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在 SharePoint Server 2013 中規劃資訊管理原則

 

適用版本:SharePoint Server 2013

上次修改主題的時間:2016-12-16

摘要:了解如何在 SharePoint Server 2013 中使用資訊管理原則。

資訊管理原則是一種內容的一組規則。 在原則中的每個規則是一項原則功能。例如,資訊管理原則功能可能指定一種內容應該保留多久,或是如何提供文件稽核。資訊管理原則可讓您控制誰可以存取您的組織資訊、他們可以如何使用資訊,以及資訊應該保留多久。

本文內容:

注意事項 附註:
除非另有註明,否則在本文中「原則」一詞是指資訊管理原則。

可實作原則以協助組織遵守保留記錄此類法律強制要求。例如,組織中用來確定員工記錄的處理方法遵循法律建議準則的人力資源原則,可能包含下列原則功能:

  • 稽核,記錄每份與員工相關的文件的編輯和檢視歷程記錄。

  • 保留,確保工作進行中的內容不會非必要地保留過長時間。

  • 列印限制,確保機密的員工相關文件僅在安全的印表機上列印。請注意,這是自訂原則功能的範例,必須使用 SharePoint Server 2013 物件模型實作,或從協力軟體廠商取得。

原則功能會以在 SharePoint Server 2013 上執行之程式的形式加以實作。伺服器管理員可以啟用並設定它們,啟用之後,網站管理員便可以使用它們來定義原則。SharePoint Server 2013 包含了原則功能,以協助您管理內容。藉由使用 SharePoint Server 2013 物件模型,您可以設計並安裝符合獨特企業需要的自訂原則功能。

當您的組織將 Microsoft Office 系統 用戶端應用程式與 SharePoint Server 2013 搭配使用時,會同時在伺服器和用戶端應用程式上強制執行原則。這是在使用者不察覺的情況下進行;適用於文件的原則功能描述在與文件產生關聯的原則陳述式中,而原則感知的應用程式會阻止使用者進行違反文件原則的工作。

若要實作原則,請將它與網站裡的內容類型、程式庫或清單產生關聯。

您可以透過下列方式,將程式庫、清單或內容類型與原則產生關聯:

  • 將原則功能與網站集合原則產生關聯,然後將該原則與內容類型、清單或程式庫產生關聯。   網站集合的最上層網站包含了網站集合原則樣式庫,最上層網站的管理員可以在其中建立新原則。建立網站集合原則之後,您可以匯出它,以便其他網站集合的管理員可以將它匯入到他們的網站集合原則樣式庫。這可讓您標準化整個組織的原則。

    當網站集合原則與內容類型產生關聯,且該內容類型與清單或程式庫產生關聯時,清單或程式庫的擁有者無法修改清單或程式庫中的網站集合原則。這樣可以確保在網站階層架構的每個層級強制執行指派給內容類型的原則。

  • 將一組原則功能直接與內容類型產生關聯,然後將該內容類型新增到一個以上的清單或程式庫。   為了確保使用此方法建立的原則將用在整個網站集合,請將它與最上層網站集合的網站內容類型樣式庫裡的內容類型產生關聯。那麼網站集合裡該內容類型的每個項目,以及從原始內容類型繼承的內容類型的每個項目,將會具有該原則。當您使用這種方法將原則與內容類型產生關聯時,在其他網站集合裡重複使用原則將更趨困難,因為無法匯出使用此方法建立的原則。

    注意事項 附註:
    若要更密切地控制哪些原則正用於網站集合,網站集合管理員可以停用直接在內容類型上設定原則功能的功能。限制在內容類型上設定原則功能時,內容類型設計者只能將來自網站集合原則樣式庫的原則與內容類型產生關聯。
  • 將一組原則功能直接與清單或程式庫產生關聯。   只有在清單或程式庫不支援多個內容類型時,才能使用這個方法。這個方法只適用於縮小定義範圍的原則,且此原則適用於單一清單或程式庫。

    注意事項 附註:
    若要更密切地控制哪些原則正用於網站集合,網站集合管理員可以停用直接在程式庫上設定原則功能的功能。限制在程式庫上設定原則功能時,程式庫設計者只能將來自網站集合原則樣式庫的原則與程式庫產生關聯。

SharePoint Server 2013 資訊管理原則公開於 Office 系統 用戶端應用程式。當您在伺服器上設定資訊管理原則時,可以撰寫一個原則陳述式,通知資訊工作者在文件上強制施行的原則。例如,原則陳述式可能指出文件將在特定時間之後刪除,或是它包含機密資訊,不應對公司以外公佈。如果資訊工作者需要原則的詳細相關資訊,陳述式可能甚至會提供連絡人名稱。

自訂原則功能可以整合在 Office 系統 用戶端應用程式。不過,您必須實作原則特有的行為,以便從 Office 系統 用戶端應用程式內使用,且您必須提供使用者方法,透過例如增益集這樣的機制,在他們的用戶端電腦上安裝這些行為,以便能從 Office 系統 用戶端應用程式內使用。例如,如果您實作一個自訂原則功能,它會限制可用來列印某個內容類型的印表機,則您必須提供一個自訂增益集,以便 Microsoft Office 用戶端應用程式能夠從這些應用程式強制施行限制。

本節說明包含在 SharePoint Server 2013 的原則功能。

  • 保留   保留原則功能讓您定義保留階段,並且在每個階段結束時發生一個動作。例如,您可以在特定程式庫內的所有文件上,定義一個兩階段的保留原則,它會在建立文件一年之後刪除所有舊版文件,並在建立文件五年之後將文件宣告為記錄。

    下面是可能會發生在階段結尾處的動作:

    • 將項目移到 [資源回收筒]

    • 永久刪除項目

    • 將項目傳送到另一個位置

    • 啟動工作流程

    • 跳到下一個階段

    • 將項目宣告為記錄

    • 刪除項目的所有先前草稿

    • 刪除項目的所有先前版本

  • 稽核   稽核原則功能會記錄在文件和清單項目上執行的事件及作業。您可以設定稽核以記錄諸如下列事項:

    • 編輯文件或項目

    • 檢視文件或項目

    • 存入或簽出文件

    • 變更文件或項目的權限

    • 刪除文件或項目

  • 標籤   標籤原則功能會指定標籤,以和文件類型或清單項目產生關聯。標籤是可搜尋的文字區域,是由 SharePoint Server 2013 根據您指定的屬性和格式而產生。例如,在法律事務所裡,與法律事務相關的文件可能會有標籤,包含當事人姓名、案件編號及指派給該事務的律師姓名。標籤尤其適用於文件的書面版本,作為在書面複本中顯示文件屬性的方式。除了在文件使用標籤,您也可以將標籤與清單項目產生關聯,並在清單檢視中包含該個標籤。

    注意事項 附註:
    標籤原文功能已遭取代,且不應用於 SharePoint Server 2013。
  • 條碼   條碼原則功能讓您能藉由為文件建立唯一的識別碼值,並在文件中插入該值的條碼影像,追蹤文件的實體複本。條碼預設會遵循常見的 Code 39 標準 (ANSI/AIM BC1-1995,Code 39),且您能使用原則物件模型插入其他條碼提供者。

在您規劃解決方案的原則時,請先決定整個組織的原則需要,然後設計網站集合原則以符合那些需要,並分散那些原則以便包含在所有相關網站集合的網站集合原則樣式庫。這可能需要規劃自訂的原則功能。請注意,如果您的原則需要自訂的原則功能和資源,那些功能和資源必須在使用解決方案的所有伺服器陣列上安裝並啟用。

典型的整個組織原則範例是設計來跨組織部門推廣稽核與保留產品規格之最佳作法的原則。單一網站集合原則已設計來套用到所有生產規格,以便它們能一致地稽核和保留。設計與測試網站集合原則之後,它會被匯出然後匯入到其他儲存產品規格之網站集合的網站集合原則樣式庫。接著會與各種網站集合中的所有產品規格產生關聯,以在所有產品規格上實施原則。

適用於 IT 專業人員的 SharePoint 2013https://technet.microsoft.com/en-us/sharepoint/fp142366

 

在 SharePoint 2013 中規劃內容類型和工作流程

 



https://technet.microsoft.com/zh-tw/library/cc262735.aspx
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