Microsoft Web 企業入口網站技術白皮書

使用 Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 部署 Microsoft 的企業內部網路入口網站

白皮書

發行日期:2004 年 1 月

狀況

在 Microsoft,人們總是花太多時間在尋找「對」的資訊。事實上,最好的資訊多半都和人脫離不了關係。這些資訊可能儲存在相關人士的腦袋裏或是他們的硬碟中,而這讓整個情況益形複雜。此外,在內部網路尋找資訊也是困難重重。

解決方案

Microsoft KNG (知識網路小組,Knowledge Network Group) 與 Microsoft IT 小組配合,利用 SharePoint Portal Server 2003 重新設計公司的員工內部網路入口網站。

優點

  • 員工可在較短的時間內找出與情境相關的資訊,因此可提昇效率及生產力

  • 決策參考資訊更充份,企業與客戶的互動將因此更有效、較不易錯失機會、重做比率降低,客戶、業務夥伴及員工的滿意度也會提高

  • 降低開發、部署及管理企業內部網路入口網站解決方案的成本

產品與技術

  • Office SharePoint Portal Server 2003

  • Windows SharePoint Services

  • SQL Server 2000

  • Office System 2003

  • Microsoft 內部使用的分類管理工具,以及「首選」(Best Bets) 和 URL 分類處理程序

本页内容

執行摘要
簡介
狀況
解決方案
結論
其他詳細資訊
附錄 A:Microsoft Web 用到的 SharePoint Portal Server 2003 功能

執行摘要

Microsoft 承諾,在產品新版本上市之前,會先將其部署到公司內部使用。因此它使用 Microsoft® Office SharePoint™ Portal Server 2003 來大幅翻新 Microsoft Web,即其企業內部網路入口網站解決方案。

「Microsoft 知識網路小組」(Knowledge Network Group,KNG) 與「Microsoft 資訊技術小組」(Microsoft IT) 通力合作,重新設計企業的內部網路入口網站:Microsoft Web。他們仔細研究員工的需求和業務目標作為設計的依據,並以最新版的 SharePoint Portal Server 2003 進行系統實作。

改善 Microsoft Web 內部網路入口網站的重點工作,在於開發下列新功能:

  • 找出「對」的資訊

  • 找出專業人員和他們的專業知識

  • 組織內部網路

詳細分析員工需求與舊版 Microsoft Web 的使用者回饋後,許多需要改善的問題隨之浮現。為了處理這些問題,KNG 擬定計畫並針對四個主要方面進行強化:

  • 整合內部網路入口網站架構

  • 依據共用的標準及實踐方式更新知識架構

  • Shared Services (共用服務),這是一組集中式管理、具高度擴充性的核心入口網站服務,其設計可以跨越多個入口網站重複使用

  • 新版的 Microsoft Web,Microsoft 的內部網路入口網站解決方案

KNG 並未建立獨立的企業入口網站,而是與 Microsoft IT 合作開發內部網路入口網站解決方案,大幅增進了 Microsoft 員工的生產力。新版的 Microsoft Web 讓員工更容易找到與要完成的工作內容相關的資訊。此外,企業內部網路入口網站解決方案讓具有所需知識類型的專家更容易被發現,並可讓您判斷是否可以利用電話、立即訊息或電子郵件與其聯絡。

此專案的「最佳實務作法」是取得及管理公司的作業形態分類,這有助於將 Microsoft 內部網路使用經驗的眾多相關元素組織起來,使其具有一致性,這些元素有:關鍵字首選、網站架設與網站註冊、網站目錄 (Site Directory) 組織、自訂使用者設定檔與個人網站。

利用 SharePoint Portal Server 2003 替 Microsoft Web 升級,這麼做在業務方面主要有以下優點:

  • 員工可在較短的時間內找出與前後文更相關的資訊,提昇其效率和生產力

  • 決策參考資訊更充份,企業與客戶的互動將因此更有效、較不易錯失機會、重做比率降低,客戶、業務夥伴及員工的滿意度也會提高

  • 降低開發、部署及管理企業內部網路入口網站解決方案的成本

簡介

許多客戶常詢問 Microsoft,在將自身的產品和技術部署到公司使用時,所採用的是什麼方法,以及學到了哪些經驗。

這份白皮書記錄了 Microsoft Web 6.0 的設計、實作及部署。Microsoft Web 6.0 是過去 8 年來,Microsoft 內部網路入口網站解決方案第六次的大幅改版。圖 1 是 Microsoft Web 的首頁畫面。這份白皮書的目標讀者,是企業、業務及技術等部門的決策者,以及考慮為內部網路入口網站基礎結構升級、或是首次實作內部網路入口網站解決方案的 IT 架構設計者與操作管理員。在一個大型組織中,內部網路或企業入口網站的使用者常高達數千甚至上萬人,本文件即針對此類入口網站擁有者的需求而撰寫。

圖 1 Microsoft Web 首頁
圖 1 Microsoft Web 首頁

Microsoft Web 使用 SharePoint Portal Server 2003 來處理舊版 Microsoft Web 的三類問題:

  1. 很難找出及擷取「對」的資訊

  2. 不容易找出專業人員和瞭解他們的專業知識

  3. 無法將內部網路組織成方便瀏覽且井然有序的網路架構

Microsoft Web 是 Microsoft 全球「入口網站」解決方案的一部分。圖 2 說明了這整個解決方案,包括以下的額外元件:Shared Services,集中式裝載協同作業平台及其子元件:Microsoft Windows® Server 2003、Microsoft SQL™ Server 2000、Windows SharePoint Services 及 SharePoint Portal Server 2003。

圖 2 Microsoft 本身的內部網路解決方案
圖 2 Microsoft 本身的內部網路解決方案

相關的白皮書中,記載了 Microsoft 在規劃、實作及部署 Microsoft 內部網路其他元件時的經驗。相關的系列白皮書可從 http://www.microsoft.com/technet/itsolutions/msit/default.mspx (英文) 取得,包括:

  • 《部署 SharePoint 產品與技術以利企業協同作業》(Deploying SharePoint Products and Technologies for Enterprise Collaboration)

  • 《小組及企業協同作業平台》(Team and Enterprise Collaboration Platform)

  • 《Microsoft 部署 SharePoint Portal Server 2003 Shared Services 的經驗》(Deploying SharePoint Portal Server 2003 Shared Services at Microsoft)

在閱讀這份白皮書之前,您不需要先讀過同系列的其他白皮書。本文讀者應對 SharePoint 產品與技術有初步的瞭解。附錄 A 列有 Microsoft Web 主要使用的 SharePoint Portal Server 功能的概觀。

如需以「Microsoft SharePoint 產品與技術」規劃、部署、測試及管理內部網路解決方案的詳細資訊,請參閱「Microsoft 內部網路解決方案加速器」(Microsoft Solution Accelerator for Intranets),網址為 http://www.microsoft.com/downloads/search.aspx?displaylang=en (英文)。Solution Accelerator for Intranets 是一組文件集,說明設計、部署、操作及開發一個有效內部網路解決方案的方法,文件內容生動、採用的方法經過嚴密測試,且其中的所有方法目前均已提供。對於使用「Microsoft SharePoint 產品與技術」開發內部網路解決方案的問題,「加速器」資源處理了產品文件未討論到的一些問題,例如服務整備規劃、資源需求及容量規劃等等。其中還涵蓋了監視、備份及還原處理程序、成長規劃及災害復原等主題。

這份文件雖然是依據 Microsoft 的實作經驗提供建議,但其目的並非作為程序指南,因為所有的企業環境都是獨一無二的。這份白皮書所描述的計劃和經驗,在套用到其他組織時,必須因應實際情況做改變。

狀況

Microsoft Web 是 Microsoft 企業內部網路入口網站的名稱。其設計目的,是提供員工從內部網路存取公司的資訊與服務,包括新聞、活動行事曆、特定工作專用工具、事業部與地區入口網站,以及群組入口網站,如 Retail Sales (零售) 和 Microsoft Business Solutions Framework (Microsoft 業務解決方案架構) 入口網站。百分之九十的 Microsoft 員工每月至少使用一次 Microsoft Web。一半員工的網頁瀏覽器首頁設為 Microsoft Web。

55,000 名以上的 Microsoft 雇員,以及 20,000 名全球各地 400 個辦公室內的其他員工,都固定存取超過 75,000 個 Microsoft 內部網路網站。這些網站包括了數百個事業部及群組入口網站,以及 50,000 個小組網站。Microsoft Web 會定期標記索引,提供超過三百萬個全文及關鍵字搜尋服務。每週網頁檢視的數目超過一百四十萬次。

獲取資訊優勢

「Microsoft Web 入口網站與內部網路策略,是依網路連接企業的概念所建立的:縝密連接整個組織的知識、想法和專業。Microsoft Web 能讓員工輕鬆地以虛擬方式連接其他個人、小組、群組及企業,不需要將整個公司的資訊和知識收集到實體的網站上。」

Mary Lee Kennedy,總監
知識網路小組
Microsoft Corporation

「Microsoft 知識網路小組」的長期目標,是協助確保 Microsoft 員工能夠找出完成其工作所需的人員和資訊、信任找出的資訊是有意義且與工作相關,並能以一致、可利用的形式擷取。

KNG 搜集員工使用 Microsoft Web 及整體內部網路的經驗,再針對滿意度調查的回饋意見訂定目標。在員工回饋意見中,最顯著的有以下幾點:

  • 公司內部網路的資訊數量龐大、內容豐富,但是只憑員工的知識、專業和工作內容,很難判斷哪些資訊是他們所需要的。員工無法確定找出的資訊是否可靠,取得的知識是否可信賴。

  • 需要他人協助時,很難利用內部網路判斷哪些人具有相關資訊、其專業知識的本質,以及是否可利用電話、立即訊息或電子郵件聯絡這些人。

  • Microsoft 內部網路有許多地方可以找尋資訊,包括入口網站、小組網站、檔案伺服器、應用程式及其他資訊儲存庫。也沒有一套一致的程序可以在這些位置進行搜尋,提供員工期望的可靠結果。他們需要的是能找出類似的相關資訊,無論從何處開始或使用何種方式搜尋。

  • 對於員工來說,判斷何時可以取得相關的新資訊,以及原本找出的資訊何時又做了變更,都是件高難度的工作。

Microsoft Web 小組收集了這些需求,將其分成三類,作為後續設計及實作的重點目標:

  • 改善找出及擷取「對」的資訊的功能

  • 改善找出專業人員和他們的專業知識的功能

  • 組織內部網路並建立井然有序的網路架構

找出對的資訊

使用舊版 Microsoft Web 的員工都有一種感覺,那就是在 Microsoft 內部網路豐富多變的環境中,很難找到數量正確的最新相關權威資訊。難以找出對的資訊,最主要的問題有四:

  • 找出「對」的資訊曠日費時。這通常是指要找出有用的資訊,常常需要按太多次滑鼠;或者花了很多力氣在內部網路瀏覽、搜尋,仍然找不到對的資訊。

  • 很難找出員工完成工作急需的相關資訊和知識。例如,搜尋結果常包含太多不相干的資訊。

  • 員工很難得知何時可以信任內部網路找到的資訊。因為不容易判斷這些資訊的時效性、正確性以及完整性。

  • 員工難以得知選擇哪些關鍵字來搜尋最好,因為 Microsoft 使用了太多的縮寫字、專業術語、專案代碼名稱以及產品名稱。

員工覺得要找到完成工作所需的相關資訊曠日費時,有時甚至找不到需要的資訊或知識。這些問題在許多方面都對業務有所影響:客戶展示及提案的有效性降低、失去業務機會、重複工作導致成本提高。最後,難以在 Microsoft 內部網路尋找資訊的問題,將影響到客戶、夥伴及員工的滿意度。

Microsoft 的員工滿意度,只有在他們能夠找到並使用公司產品技術資訊的情況下,才有可能提高。在三分之二的員工希望使用 Microsoft 內部網路來尋找產品技術資訊的情況下,員工滿意度仍然很低,原因是:只有 9% 的員工「很滿意」,但有 25% 的員工「不滿意」尋找技術資訊的能力。

找出資訊所需的滑鼠按鍵次數,常被視為測量在內部網路尋找資訊所需時間及所費工夫的指標。員工在搜尋日常工作所需資訊 (如找出美國華聖頓州 Redmond Microsoft 公司園區中某一棟建築物,或完成並送出支出報表) 時,對這個因素特別敏感。員工想要並且需要立即存取這幾類的工具和資訊。

查詢和搜尋資訊時,會出現許多不同的答案,但判斷這些資訊適切性及可靠性所需的資料,卻嚴重不足。

在過去將近 30 年間,Microsoft 所使用的產品名稱、縮寫字、專案名詞及專案代碼名稱高達 12,000 個。這讓員工 (特別是新進員工) 難以瞭解同事們所使用的語言、欣賞發行到 Microsoft 內部網路的資訊,搜尋資訊時也很難決定適當的關鍵字。

當一般尋找資訊的來源和方法都用盡之後,員工會覺得具有特殊知識的專家也是重要的資訊來源。這項工作的難度極高,因為雖然有時這些專家是在同一個部門,但大部分情況下,他們都在其他部門、其他事業部或分公司內。

這就是員工使用舊版 Microsoft Web 會遭遇的第二類問題的特徵:很難找出專業人員和他們的專業知識。

找出專業人員和他們的專業知識

雖說在大型公司中找出具有完成工作所需知識的人才難度很高,但在較小的組織中,要從數百位員工中找出這樣的人,同樣是一項大挑戰。

研究分析師發現,在許多組織中都有同樣的狀況。Gartner, Inc. 在 2002 年 7 月 17 日出版,由 Regina Casonato 及 Kathy Harris 所著的研究報告《The Knowledge Worker Investment Paradox》(知識工作者投資詭論) 中便指出:

  • 「大部分企業中,員工所需的資訊有 50%~75% 直接來自他人。」

  • 「公司數位化的資源有 80% 無法讓全企業取用,因為這些資源位於個人的硬碟或檔案內。」

  • 「個人擁有知識經濟的關鍵資源 ─ 內隱與外顯的知識,而這些知識在他們離開公司之後,大部分都會消失無蹤。」

Microsoft 也有類似的經驗。當員工用盡所有尋常的資訊來源後,他們會希望儘快找出具有完成其工作所需知識的人員。這一類資訊或知識的搜尋,通常是從小組的其他成員及同一辦公室的其他小組開始,然後再擴展至公司中較不熟悉的部分。無論需求為何,無論是否足以進行夥伴簡報,或足以應付提案要求所需的詳細技術或授權資訊,時間通常都相當緊迫,員工因而傾向從其他人身上獲得資訊。

在提供員工尋找和聯絡具有特殊專長知識人才的資源上,Microsoft 內部網路的效率並不高。Exchange 通訊錄和內部的「組織圖」工具無法標示員工對組織貢獻的知識類型、他們所做過的簡報或寫過的白皮書,或是電子郵件發送清單以及參加的社群等等。結果就是沒有一種一致且可靠的方式,能讓員工找出能夠協助完成手上工作的人員。

組織內部網路

Microsoft 內部網路是龐大、豐富且動態的集合,其中包括入口網站及小組協同作業網站、其他網站、檔案伺服器以及 Exchange 公用資料夾。Microsoft 對於張貼到內部網路的內容並未集中控制。有些小組有其內容建立及發行標準,有些小組則否。最後,所有 Microsoft 員工都能在 Microsoft 內部網路撰寫及發行內容。

當 Microsoft 員工使用舊版 Microsoft Web 從網站擷取資訊時,他們很難瞭解網站的用途和內容,以及其中含有哪些資訊。描述網站擁有者身份、網站活動以及資訊時效等方面的有用資料付之闕如。因而員工在尋找資訊時,很難判斷網站內容、主要使用者、主題以及產品和技術的涵蓋範圍。這些需求構成了 Microsoft 員工不知資訊應從何找起的問題。

對於建立新文件的員工來說,要在內部網路組織、關聯及儲存資訊很困難。他們面對令人迷惑的大量儲存位置,包括個人工作站、膝上型電腦、PDA、檔案伺服器、小組網站、入口網站、個人電子郵件保存檔及電子郵件發送清單,以及 Exchange 公用清單等等。

對於尋找資訊的員工也一樣,使用先前的 SharePoint Portal Server 2001 搜尋服務 (加上索引的 Microsoft 內部網路相對上數量比較少) 時,他們必須逐一存取所有可能的儲存位置和文件。

Microsoft 內部網路缺少井然有序的網路架構,無法讓員工「看到整個內部網路」而輕鬆瀏覽。尋找資訊的員工希望找到好品質的搜尋結果:相似、相關、適切的資訊。他們也希望找到熟悉的參考點、搜尋工具和瀏覽功能,無論搜尋內部網路時的進入點為何。員工希望有一組永久性的通用內部網路功能,可讓瀏覽內部網路、搜尋資訊然後產生需要結果等工作方式能夠一致並可信賴。

因此小組面臨的挑戰,即是提供員工一個有效的設計,以方便他們瀏覽及搜尋 Microsoft 內部網路。

專案小組成員

Microsoft Web 的開發是由「Microsoft 知識網路小組」(KNG) 主導,他們和 Microsoft 資訊技術小組與 SharePoint Portal Server 產品小組密切合作,並由這兩個小組提供必要的支援。

知識網路小組

「知識網路小組」的使命,是提供好的方法,協助員工更容易存取、交換及使用適切的資訊和知識。他們負責 Microsoft 知識架構和內部網路架構的建立。

針對這個目的,KNG 使用架構、使用指引及領導三叉策略,以創造「資訊優勢」。他們的工作焦點在於確保員工能找到對的資訊、找到專業的人員和他們的專業知識,以及在內部網路中找到自己的方向。目標是讓在內部網路尋找資訊和知識的員工有無接縫的美好經驗。

KNG 利用範例引導,從最佳實務作法的文件記載和訓練、分類與搜尋服務、在個人工作空間、入口網站等位置進行思想引導、內容整合及傳遞、以及資訊擷取及探索等方面著手。KNG 負責維護公司分類,並以協同作業的方式,由 Microsoft Knowledge Network Taxonomy Board (Microsoft 知識網路分類委員會) 贊助管理。

使用指引包括了 KNG 的三個優先事項:找出對的資訊、找出專業的人員和他們的專業知識,以及組織內部網路。其中涵蓋了使用 SharePoint Portal Server 2003 等產品開發共用標準、指引及實際的解決方案。

Microsoft 資訊技術小組

Microsoft IT 負責驅動全球營運,並將資訊技術服務傳遞到整個 Microsoft 組織當中。小組肩負了指揮執行和維護 Microsoft 全球資訊系統所有相關活動的責任:技術基礎結構,公司與行銷資訊系統,包括生產、發送及其他重要的內部系統。Microsoft IT 藉由在設計及整合公司策略、處理程序與架構上的領先地位,致力於提供世界級公用程式以及業務營運的優勢。

Microsoft IT 提供了完整的服務,包括伺服器及使用者支援、電信管理、網路操作及資訊安全性。這個角色包括了全球超過 30 萬部個人電腦連線的管理。Microsoft IT 確保了 400 個以上 Microsoft 位置的 54,000 名雇員、20,000 名合約人員及廠商,從全球各地一天 24 小時、每周 7 天均能存取公司網路服務及資源。

