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在 SharePoint 2013 中規劃文件版本設定、內容核准和取出控制項

 

適用版本:SharePoint Foundation 2013, SharePoint Server 2013

上次修改主題的時間:2016-12-16

摘要:了解如何在 SharePoint 2013 中使用版本設定、內容核准與簽出,以在文件版本的生命週期間進行控制。

本文說明如何規劃在 SharePoint 2013 中使用版本設定、內容核准與簽出,以在文件版本的生命週期間進行控制。

閱讀本文前,請先了解<SharePoint 2013 的文件管理概觀>中所述的文件管理規劃程序。

本文內容:

SharePoint 2013 包含下列功能,可協助您控制文件庫中的文件:

  • 「版本設定」是將一再改版的某份文件進行編號和儲存的方法。

  • 「內容核准」是具有核准者權限的網站成員藉以控制是否發佈內容的方法。

  • 「簽出」和「簽入」分別是讓使用者更有效控制文件新版本之建立時機,以及在簽入文件後加註所做變更的方法。

您可以在文件庫中設定本文所討論的內容管理設定。若要讓解決方案中的文件庫皆使用這些設定,您可以建立文件庫範本,並讓其包含您的內容管理設定。如此可確保新的文件庫皆照著您的內容管理決定運作。

關於版本設定的詳細資訊,請參閱啟用及設定版本設定清單或文件庫

文件庫的預設版本設定控制取決於網站集合範本。不過,您可以根據自己的特定需求,設定文件庫所用的版本設定控制。每個文件庫可以不同的版本設定控制,來配合該文件庫中的文件種類。SharePoint 2013 提供三個版本設定控制選項:

  • 無版本設定   指定不儲存文件的過去版本。不使用版本設定時,無法擷取文件的過去版本,也不會保留文件的歷程記錄,因為系統不會儲存每次文件改版時加上的註解。請對所含內容不重要或千篇一律的文件庫使用此選項。

  • 建立主要版本   指定使用簡單的版本配置 (例如 1、2、3) 來維護文件的版本編號。若要減少對儲存空間造成的影響,您可指定保留多少個較舊版本 (從目前版本回溯計算)。

    在主要版本設定中,每當文件有儲存的新版本時,所有具備文件庫權限的使用者都能檢視其內容。如果您不想區別文件的草稿版本與發佈版本,請使用此選項。例如,在組織內某個工作小組所用的文件庫中,如果每個小組成員都必須能夠檢視每份文件的所有版本,則使用主要版本設定比較理想。

  • 建立主要和次要 (草稿) 版本   指定使用主要和次要版本配置 (例如 1.0、1.1、1.2、2.0、2.1) 來維護文件的版本編號。結尾是 .0 的版本是主要版本,結尾不是零的版本是次要版本。文件過去的主要和次要版本會與目前版本一起儲存。若要減少對儲存空間造成的影響,您可指定保留多少個過去主要版本 (從目前版本回溯計算)。您也可以指定應為多少個保留的主要版本保留相關的次要版本。例如,如果您指定應保留兩個主要版本的次要版本,而目前版本是 4.0,則會保留所有從 3.1 開始的次要版本。

    在主要和次要版本設定中,任何具有讀取權限的使用者都可以檢視文件的主要版本。您可以指定哪些使用者也能檢視次要版本。一般的建議是,對可編輯項目的使用者授與次要版本的檢視與使用權限,並限制具有讀取權限的使用者只能檢視主要版本。

    若想區別可供觀眾檢視的發佈內容和尚未準備好發佈的草稿內容時,請使用主要和次要版本設定。例如,在說明公司福利的人力資源網站上,即可使用主要和次要版本設定來防止員工存取修訂中的福利說明。

注意事項 附註:
當您建立新版本的文件、累加變更儲存在 SQL Server,而不是完整的新文件複本。這是最有效率的儲存空間和協助降低整體儲存需求。

內容核准可用來控制要提供給觀眾的正式內容。例如,企業要將內容當成其中一項產品或服務來發佈時,該內容在發佈前可能需先經過法律審查和核准程序。

文件草稿在等候通過內容核准時,將處於 [擱置中] 狀態。當核准者審核文件並核准內容後,該內容即可供具有讀取權限的使用者檢視。文件庫擁有者可以對文件庫啟用內容核准,甚至將用來執行核准程序的工作流程關聯至文件庫。

送出文件進行核准的方式,取決於文件庫中的版本設定:

  • 無版本設定   如果未使用版本設定,而有人對文件儲存了變更,文件的狀態即會變成 [擱置中]。這時 SharePoint 2013 仍會保留文件的較舊版本,供具有讀取權限的使用者檢視。等擱置中的變更獲得核准後,文件的新版本即會供具有讀取權限的使用者檢視,而較舊版本就不再保留。

    如果未使用版本設定,而有新文件上傳至文件庫,該文件即會以 [擱置中] 狀態新增到文件庫,等到獲得核准後,才會供具有讀取權限的使用者檢視。

  • 建立主要版本   如果使用主要版本設定,而有人對文件儲存了變更,文件的狀態即會變成 [擱置中],這時文件原本的主要版本仍會供具有讀取權限的使用者檢視。當文件的變更獲得核准後,便會為文件建立新的主要版本,並供具有讀取權限的使用者檢視,而過去的主要版本會儲存至文件的歷程記錄清單。

    如果使用主要版本設定,而有新文件上傳至文件庫,該文件即會以 [擱置中] 狀態新增到文件庫,等到獲得核准成為版本 1 後,才會供具有讀取權限的使用者檢視。

  • 建立主要和次要 (草稿) 版本   如果使用主要和次要版本設定,而有人對文件儲存了變更,作者可以選擇儲存文件的新次要版本做為草稿或是建立新的主要版本,而使文件的狀態變成 [擱置中]。文件的變更獲得核准後,新的文件主要版本即會建立,並供具有讀取權限的使用者檢視。在主要和次要版本設定中,主要和次要版本文件都會保留在文件的歷程記錄清單中。

    如果使用主要和次要版本設定,而有新文件上傳至文件庫,則該文件可能以版本 0.1 的 [草稿] 狀態新增到文件庫,或經作者立即要求核准。在這種情況下,文件的狀態會變成 [擱置] 中。

您可以要求使用者必須先將文件從文件庫簽出,才能編輯文件。要求必須進行簽出與簽入的優點包括:

  • 更有效控制文件版本的建立時機。簽出文件後,作者可以儲存文件,但不簽入文件。文件庫的其他使用者看不到這些變更,也沒有新版本會建立。只有當作者簽入文件時,才會建立新版本 (其他使用者看得見的版本)。如此可讓作者具有更多的彈性和控制力。

  • 更妥善記錄中繼資料。簽入文件後,作者可以撰寫註解來說明文件的變更。如此可為文件的變更建立一套歷程記錄。

如果您的解決方案需要使用者簽入文件和簽出文件進行編輯,您可使用支援這些動作的 Office 2013 用戶端應用程式功能。使用者可以從 Office 2013 用戶端應用程式簽出文件、復原簽出,和簽入文件。

文件經簽出後,就會進入鎖定狀態,只供該使用者編輯。使用者對此檔案儲存編輯結果時,這些變更會上傳並儲存至伺服器。這些變更為使用者私人變更,其他使用者看不到。當使用者簽入文件後,才會發佈最新變更並讓其他使用者看到。

使用者也能在 Office 2013 用戶端應用程式中變更內容編輯選項,選擇將已簽出的文件留在伺服器上。

注意事項 附註:
使用共同撰寫功能時,請勿簽出文件。

https://technet.microsoft.com/zh-tw/library/cc263266.aspx
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