在 SharePoint 2013 中建立檔案計畫以管理記錄

**適用版本：**SharePoint Server 2013

**上次修改主題的時間：**2017-07-12

**摘要：**了解如何建立檔案計畫以識別要保留為記錄的資訊。

檔案計劃是主要的記錄管理規劃SharePoint Server 2013中的文件。雖然檔案計劃而異跨組織，他們通常是：

• 描述組織認可為記錄的項目類型。

• 描述項目所屬的更廣泛類別記錄。

• 表示記錄的儲存位置。

• 描述記錄的保留期間。

• 描述負責管理各種類型記錄的人員。

本文說明檔案計畫的內容，並摘要說明如何建立組織適用的檔案計畫。本文亦引導您使用可記錄檔案計畫的工作表。

本文內容：

• 識別記錄類型

• 完成檔案計畫

• 記錄類別工作表

識別記錄類型

決定組織中哪些使用中文件可能宣告為記錄的工作，必須由記錄管理員、律師、法務人員與內容管理員合作完成。請注意，即使您的企業不屬於高度控管產業，仍可能會有一般法規規範您的企業必須負起保留記錄的義務。除了一般商事法以外，您也必須評估專門規範貴企業的法律規定。

本文只提供如何決定組織中哪些項目是記錄的一般資訊。大部分情況下，您的企業可能已經開始執行某種形式的記錄管理工作，並指派所需要的大部分記錄管理角色，也可能已經採用某種記錄分類法。

一般情況下，若要決定組織中屬於記錄的文件，您必須：

1. 了解企業的法律義務與業務需求。

2. 在跨組織部門的合作之下，分析使用中文件的使用方式。

3. 開發應該成為記錄之文件類型的清單。例如，您可以決定下列項目是否應該保留為記錄：

   • 租賃公司空間的合約。

   • 與員工福利相關的文件。

   • 與產品研發相關的文件。

4. 分類記錄。類別相同的記錄通常會有相同的保留期間，而且可能需要以其他方式進行類似的處理。

記錄所收集的資訊。基於此目的，您可以使用＜記錄類別工作表＞一節所提及的工作表。請針對記錄類型、此類型記錄所屬類別及此類型記錄的簡短描述做記錄。

以下是範例工作表：

完成檔案計畫

在決定哪些文件應該保留為記錄並建立一組記錄類別之後，請提供每種記錄類型的其他資訊，以完成檔案計畫。請指定下列資訊：

• 每種記錄類型的保留時間。

• 保留期間到期時的記錄處置方式。

• 此類型記錄的主要記錄管理員。

• 此類型記錄的儲存媒體類型。

以下是完成的範例檔案計畫：

記錄類別工作表

您可以使用本文的下列 Excel 工作表，來協助規劃您的部署：

• 記錄類別工作表 https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=179987