由於 Microsoft 的主要業務是軟體設計,因此 IT 有了獨步全球提供者的第二項使命。除了為 Microsoft 執行 IT 公用程式之外,Microsoft IT 也是最早採用公司技術進行測試,並在 Microsoft 產品 (如 SharePoint 產品與技術、Windows Server 2003 及 Exchange Server 2003 等) 上市之前,先將其部署到公司內部者。這個處理程序在 Microsoft 內部稱為「吃自己的狗食」(eating our own dog food)。

專案小組角色及資源

小組中負責實作及部署 Microsoft Web 6.0 的核心成員包括:

  • 一名帶領整個小組的經理,需背負預算的責任

  • 一名專案經理,需向經理報告,負責專案管理與開發小組及協調

  • 三名程式經理,分別掌管 (i) 研究、(ii) 人員、使用者、使用者設定檔及分類 (iii) 個人網站及自訂網頁組件。

  • 小型開發小組,由五名全職員工以及為期三個月的外包人員 (預算為十萬美元) 所組成。

其他夥伴及關係人

其他在設計、開發及操作 Microsoft Web 等方面的關係人包括:

  • 負責策略及會計結果的經理

  • 負責迅速有效地傳遞業務結果的處理程序擁有者 (Process Owner)

  • 資訊提供者,包括生產其他人所用內容的員工

  • 資訊工作者,他不但使用資訊來完成其目標,也產生資訊作為工作的副產品

  • 設計及開發企業通訊及協同作業軟體產品的 Microsoft 產品小組

集中式裝載協同作業平台

為了符合 Microsoft 的需求,Microsoft IT 建立了一個協同作業平台,供使用 Windows Server 2003、Windows SharePoint Services 及 SharePoint Portal Server 2003 的入口網站及小組網站使用。通過 Active Directory® 目錄服務驗證的所有網路使用者,均能使用此平台迅速建立小組協同作業網站,在業務方面更有足夠的理由用來建立新的入口網站。

設計此平台時,KNG 與 Microsoft IT 使用了三種類型的伺服器組態:一是小組網站伺服器陣列 (Server Farm)、一是入口網站伺服器陣列,第三種伺服器陣列組態則裝載 Microsoft Web 入口網站並提供 Shared Services 給其他入口網站。入口網站陣列為 SharePoint Portal Server 2003 入口網站提供了前端伺服器。在資料儲存方面,入口網站和小組網站陣列分別裝載了自己的存放區區域網路 (SAN)。一個 Shared Services 陣列裝載於美國華盛頓州 Redmond 的公司資料中心,它提供一組集中式管理、具有高度擴充性的核心入口網站服務,可以跨越多個入口網站及多個伺服器陣列重複使用。另兩個 Shared Services 則部署在遠端資料中心:一在歐洲地區,一在亞太地區。

圖 3 為集中式裝載協同作業平台的邏輯表示法。此架構設計可以支援階層組織中的數百個事業部和群組入口網站,以及數萬個小組網站。個人網站則裝載於 Redmond 的 Shared Services 陣列中。小組網站裝載於適當的地區伺服器陣列中。

圖 3 集中式裝載協同作業平台設計
圖 3 集中式裝載協同作業平台設計

有關 Microsoft IT 如何設計、實作及部署此平台的詳細說明,請參閱 IT Showcase 白皮書《部署 SharePoint 產品與技術以進行企業協同作業》(Deploying SharePoint Products and Technologies for Enterprise Collaboration) (英文) (http://www.microsoft.com/technet/itsolutions/msit/default.mspx)。

解決方案

KNG 不選擇實作一個獨立式的中央入口網站供員工使用,而是使用 SharePoint Portal Server 2003 來建立內部網路入口網站解決方案,它將 Microsoft 數百個入口網站及數萬個小組網域控制站整合成單一的知識網路。建立新版 Microsoft Web 的工作,包含了設計、開發及整合許多關鍵元素:

  • 更新的知識架構

  • 整合的內部網路入口網站架構

  • Shared Services,這是一組可重複使用、集中式管理的核心入口網站服務

  • 新版的 Microsoft Web 入口網站

重新設計和升級 Microsoft Web 的起點,是從員工滿意度調查中收集需求並進行需求分析。需求收集完成後,KNG 並不馬上進行設計及實作,而是開始尋求開發通用的標準及實踐方式,讓其他 Microsoft 入口網站共用的機會。因而成就了更新的知識架構,以及新的整合內部網路入口網站架構。

有關 Microsoft IT 如何設計、實作及部署此平台的詳細說明,請參閱 IT Showcase 白皮書《Microsoft 部署 SharePoint Portal Server 2003 Shared Services 的經驗》(Deploying SharePoint Portal Server 2003 Shared Services at Microsoft) (英文) (http://www.microsoft.com/technet/itsolutions/msit/default.mspx)。

Microsoft Web 入口網站是利用 SharePoint Portal Server 2003 及 Shared Services 所設計及實作,部署在集中式裝載協同作業平台的最上層。

共用標準及實踐方式

由於了解到一個真正有效的內部網路入口網站解決方案,並非單獨一個網站便能做到,而是要將中央入口網站與 Microsoft 內部網路既有的大量資訊與知識互相整合,因此出現了共用標準及實踐方式的聲音,由此觀點而產生了進一步的需求:

  • 需要一個內部網路入口網站架構,用來整合及組織數百個不同的業務部門、產品群組和地區入口網站,以及數萬個小組網站及個人網站。此架構是建立具有凝聚力、能夠有效率地瀏覽和搜尋的資訊網路所需。

  • 需要一個共用知識架構,以提供受控制的搜尋名詞分類,它不但管理容易,也能被其他應用程式重複使用。兩個最好的例子是產品名稱和地區名稱分類。這些名稱被許多應用程式廣泛運用,包括 Microsoft Web 及 Microsoft.com (Microsoft 公共網站)。

  • 需要通用的工具集及 Shared Services,以便將關鍵字搜尋、內容變更通知、使用者中心內容目標設定及使用者設定檔等功能與 Microsoft 入口網站整合在一起。Microsoft 入口網站中,使用 Shared Services 的兩個例子是 Retail Sales 和 Microsoft Business Solutions Framework 入口網站。

內部網路入口網站架構

當一個小組需要一個地方一起工作,以處理小型專案或數百人參與的大型專案時,集中式裝載協同作業平台便能滿足其需求。

圖 4 Microsoft Web 及 Shared Services 架構
圖 4 Microsoft Web 及 Shared Services 架構

集中式裝載協同作業平台的開發目的,是用來裝載數萬個 Windows SharePoint 小組網站,以及數百個內部 SharePoint Portal Server 2003 入口網站。對於需要維護自己的身份,或有額外資訊儲存需求的個別事業部、地區子公司及產品群組,可以使用額外的入口網站來滿足其需要。

Microsoft Web 入口網站裝載於兩部 1.4 GHz 雙處理器的前端伺服器上,每一部分別有 4 GB 的記憶體。搜尋及索引伺服器則是 2.4 GHz 雙處理器伺服器,2 GB 記憶體,硬碟容量分別是 200 GB 及 100 GB。

為 Microsoft Web 及事業部及群組入口網站陣列提供資料庫支援的 SQL Server 後端資料庫伺服器,使用 1.5 GHz 四重處理器伺服器,3.8 GB 記憶體及 200 GB 的硬碟。這些伺服器都連接到容量為 3.6 TB 的存放區區域網路 (SAN)。

構成此平台的所有伺服器,均使用標準的 Microsoft 資料中心伺服器組態,並接受硬碟支援、軟體維護、修補、監視及備份等服務。

SharePoint Portal Server 2003 具有關聯設為父子式組態的入口網站的功能。在入口網站數量龐大的內部網路中,階層架構的深度並沒有限制。此外,SharePoint Portal Server 也有將小組網站關聯到父代入口網站的功能。Microsoft Web 入口網站使用網站目錄,將相關的事業部與群組入口網站以及小組網站,依照主題區域分組。這些功能有助於組織 Microsoft Web 內部網路入口網站、事業部與群組入口網站,以及小組網站。它們提供了一個目錄,可以依據業務部門、地區、產品、設群、目標使用者及主題區域 (搜尋範圍) 做分類。此目錄瀏覽起來相當便捷,並能「組織內部網路」。

此外,SharePoint Portal Server 2003 搜尋功能也支援在每個入口網站建立多重搜尋範圍的功能。這讓地區分公司的員工能夠使用 Microsoft Web 開始搜尋資訊,然後再視需要縮小搜尋範圍。

SharePoint Portal Server 2003 也提供將連結 (URL) 指派到特定關鍵字及關鍵字同義字的「首選1」功能。若首選已納入搜尋範圍內,它就會自動加進搜尋當中。它們也會出現在清單最上方,若成為搜尋結果的一部份,則其標題旁會標示一個金色的星星。

若做了有效的組織及管理,首選可以大幅提高搜尋結果的精確度及相關性,網站目錄也能簡化內部網路的瀏覽。這兩個功能利用一個通用的分類結合在一起。如此一來,員工就能更快、更輕易地尋找、定位及擷取資訊,不但省時又能提高生產力。

「SharePoint Portal Server 搜尋」(SharePoint Portal Server Search) 功能,可提供使用者無接縫、整合的瀏覽功能與搜尋經驗,這是單獨使用 Windows SharePoint Services 所無法達成的。

共用知識架構

早期版本的 Microsoft Web 提供了以關鍵字搜尋首選的功能,但未將它與全文搜尋能力結合。一開始並沒有正式或標準的方法可以組織及管理類別,以便替入口網站、小組、個人或其他網站做分類。沒有人建立過通用的類別集,進行網站連結、連絡人資料、產品規格、簡報及其他 Office 文件分類。因此我們建立了通用類別集,用來分類文件、網站及連絡人資料,以協助員工組織及尋找資訊。

Microsoft 自 1998 年開始建立公司共用詞彙;接下來則是分類及管理網站連結作為選定關鍵字首選的其他工具的自訂開發。首選關鍵字集歸屬於 Microsoft 公司詞彙的一部分管理。此外,KNG 也開始提供研究服務給其他內部 Microsoft 入口網站。

當 KNG 開始提供「搜尋服務」(Search as a Service) 給 Microsoft Web 和其他內部入口網站時,又有新的問題浮現出來:

  • 要如何知道哪些內容適合放在公司的中央入口網站上?

  • 沒有大量的資源承諾,它們怎麼改善中央入口網站以及事業部與地區入口網站的使用者的企業搜尋及瀏覽程序?

  • 它們如何協助員工節省時間、改善生產力,以及提高決策品質?

接著專案小組做了以下幾個重要決定:

  • 使用協同作業方法,利用來自公司各單位的建議,建立一個共用的公司詞彙集。

  • 開發一種方法來建立及管理一組與工作相關的類別、主題區域及主題,以便組織日常工作所需的知識和資訊。

  • 分析記錄在網頁伺服器記錄檔內的資訊查詢與要求,以及程式庫與技術人員記錄,以找出最常詢問的問題,並正式將文件 URL 編入常用回答類別目錄中作為首選。

  • 找出大部分的 Microsoft 內部網路並加上索引。

Microsoft KNG 在設計及實作 Microsoft Web 時,學到了以下的經驗:

  • 在建立全企業的分類時,來自執行階層的支持是必要的。

  • 分類需要有資料庫形式及其他軟體工具的支援。對於簡單詞彙和同義字詞典,一張試算表就足以追蹤及管理其變更。但對於較複雜的分類需求,可能就需要用到協力廠商或內部開發的應用程式。

  • 企業分類最好是由「分類委員會」管理,這個委員會應由公司內負責建立及管理內容的代表組成。

Shared Services 集合

KNG 依據 SharePoint Portal Server 2003 Shared Services 架構來設計及部署 Shared Services,這是一組集中式管理、具有高度擴充性的核心入口網站服務,其設計可以跨越多個入口網站重複使用。Shared Services 功能適用於全公司,可以進行內容索引、全文及首選關鍵字搜尋、當內部網路有新內容或變更內容時自動通知使用者、設定入口網站網頁內容的目標使用者,以及可搜尋的使用者設定檔與 My Site (我的網站) 個人網站等作業,這些作業在 Microsoft 內部分別稱為「搜尋」(Search)、「通知」(Notifications)、「使用者」(Audiences) 及「資料檔」(Profiles)。Shared Services 是由希望得到此環境優點的網站管理員所促成的。

部署 Shared Services 的工作是與 Microsoft Web (Shared Services 的陳列入口網站) 的實作與部署平行進行。Shared Services 提供員工通用且一致的使用經驗,可以搜尋資訊、訂閱警示、接收通知以及尋找具有特殊資訊和知識的人員。Shared Services 已獲 Microsoft 公司內超過 300 個入口網站的系統管理員所採用。

Shared Services 提供建構 Microsoft Web 的平台必要的元素。有關 Microsoft IT 如何設計、實作及部署 Shared Services 平台的詳細說明,請參閱 IT Showcase 白皮書《Microsoft 部署 SharePoint Portal Server 2003 Shared Services 的經驗》(Deploying SharePoint Portal Server 2003 Shared Services at Microsoft) (英文) (http://www.microsoft.com/technet/itsolutions/msit/default.mspx)。

新版的 Microsoft Web

Microsoft 員工對於 Microsoft Web 入口網站的體驗,來自 Microsoft Web 首頁帶來的視覺感受,以及首頁所出現的資訊、工具和網站連結。

Microsoft Web 首頁即為 SharePoint Portal Server 2003 入口網站的首頁。它是以 ASP.NET 技術轉譯成 SharePoint 網頁組件頁面,除了轉譯頁面本身,也包含頁面上個別的元件。使用 Windows Server 2003、SQL Server 2000 及 Microsoft .NET Framework 之後,啟用 ASP.NET 的 SharePoint 入口網站與小組網站的效能、穩定性和安全性都有大幅提升。

Microsoft Web 首頁上大部分的網頁組件都屬於 SharePoint Portal Server 2003 的標準功能。此外,它也使用 Microsoft Visual Studio® .Net 開發系統、ASP.NET 以及 SharePoint 產品與技術軟體開發套件 (SDK) 建立了許多自訂的網頁組件。

表 1 列出了自訂 Microsoft Web 內部網路入口網站時所使用的元件。清單中包含元件名稱,以及實作此元件所用的技術和服務。接下來提供的是 Microsoft Web 每一種關鍵功能的詳細資訊、實作方式與每一種功能所解決的問題。

表 1   Microsoft Web 內部網路入口網站的功能

Microsoft Web 入口網站的功能

運用的技術

Portal Home Page (入口網站首頁)

SharePoint Portal Server 入口網站區域

SharePoint 網頁組件頁面與網頁組件

Feature Stories (專題報導)

SharePoint Content Viewer 網頁組件

News (新聞)、Targeted News (目標新聞) 和 News Archive (新聞保存檔)

SharePoint Portal Server 入口網站區域

Microsoft News Workbench (內部)、協力廠商新聞匯入及公司內部編輯人員

Sites (網站)

SharePoint Portal Sever 網站目錄

自助網站建立及網站註冊 (自訂成可收集額外的說明資料)

Microsoft Taxonomy Database (內部)

Microsoft URL Harvester (內部)

Search (搜尋) 及 Advanced Search (進階搜尋)

SharePoint Portal Server 搜尋及關鍵字首選

SharePoint Portal Server 搜尋範圍及來源群組

Microsoft Taxonomy Database (內部)

Microsoft URL Catalog Services (內部)

People Finder (尋找人員)

SharePoint Portal Server 搜尋

SharePoint Portal Server 使用者設定檔

SharePoint 網頁組件 (自訂)

Browse the Org (瀏覽組織)

SharePoint Portal Server 主題區域

SharePoint 網頁組件 (自訂)

Glossary Lookup (詞彙查閱)

Microsoft Taxonomy Database 與 Web Service (內部)

SharePoint 網頁組件 (自訂)

Top Tasks (首要工作)

SharePoint Listing 網頁組件

Tips & Tricks (秘訣與技巧)

SharePoint 網頁組件 (自訂)

Tasks & Tools (工作與工具)

SharePoint Portal Server 主題區域

Internal Sites (內部網站) 及 External Sites (外部網站)

SharePoint Content Editor 網頁組件

Calendar of Events (行事曆)

自訂的 SharePoint Calendar 網頁組件

Popular Searches (熱門搜尋)

SharePoint Content Editor 網頁組件

Microsoft Search Query IIS Web Log Analysis Tool (內部)

My Site (我的網站) 及 User Profiles (使用者設定檔)

SharePoint Portal Server My Site 個人網站

Microsoft Active Directory 與 Microsoft "Feed Store" SQL Server Data Warehouse (內部)

Microsoft Card Key Image Library (內部)

找出對的資訊

搜尋與搜尋範圍

Microsoft Web 使用者經常會用到 Search 網頁組件。在新版的入口網站中,Search 網頁組件會出現在每一個網頁上。這樣做有許多好處:

  • Microsoft 員工可以在 Microsoft Web 及其他 Shared Services 網站體驗到熟悉且一致的搜尋經驗。

  • 內部網路某個區域若有資訊組織與搜尋能力方面的改進,立即便能與所有 Shared Services 網站共享

結果,員工的生產力提升,而且更快能夠信任找出資訊的價值和品質。

Search 網頁組件提供使用者輸入搜尋名詞的欄位,以及下拉式搜尋範圍清單,讓使用者擴大或縮小內容搜尋的範圍。搜尋範圍的組織和選擇均依據主題區域進行,有助於使用內部網路的員工建立網路架構的概念。在他們的內部網路經驗中,會慢慢熟悉這一組通用的主題區域。目前的搜尋範圍清單內容包括:Intranet (內部網路)、This Portal (這個入口網站)、People (人員)、Microsoft Information (Microsoft 資訊)、Industries (業界)、Internal Services (內部服務)、 International (國際)、Products (產品)、Sales & Marketing (銷售與行銷)、Competition (競爭)、Partners (夥伴)、Technologies (技術)、Training (訓練)、Library Catalog (資料庫目錄)、Microsoft Images (Microsoft 影像)、Market Research (市場研究)、Distribution Lists (發送清單) 及 All Content (所有內容)。

這提供使用者另一種觀點或途徑來找尋資料。例如員工可以不選擇對應公司組織的搜尋範圍,而是依據其日常工作的類別做選擇。若使用者喜歡使用對應公司階層架構的組織,則可利用 Browse the Org 網頁組件上的連結來瀏覽內部網路。

在每個搜尋結果中,項目作者姓名旁邊都有「項目詳細資料」連結和可點按的圖示,員工可以很快存取項目的說明資料以及作者資料與個人網站。搜尋結果網頁可以依網站、作者姓名、日期及主題區域分組。

Microsoft Web 使用了 SharePoint Portal Server 對建立及管理搜尋範圍、來源群組、搜尋索引及內容資源等方面的內建支援。您可以在附錄 A:<Microsoft Web 用到的 SharePoint Portal Server 2003 功能>中找到 Microsoft Web 所使用的主要 SharePoint Portal Server 搜尋功能的說明。

