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SharePoint Server 2013 的記錄管理概觀

 

適用版本:SharePoint Server 2013 Enterprise

上次修改主題的時間:2015-09-28

摘要 ︰了解記錄管理及記錄管理規劃 SharePoint Server 2013 中的程序。

「記錄」是指文件或組織內其他電子或實際實體,提供組織所執行之活動或交易的證明,且需要保留一段時間者。記錄管理是組織執行下列作業的程序:

  • 決定何種資訊類型應視為記錄。

  • 決定將成為記錄的使用中文件在使用時應如何處理,以及決定當其宣告成為記錄後,應如何加以收集。

  • 決定每種記錄類型在符合法律、商務或控管需求方面,應予保留的方式及時間長短。

  • 研究與實作以符合成本效益且非侵入式的技術解決方案及商務程序,協助確保組織遵守其記錄管理責任。

  • 執行記錄相關的工作,例如處置過期的記錄,或尋找並保護與外部事件 (例如訴訟) 相關的記錄等。

決定貴組織中應歸類為記錄的文件及其他實體或電子項目,是公司法務人員、記錄管理員及律師的責任。這些人員會審慎分類貴組織的所有企業內容,可協助您確定合適的文件保留期間。設計良好的記錄管理系統可協助在法律層面保護組織、協助組織證明守法義務,以及提升處理非記錄的過時項目,增加組織效率。

記錄管理系統的元素

記錄管理系統包含下列元素:

  • 提供來源位置的內容分析會描述及分類企業可成為記錄的內容,並會說明如何將內容移至記錄管理應用程式。

  • 會指出,為每種記錄在企業中的檔案計劃他們應該保留為記錄,其中原則的套用至其、 他們必須的保留期限、 他們處置方式,及誰負責管理它們。

  • 定義規則的規範需求文件的組織的 IT 系統必須遵循以確保符合性以及用來確保參與的企業小組成員的方法。

  • 從所有記錄來源,例如共同作業伺服器、 檔案伺服器及電子郵件系統的方法,諸如都是不再作用中的記錄

  • 稽核記錄的方法時於作用中。

  • 擷取記錄的中繼資料的方法與稽核歷程記錄以及維護這些。

  • 用於保留記錄的程序(擱置處置) 發生訴訟等事件時。

  • 監視及報告記錄處理狀況的系統,以確保員工是歸檔、 存取和管理其根據定義的原則及程序。

SharePoint Server 2013 包含的功能,可協助組織實作整合的記錄管理系統及程序。

本主題說明應採取的規劃步驟,以利確保您以 SharePoint Server 2013 為基礎實作的記錄管理系統,可達成貴組織的記錄管理目標。記錄管理規劃程序簡述如下:

  1. 指定記錄管理角色   成功的記錄管理需要專業的角色,例如:

    • 分類組織記錄及執行記錄管理程序的記錄管理員及法務人員。

    • 實作有效支援記錄管理系統的 IT 人員。

    • 找出組織資訊保留位置及確保其小組遵循記錄管理工作的內容管理員。

  2. 分析組織內容   建立檔案計畫之前,記錄管理員及內容管理員要調查組織中的文件使用狀況,以決定可成為記錄的文件及其他項目。

  3. 發展檔案計畫   在分析過貴組織內容及決定保留排程之後,請完成其餘的檔案計畫。每個組織的檔案計畫皆不相同,但一般多為描述企業認定為記錄的項目種類、指出其存放位置、描述其保留期間及提供其他資訊,如管理負責人及記錄所屬大項等。

  4. 研擬保留排程   決定每種記錄類型何時不再使用中 (正在使用中)、在此之後應保留多久,以及最終的處置方式。

  5. 評估與改進文件管理工作   確定文件存放庫會套用所需的原則。例如,確保適當稽核內容,以便一併保留適當的稽核與記錄。

  6. 設計記錄管理解決方案   決定是否要建立記錄封存、就地管理記錄,或使用這兩種方法的組合。根據您的檔案計畫設計記錄封存,或決定如何使用現有的網站包含記錄。定義內容類型、文件庫、原則,以及 (如有必要) 決定路由傳送文件之目標位置的中繼資料。

  7. 規劃內容成為記錄的方式   若同時為使用中文件管理及記錄管理使用 SharePoint Server 2013,您可以建立自訂的工作流程,將文件移至記錄封存。如要使用 SharePoint Server 2013 或外部文件管理系統,您可以規劃並開發將內容從這些系統移至記錄封存的介面,或宣告文件成為記錄但不移動文件的介面。您也會建立訓練計劃教導使用者如何建立及使用記錄。

  8. 規劃電子郵件整合   決定您要在 SharePoint Server 2013 內管理電子郵件記錄,或在電子郵件應用程式本身內管理電子郵件記錄。

  9. 規劃社交內容的規範   如果貴組織使用部落格、Wiki 或「我的網站」等社交媒體,請決定此內容要成為記錄的方式。

  10. 規劃規範報告及文件   為確認貴組織是否執行其必要的記錄管理工作及傳達這些工作,您應將記錄管理規劃及程序製作成文件。貴企業若涉入與記錄相關的訴訟,可能需要製作這些記錄管理規則、實作計劃及效益評量。

https://technet.microsoft.com/zh-tw/library/ee424394.aspx
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