建立專案

更新日期: 2009年5月

上次修改主題的時間： 2015-02-27

本文內容：

• 規劃提案

• 規劃資源分解結構 (RBS)

• 規劃資源

• 規劃自訂欄位

• 規劃類別

發揮創意的過程是充滿活力且多變的。建立專案也不例外。專案可以透過許多方式將想法付諸實現。有時候，這個過程是不受拘束的，也許不到一個小時，白板上就盡是腦力激盪的結果，有時則是在經過多年的研究和仔細的分析，才建立了專案。如果未經規劃和管理，這個建立過程可能變成一團混亂。這個混亂可能會在各方面浪費組織成本：效率降低、資料分配不當、優先順序錯誤、重複的努力、方法衝突以及機會喪失等等。下列說明使用 Microsoft Office Project 2007 為貴組織建立專案時要考慮的一些重點。

規劃提案

專案提案功能提供一個控制專案進入 Project Server 的機制，可以將提案資料與專案資料儲存在一起，藉此為商務決策者提供附加價值。這個功能提供更好的報表、模型和銷售管道分析，有助於自動化提案管理商務程序。

提案是本質上有所限制的專案。之所以受限是因為使用 Office Project Professional 2007 時可用的所有功能，在使用提案時都變成無法使用。專案提案不是企業專案。這個受限或簡易的專案類型對許多使用者而言是有益且實用的。提案可讓使用者提交專案提案 (透過簡單專案和資源規劃功能的輔助)，並且提供控制出入的簡單機制，運用在要加入至 Office Project Server 2007 的專案。專案提案必須經過檢閱，才能轉換成企業專案。專案提案包含基本資訊，可供商務決策者核准或拒絕提案。提案可能包含的資訊如下：

• 專案名稱

• 專案描述

• 建議的開始日期和結束日期

• 建議的成本

• 資源需求

提案是在 Microsoft Office Project Web Access 中建立的，可以從 Office Project Web Access 首頁存取。在 [專案] 下方的左邊功能表中有個 [提案及活動計劃] 連結。這個連結會將您帶至 [提案及活動計劃] 網頁。在這個網頁中，使用者可以檢視、建立和管理提案。任何可以存取 Office Project Web Access 的使用者都可以檢視提案。若要建立專案提案，您必須被指派「建立新維護專案」權限。「小組成員」安全性群組的成員預設具備「建立新維護專案」權限。

專案提案具有 [狀態] 欄位。[狀態] 欄位可包含下列值：

[專案狀態] 欄位只能在 Office Project Web Access 或是使用 Project Server Interface 來修改。具有適當類別權限可以修改提案的使用者以及具有「變更專案狀態」通用權限的使用者，可以編輯 [專案狀態] 欄位。[專案狀態] 欄位會根據工作流程決定，也就是說，提案可以設定為與 Microsoft Office SharePoint Server 2007 中可用的工作流程搭配使用。若要使用工作流程，Office Project Server 2007 和 Microsoft Office SharePoint Server 2007 必須安裝在相同的伺服器陣列上，並且必須設定 [專案狀態] 欄位的管理設定。如果 [狀態] 欄位是由外部工作流程所控制，那麼 Office Project Web Access 中的 [狀態] 欄位會永遠停用。如果不是由外部工作流程所控制，當使用者具有適當權限時，它就會啟用。如果 [專案狀態] 欄位不是由外部工作流程所控制，則工作流程將會以手動方式完成。

設定專案狀態欄位使用工作流程

1. 以管理員安全性群組的成員使用者身分登入 Office Project Web Access。

2. 在首頁左邊的功能表中，按一下 [伺服器設定]。

3. 在 [Project Server 管理] 網頁的 [操作原則] 功能表下方，按一下 [其他伺服器設定]。

4. 在 [其他伺服器設定] 網頁的 [專案狀態欄位] 區段中，選取 [是]。

當提案工作流程以手動方式完成時，[狀態] 欄位變更及通知不再是自動化且必須由提案建立者和檢閱者完成。例如，提案擁有者建立提案，並且以手動方式將 [狀態] 欄位設定為 [建議]。接著，提案擁有者連絡提案檢閱者，檢閱者必須檢閱提案，並接受或拒絕提案，然後將決定通知提案擁有者。

當提案功能設定用於工作流程時，工作流程會自動執行許多工作。建立提案時，工作流程會為提案檢閱者和提案建立者產生任務工作分派，因為提案會透過提案程序完成。這些任務會經由「提案工作流程任務」的網頁組件顯示給擁有者。

如果您要將 Office SharePoint Server 2007 安裝至現有的 Office Project Server 2007 部署，您必須執行額外的設定程序，才能使用啟用工作流程的提案功能。如需詳細資訊，請參閱＜將 Office SharePoint Server 2007 部署到 Project Server 2007 的現有部署中＞。

附註：
如果您要將 Office Project Server 2007 安裝至現有的 Office SharePoint Server 2007 部署，不需執行額外的設定，就能將提案功能與工作流程搭配使用。如需詳細資訊，請參閱＜部署 Office Project Server 2007 與 Office SharePoint Server 2007＞。

規劃資源分解結構 (RBS)

[企業資源] 自訂欄位可用來強制組織內的所有專案、任務和資源執行標準化。您可以在 Office Project Server 2007 中定義所需的 [企業資源] 自訂欄位。由於這些自訂欄位是階層式，因此，有助於為一般組織結構建立詳細報表和模型。

針對 Project Server 的應用程式安全性和資源管理指定 RBS 重要性、適當地為組織定義 RBS 碼，是為組織設定 Office Project Server 2007 非常重要的一環。下列三個因數會影響您為組織定義的 RBS：

• 組織中資源分派所用的程序。專案經理或資源管理員是否負責專案的人員配置？如果專案經理負責組織中專案的人員配置，您可能是使用矩陣樣式的資源管理。如果資源管理員負責專案的人員配置，那麼您可能是使用階層式樣式。

  
  

• 保護專案管理環境的組織目標。

• 用來決定組織中某個資源的分派是否適當的方法。

[RBS] 是預先定義的 [企業資源] 自訂欄位，使用方式與其他 [企業] 自訂欄位相同。您可以使用 RBS 來定義組織中使用者與資源之間的報告關係。Office Project Server 2007 使用 RBS 中定義的關係，以簡化使用者和群組的存取管理。這是資源管理和應用程式安全性的整合元件。

當您在 Office Project Web Access 中建立安全性類別時，可以使用 RBS 來定義五個安全性規則。此外，RBS 也可以運用在下列功能：[資源替換精靈]、[公事包分析器]、Office Project Professional 2007 中的 [從企業建立小組] 和 Office Project Web Access 中的 [建立小組]，以及兩個預設安全性類別、[我的部屬] 和 [我的資源]。如果您規劃使用 [企業資源資料庫]，那麼您應該考慮使用 RBS。

決定程序

若要規劃有效的 RBS，請先決定組織的資源分派所要使用的程序。例如：

• 資源管理員會分派資源嗎？

• 專案經理會選擇一個小組，然後將資源分派給任務嗎？

• 兩者會同時發生嗎？

• 此程序是共同作業嗎？

• 組織或群組會做出人員配置決策嗎？

當資源管理員負責分派資源時，RBS 對資源分派程序的影響最大。當分派程序是共同作業，或者是由組織內的群組所負責，RBS 的重要性則較小。當專案經理負責資源管理時，RBS 對資源分派程序的影響不大。

決定目標

接下來，請決定組織保護專案管理環境的目標。例如：

• 最小管理是組織的目標嗎？

• 貴組織通常允許其他人檢視並編輯所有的專案和資源資料嗎？或者貴組織偏好限制存取和編輯權限？

• 如果您想要限制資料的存取，那麼相同的群組或組織部門內的使用者必須能夠檢視彼此的資料嗎？

如果貴組織想要一個安全又容易管理的系統，那麼 RBS 將扮演整合的角色。如果組織的專案管理樣式通常較少定義或是分散的，RBS 在組織安全性模型中所扮演的角色可能不太重要。

決定方法

最後，識別貴組織用來決定資源是否適用於專案的方法。例如：

• 部門或組織結構是否重要？

• 資源的地理位置是否重要？

• 資源的技術是否為決定資源分派的重要因素？

• 上述三個項目的優先順序為何？

這些問題的答案可以協助您決定組織的 RBS 碼適用的結構。大部分的組織可以使用下列其中一個選項：

• 以組織為基礎的 RBS

• 以地理為基礎的 RBS

• 以修改過的組織為基礎的 RBS

由於您只能實作一個 RBS 碼，因此，請務必找出貴組織最適用的結構。您可以隨著時間慢慢修改 RBS，但是在您已使用 Office Project Server 2007 來管理專案之後，實作新的 RBS 就是一個大調整。

規劃資源

企業資源是指用來完成企業專案任務的人員、設備和材料。企業資源屬於組織中資源資料庫的一部分，集中儲存在 Office Project Server 2007 資料庫中。您可以建立 [企業資源資料庫]，當專案經理將資源加入至 [企業資源資料庫] 或匯入資源，藉此將資源分派給專案中的任務時可以使用。將資源加入至 [企業資源資料庫] 之前，您應該先定義企業通用範本的內容。

當您安裝 Office Project Server 2007 時，只有一個 Project Server 使用者帳戶儲存在 Project Server 資料庫內，亦即安裝期間識別為「伺服器陣列管理員」的 Windows 使用者帳戶。所有其他使用者帳戶則必須加入至 Project Server 資料庫。

在您可以正確地建立並維護組織的 [企業資源資料庫] 之前，必須先仔細定義和記錄 [企業資源] 自訂欄位，並建立這些欄位。此外，若是大型組織，那麼一開始填入 [企業資源資料庫] 的程序，就如同將 [企業資源資料庫] 保持為正確且最新的程序一樣重要。[企業資源資料庫] 中儲存並管理的資源資訊重大變更追蹤，會是全天候的活動。

為 Office Project Server 2007 建立 [企業資源資料庫] 之前，必須先決定起始點。將資源加入至 [企業資源資料庫] 的程序會依下列情況而有所不同：

• **從新專案開始：**這個案例需要最少的準備工作。如果您可以將所有必要的資源資訊收集在一份文件中，將可簡化這個程序。您可以列個清單，然後，匯入您在 Active Directory 或成員資格存放區 (如果使用表單驗證的話) 中找出的資源。或者，您可以使用 Microsoft Office Excel 2007 來收集這項資訊，然後將產生的試算表匯入至 Office Project Professional 2007 並儲存至 Project Server 資料庫。

• **移轉使用中專案：**在這個案例中，目前是以 Microsoft Project 2000、Microsoft Project 2002 或 Microsoft Project 2003 來管理多個專案，且專案通常儲存到資料庫中。每個專案可能會針對同一個資源使用不同的資源名稱、工資表或行事曆。若要簡化這些專案的 Office Project Server 2007 移轉工作，標準化組織資源的使用方式並確保所有專案都使用一致的資源定義，可能會很有用。

• **建立企業資源資料庫：**在這個案例中，您要在 Office Project Professional 2007 中建立 [企業資源資料庫]。透過使用 Project Professional，連線至 Office Project Server 2007 並取出 [企業資源資料庫]。然後，輸入資源並儲存 [企業資源資料庫]。

規劃自訂欄位

Office Project 2007 包含可以自訂的額外欄位。欄位是指，包含有關任務、資源或工作分派等特定類型資訊的工作表、表單或圖表中的位置。例如，在工作表中，每個欄即為欄位。在表單中，欄位是命名的方塊或欄中的位置。在 Office Project 2007 中，可以包含自訂資料的欄位為文字、標幟、數字、日期、成本、開始日期和完成日期，以及工期。您可以自訂這些欄位，用來取得您要使用公式、特定值計算或圖形標記的相關資訊。

例如，您可以撰寫自己的公式 (包括對其他欄位的參考) 在自訂欄位中進行計算。您可以建立自訂欄位的值清單，確保快速、準確地輸入資料。您可以在自訂欄位顯示圖形標記，而非實際資料。這樣一來，您就可以快速地查看該欄位中的資料何時符合特定準則，例如，資料何時超過特定的範圍，或者資源何時過度配置。此外，您也可以為專案中的資訊建立階層式結構的自訂欄位。例如，您可以將公司的成本數碼與專案資料建立關聯。在您建立這個結構並將這些自訂欄位套用至資料之後，您就可以輕鬆地用來篩選、排序和群組專案資料。

Office Project 2007 中有兩種自訂欄位 - 本機和企業。本機自訂欄位是由專案經理在特定專案的範圍內使用，企業自訂欄位則是由專案管理辦公室 (PMO) 用來收集資料，做為組織內的彙總報表。就企業任務和專案自訂欄位而言，Office Project Server 2007 支援特定規劃 (專案的集合) 的領域設定概念。在這種方式中，企業自訂欄位會經過定義，以套用至專案的子集合。

規劃類別

類別會定義一組常見的資料存取需求，通常會與業務單位、部門或其他專案區域範圍密切結合。類別是專案、資源、工作分派和檢視的集合。類別會定義所存取資訊的範圍，提供多種存取群組或使用者資料的類型。類別是安全性物件的集合。建議您謹慎地使用類別。當您使用類別時，會擴大安全性規則類別的使用。安全性規則可用來定義類別的成員。這些規則可以在每個類別中啟用。啟用時，規則會檢查類別上每個使用者被授與的權限，並將權限套用至規則針對該使用者而傳回的所有專案。規則讓類別和權限成為動態。您可以建立自訂類別，以提供存取專案、資源和檢視資料的新方法。Project Web Access 包括下列預設類別：

• 我的工作：這個類別是提供給個別小組成員，這類成員被分派了一個或多個企業專案中的任務。這個類別授與使用者權限，可以檢視 Microsoft Windows SharePoint™ Services 文件、議題、風險，以及他們被分派到的專案的時程表和狀態報表。

• 我的專案：這個類別是提供給專案經理，授與專案經理讀取和寫入他們所建立的專案計劃的權限。根據預設，專案經理可以檢視所有企業資源。

• 我的資源：這個類別是提供給資源管理員，使用以 RBS 為基礎的安全性規則，而且只有在已定義 RBS 時，才有用。

• 我的部屬：這個類別是提供給必須可以核准時程表的資源管理員。

• 我的組織：這個類別可用來授與組織中所有資訊的存取權。這個類別是提供給專案管理辦公室 (PMO) 的成員、組織中的高階主管，以及其他必須能夠檢視整個組織的專案和資源的主要使用者。

您可以視需要加入自訂安全性類別，以建立符合組織使用者和群組特定需求的 Office Project Server 2007 安全性模型。例如，當您的 RBS 已設定為處理同一個專案的兩個人不可以都擁有存取它的權限時，可能會需要自訂類別。如果您的 RBS 是依照地理位置排列，並且使用者來自不同的位置，就可能發生這種情形。建立自訂類別能讓來自不同位置的使用者可以存取專案。