關鍵字首選

SharePoint Portal Server 2003 內含建立及管理關鍵字 (包括同義字) 階層及關聯首選的支援。

在未支援這項功能的舊版 Microsoft Web 中,Microsoft 開發了一個內部關鍵字及首選管理系統,稱為 URL Cataloging Service (UCS),它現在仍屬於 Microsoft Web 內部網路入口網站解決方案的一部分。

UCS 資料庫維護了每一個首選的詳細資訊,如首選關鍵字、網站標題及說明、操作註解、連絡人電子郵件地址、前次檢視日期及作用中狀態等。它會從 Microsoft 分類資料庫中選出首選關鍵字,讓使用者探索 Microsoft 內部網路時,能有一致的使用經驗。

KNG 定期分析網頁伺服器記錄檔的每一個搜尋查詢,找出員工常用的搜尋字串。然後再將最常查詢的字串加入 UCS,成為首選關鍵字。接下來,每個關鍵字都會被指派一或兩個首選 URL。首選 URL 的數目是有限制的,才能提高使用首選關鍵字來搜尋時,傳回搜尋結果的相關性。

SharePoint Portal Server 2003 Search 會替特定入口網站加上索引,預設也會替與父網站關聯的所有附屬或子入口網站加上索引。SharePoint Portal Server 2003 自動彙總子網站的首選,將其關聯到父網站上。最終結果是所有來自父網站的首選及關聯的子入口網站,均能為搜尋熱門入口網站的使用者所用。

由於 SharePoint Portal Server 的預設功能包含在使用者送出搜尋查詢時搜尋首選,因此員工可以直接連結與其要求關鍵字最相關的資訊來源。這可以節省員工的時間,並提供他們一致、可靠、且與搜尋要求更相關的回應。

此外還有一個自訂開發的服務,它會定期將 UCS 的資料匯入 Microsoft Web 內部關鍵字與首選資料庫、內部網路網站目錄以及內容索引服務的組態之內。

Top Tasks 及 Tasks and Tools

Microsoft 員工需要適切的資訊,亦即對其日常工作環境有立即價值且可存取的資訊。調查指出,要找出某棟建築物的地址或是 Microsoft 公司園區地圖的這一類資訊,有時是相當困難的。甚至安排出差或送出出差費用表格有時都不容易。Microsoft 員工希望只要按一兩下滑鼠,不需要使要鍵盤輸入,便能找到這一類的日常資訊。

Top Tasks 是 Microsoft Web 首頁上的網頁組件,它列出最常見的員工工作,只需按一下滑鼠,即可存取與對應工作相關的網頁或網站。

入口網站巡覽列上的 Task and Tools 連結,會連接到以階層分式組織的主題區域,分別代表常用的工作、資訊與工具的類別。員工常用工作的相關資訊,最多按三下滑鼠就能找到。

Top Tasks 及 Tasks and Tools 都能讓員工立即存取完成日常工作所需的內部網路特定網站,協助 Microsoft 員工提高生產力。

Glossary Lookup

由於在軟體公司工作,因此 Microsoft 員工經常會用到大量的公司及業界專有名詞。這些名詞雖然常用,但只有在特定產品或專案存續期間,或只有組織內特定一群人才會覺得熟悉。在過去將近 30 年間,Microsoft 所使用的產品名稱、縮寫字、專案名詞及專案代碼名稱高達 12,000 個。為了讓員工知道這些詞彙的意義而能適當使用,Microsoft Web 入口網站首頁的標準位置上都有 Glossary Lookup 功能。

Glossary Lookup 是一個自訂的網頁組件,可以讓員工存取公司分類資料庫中的名詞和定義。在共用詞彙方面有類似需求的組織,可以使用 Page Viewer 網頁組件來建立簡單的解決方案。

發佈到 Microsoft Web 入口網站首頁

Microsoft 內部網路只有極少量的內容是由總部人員所製作。大部分的內容都是資訊提供者所建立,這些人專門負責建立新資訊。其中的一部分是由知識工作者所製作,發佈文件或簡報是他們日常工作的一部分。資訊提供者和知識工作者分佈在組織各處,他們在公司內扮演著不同的角色,例如開發經理、技術與解決方案顧問、行銷專員等等。

某幾類資訊的發佈,集中由少數幾個小組負責。例如公司內部新聞、公司及業界活動,以及協力廠商新聞匯入等等。

從 1990 年代中期首度部署 Microsoft Web 入口網站以來,外界活動及新聞的發佈報告一直是網站功能之一,負責此項工作的是 Microsoft 公司的圖書館 (Library)。Microsoft 原先開發內部 News Workbench (新聞工作台) 工具的目的,是支援 Microsoft 公司圖書館網站,後來就被公司各處的編輯小組用來登錄每日新聞及相關活動,提供給 Microsoft 員工。新聞來源包括了授權的協力廠商新聞匯入,以及優質的業界、業務及技術相關網站。

內部 News Workbench 應用程式被稱為 Targeted News 服務,它可以擷取如新聞來源、文字廣告、標題、網頁 URL 及新聞項目的內容摘要等資訊。此外,Workbench 還能指定詳細資料,如日期、位置、原始內容擁有者和來源、影像連結、發佈狀態和日期等,作為 Microsoft 內部網路上文章的發行參考。詳細資料也能包含機密等級和版權資料。

News Workbench 所擷取的新聞資料可以出現在 Microsoft Web 首頁或許多其他位置上,例如連結到入口網站首頁巡覽列上 News 項目的 Targeted News 主題區域。員工也可以訂閱任何 Targeted News 電子郵件發送清單,以便自動收到這些連結。

找出專業人員和他們的專業知識

在 SharePoint Portal Server 2003 中,使用者可以使用 User Profiles,並可選用 My Site 個人網站,它的組織和搜尋方式,和其他網站一樣。

此外,使用 Microsoft Office 2003 時,若某個人的姓名出現在入口網站,就會出現一個圖示,指出何時可取得此人的相關資訊。按一下此圖示,便會顯示作者的位置、其電子郵件地址、電話號碼、辦公室及 My Site 個人網站 URL 等其他資訊。它也指出此人是否可以利用電話、即時訊息或電子郵件聯絡。

User Profiles

SharePoint Portal Server 2003 User Profiles 功能,可讓 Microsoft 員工依據一些詳細資料 (如姓名、電子郵件地址) 和其他條件 (如員工的區域與最上層組織) 來搜尋同事。使用者設定檔可以完全自訂並可搜尋,它提供了讓人們搜尋組織內其他人員的方式。

User Profiles 資料可以自行輸入,也可以從 Microsoft Active Directory 及其他內容來源匯入。若要自訂使用者設定檔,可以納入新屬性,然後將其對應到現有的 Active Directory 屬性或其他資訊來源。

個人使用者設定檔中的資訊,即為產生 My Site 個人網站的基礎。使用者可以從自己的個人網站檢視及更新其使用者設定檔。例如,About Me 是一個可更新的欄位,員工可以在其設定檔中加入簡短的自傳,以及個人嗜好或專長。個人網站具有個人及公用兩種檢視。個人檢視含有特定使用者才能檢視的資訊。使用者設定檔的公用檢視則可為所有使用者檢視,只要在入口網站按一下該使用者的姓名即可。例如,檢視搜尋結果時,員工可以按一下文件所關聯的作者姓名,以檢視其公用使用者設定檔 (或個人網站)。

在 Microsoft 的使用者設定檔部署中,使用者設定檔屬性清單新增了三個自訂屬性:MS Region、MS Role 以及 MS Organization。這些屬性可讓員工更快、更容易搜尋及找出特定地區、角色及組織的人員。

My Site 個人網站

My Site 個人網站提供了易於自訂的網站,讓個別員工儲存文件、尋找人員並與之連接,以及共享作品。

在 SharePoint Portal Server 2003 中,當使用者帳戶新增至入口網站時,就會自動建立一個使用者設定檔。My Site 功能啟用之後,當使用者第一次按一下入口網站首頁上的 My Site 連結時,其個人網站就會建立,其內容依據是使用者設定檔中的資訊。

個人網站有一個私人檢視,只包含使用者自己感興趣的資訊。在私人檢視中,使用者可以組織並存取其文件、檢視並管理其警示、連結到有興趣的人員與資訊,以及檢視其電子郵件收件匣及行事曆。當個人使用 Office 2003 建立文件工作區時,此文件工作區會建立在其個人網站上。

個人網站具有一個公用檢視,內含使用者想和他人分享的資訊。使用者設定檔的公用屬性會顯示在此網頁上。此外,使用者還能新增一個連結清單,連結偏好的網站。公用檢視會自動顯示最近用過的共用文件連結。

除了加至使用者設定檔的自訂欄位之外,使用者還能額外加入來自 Microsoft Web SharePoint Portal Server 2003 網頁組件庫中的網頁組件。組件庫中含有下列額外的公司內部開發網頁組件:

  • 一份 End User License Agreement (使用者授權合約),確定員工同意合約中與 Microsoft 內部網路的使用及行為相關的條款。

  • Microsoft Daily Newswire (Microsoft 每日新聞) 會顯示當天最重要頭條技術新聞的摘要。

  • Microsoft Targeted News 提供業界新聞,顯示以下幾類近期頭條新聞的摘要:Enterprise Servers and Tools (企業伺服器與工具);Games (遊戲);Interactive Online Markets (互動線上市場);Mobility and Devices (行動裝置);Microsoft .Net;Productivity, Research and Development (生產力、研究與開發);Security (安全性);Services (服務);Small Business Applications (小型商務應用程式);以及 Microsoft Windows。

  • MSNBC 提供了存取業務、娛樂、運動、技術以及股市消息的網頁組件。

  • My Recent Documents (最近用過的文件) 顯示了使用者最近存取的文件清單。

  • Outlook Web Access Inbox (Outlook 網頁存取收件匣) 與 Tasks (工作) 網頁組件提供了使用者個人電子郵件收件匣、行事曆及其他工作的存取。

