本文為機器翻譯文章。如需檢視英文版,請選取 [原文] 核取方塊。您也可以將滑鼠指標移到文字上,即可在快顯視窗顯示英文原文。
譯文
原文

在 SharePoint 2013 中識別使用者和分析文件使用狀況

 

適用版本:SharePoint Foundation 2013, SharePoint Server 2013

上次修改主題的時間:2016-12-16

摘要:了解如何收集文件使用者的相關資訊,以便規劃 SharePoint 2013 文件管理解決方案。

規劃文件管理解決方案的第一步就是識別使用者並分析文件的使用方式。本文包含針對 SharePoint 2013 型解決方案,識別使用者並分析文件使用狀況的指引。

閱讀本文前,請先了解<SharePoint 2013 的文件管理概觀>中所述的文件管理規劃程序。

本文內容:

若要識別文件管理解決方案中的重要關係人和參與者,您可以使用調查來收集資訊。例如,您的調查可以包含下列問題:

  • 貴組織中有誰會建立文件?

  • 他們建立何種文件?

  • 文件使用者具有什麼角色?

    • 誰負責檢閱文件?

    • 誰負責編輯文件?

    • 誰會使用文件?

    • 誰負責核准文件的發佈?

    • 誰負責設計裝載文件的網站?

    • 誰負責設定文件管理方面的指導方針與原則?

    • 誰負責管理貴組織中的記錄?

    • 誰負責部署及維護文件儲存所在的伺服器?

識別內容的重要關係人可以協助您確定文件管理解決方案面面俱到,且您設計的網站和文件庫符合貴企業的內容需求與程序。

識別內容的重要關係人後,向他們收集有助您分析貴組織中之文件使用方式的資訊。這是規劃程序中很重要的部分,因為此分析的結果將可協助您決定:

  • 要如何建立文件庫的結構。

  • 要使用哪些網站範本。

  • 將需要有多少網站。

  • 必須採用何種實體伺服器拓撲來實作您的解決方案。

  • 要對網站套用哪些資訊管理原則。

注意事項 附註:
SharePoint Foundation 2013 中無法使用資訊管理原則。

要收集的資訊包括下列項目:

  • 文件類型,例如股票研究報告、員工績效考核、內部備忘或產品規格。

  • 每種文件類型的用途,例如「提供客戶股票買賣建議和相關佐證資料」。

  • 每種文件類型的作者 (列出作者的角色,例如「金融分析師」或「產品經理」,而非個人姓名,會比較有用)。

  • 每種文件類型的使用者,例如「客戶」或「小組成員」。

  • 文件的格式。如果文件在其生命週期中有任何時候必須從一種格式轉換為另一種格式,請記錄這項資訊。

  • 文件生命週期的其他相關角色,例如「技術檢閱者」或「複本編輯者」。

  • 文件的位置,例如「用戶端電腦」、「網頁伺服器」或「檔案伺服器」。請注意,這個問題可能有多個答案,例如可能在用戶端電腦上撰寫文件,接著將文件發佈至網頁伺服器。

以下是可能從企業的兩個組織收集並記錄在工作表中的資訊範例。

表:研究資訊範例

類型 用途 作者 使用者角色 格式 其他角色 位置

股票研究報告

為付費客戶提供關於是否該買賣一或多支股票的理財建議

金融分析師

客戶

DOCX (適用於撰寫);PDF (適用於發佈)

檢閱者 (技術)、檢閱者 (法律)、核准者、複本編輯者、網站管理員

  • 製作網站

  • 測試網站

分析   製作格式與發佈格式的不同,導致需要進行格式轉換。如果有很多檢閱者,則需要有一或多個工作流程 (伺服器上實作的商務程序)。

表:員工資訊範例

類型 用途 作者 使用者角色 格式 其他角色 位置

員工績效考核

評估員工績效,包括自我評估和主管評估

資訊工作者、主管

主管、人力資源專員

.DOCX

檢閱者 (人力資源)、檢閱者 (法律)、核准者 (高層主管)、記錄管理員

  • 用戶端電腦

  • 電子郵件伺服器 (文件當成附件儲存)

  • 公司網頁伺服器

  • 公司記錄中心

分析   兩位作者和多位檢閱者需要有一或多個工作流程。文件在經過許多人處理後,存放於公司網頁伺服器 (應該擁有高度保全) 進行就地管理或是移至記錄中心。由於此內容本身具機密性質,因此不但需要在伺服器與桌上型電腦上安裝資訊版權管理 (IRM),還需要使用公司原則和最佳做法 (例如稽核) 來保護員工隱私權和企業法律地位。

注意事項 附註:
SharePoint Foundation 2013 中無法使用記錄中心。

https://technet.microsoft.com/zh-tw/library/cc262215.aspx
顯示: