發展檔案計劃 (Office SharePoint Server)

  • 發行項

本文內容：

  • 有關記錄、使用中文件和封存文件

  • 決定何謂記錄

  • 完成檔案計劃

「檔案計劃」**是主要的記錄管理規劃文件。雖然檔案計劃會因組織而不同，但是它們通常是：

  • 描述組織認可為記錄的項目類型。

  • 描述項目所屬的更廣泛類別記錄。

  • 表示記錄的儲存位置。

  • 描述記錄的保留期間。

  • 描述誰負責管理各種類型的記錄。

有關記錄、使用中文件和封存文件

在您決定您的檔案計劃之前，需要瞭解記錄、使用中文件和封存文件之間的差異。

  • 記錄 這些是組織中的文件或其他實體或電子實體，作為組織所執行活動或交易的證明。它們必須保留一段時間，以在必要時產生 (如法規或法令搜尋)。

    使用中文件宣告為一筆記錄時，會移動或複製至保護的位置 (例如實體儲藏室或電子記錄存放庫)，而且會指派給它一保留期間，指定組織保留它的期限 (請注意，保留期間可能是永久性，這表示記錄會無限期保留)。當記錄的保留期間結束時，記錄管理員會配置該記錄，或將該記錄移至用來保存歷程文件的封存。

  • 使用中文件 這些是正在使用的文件，例如資訊工作者收件匣中的電子郵件訊息、某人桌上的印出產品規格、文件庫中的文件，或是公司網站的網頁。使用中文件應該會隨著時間而產生變化、供使用者複製及共用，而且通常會在組織各處移動。

    使用中文件如果當做組織所執行活動或交易的證明，則可能會宣告為記錄。例如，如果組織提供的服務包括將內容傳遞給客戶，則該內容會變成傳遞服務的記錄，而且應該會保留一份文件的複本。而某些類型的使用中文件絕對不會變成記錄；例如，您不會將內含與同事之午餐地點的電子郵件分類為記錄。

    文件在生命週期的某個時點會停止使用中狀態。例如，將可傳遞文件呈現給客戶時，可能就不再需要將此內容保留為使用中記錄。但是如果文件是記錄，則應該將它儲存並保護一段保留期間。

  • 封存文件 這些是不再使用也不是記錄的文件 (因為它們沒有再保留的需要或它們從未分類為記錄)。封存文件是企業基於非法律原因而保留下來 (例如歷程保留)。

決定何謂記錄

決定組織中哪些使用中文件可能宣告為記錄的工作，必須由記錄管理員、律師、法務專員與內容管理員合作完成。請注意，即使您的企業不屬於高度控管產業，記錄管理員還是必須注意諸如美國沙賓法案 (Sarbanes-Oxley Act of 2002) 等一般法，因為這些一般法可能規定您的企業必須負起保留記錄的義務。除了一般商事法以外，您也需要評估專門規範貴企業的法律規定。

本文只提供如何決定組織中哪些項目是記錄的一般資訊。大部分情況下，您的企業可能已經開始執行某種形式的記錄管理工作並指派所需要的大部分記錄管理角色，也可能已經採用某種記錄分類法。

一般情況下，如果要決定組織中屬於記錄的文件，您必須：

  1. 瞭解企業的法律義務與業務需求。

  2. 在跨組織部門的合作之下，分析使用中文件的使用。

  3. 開發應該成為記錄之使用中文件類型的清單。例如，您可以決定下列項目是否應該保留為記錄：

    • 租賃公司空間的合約。

    • 與員工福利相關的文件。

    • 與產品研發相關的文件。

  4. 分類記錄。

工作表動作

因為類別相同的記錄通常會有相同的保留期間，而且可能需要以其他方式進行同樣地處理，所以這十分有用。您可以使用記錄類別工作表 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0x404) 來記錄研究結果。

以下是範例工作表：

記錄 記錄類別 描述 網站

福利計劃、保險計劃、退休計劃

員工福利描述

所有員工福利計劃的描述。

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薪資工時表、薪資補貼資訊

薪資記錄

工作、加班及支付薪資時數的摘要。

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廠商發票

發票

向廠商購買貨品或服務的記錄。

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產品調查、問卷、訓練資料、訓練影片

訓練資料

提供內部或外部訓練。

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運送表單、運送報告

運送記錄

記載物料的運送。

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新聞稿、報紙文章

新聞稿

產品與服務的公共關係資訊。

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緊急連絡表、醫療計劃註冊表、履歷、福利狀態報告

人員記錄

個人工作經驗及相關人員動作的記錄。

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完成檔案計劃

在決定哪些文件應該保留為記錄並建立一組記錄類別之後，請定義每種記錄類別的保留期間、指出記錄在其保留期間到期時的處置方式，以及提供其他資訊 (例如每種記錄類型的主要記錄管理員以及用來儲存記錄的媒體)，來完成檔案計劃。

以下是完成的範例檔案計劃：

記錄 描述 媒體 記錄類別 保留 配置 連絡人

401k 計劃

員工福利計劃的描述。

網頁

員工福利計劃

X 年

無

Reshma Patel

保險計劃

員工保險計劃的描述。

列印

員工福利計劃

X 年

無

Reshma Patel

退休計劃

員工退休計劃的描述。

列印

員工福利計劃

X 年

無

Reshma Patel

薪資工時表

工作、加班及支付薪資時數的摘要。

電子文件

薪資記錄

X 年

損毀

Reshma Patel

薪資補貼資訊

病假、休假及其他非薪資項目的摘要。

電子文件

薪資記錄

X 年

損毀

Reshma Patel

廠商發票

向廠商購買貨品或服務的記錄。

列印

發票

X 年

損毀

Eric Lang

產品調查

客戶滿意度調查。

網頁

調查資料

X 年

封存

Molly Dempsey

問卷

決定客戶人口統計的問卷。

列印

調查資料

X 年

封存

Molly Dempsey

訓練手冊

紙本訓練內容。

列印

訓練資料

X 年

損毀

Molly Dempsey

訓練影片

影片訓練內容。

影片

訓練資料

X 年

損毀

Molly Dempsey

運送表單

設定物料的運送。

列印

運送物料

X 年

損毀

Eric Lang

運送報告

記載物料的運送。

電子試算表

運送物料

X 年

損毀

Eric Lang

新聞稿

產品與服務的新聞稿。

電子文件

公共關係資訊

X 年

封存

Molly Dempsey

報紙文章

產品與服務的相關新聞。

列印

公共關係資訊

X 年

封存

Molly Dempsey

緊急連絡表

員工資訊。

電子文件

人員記錄

X 年

損毀

Reshma Patel

醫療計劃登記表

員工的健康計劃報名表單。

電子文件

人員記錄

X 年

損毀

Reshma Patel

履歷

接收到履歷。

混合

人員記錄

X 年

損毀

Reshma Patel

注意

上述範例只是範例，並不是任何特定檔案計劃設定的建議。未提供保留期間，更進一步強調這只是範例並不是任何記錄管理原則的建議。

工作表

您可以使用本文的下列工作表，來協助規劃您的部署：

下載本書

本主題隨附於下列可下載的叢書中，以便於閱讀與列印：

請參閱 Office SharePoint Server 2007 可下載的內容 (英文) 上提供的完整叢書清單。