  • Upload Picture Wizard (上傳照片精靈) 可讓使用者從公司識別卡照片資料庫中存取自己的照片,上傳到自己的個人網站。

  • People Finder 與 Glossary Lookup 網頁組件 (先前已說明過)。

  • Content Editor (內容編輯器)、Image (影像)、Page Viewer (網頁檢視器)、Quick Links (快速連結)、Simple Form (簡易表單)、Subscriptions & Alerts (訂閱與警示),以及 XML 等內建 SharePoint 2003 網頁組件。

  • Welcome to your My Site (歡迎來到您的 My Site) 網頁組件會以連結的形式出現,逐步引導員工進一步自訂其網站。

My Site 個人網站最主要的好處,是業務單位不用為每個員工分別建立個人工作區或網站。在 SharePoint Portal Server Shared Services 環境中,每位員工都有一個預設的個人網站。

搜尋人員及 People Finder

People Finder 是自訂開發的網頁組件,它位於 Microsoft Web 入口網站首頁的熟悉位置,讓使用者能很快找到人員。這個網頁組件是以 Microsoft Visual Studio .Net、ASP.NET 和 SharePoint Portal Server 搜尋所開發。它具有單一欄位可供輸入搜尋查詢。People Finder 會傳回使用者設定檔符合搜尋條件的人員清單作為回應。按一下某個搜尋結果,便會顯示該人員 My Site 的公用檢視。若搜尋條件是某個人的姓名或電子郵件地址,此時若有完全相符的結果,就會出現在首選當中。

Browse the Org

Browse the Org 是一個連結,它會出現在入口網站每個網頁的標準位置上。按一下此連結,使用者即可連接到全螢幕的 SharePoint Portal Server 入口網站區域,顯示了 Microsoft 組織圖表的上層,並有重要主管的個人簡介和照片,如 Bill Gates、Steve Ballmer,以及直屬他們的主管。Browse the Org 可讓使用者看到領導階層,然後利用滑鼠按鍵,還能以邏輯方式查看組織的每個階層。每個網頁都有關於使用者個人及所屬組織的額外資訊。按一下個人的使用者設定檔、摘要或照片,即可連結到其個人網站的公用檢視。

Browse the Org 以有組織的檢視方式顯示在 Microsoft 內部網路找到的內容。例如,當有人想多了解公司的其他部分,或想找出負責某個 Microsoft Office 產品的業務經理,就可以使用這個功能來達成。在這個例子中,使用者可以輕易找出直接向 CEO 報告的主管,以及負責業務生產事業部 (Business Productivity Division,包括 Microsoft Office 產品) 的員工。

和一般常用的方式 (即從上到下瀏覽整個組織找出相關資訊) 相比,Browse the Org 可以縮短尋找的時間。利用 Browse the Org 所呈現的相關資訊優於傳統方式之處,是它是以有組織的方式呈現資訊。

隱私

Microsoft 和其他組織一樣,公司內都有全職、兼職、合約及義務等類員工,因此必須確定個人的相關資訊必須適當地使用及顯示。個人資訊必須受到保護。這一點對 Microsoft 特別重要,因為它的營運範圍廣及全世界。它還必須考慮到各地對於個人隱私和個人資料的習俗及規定。基於這些考量,Microsoft 針對使用者設定檔、My Site 個人網站及搜尋結果中的資訊本質,發展出公司的原則,以開發這些功能的規格。

Microsoft Web 小組在選擇要將哪些個人資料納入使用者設定檔及 My Site 功能時,這是很重要的考量。這個小組得到許多來自 Microsoft 人力資源和法務部門的建議,但仍需要每一個員工同意簽署內部網路的使用者授權合約。

組織內部網路

網站目錄、網站建立和網站註冊

SharePoint Portal Server 2003 提供了兩個 ASP.NET 表單,用來建立及註冊新的 SharePoint 網站,或將現有的網站向網站目錄註冊。知識網路小組 (KNG) 自訂這些表單的目的,是可以在網站架設或註冊時收集到其他描述性資料。

這些額外資訊可用來替網站分類,並將其置於網站目錄的對應區域內。額外的網站資訊包括網站所屬的事業部、地理區域、當地語言、產品焦點、目標使用者、主題區域、以及相關的外部社群等等。

若在建立及註冊網站時使用標準的額外說明資料欄位清單,那麼員工在使用網站目錄時,便能有一致的瀏覽及搜尋經驗。

Up To (回父網站) 連結

每個 SharePoint Portal Server 網站和 SharePoint 小組網站的組態資訊,都含有其關聯父網站的 URL。

這個 URL 在入口網站或小組網站的每一個網頁,都會以 Up To 連結的形式出現。使用者可以又快又輕鬆地瀏覽上層的小組網站及入口網站。使用入口網站網站目錄,使用者可以瀏覽各類的入口網站和小組網頁,也可以直接連結 Microsoft 內部網路的其他點。

為了提供所有 My Site 個人網站共通的瀏覽經驗,個人網站上的 Up To 連結會使其回到中央 Microsoft Web 入口網站,而非個人網站實際連結的地區父入口網站。

URL 連結收集

SharePoint Portal Server 搜尋功能會自動地毯式搜尋入口網站及附屬網站並加上索引,包括與入口網站關聯的小組網站。

此外,Microsoft Web 也將在每個入口網站所找到的網站清單與 Microsoft 的 URL 分類目錄服務中所儲存的現有網站整合在一起。為了讓這個程序更順利,Microsoft 開發了 URL「連結收集程式」(link harvester),來掃描每個入口網站的網站清單,並將其提升為 UCS 資料庫的新候選項目。接下來要使用編輯處理程序來檢視每個新的 URL,最後再決定某個特定 URL 是否適合作為下列項目的候選人:(i) 一或多個網站目錄主題區域;(ii) 進行中的內容索引標示;以及 (iii) 額外的首選關鍵字標記。

瀏覽途徑

使用 Microsoft Web 後的回饋資料指出,使用者在入口網站各層之間瀏覽時,經常會迷路。為了儘量避免這個問題發生,Microsoft Web 入口網站網頁自訂了網站範本,在網頁標題正下方加入了瀏覽途徑記錄 (breadcrumb trail),以於 Microsoft 員工造訪入口網站的特定區域時,協助他們確認自己在網路架構中的位置。

自訂說明檔

SharePoint Portal Server 2003 的已安裝版本與 Windows SharePoint Services 均以 HTML 頁面的格式提供線上說明。新增 Microsoft Web 入口網站特定的說明網頁是一項直接了當的工作,包含 (i) 以和原始說明檔相同的樣式和配置,製作新的說明檔;(ii) 將這些網頁放到 SharePoint Portal Server 上個別的獨立資料夾內;以及 (iii) 將這些網頁連節到現有 SharePoint Portal Server 說明網頁的首頁。

當此服務在未來版本的 SharePoint Portal Server 或以 Service Pack 的方式升級時,將自訂說明檔連結到線上說明首頁的工作,將只是簡單的維護作業。

提供新自訂的 Microsoft Web 功能額外的線上說明網頁,並將其完全整合到說明首頁,可以讓新功能更為人所知,也能被正確使用。這種格式的說明也降低了支援新版 Microsoft Web 服務台服務的成本。

部署及發行 Microsoft Web

部署及發行新版 Microsoft Web 給 Microsoft 員工使用,是依循一組標準程序。首先由 Microsoft Web 小組進行內部測試,接下來再由 Microsoft 員工進行 Beta 測試。前一版 Microsoft Web 的網址為 http://msw,新的入口網站網址則為 http://msweb。在 Beta 測試期間,這兩個入口網站將平行運作。新版 Microsoft Web Beta 測試結束之後,Microsoft Web 的運作便進入正常的作業階段。

專案小組發現,在新入口網站開發及測試階段,許多員工都會打錯入口網站的 URL,結果用到了新網站,因為中央入口網站有許多不同的名稱,包括 MSW、MSWeb 以及 Microsoft Web。為了減少這方面的問題,專案小組於是在發行前版本的首頁上加入網頁組件,說明此種情況。

新的 Microsoft Web 中央入口網站的發行和宣傳,是和 My Site 個人網站分別進行的。個人網站最早是作為集中式裝載的協同作業平台的一部分發行。在未多作宣傳的情況下,My Site 一開始發行便吸引了大約 15,000 名員工造訪自己的個人網站。個人網站的最初設計,經過使用者的回饋之後,又作了些許的修改。後續的內部宣傳,更讓個人網站的數目突破 23,000 個。

新版 Microsoft Web 啟用九十天之後,員工們獲邀參與一項全球性的調查,重點在於他們對於尋找對的資訊、尋找專業人員及他們的專業知識的滿意度,以及調查入口網站、小組及個人網站如何改善 Microsoft 內部網路的組織。專案小組利用這次調查所收集到的資料,發展出一組新的焦點領域、一組更新後的共用入口網站標準和實踐方式、改善 Shared Services 的部署方式,以及替 Microsoft Web 內部網路入口網站改版。

結論

Microsoft Web 小組交出了一個大幅改進的內部網路入口網站解決方案,它提高了 Microsoft 員工的效率和生產力,同時降低了管理大型企業內部網路入口網站解決方案的成本。這個小組能夠達成目標,主要是他們:

  • 讓尋找與使用者完成工作所需的相關資訊更容易。

  • 讓員工能更快找到具有所需知識的人員,並很快找到其聯絡資訊,必要時可以利用電話、立即訊息或電子郵件直接聯絡。

Microsoft 知識網路小組 (KNG) 所做的不僅僅是建立一個獨立的企業員工入口網站,它還開發一組共用入口網站標準、實踐方式和服務,可以在 Microsoft 內部網路數百個內部入口網站上應用。整合的內部網路入口網站架構是依據 SharePoint 產品與技術所建構的。它讓使用者輕易便能存取、搜尋及瀏覽許多入口網站、數萬個小組網站,以及超過 23,000 個 My Site 個人網站。

