保留期間在 Exchange Online 中的計算方式

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注意事項

若要在 Microsoft 365 中主動保留或刪除資訊控管的信箱內容，建議您使用 Microsoft Purview 合規性入口網站 的保留原則和保留標籤，而不是此頁面所述的訊息記錄管理。 不過，您應該繼續使用訊息記錄管理，將訊息移至封存信箱。

如果您目前使用傳訊記錄管理，這個較舊的功能會繼續與保留原則和保留標籤並存運作。 不過，建議您今後改為使用保留原則和保留標籤。 它們提供單一機制來集中管理 Microsoft 365 內容的保留與刪除。

受控資料夾助理 (MFA) 是許多在 Exchange Online 中執行的信箱 助理 程式之一。 它的工作是處理已套用「保留原則」的信箱、將原則中包含的「保留標記」加入至信箱，以及處理信箱中的項目。 如果項目有保留標記，助理員會測試這些項目的存留期。 如果項目超過「保留時間」，則會採取指定的「保留動作」。 保留動作包括將項目移至使用者的封存檔、刪除項目和允許復原，或永久刪除項目。

請參閱保留標記和保留原則的詳細資訊。

決定不同項目類型的保留天數

信箱專案的保留期限是從傳遞日期算起，或是在草稿等專案未傳遞但由使用者建立的情況下計算，也就是建立專案的日期。 當受管理的資料夾小幫手處理信箱中的專案時，它會使用 [刪除] 和 [ 允許復 原] 或 [ 永久刪除 保留] 動作，為具有保留卷標的所有專案戳記開始日期和到期日。 擁有封存標記的項目也會加上移動日期的戳記。

「刪除的郵件」資料夾中的項目及具有開始和結束日期的項目，例如行事曆項目 (會議和約會) 和工作，有不同於此表格中所顯示的處理方式。

如果項目類型為... 專案是... 保留期限是根據...
電子郵件訊息

Document

傳真

日誌專案

會議邀請、回應或取消

未接來電

附註

 不在 [刪除的郵件] 資料夾中 建立的傳遞日期或日期
電子郵件訊息

Document

傳真

日誌專案

會議邀請、回應或取消

未接來電

附註

 在 [刪除的郵件] 資料夾中 除非專案從沒有繼承或隱含保留標記的資料夾中刪除，否則為傳遞或建立的日期。

如果項目位於未套用繼承或隱含保留標記的資料夾中，則此專案不會由 MFA 處理，因此沒有其所戳記的開始日期。 當使用者刪除這類專案，且 MFA 第一次在 [刪除的郵件] 資料夾中處理它時，它會將目前的日期戳記為開始日期。
行事曆 不在 [刪除的郵件] 資料夾中 非週期性行事曆專案會根據結束日期到期。

週期性行事歷專案會根據上次出現的結束日期到期。 沒有結束日期的週期性行事曆專案不會過期。
行事曆 在 [刪除的郵件] 資料夾中 如果行事歷專案存在，則會根據其訊息接收日期到期。 如果行事曆項目沒有訊息接收日期，則會根據其訊息建立日期到期。 如果行事歷專案既沒有訊息接收日期，也沒有訊息建立日期，就不會過期。
工作 不在 [刪除的郵件] 資料夾中 非週期性工作：

如果存在，則非週期性工作會根據其 message-received date到期。

如果非週期性工作沒有 message-received date，則會根據其 message-creation date到期。

如果非週期性工作沒有 message-received date 或 message-creation date，則不會過期。

週期性工作會根據 end date 其最後一次出現的 到期。 如果週期性工作沒有 end date，則不會過期。

重新產生工作 (這是一項週期性工作，會在先前的工作實例完成之後重新產生指定的時間，) 不會過期。
工作 在 [刪除的郵件] 資料夾中 如果某個工作存在，則工作會根據其訊息接收日期到期。 如果工作沒有訊息接收日期，則會根據其訊息建立日期到期。 如果工作沒有訊息接收日期或訊息建立日期，則不會過期。
連絡人 在任何資料夾中 聯繫人不會加上開始日期或到期日戳記，因此受管理的資料夾小幫手會略過這些聯繫人，而且不會過期。
損壞 在任何資料夾中 Managed 資料夾小幫手會略過損毀的專案，而且不會過期。

範例

如果使用者... 資料夾上的保留標籤... Managed 資料夾小幫手...
在 2019/01/26 的收件匣中接收訊息。 會在 2019/2/27 刪除訊息。 收件匣：在365天內刪除

已刪除的專案：在30天內刪除

 處理 2019/1/26 收件匣中的訊息;會以 2019/01/26 的開始日期和 2020 年 01 月 26 日的到期日來戳記它。

在 2019/2/27 的 [刪除的郵件] 資料夾中再次處理訊息。 它會根據相同的開始日期 (01/26/2019) 重新計算到期日。 因為專案早於 30 天，所以會立即過期。
在 2019/01/26 的收件匣中接收訊息。 會在 2019/2/27 刪除訊息。 收件匣： (繼承或隱含)

已刪除的專案：在30天內刪除

 在 2019/02/27 處理 [刪除的郵件] 資料夾中的訊息，並判斷項目沒有開始日期。

它會將目前日期戳記為開始日期，並將 03/27/2019 戳記為到期日。 專案已在 2019 年 3 月 27 日過期，也就是使用者刪除或移至 [刪除的郵件] 資料夾後的 30 天。

其他資訊

  • 在 Exchange Online 中，受管理的資料夾小幫手會在七天內處理信箱一次。 這可能會導致專案在專案上加上戳記的到期日後最多七天過期。

  • 在移除保留保留之前，受管理資料夾小幫手不會處理保留保留信箱中的專案。

  • 如果信箱置於 [保留] 或 [訴訟保留] In-Place，到期專案會從 [收件匣] 中移除，但會保留在 [可復原的專案] 資料夾中，直到從 [ 就地保留] 和 [訴訟保留] 移除信箱為止。

  • 在混合式部署中，內部部署和 Exchange Online 組織中必須存在相同的保留標記和保留原則，兩個組織才能一致地移動項目和使項目過期。 如需詳細資訊，請參閱 匯出和匯入保留標記 。