文件管理概觀 (SharePoint Server 2010)
適用版本： SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010
上次修改主題的時間： 2016-11-30
本文提供以 Microsoft SharePoint Server 2010 為基礎的文件管理解決方案之各項目的概略說明。
本文內容：
文件管理系統的元素
規劃程序
文件管理控制組織中文件的生命週期，包括文件建立、檢閱與發佈，以及最後處置或保留的方式。雖然「管理」一詞表示從組織的頂端控制資訊，但是有效的文件管理系統應反映組織使用文件的文化特性。您使用的文件管理工具應有足夠的彈性，可讓您可緊密控制文件的生命週期 (若符合企業的文化特性與目標)，還可實作結構更鬆散的系統 (若該系統更適合您的企業)。
文件管理系統的元素
有效的文件管理解決方案會指定：
組織內可建立的文件類型及其他內容。
每一種文件類型所使用的範本。
提供給每一種文件類型的中繼資料。
文件在其生命週期的每一階段之儲存位置。
其生命週期每一階段控制文件存取權的方式。
以參與建立、檢閱、核准、發佈及處置文件的小組成員身分移動組織內文件的方式。
套用到文件的原則，可供稽核文件的相關動作、正確保留或處置文件，以及保護對組織重要的內容。
文件在其生命週期的各階段間移動時，是否從一種格式轉換成另一種格式。
將文件視為公司記錄的方式，您必須依照法律規定與公司規則保留公司記錄。
SharePoint Server 2010 包含實作上述各層面之文件管理的功能。為確保資訊工作者能夠輕鬆利用這些功能，而且不需要脫離他們的日常作業與熟悉之工具，Microsoft Office 系統 (如 Microsoft Outlook 與 Microsoft Word) 也包含了可以支援文件生命週期各階段的功能。
規劃程序
文件管理規劃程序包含下列主要步驟：
識別文件管理角色 請確定您的計劃包含了來自組織重要專案關係人的意見、您具有實作解決方案的適當小組，且您知道將參與文件管理程序的人員。如需建立文件管理規劃小組的詳細資訊，請參閱＜識別使用者及分析文件的使用狀況＞。
分析文件使用狀況 確定文件的使用者之後，請決定他們所使用的文件類型，以及如何使用這些文件。如需詳細資訊，請參閱＜識別使用者及分析文件的使用狀況＞。
規劃文件的組織 您可以組織網站集合、網站及程式庫內的文件。SharePoint Server 2010 提供一組文件組織及儲存的功能，從特別的網站 (如「記錄存放庫」) 到用於快速建立文件及共同作業之結構鬆散的文件庫。在程式庫內，您可以進一步將內容組織為資料夾與子資料夾。如需詳細資訊，請參閱＜文件庫規劃 (SharePoint Server 2010)＞與＜規劃企業內容儲存與版本控制＞。
規劃在不同位置之間移動內容的方式 您可能需要在文件生命週期的不同階段，將文件從某個網站或文件庫移動或複製到另一個網站或文件庫。例如，發佈程序可能包括將文件從臨時網站移至公用網際網路網站。若內容在網站之間移動時，需要從某一格式轉換為另一格式，可能也需要規劃內容轉換。如需詳細資訊，請參閱＜文件庫規劃 (SharePoint Server 2010)中的＜規劃內容流程＞。
規劃內容類型 請使用內容類型將文件類型相關資訊分類，例如中繼資料、文件範本、原則和工作流程處理。這個重要步驟可協助您分類文件，並保持其在組織內的一致性。如需詳細資訊，請參閱＜規劃內容類型與工作流程 (SharePoint Server 2010)＞。
規劃工作流程 規劃組織的工作流程時，可於每位參與者在文件生命週期中共同作業時，控制及追蹤小組成員之間移動文件的方式。SharePoint Server 2010 包含一般小組工作的工作流程，例如檢閱及核准文件。SharePoint Server 2010 也支援建立及安裝自訂工作流程。如需詳細資訊，請參閱＜規劃內容類型與工作流程 (SharePoint Server 2010)＞。
規劃內容控制 您可以依據內容類型或儲存位置規劃適當的控制程度。例如，可以將文件庫規劃成必須存回及取出，並使用資訊版權管理，保護文件免於未經授權的散佈。如需詳細資訊，請參閱＜文件庫規劃 (SharePoint Server 2010)＞及＜資訊管理原則規劃 (SharePoint Server 2010)＞。
規劃原則 您應該規劃每一種內容類型的資訊管理原則，以確保相關人員能夠正確稽核、保留、標示文件，並依照組織的制度與法律規定，以其他方式處理文件。SharePoint Server 2010 包含可實作稽核、文件保留、標示與條碼 (確保列印的內容可以與電子版本相互關聯) 的原則。如需詳細資訊，請參閱＜資訊管理原則規劃 (SharePoint Server 2010)＞。