資訊管理原則規劃 (SharePoint Server 2010)

適用版本： SharePoint Server 2010

上次修改主題的時間： 2016-11-30

本文說明如何使用 Microsoft SharePoint Server 2010 文件管理解決方案規劃及整合資訊管理原則。

本文內容：

• 資訊管理原則及原則功能

• 資訊管理原則報告

• 資訊管理原則與 Office 系統應用程式的整合

• SharePoint Server 2010 中可供使用的原則功能

• 規劃文件原則

資訊管理原則及原則功能

「資訊管理原則」是一組內容類型的規則。原則中的每項規則都是一個「原則功能」。例如，資訊管理原則功能可以指定內容類型的保留期限，或是提供文件稽核。資訊管理原則可以讓您控制可存取組織資訊的使用者、這些使用者可以對組織資訊執行的作業，以及組織資訊的保留期限。

實作原則可協助組織符合法定要求，例如保留記錄的需求。例如，人力資源原則，可用來確保員工記錄的處理方式符合法律建議的準則，其包括下列原則功能：

• 稽核，用以記錄各個員工相關文件的編輯和檢視歷程記錄。

• 保留，用以確保進行中的工作內容不會保留超出必要的時間。

• 標籤，用以確保能夠清楚識別每份文件的實體複本。

• 列印限制，用以確保員工的相關機密文件只會在安全的印表機上列印。請注意，此為必須使用 Microsoft SharePoint Server 2010 物件模型實作或是必須向軟體協力廠商取得的自訂原則功能範例。

原則功能會實作成在 SharePoint Server 2010 上執行的程式。這些程式可由伺服器管理員來啟用及設定，啟用之後，網站管理員就可以用它們來定義原則。SharePoint Server 2010 包括可協助您管理內容的原則功能。使用 SharePoint Server 2010 物件模型可讓您設計及安裝符合企業特有需求的自訂原則功能。

原則功能可以使用一或多個「原則資源」，也就是提供某些功能給原則功能的程式。例如，條碼產生原則功能的原則資源可提供唯一的條碼值。您可以開發自訂原則資源，並加以安裝，以支援原則功能。

當貴組織將 Microsoft Office 系統 用戶端應用程式與 SharePoint Server 2010 一起使用時，伺服器和用戶端應用程式中都會強制使用原則。作業全程會透明化；套用至文件的原則功能會在與該文件相關的原則陳述中說明，而原則感知應用程式會防止使用者執行違反該文件之原則的工作。

若要實作原則，請將其與網站中的內容類型、文件庫或清單建立關聯。

您可以透過下列方式，將原則與文件庫、清單或內容類型建立關聯：

• 將原則功能與網站集合原則建立關聯，然後將該原則與內容類型或與清單或文件庫建立關聯。   網站集合的頂層網站包括網站集合原則庫，其中頂層網站的管理員可以建立新原則。建立網站集合原則之後，可匯出原則，讓其他網站集合的管理員將該原則匯入至其網站集合原則庫。這樣可讓您將貴組織的原則標準化。

  當網站集合原則與內容類型相關聯，且該內容類型與清單或文件庫相關聯時，清單或文件庫的擁有者無法修改清單或文件庫中的網站集合原則。這樣可以確保網站階層中的每一層都會強制使用指派給內容類型的原則。

• 將原則功能集與內容類型直接建立關聯，然後將該內容類型新增至一或多個清單或文件庫。   為確保整個網站集合會使用此方法所建立的原則，請將該原則與頂層網站集合之網站內容類型庫中的內容類型建立關聯。如此一來，網站集合中該內容類型的每個項目，以及繼承原始內容之內容類型的每個項目，都會有該原則。使用這個方法將原則與內容類型建立關聯時，因為無法匯出使用此方法所建立的原則，所以在其他網站集合中較難重複使用該原則。

  注意

  若要更嚴密地控制網站集合中要使用哪些原則，可讓網站集合管理員停用直接在內容類型上設定原則功能的能力。當在內容類型上設定原則功能受到限制時，內容類型設計者只能將來自網站集合原則庫的原則與內容類型產生關聯。若要深入了解設定網站集合的原則功能，請參閱＜建立、刪除及檢視網站集合＞。

• 將原則功能集與清單或文件庫直接建立關聯。   唯有當清單或文件庫不支援多重內容類型時，才可以使用這個方法。這個建立原則的方法僅適用於套用至單一清單或文件庫之定義狹隘的原則。

  注意

  若要更嚴密地控制網站集合中要使用哪些原則，網站集合管理員可以停用直接在文件庫上設定原則功能的能力。當在文件庫上設定原則功能受到限制時，內容類型設計者只能將來自網站集合原則庫的原則與文件庫建立關聯。

資訊管理原則報告

若要追蹤解決方案中各 Web 應用程式的原則使用情形，可以用 SharePoint Server 2010 管理中心來設定資訊管理原則使用情況報告。資訊管理原則報告可協助您監視組織使用原則的程度。由於實作原則通常是為了協助組織遵守特定法規，因此經常監視原則的使用情形，可協助您確保組織遵守規定。

SharePoint Server 2010 包含一個 XML 試算表格式的預設原則報告範本，或者您可以根據相同的結構描述來建立自訂報告範本。您可以指定原則報告的排程，並可手動產生報告。

系統會針對 Web 應用程式中的每個網站集合各產生一份原則報告。報告會針對每個清單及文件庫記錄下列事項：

• 使用各原則的項目數。

• 針對每個使用中的原則 (根據網站集合原則或是設定在內容類型中)，記錄該原則的摘要 — 其描述，以及各原則功能的描述。

資訊管理原則與 Office 系統應用程式的整合

SharePoint Server 2010 資訊管理原則會公開在 Office 系統 用戶端應用程式中。當您在伺服器上設定資訊管理原則時，可以撰寫原則陳述來通知資訊工作者強制用於文件的原則。例如，原則陳述可能會指出文件將於一段特定時間之後到期，或是包含的機密文件僅限公司內部通訊。如果資訊工作者需要原則的詳細資訊，該陳述甚至可以提供連絡人姓名。

SharePoint Server 2010 內含的原則會透過 Office 系統 用戶端應用程式的功能公開給資訊工作者。例如，當標籤定義為原則的一部分時，使用者可以從大部分 Office 系統 用戶端應用程式的 [插入] 功能表，將標籤插入文件中。若需要標籤，當使用者儲存尚未插入標籤的文件時，系統即會提示使用者。同樣地，若原則功能是文件原則的一部分，使用者也能夠從用戶端應用程式插入條碼。

自訂原則功能也可以整合在 Office 系統 用戶端應用程式中。然而，您必須實作您希望能夠從 Office 系統 用戶端應用程式來使用的原則特定行為，而且您必須提供使用者一個方法，以透過像增益集這類的機制，將這些行為安裝在其用戶端電腦上，才可從 Office 系統 用戶端應用程式來使用這些行為。例如，若您實作的自訂原則功能會限制可用來列印內容類型的印表機，則必須提供適用於 Microsoft Office 用戶端應用程式的自訂增益集，以從這些應用程式來強制執行該限制。

SharePoint Server 2010 中可供使用的原則功能

本節說明 SharePoint Server 2010 所包含的原則功能。

• 到期   到期原則功能有助於以一致的方式來處置或處理可追蹤及管理的內容。當某個內容項目到期時，您可以指定處置該項目，或執行自訂工作流程。您可以根據與內容類型、清單或文件庫相關聯的日期或時間欄，設定特定類型的內容在特定日期到期，或在特定文件活動 (例如建立文件) 之後的計算期限內到期。

• 稽核   稽核原則功能會記錄在文件和清單項目上執行的事件及作業。您可以設定稽核來記錄以下事件：

  • 編輯文件或項目

  • 檢視文件或項目

  • 存回或取出文件

  • 變更文件或項目的權限

  • 刪除文件或項目

• 標籤   標籤原則功能會指定標籤與某類型的文件或清單項目建立關聯。標籤是 SharePoint Server 2010 根據您指定之屬性和格式來產生的可搜尋文字區域。例如，在法律事務所裡，與法律問題相關的文件中，可能會有包含客戶姓名、案件編號及派遣律師的標籤。在列印版本的文件中，標籤特別有用，可用來顯示列印複本中的文件屬性。在將標籤用於文件的同時，您可以將標籤與清單項目建立關聯，並將該標籤包含在清單的檢視中。

• 條碼   條碼原則功能可讓您為文件建立唯一的識別碼值，並將該值的條碼圖像插入文件中，以追蹤實體文件複本。依預設，條碼均遵守通用 Code 39 標準 (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39)，您可以利用原則物件模型來插入其他條碼提供者。

規劃文件原則

規劃解決方案原則之前，請先決定全組織的原則需求，然後根據這些需求設計網站集合原則，並發佈這些原則，以併入所有相關之網站集合的網站集合原則庫中。這可能需要規劃自訂原則功能。請注意，若您的原則需要自訂原則功能和資源，則必須在使用解決方案的所有伺服器陣列上安裝並啟用那些功能和資源。

全組織原則的典型例子，就是用在跨組織部門稽核及保留產品規格時，為促進最佳作法而設計的原則。單一網站集合原則的設計是為了套用至所有產品規格，以一致的方式來稽核及保留產品規格。在定義網站集合原則並加以測試之後，會將其匯出再匯入至儲存產品規格之其他網站集合的網站集合原則庫。然後會與各種網站集合中的所有產品規格內容類型建立關聯，以將原則強加於所有產品規格。

工作表

使用本文隨附的下列工作表來協助您規劃部署作業：

• 原則工作表(可能為英文網頁) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165883&clcid=0x404)(可能為英文網頁)