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SharePoint 2013 的文件管理概觀

 

適用版本:SharePoint Foundation 2013, SharePoint Server 2013

上次修改主題的時間:2016-12-16

摘要:了解 SharePoint 2013 中的文件管理解決方案元素與文件管理規劃程序。

本文包含 SharePoint 2013 型文件管理解決方案各種元素的高階說明。

文件管理控制貴組織中文件的生命週期  (文件的建立、檢閱和發佈,以及最終的處置或保留方式)。雖然「管理」一詞涵意為由組織高階人員控制資訊,不過有效的文件管理系統應該要反映使用該系統之組織的文化。您使用的文件管理工具應該具備足夠彈性以讓您有辦法緊密控制文件的生命週期 (若此點符合貴企業的文化和目標),但也應能讓您實作結構較鬆散的系統 (若此點更適合貴企業)。

有效的文件管理解決方案會指定下列項目:

  • 組織中可以建立哪些種文件和其他內容。

  • 每種文件使用哪個範本。

  • 要為每種文件提供哪些中繼資料。

  • 文件在其每個生命週期階段要儲存在什麼位置。

  • 如何在文件的每個生命週期階段控制對文件的存取權。

  • 當小組成員幫忙建立、檢閱、核准、發佈和處置文件,如何在組織內移動文件。

SharePoint Foundation 2013 包含相關功能來實作文件管理的所有面向。SharePoint Server 2013 除了上述這些功能,還新增下列功能:

  • 要對文件套用哪些原則,以稽核文件相關動作、適當保留或處置文件,以及保護組織的重要內容。

  • 如何依法律規定和企業指導方針,處理必須保留的文件做為公司記錄。

為了確保資訊工作者在日常操作與熟悉的工具中就能輕鬆運用這些功能,Microsoft Office 系統中的應用程式 (例如 Outlook 和 Word) 也包含相關功能來支援文件的每個生命週期階段。

文件管理規劃程序包含下列主要步驟:

  1. 識別文件管理角色   確定您的計劃中納入貴組織重要關係人所提供的意見反應、有最好的團隊來實作解決方案,且您知道哪些人會參與文件管理程序。

  2. 分析文件使用狀況   確定使用文件的相關處理人員後,判斷他們處理的文件種類及使用這些文件的方式。如需詳細資訊,請參閱<在 SharePoint 2013 中識別使用者和分析文件使用狀況>。

  3. 規劃文件組織   您可以將文件組織到網站集合、網站和文件庫中。SharePoint 2013 提供了一系列功能來幫忙組織及儲存文件,從特殊網站到結構鬆散的文件庫,要快速建立與合編文件均沒問題。在文件庫中,還可以將內容組織到資料夾和子資料夾中。如需詳細資訊,請參閱<在 SharePoint 2013 中規劃文件庫>。

  4. 規劃在不同位置間移動內容的方式   在文件的不同生命週期階段,可能必須將文件在不同網站或文件庫間進行移動或複製。如需詳細資訊,請參閱<在 SharePoint 2013 中規劃文件庫>中的<規劃內容流程>。

  5. 規劃內容類型   使用內容類型來分類文件的相關資訊,例如中繼資料、文件範本和工作流程程序。對於組織文件以及在貴組織中強制維持一致性,此為重要步驟。如需詳細資訊,請參閱<在 SharePoint 2013 中規劃內容類型和工作流程>。

  6. 規劃工作流程   當您為貴組織規劃工作流程時,可以控制並追蹤隨著每個團隊成員在文件的生命週期中參與文件合編時,文件在不同團隊成員間移動的情形。SharePoint Server 2013 包含常用團隊任務 (例如檢閱和核准文件) 的工作流程。SharePoint 2013 也支援建立和安裝自訂工作流程。如需詳細資訊,請參閱<在 SharePoint 2013 中規劃內容類型和工作流程>。

  7. 規劃文件管理   您可以根據內容類型或儲存位置規劃適當的控制程度。例如,您可以要求特定文件庫中的文件必須先經過簽出才能編輯。如需詳細資訊,請參閱<在 SharePoint 2013 中規劃文件版本設定、內容核准和取出控制項>。

  8. 規劃原則   對於每個內容類型,請規劃資訊管理原則以確保文件會依公司規定與法律規定受到稽核、保留及其他處理。SharePoint Server 2013 包含相關原則來實作稽核、文件保留和條碼 (以確保書面內容有對應的電子版本)。如需詳細資訊,請參閱<在 SharePoint Server 2013 中規劃資訊管理原則>。

    注意事項 附註:
    SharePoint Foundation 2013 中無法使用原則。

https://technet.microsoft.com/zh-tw/library/cc262490.aspx
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