公司分類的使用,被視為是組織 Microsoft Web 入口網站上許多相關元素的最佳實務作法。其功能包括了首選、網站建立及註冊、內部網路網站目錄、Glossary Lookup 以及自訂使用者設定檔資料。現有的 Microsoft 分類及工具輕易便能與 SharePoint Portal Server 2003 整合,建立出 Microsoft Web 6.0,產生相當多的好處。

業務方面的好處

Microsoft 成功地重新設計及部署新的 Microsoft Web 企業內部網路入口網站,這在業務方面有重大的好處:

  • 提高員工的效率和生產力,因為他們能夠在更短的時間內找出更適用的資訊。

  • 使用更充份的資訊做出決策,縮短了員工執行作業的時間、避免重複的工作、更快與客戶及夥伴們取得聯繫。

  • 降低了開發、部署及管理企業內部網路入口網站解決方案的成本。

提高員工的效率和生產力,因為他們能夠在更短的時間內找出更適用的資訊

使用 Microsoft 內部網路尋找相關資訊及知識的程序,在以下幾個方面做了改進:

  • 搜尋範圍及 Advanced Search,讓員工輕易可以擴大和縮小搜尋資訊的範圍。

  • Tasks and Tools 主題區域讓員工節省尋找與工作相關的資訊,平均只要按三次滑鼠即可完成。

  • 在建立入口網站和小組網站時即收集到額外的說明資訊,讓使用者可以在網站目錄中找到相關網站。

  • Browse the Org 提供可識別的、上至下階層式的組織檢視。

  • People Finder 提供簡單迅速的方式,讓員工尋找人員、找出其個人網站,以及擷取相關的組織及連絡資訊。

  • 以分類為基礎的方法進行 URL 分類目錄管理,以及為數萬個網站組織網站目錄,提供員工有效率的方法和一致的經驗,來尋找與特定技術或主題相關的網站。

決策參考資訊更充份,因此業務成功率大增、重做比率降低,進一步提高客戶的滿意度

決策能夠在資訊充份的情況下進行,這是因為:

  • 員工尋找及使用 Microsoft 產品與技術的技術資訊的能力大幅提升。

  • 內部網路有新的功能,有助於員工發現及使用外部的 Microsoft 及其業務相關新聞。

  • 員工對於從新入口網站所找到的資訊更加信任,因為資訊均標示有時效、作者及地區性內容。

降低開發、部署及管理全企業內部網路入口網站解決方案的成本

開發、部署及管理全企業內部網路入口網站解決方案的成本能夠降低,其原因如下:

  • Microsoft Web 百分之九十的功能是使用 SharePoint Portal Server 2003 現有的功能開發;KNG 要擴充 SharePoint Portal Server 隨拆即用功能時,才需要進行其他軟體開發及組態設定。使用現有功能還伴隨其他的好處:(i) 簡化未來新版 SharePoint Portal Server 的升級處理程序;(ii) 將開發資源集中用於開發高價值功能,或是針對 Microsoft 內部網路使用者特定需求的自訂功能。

  • 在實作自訂開發網頁組件的實例中,成本都還算合理。自訂的 Popular Searches 網頁組件,其設計、開發及測試成本大約只需 1,000 美元。

  • 由於可以使用 .Net Web 服務將現有應用程式 (如 Microsoft 分類及首選管理工具等) 納入,因此新入口網站的開發變得更容易。

  • Microsoft 內部網路數百個入口網站可以分攤以 Shared Services 方法實作及部署通用核心入口網站服務的成本。

  • SharePoint Portal Server 2003 是十分重要的平台,目前支援的功能如下:將大量入口網站及小組協同作業網站合併成一個整合的內部網路入口網站解決方案;除了全文搜尋入口網站區域、主題區域、網站目錄及首選之外,還提供其他方式組織及分類資訊;擴充及支援數萬或數十萬入口網站的功能,將支援人員視為入口網站架構中的首要實體,架構中包括含自訂內容的使用者設定檔及個人網站;以及可延伸網頁和許多標準網頁組件的轉譯引擎。

經驗學習

Microsoft 從這個專案所到的經驗,可以分為幾個方面。第一類與專案的定義和組織有關:

  • 以組織機會及整合式內部網路解決方案的角度檢視目標。不要只看到獨立入口網站的個別需求,若從企業內多個不同的入口網站來考慮,便能觀察到其他需求。在需求收集及分析階段過後,接下來是開發一組適用於整個組織的標準及實踐方式。

  • 提早建立內部夥伴關係。找出不同類型的夥伴,以因應專案不同階段的需要。將傳統的資訊提供者納入其中,例如公司圖書館員工或是記錄管理部門。同時也要考慮其他利害關係人及參與者,以便在決策時有個平衡的力量。

  • 從使用者及其他利害關係人身上收集輸入、回饋及驗證,作為開發循環的一部分。Web 調查工具 (如 Windows SharePoint Services 的功能) 也是收集員工回饋不可或缺的項目。

  • 對業界及技術潮流一直保持關心,同時留意貴組織在技術方面是屬於領導者、主流或是跟隨者。只實作貴組織及夥伴能充份支援的技術。

  • 若納入這些資訊有助於建構有組織的網站目錄及有助於首選搜尋的話,網站管理員願意提供關於其入口網站及小組網站的額外說明資訊。

找出對的資訊

以下的經驗是針對「找出對的資訊」的目標。其中大部分都來自 Microsoft 可用性小組 (usability team) 對內部網路入口網站解決方案的發行前版本所做的研究。

  • 使用者調查和正式的使用性測試的歷史記錄,對於開發下一代 Microsoft Web 有極大的貢獻。這一點對於入口網站首頁設計以及決定 People Finder、網站目錄及 Glossary Finder 等功能是否為 Microsoft 內部網路所需特別有關聯。

  • 必須要有專用資源負責管理公司分類,並有效地將它用於大型的動態環境中 (如 Microsoft 內部網路)。利用現有的 Microsoft 產品,即可輕易找出人員,讓他們為了公司眾人的利益而參與新網站的分類、管理首選及監督分類委員會等工作。

找出專業人員和他們的專業知識

  • 依據直接使用 Microsoft Web 的經驗,大部分的員工都會直接聯絡其他人,特別是知道哪些人是某些領域的專家之時。SharePoint Portal Server 2003 對於建立使用者設定檔與個人網站的支援,讓使用者輕易便能迅速搜尋使用者設定檔,並找出其他人員及資訊。

  • 將 My Site 個人網站整合到 Microsoft 內部網路之後,在內部網路建立特定的位置,讓人員能夠儲存資訊並共享其知識。這些寶貴的資源原先只存在於個人電腦的硬碟中,現在已是 Microsoft 知識網路的一部分,易於尋找。

組織內部網路

  • 一直以來,Microsoft 員工都信任網站目錄,認為它是 Microsoft 內部網路站台的一個詳盡分類資訊來源。

  • 但許多群組要求要有自己的 SharePoint Portal Server 入口網站,而非在現有的事業部或原始入口網站底下架設小組網站,這一點超出 Microsoft 原先的預期。因此它開始收集新資料,進一步了解這些群組需要的是哪些與入口網站相關的功能。

摘要

獲取資訊優勢

「員工能夠找到需要的資訊、知識和人員,無需擔心他們位於何處。SharePoint Portal Server 2003 提供了這些功能,而且可以讓我們更上一層樓。在下一版的 Microsoft Web 中,我們將能把目前擁有的虛擬連線組織嵌入每個人的個人及小組工作區內。我們能讓員工從任何自選的工作位置連線到需要的資訊及知識。」

Mary Lee Kennedy,總監
知識網路小組
Microsoft Corporation

Microsoft 使用 Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 的發行前版本,大幅改善員工使用的企業內部網路入口網站。這個程序來自 Microsoft 的承諾,即在產品新版本上市之前,會先部署到公司內部使用。

Microsoft 知識網路小組 (KNG) 和 Microsoft 資訊技術小組 (IT) 與 SharePoint Portal Server 產品小組共同合作,重新設計 Microsoft Web (公司的企業內部網路入口網站),依據仔細研究的員工需求、業務目標及最新發行的 Microsoft SharePoint 產品與技術。

Microsoft Web 企業內部網路入口網站的主要改善部分如下:

  • 找出「對」的資訊

  • 找出專業人員和他們的專業知識

  • 組織內部網路

Microsoft Web 小組並未建立獨立的企業入口網站,而是成功地開發出大幅增進 Microsoft 員工生產力的內部網路入口網站解決方案。新版的 Microsoft Web 能讓員工更容易找到與要完成的工作內容相關的資訊。企業內部網路入口網站解決方案也讓員工輕易找出具有所需知識的專才,並判斷是否能用電話、立即訊息或電子郵件聯絡此人。最終 Microsoft 便能降低管理及運作企業內部網路入口網站的整體成本。

其他詳細資訊

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附錄 A:Microsoft Web 用到的 SharePoint Portal Server 2003 功能

Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 功能中,對於開發及部署 Microsoft Web 最主要的三組功能如下:

  • SharePoint Portal Server 搜尋

  • 關鍵字與首選

  • 入口網站區域、主題區域與網站目錄

SharePoint Portal Server 搜尋

最新一版的 Microsoft Web 廣泛使用了以下的 SharePoint Portal Server 搜尋功能:

  • 內容來源

  • 內容索引

  • 來源群組

  • 搜尋範圍

內容來源

內容來源是 SharePoint Portal Server 2003 用來替儲存於特定位置的資訊建立全文及關鍵字索引的起點。內容可以位於同一部伺服器、在內部網路的另一部伺服器或網際網路。SharePoint Portal Server 將這些文件納入索引,以供使用者搜尋。內容來源的範例包括網站、檔案伺服器、其他 SharePoint Portal Server 電腦、Windows SharePoint Services 網站,以及 Lotus Notes 資料庫等等。

SharePoint Portal Server 可以地毯式搜尋或自動監視以下類型的資訊來源:

  • Exchange Server 資料夾:Microsoft Exchange 2000 Server 資料夾內的訊息、討論及協同作業內容

  • 檔案共用:檔案共用的內容,例如 \\myserver\shareddocs\ 或者 file://myserver/shareddocs/

  • 網頁或網站:從單一網頁到整個網站 (包括任何 SharePoint Portal Server 網站) 的任何 Web 內容,或是 Windows SharePoint Services 網站加上其 HTML 內容、文件及清單

  • 網站目錄:網站清單

  • Lotus Notes 資料庫:任何 Lotus Notes 資料庫,其中索引管理伺服器先以使用 Lotus Notes 用戶端設定,再以 Lotus Notes 通訊協定處理常式設定

網站目錄提供了在入口網站新增內容最簡便的方式,並可進行內容索引及搜尋。當使用者在網站目錄中新增網站時,他們可以選擇是否要將其內容納入搜尋結果中。搜尋管理員可以設定 SharePoint Portal Server,讓網站自動核准索引及搜尋,或者逐一管理每個網站的核准作業。網站經過核准之後,就會納入網站目錄內,其內容並內加上索引,而且可以出現在搜尋結果內。管理員可以定義未包括到網站目錄,或是需要特殊更新排程的其他內容來源。

This Portal 被視為一種特殊類型的內容來源。它是一種無法刪除的系統內容來源,因為它控制了入口網站所有內容的索引編製。

內容索引

內容索引是一個資料庫,它大幅增進了以下內容的全文及關鍵字索引的效能:

  • 儲存於入口網站的內容。

  • 儲存於入口網站之外 (例如公用網站) 的內容。此網站必須定義為內容來源 (見上面說明),其內容才能使用。此種內容可以利用 URL 尋找,無論它位於同一部伺服器的另一個入口網站上或是位於另一部伺服器上,或者位於您內部網路或在網際網路上。

  • 文件關聯的關鍵字屬性,例如標題和作者。

來源群組

來源群組是由一或多個內容來源所構成的清單。來源群組可用來定義搜尋資訊的範圍,或稱搜尋範圍 (見下面說明)。搜尋群組可以利用 Shared Services 建立及管理。搜尋群組可以利用以組合方式指派給入口網站搜尋範圍,很容易便能跨越入口網站的界限,來定義搜尋範圍。例如,若行銷入口網站的使用者需要搜尋銷售入口網站的內容,他可以建立一個由兩個搜尋群組所構成的搜尋範圍,其中同時包含了行銷及銷售入口網站的所有資料。

搜尋範圍

搜尋範圍是由一或多個內容來源群組所構成的清單。入口網站可用的搜尋範圍為使用者提供一個簡便的方式,可以集中資訊搜尋的焦點,並提高搜尋結果的相關性。

使用者會看到搜尋範圍以下拉式清單的方式顯示於 Search 網頁組件旁。搜尋範圍一般都會限制在特定主題,或是重要且通用、足以成為個別可搜尋範圍的搜尋群組。

網站管理員會使用 SharePoint Portal Server 2003 的管理網頁來設定搜尋範圍。

關鍵字與首選

從技術面來看,首選功能其實是 SharePoint Portal Server 功能的一部分。但此處將它單獨列出說明,以表現其重要性。

首選標示了特定關鍵字的搜尋結果,使其在搜尋結果中特別醒目。

管理員可以為重要或常用搜尋名詞建立首選關鍵字。在 SharePoint Portal Server 2003 中,首選關鍵字可以組織成階層架構。例如,關建字 operating system 可以包含 Windows 2000 及 Windows XP。管理員替每個關鍵字加入首選,標示出與該關鍵字最有關聯的項目。

首選不限於文件或網站。人員也可以被定義成首選。例如,若某個人具有特定領域特定主題的專長,他就可以被定義成一個首選。這麼做不旦促進了組織中人與人的交流,同時也增進了知識的流通。

當使用者在搜尋方塊中鍵入一個關鍵字或其同義字時,關聯性最高的首選就會顯示在搜尋結果中。這些關鍵字首選會出現在搜尋結果清單的最上方,前面加有一個金星圖示。

關鍵字控制

SharePoint Portal Server 2003 可以允許在入口網站層級建立關鍵字。文件、個人網站及入口網站區域都可以指派為每個關鍵字的首選。例如關鍵字 SharePoint,IT 入口網站管理員可以指派一份具有技術內容的文件作為該關鍵字的首選。接下來,當使用者使用 IT 事業部搜尋範圍搜尋該關鍵字時,便能在搜尋結果中得到最佳技術內容。相同地,「銷售」入口網站管理員可以建立一個 SharePoint 關鍵字,並指派文件作為符合銷售事業部需求的首選。在每一個案例中,關鍵字搜尋會傳回指派給它作為首選的所有件。每個入口網站都應分別設定其首選。

調整關鍵字

一段時間之後,關鍵字可以依據使用者的需求,重新組織及調整。例如,可用關鍵字清單可以依據最常搜尋關鍵字修改。您可以分析搜尋查詢網頁伺服器記錄檔,進一步了解使用者想搜尋的資訊。例如,您可以找出每個入口網站最常搜尋的關鍵字前十名,用以作為指派首選的依據。

入口網站區域、主題區域及網站目錄

入口網站區域

SharePoint Portal Server 的入口網站區域提供了容易辨識的瀏覽方式,使用者輕易便能尋找及瀏覽所有類型的內容,包括文件、其他員工及其網站。資訊可以利用入口網站區域來組織其內容。

這可讓使用者在了解資訊前後文的情況下,迅速尋找並瀏覽這些資訊。一份文件可以出現在許多不同的區域中。入口網站區域可以包含儲存於 SharePoint Portal Server 的文件,也可以包含來自其他內容來源 (如其他內部網路及網際網路網站及檔案共用) 的資訊連結。

在 SharePoint Portal Server 中,入口網站區域的用途有二。首先,它們提供了入口網站及相關內容的瀏覽結構或地圖。使用者所看到的入口網站,只需利用新增、修改或刪除區域等方式即可修改。第二,入口網站區域提供瀏覽資訊的集中式結構。入口網站區域可以利用有組織的主題階層架構,將讀者引導到他們所尋找的資訊。入口網站區域也提供一個彈性方式來識別及描述文件。

依照預設,內容管理員可以核准或拒絕內容要求、管理入口網站區域設定,以及在入口網站區域的網站群組中新增使用者。此外,網站管理員或內容管理員可以將入口網站區域設定為供一或多位使用者檢視。

SharePoint Portal Server 含有三種類型的入口網站區域:主題區域、新聞區域,以及網站目錄中的區域。

主題區域

為了方便使用者巡覽、瀏覽及尋找資訊,入口網站內容可以區分為不同的主題區域。主題區域有助於將內容 (文件、人員、網頁組件、清單或網站) 組織為相關的資訊集合,無論儲存位置或格式為何。若要組織某個區域的所有內容,入口網站管理員可以指派該區域的管理員。管理員即可同時維護出現在該區域的內容,以及使用者對這些內容的存取。

主題區域利用將內容組織成邏輯群組的方式,讓使用者迅速找到資訊。定義好主題區域的結構之後,即可在每個主題和子主題中新增內容,如文件、清單項目及人員等。

網站目錄

網站目錄是網站區域的階層式集合,可用來建立其他網站的階層式目錄。網站目錄可讓使用者集中檢視及存取與特定入口網站關聯的所有網站。若想以有意義的方式組織及顯示網站,可以建立檢視來排序、篩選及群組網站。例如,若只要尋找並顯示銷售事業部的網站清單,可以篩選 Division 屬性中含有 Sales 值的網站。

網站目錄提供最簡單的方式,在入口網站中新增內容以供搜尋。當使用者新增網站時,他可以選擇是否要替網站內容編製索引並進行搜尋。「系統管理員」網站群組的成員可以將網站目錄設定成自動核准網站進行搜尋,或者需要每個網站個別核准。核准之後,網站便會新增到索引中,其內容也能出現在搜尋結果內。

網站目錄也含有其他功能。依據預設,SharePoint Portal Server 會提供最近檢視過的網站清單。「系統管理員」網站群組的成員可以使用 Spotlight (聚光燈) 網頁功能來強調某些網站。入口網站使用者可以選擇 Alert Me (提醒我) 功能,在網站目錄做了變更時接收警示。

新聞區域

新聞群組是使用者可在其中加入新聞清單 (對於入口網站使用者具有重要性的資訊) 的入口網站區域。新聞清單可以是文字內容,也可以是與現有新聞項目 (如新聞服務上的某篇文章) 的連結。新聞預設出現在首頁上。「內容管理員群組」的成員可以修改新聞區域的屬性,以便以不同的方式顯示新聞清單,如頭條、摘要或擴充檢視。

新聞區域和新聞清單可以組織成子區域,也能鎖定特定使用者。當新聞清單鎖定特定使用者時,它會出現在使用者成員個人網站的 News for You (您的新聞) 區段內。

首選是手動挑選的結果 (URL),是指特定一個或一組關鍵字最相符的項目。若在首選集合中有與搜尋關鍵字相符的項目,系統便會將首選傳回搜尋結果並標上最高的分數,然後加上金星圖示顯示於搜尋結果頂端。

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