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原文

在 SharePoint 2013 中建立檔案計畫以管理記錄

 

適用版本:SharePoint Server 2013 Enterprise

上次修改主題的時間:2016-06-24

摘要:了解如何建立檔案計畫以識別要保留為記錄的資訊。

檔案計畫是 SharePoint Server 2013 中的主要記錄管理規劃文件。雖然檔案計畫會因組織而不同,但是它們通常是:

  • 描述組織認可為記錄的項目類型。

  • 描述項目所屬的更廣泛類別記錄。

  • 表示記錄的儲存位置。

  • 描述記錄的保留期間。

  • 描述負責管理各種類型記錄的人員。

本文說明檔案計畫的內容,並摘要說明如何建立組織適用的檔案計畫。

本文內容:

決定組織中哪些使用中文件可能宣告為記錄的工作,必須由記錄管理員、律師、法務人員與內容管理員合作完成。請注意,即使您的企業不屬於高度控管產業,仍可能會有一般法規規範您的企業必須負起保留記錄的義務。除了一般商事法以外,您也必須評估專門規範貴企業的法律規定。

本文只提供如何決定組織中哪些項目是記錄的一般資訊。大部分情況下,您的企業可能已經開始執行某種形式的記錄管理工作,並指派所需要的大部分記錄管理角色,也可能已經採用某種記錄分類法。

一般情況下,若要決定組織中屬於記錄的文件,您必須:

  1. 了解企業的法律義務與業務需求。

  2. 在跨組織部門的合作之下,分析使用中文件的使用方式。

  3. 開發應該成為記錄之文件類型的清單。例如,您可以決定下列項目是否應該保留為記錄:

    • 租賃公司空間的合約。

    • 與員工福利相關的文件。

    • 與產品研發相關的文件。

  4. 分類記錄。類別相同的記錄通常會有相同的保留期間,而且可能需要以其他方式進行類似的處理。

記錄您收集的資訊: 種類的記錄、 屬於此類型記錄的、 類別及記錄類型的簡短描述。

以下是範例工作表:

 

記錄類型 記錄類別 說明

福利計劃、保險計劃、退休計劃

員工福利描述

所有員工福利計劃的描述。

薪資工時表、薪資補貼資訊

薪資記錄

工作、加班及支付薪資時數的摘要。

廠商發票

發票

向廠商購買貨品或服務的記錄。

產品調查、問卷、訓練資料、訓練影片

訓練資料

提供內部或外部訓練。

運送表單、運送報告

運送記錄

記載物料的運送。

新聞稿、報紙文章

新聞稿

產品與服務的公共關係資訊。

緊急連絡表、醫療計劃註冊表、履歷、福利狀態報告

人員記錄

個人工作經驗及相關人員動作的記錄。

在決定哪些文件應該保留為記錄並建立一組記錄類別之後,請提供每種記錄類型的其他資訊,以完成檔案計畫。請指定下列資訊:

  • 每種記錄類型的保留時間。

  • 保留期間到期時的記錄處置方式。

  • 此類型記錄的主要記錄管理員。

  • 此類型記錄的儲存媒體類型。

以下是完成的範例檔案計畫:

 

記錄 描述 媒體 記錄類別 保留 配置 連絡人

401k 計劃

員工福利計劃的描述。

網頁

員工福利計劃

X 年

Kathi Flood

保險計劃

員工保險計劃的描述。

列印

員工福利計劃

X 年

Reshma Patel

退休計劃

員工退休計劃的描述。

列印

員工福利計劃

X 年

Reshma Patel

薪資工時表

工作、加班及支付薪資時數的摘要。

電子文件

薪資記錄

X 年

損毀

Reshma Patel

薪資補貼資訊

病假、休假及其他非薪資項目的摘要。

電子文件

薪資記錄

X 年

損毀

Reshma Patel

廠商發票

向廠商購買貨品或服務的記錄。

列印

發票

X 年

損毀

Eric Lang

產品調查

客戶滿意度調查。

網頁

調查資料

X 年

封存

Molly Dempsey

問卷

決定客戶人口統計的問卷。

列印

調查資料

X 年

封存

Molly Dempsey

訓練手冊

紙本訓練內容。

列印

訓練資料

X 年

損毀

Molly Dempsey

訓練影片

影片訓練內容。

影片

訓練資料

X 年

損毀

Molly Dempsey

運送表單

設定材料的運送

列印

運送物料

X 年

損毀

Eric Lang

運送報告

記載材料的運送。

電子試算表

運送物料

X 年

損毀

Eric Lang

新聞稿

產品與服務的新聞稿。

電子文件

公共關係資訊

X 年

封存

Molly Dempsey

報紙文章

有關產品與服務的新聞。

列印

公共關係資訊

X 年

封存

Molly Dempsey

緊急連絡表

員工資訊。

電子文件

人員記錄

X 年

損毀

Reshma Patel

醫療計劃註冊表

員工的健康計劃報名表單。

電子文件

人員記錄

X 年

損毀

Reshma Patel

履歷

接收到履歷。

混合

人員記錄

X 年

損毀

Reshma Patel

注意事項 附註:
本節稍早的範例只是範例,並不是任何特定檔案計畫設定的建議。未提供保留期間,更進一步強調這只是範例,並不是任何記錄管理原則的建議。

https://technet.microsoft.com/zh-tw/library/ff363731.aspx
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