識別使用者及分析文件的使用狀況

適用版本： SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

上次修改主題的時間： 2016-11-30

規劃文件管理解決方案的第一步是找出使用者，以及分析文件用法。本文為以 Microsoft SharePoint Server 2010 為基礎的解決方案，提供找出使用者及分析文件使用狀況的指引。

本文內容：

• 找出使用者

• 分析文件使用狀況

• 工作表

找出使用者

若要在文件管理解決方案中決定相關人員與參與者，可使用問卷收集此資訊。例如，問卷可能包含下列問題：

• 組織中誰將建立文件？

• 建立的文件類型為何？

• 誰將檢閱文件？

• 誰將編輯文件？

• 誰將使用文件？

• 誰將核准文件的發佈？

• 誰將設計用於主控文件的網站？

• 誰將設定管理文件的準則與原則？

• 誰將管理組織內的記錄？

• 誰將部署及維護儲存文件的伺服器？

文件參與者的工作表範例：

找出內容關係人有助於確定文件管理解決方案完整周詳，以及設計的網站與文件庫適合企業的內容需求與程序。

分析文件使用狀況

在您確認內容關係人之後，收集他們的資訊有助於分析貴組織如何使用文件。這是規劃程序很重要的一部分，因為分析有利決定：

• 文件庫的結構。

• 要使用的網站範本。

• 需要的網站數目。

• 網站要套用的資訊管理原則。

• 實作解決方案所需的實體伺服器拓撲。

要收集的資訊包括：

• 文件類型，如財產淨額研究記錄、員工績效檢討、內部通告或產品規格等。

• 各文件類型的用途，如「提供客戶有關財產淨額的建議及數據」。

• 各文件類型的作者 (列出作者的角色相當有用，例如，「財務分析師」或「產品經理」，而非個別名稱)。

• 文件格式。若文件在其生命週期的任何時點需由某種格式轉換為其他格式，則會記錄該資訊。

• 各文件類型的使用者，如「客戶」或「小組成員」。

• 適用於文件週期的其他角色，如「技術檢閱者」或「文字編輯」。

• 文件位置，如「用戶端電腦」、「網頁伺服器」或「檔案伺服器」。請注意，此問題可能有多個答案，例如，文件在用戶端電腦製作，然後發佈到網頁伺服器。

• 讀者檢視文件的方式，如從網頁或從檔案共用。

文件使用狀況工作表範例：

分析   不同的製作及發佈格式需要轉換格式。大量的檢閱者需要一或多個工作流程 (在伺服器上實作的商務程序)。四個網站 (製作、測試、網際網路及記錄存放庫) 需要在網站間移動內容的機制。將內容封存在公司記錄存放庫的需求，以及發佈財產淨額通知的調控，意涵需要公司原則及最佳作法，例如，內容稽核及保留。

分析   兩位製作者及多位檢閱者需要一或多個工作流程。文件由多位不同的人員處理，然後位於公司的網頁伺服器上 (應極安全) 並封存在記錄存放庫中。除保護員工隱私及企業法律規範的公司原則與最佳作法 (如稽核) 之外，本內容因其機密性，也需要對桌上型電腦及伺服器進行「資訊版權管理 (IRM)」。

工作表

請使用下列工作表記錄本文討論的資訊：

• 文件管理參與者工作表 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165871&clcid=0x404) (可能為英文網頁)

• 分析文件使用狀況工作表 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0x404) (可能為英文網頁)