本文為機器翻譯文章。如需檢視英文版,請選取 [原文] 核取方塊。您也可以將滑鼠指標移到文字上,即可在快顯視窗顯示英文原文。
譯文
原文

在 SharePoint 2013 中規劃文件庫

 

適用版本:SharePoint Foundation 2013, SharePoint Server 2013

上次修改主題的時間:2016-12-16

摘要:了解如何規劃 SharePoint 2013 中文件庫的使用、存取與工作流程。

本文說明如何規劃 SharePoint 2013 文件管理解決方案中的文件庫。

文件庫是 SharePoint 2013 上您與其他網站使用者分享的一群檔案。大部分文件管理功能都是透過文件庫提供。在進行文件管理規劃時,您應決定最符合貴組織需求的文件庫種類。如果您規劃多個網站的文件庫,可能還需規劃內容在網站間的流程。如果您計劃將文件庫當成儲存位置使用,可以自訂 Office Professional 2013 的 [開啟舊檔] 對話方塊和 [儲存] 對話方塊,以確保文件會儲存在想要的位置。

閱讀本文前,請先了解<SharePoint 2013 的文件管理概觀>中所述的文件管理程序。

注意事項 附註:
SharePoint Foundation 2013 中未提供發佈功能、文件中心、記錄中心和已發佈連結 Web 服務。除非另有聲明,否則本主題中的所有其他功能都同時適用於 SharePoint Server 2013 和 SharePoint Foundation 2013。

本文內容:

在找出最符合貴組織需求的文件庫時,您可能還會決定是否要使用多個網站或網站集合。例如,如果您要撰寫公開給外部客戶看的內容,可在一個網站上撰寫和審閱內容,並在另一個網站 (也許位於不同的 SharePoint 2013 安裝) 上公開您的內容。

規劃多個網站的文件庫時,您可能還需規劃內容在網站間的流程:透過手動程序、工作流程或是自訂解決方案。如需詳細資訊,請參閱本文稍後的<規劃內容流程>。

下表列出文件庫的一般用法。

表:文件庫的用法

文件庫 用途

小組網站中的文件庫

共同作業,輕鬆與同事分享內容,內容控制 (例如版本設定),SharePoint 2013 搜尋。

入口網站區域中的文件庫

要給組織中更多觀眾看的內容。類似於小組網站中的文件庫,但通常採用更嚴格的審核程序。

文件中心網站中的文件庫 (僅限 SharePoint Server 2013)。

要當成企業知識庫或舊文庫使用的大規模文件庫,內有功能可讓使用者透過一組特殊的 Web 組件,瀏覽、搜尋及管理依很多階層層級組織的大量文件。

記錄中心中的文件庫 (僅限 SharePoint Server 2013)。

特殊的記錄管理。每個文件庫各對應至組織為了遵循法規而必須保留的某類記錄 (例如合約)。文件庫會保留文件、中繼資料和相關的稽核,而且應該要唯讀。

網際網路網站中的文件庫 (HTML) (僅限 SharePoint Server 2013)。

將網頁內容併入網際網路或內部網路網站中。SharePoint Server 2013 可支援直接編輯網頁並自動管理每個網頁的基礎文件庫。

網際網路網站中的文件庫 (混合) (僅限 SharePoint Server 2013)。

要供從網站下載的內容。您可將文件庫中的內容呈現在網際網路網站上。

以下範例示範如何使用您在<在 SharePoint 2013 中識別使用者和分析文件使用狀況>的<分析文件使用狀況>一節完成的分析資料,規劃貴企業所用的文件庫組織。在此範例中,Contoso Ltd. 根據市場調查結果傳送內容給客戶。這些內容主要是由在遠端操作的顧問所建立。執行過程為循環執行下列步驟:

  1. 合作夥伴評估投入 (Engagement) 想法並徵求提案。

  2. 合約成立後,專案經理組成一個顧問小組,並建立投入專用工作網站來記錄研究結果,且專案完成。

  3. 專案完成後,可交付的文件發佈至安全的網際網路網站,供客戶在該網站存取。

  4. 小組根據專案撰寫最佳做法文件以及案例研究。

  5. 知識管理員收集、分類並封存最佳做法及其他文件。

  6. 交付項目、合約和其他文件會保留做為公司記錄。

  7. 合作夥伴根據知識管理員所維護的內容,評估機會並建立新提案。

下表顯示這個案例中的文件使用狀況分析。

表:文件使用狀況分析

文件 用途 作者 使用者 格式

投入想法與要求

開發新的客戶投入

專案領導人

銷售經理、專案領導人

.docx

提案

說明所提議的客戶投入

專案負責人

專案經理;專案小組成員;客戶

.docx

合約

承諾諮商投入

律師

專案負責人、專案經理、銷售經理、客戶

.docx

研究結果以及專案交付項目草稿

建立客戶投入相關文件

專案負責人、專案參與者、顧問

編輯者、技術檢閱者

.docx 及其他類型

可交付文件

產生最終交付項目,可能從 .docx 格式轉換

專案領導人

客戶

.pdf

最佳做法與案例研究文件

分門別類來記錄知識

專案參與者、顧問、知識管理員

所有小組成員

各種類型

公司記錄 - (僅限 SharePoint Server 2013)。

保留部份內容 (例如合約) 做為公司記錄

全部

公司記錄管理員;公司律師

全部

此文件使用狀況分析建議下列需求:

  • 專案領導人需要小組網站中的文件庫,用來儲存投入想法、投入要求和提案草稿。

  • 律師需要入口網站或集中式文件管理網站中的文件庫,用來儲存合約範本和現有有效合約。

  • 專案負責人和參與者需要小組網站中的文件庫,用來撰寫研究結果、交付項目和案例研究。

  • 客戶需要網際網路網站中的文件庫,用來檢視最終交付項目 (僅限 SharePoint Server 2013)。

  • 企業所有成員需要存取文件中心網站,以便檢視最佳做法與案例研究文件 (僅限 SharePoint Server 2013)。

  • 公司記錄管理員和律師需要存取企業記錄中心,以便維護公司記錄 (僅限 SharePoint Server 2013)。

下圖顯示這些文件庫的可能分佈方式。網站裝載於三個網站集合中:一個供客戶存取的網際網路網站集合、一個供小組成員進行遠端撰寫的外部網路網站集合,以及一個用於安全地維護記錄管理網站的內部網路網站集合 (僅限 SharePoint Server 2013)。

圖:文件庫的可能分佈方式

跨網站發佈程式庫

文件管理解決方案中的內容通常是動態的,會視需要在網站間動態移動,以符合使用者的需求。因此,當您規劃文件庫時,通常也需規劃內容在文件庫或網站間的流程。SharePoint 2013 提供下列手動或動態移動內容的方式:

  • 您可以建立自訂工作流程,由其在網站或文件庫間複製或移動內容。工作流程會引導文件通過業務流程,並在參與者在文件生命週期中的角色啟用時,指派任務給參與者。您可以設計工作流程,將文件在網站或文件庫間移動。如需關於如何規劃工作流程的資訊,請參閱<在 SharePoint 2013 中規劃內容類型和工作流程>。

  • 作者可以將文件複製到自己具有撰寫權限之任何網站上的文件庫中。系統會維護來源與目的地文件之間的關係,以便能在需要時重新整理複本。

  • 可以透過手動方式或是根據排程的自動方式,將網頁和整個網站從一個網站接移和發佈至另一個網站 (僅限 SharePoint Server 2013)。

  • 可以使用 SharePoint Server 2013 使用者介面、工作流程或是以 SharePoint Server 2013 物件模型為基礎的自訂解決方案,將內容傳送至記錄管理網站 (僅限 SharePoint Server 2013)。

  • 作者可以透過使用「Web 資料夾」或「網路位置」,手動在文件庫或網站間複製或移動文件庫的內容。

回到上述範例,下圖顯示如何套用其中部分內容流程技術。請注意,「分段網際網路網站」(Staged Internet site) 已新增至「作者入口網站」(Authoring portal) 網站 (僅限 SharePoint Server 2013)。

圖:如何套用內容流程技術

內容如何從一個程式庫流向另一個程式庫
  • 作者可以使用發佈功能,將網頁發佈至網際網路網站 (僅限 SharePoint Server 2013)。

  • 作者可以使用 [複製] 命令,將文件複製到文件中心網站。

  • 作者可以使用自訂工作流程,將文件複製到網際網路網站上的文件庫。

  • 作者可以使用 [傳送到] 命令,將合約傳送至企業記錄存放庫 (僅限 SharePoint Server 2013)。

重要事項 重要事項:
本節僅適用於 SharePoint Server 2013。

您可以自訂 Office Professional 2013 的 [開啟舊檔] 對話方塊和 [儲存] 對話方塊,鼓勵組織成員將文件庫當成儲存位置使用。將網站新增至 [開啟舊檔] 對話方塊和 [儲存] 對話方塊旁的 [我的位置] 列後,使用者只需按個按鈕,就能存取應將文件儲存到的位置。如此可讓小組成員使用 Office Professional 2013 用戶端應用程式中的 [儲存] 來與文件庫互動,而不需直接前往伺服器上傳文件。

若要提升使用 [開啟] 對話方塊和 [儲存] 對話方塊中的網站,您可以發佈其使用的 web 服務。此服務會提供針對特定使用者的角色為基礎的網站或其為成員的網站清單。Office Professional 2013用戶端應用程式可以自動探索到使用者的 「 我的網站此 web 服務。其他伺服器產品也可以實作此 web 服務,並提供要Office用戶端應用程式的服務位置。設定的 web 服務之後, Office Professional 2013會新增項目上的芳鄰列及填入與 web 服務所定義之位置。如需已發佈連結 web 服務的詳細資訊,請參閱 MSDN Library 中的已發佈連結 web 服務

或者,管理員也可以設定登錄機碼,將特定網站新增至 Office [開啟舊檔] 對話方塊與 [儲存] 對話方塊中的 [我的位置] 列。請使用 Office 2013 資源套件 中提供的群組原則和 Active Directory 目錄服務範本來部署登錄機碼。

您可以限制組織成員可利用 Office [儲存] 對話方塊來儲存內容的位置。例如,您可以對將檔案儲存至桌面的能力施加限制,迫使使用者將內容儲存至文件庫。在 Office Professional 2013 中,您可以控制使用者可以瀏覽到哪裡來儲存文件,以引導使用者將文件儲存至核准的位置。請注意,這並不能保證使用者不會將檔案儲存至其本機電腦或其他未核准的位置。有許多方法可以將檔案移到電腦上,而人只要有心,就能克服大部份的限制。不過,對以 Office [儲存] 對話方塊存取這些位置的能力施加限制,仍可大幅降低使用這些未經核准位置的小組成員人數。

若要限制 Office [儲存] 對話方塊中出現的位置,請使用「群組原則」設定適當的登錄機碼,以啟用此設定並定義核准的本機、網路或伺服器位置。啟用此設定後,任何未以此方式定義的位置 (包括 [桌面] 和 [網路上的芳鄰] 資料夾的標準連結)  都會從 [我的位置] 列中移除。

已核准位置的清單可以只限於一或多個 Office 應用程式。例如,管理員可以限制 Access 中的儲存位置,但允許在其他 Office 應用程式中儲存至任何位置。

https://technet.microsoft.com/zh-tw/library/cc262490.aspx
顯示: