange 信箱。傳送到這類存放庫的資料均會加上標籤,以保留其分類資訊。

保留設定可在資料夾層級並根據郵件類型 (例如語音信箱或約會) 進行設定。

如需如何進行保留設定的相關資訊,請參閱如何建立受管理的內容設定

使用 Exchange 2007 Service Pack 1 (SP1) 時,您可以將 MRM 套用至具有 Exchange 標準用戶端存取使用權 (CAL) 之 Exchange 伺服器上的受管理的預設資料夾 (「受管理的預設資料夾」是預設會出現在使用者之 Microsoft Office Outlook 信箱中的資料夾,例如收件匣)。這樣能夠保有與 Exchange 2000 Server 和 Exchange Server 2003 的「信箱管理員」一樣的功能。在 Exchange 2007 SP1 中,您可以建立任意數目的受管理的預設資料夾。

受管理的自訂資料夾是 MRM 的一項高階功能,每個具有受管理的自訂資料夾的信箱都需要 Exchange Server 企業 CAL。

如需執行和管理 MRM 的相關資訊,請參閱管理通訊記錄管理

若要深入了解 MRM 的各項相關詞彙,請參閱通訊記錄管理術語

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