本文為機器翻譯文章。如需檢視英文版,請選取 [原文] 核取方塊。您也可以將滑鼠指標移到文字上,即可在快顯視窗顯示英文原文。
譯文
原文

在 SharePoint 2013 中規劃內容類型和工作流程

 

適用版本:SharePoint Foundation 2013, SharePoint Server 2013

上次修改主題的時間:2016-12-16

摘要:了解如何將內容類型和工作流程整合至 SharePoint 2013 文件管理解決方案中。

本文說明內容類型和工作流程,並提供關於該如何規劃將其整合至 SharePoint 2013 文件管理解決方案中的指引。「內容類型」是一組可重複使用的中繼資料 (欄)、工作流程、行為及其他設定,專讓 SharePoint 2013 清單或文件庫中的某類項目或文件使用。內容類型可讓您以集中、可重複使用的方式來管理某類資訊的設定。「工作流程」可讓您將商務程序附加到 SharePoint 2013 中的項目。

本文內容:

您可以使用本文所含的內容類型及工作流程規劃 (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878) 工作表來規劃內容類型及工作流程之前,請確定您已閱讀過在 SharePoint 2013 中識別使用者和分析文件使用狀況並完成 」 分析文件使用狀況 」 及 「 文件參與者 」 工作表相關聯的文章。

內容類型定義了清單項目、 文件或資料夾的屬性。每個內容類型可以指定下列項目:

  • 要與本身類型的項目產生關聯的屬性。

  • 要與本身類型的項目產生關聯的中繼資料。

  • 可以從本身類型的項目啟動的工作流程。

  • 要與本身類型的項目產生關聯的資訊管理原則。

  • 文件範本 (適用於文件內容類型)。

  • 自訂功能。

您可以將內容類型與清單或文件庫產生關聯。這樣做,等於指定清單或文件庫可以包含該內容類型的項目,而該清單或文件庫中的 [新增] 命令將讓使用者建立該類型的新項目。

注意事項 附註:
您也可以將屬性、工作流程、原則和範本直接與清單或文件庫產生關聯。不過,這樣做會讓這些關聯侷限於清單或文件庫,而無法在整個解決方案中重複使用。在 SharePoint 2013 中,網站層級工作流程可以與多個清單或文件庫產生關聯。

文件庫及清單可以包含多個內容類型。例如,文件庫可以同時包含專案的相關文件與圖形。當清單或文件庫包含多個內容類型時,會有如下情況:

  • 當使用者利用清單或文件庫中的 [新增] 命令建立新的項目時,該命令預設會提供所有可用的內容類型給使用者選擇。內容類型擁有者可以將 [新增] 命令設為只顯示某些內容類型。

  • 所有可用內容類型的相關欄都會顯示出來。

您可以在網站的內容類型庫中定義自訂內容類型。自訂內容類型必須直接或間接衍生自某個核心內容類型,例如「文件」或「項目」。自訂內容類型在網站中經過定義之後,即可供在該網站及該網站下所有網站使用。若要讓某個內容類型能夠供整個網站集合使用,請在頂層網站的內容類型庫中定義內容類型。在 SharePoint Server 2013 中,您也可以在內容類型中樞 (定義於 Managed Metadata Service 執行個體中) 裡建立自訂內容類型。在內容類型中樞裡建立的內容類型,將可供與該 Managed Meatdata Service 執行個體相關聯之 Web 應用程式中的其他網站集合使用。

注意事項 附註:
SharePoint Foundation 2013 中無法使用 Managed Metadata Service 和內容類型中樞。

例如,如果貴組織使用特定的合約範本,您可以在網站集合之頂層網站的內容類型庫中建立內容類型,並在其中定義該合約的中繼資料、合約的範本,以及檢閱和填寫合約所需的工作流程。然後,與「合約」內容類型相關聯之網站集合中的任何文件庫便都會包含所有這些功能,且作者將能夠以此範本為基礎建立新合約。

在以 SharePoint 2013 為基礎的網站中,每個預設的清單項目或文件庫項目 (例如「合約」、「工作」或「文件」) 在網站的內容類型庫中都有對應的核心內容類型。當您規劃內容類型時,可以先使用這些核心內容類型定義,並可視需要以現有內容類型為基礎建立新的內容類型。

內容類型會以階層形式受到組織,讓一個內容類型能夠繼承另一個內容類型的特性。此繼承關係可讓相同類別的文件在整個組織內具有相同的特性,並可讓團隊針對特定網站或清單來自訂這些特性。

例如,企業中的所有使用者交付項目文件可能都需要有一組中繼資料,例如客戶編碼、專案編號和專案經理。只要建立頂層「客戶交付項目」內容類型,供其他所有客戶交付項目文件類型繼承,即可確保必要的資訊 (例如客戶編碼和專案編號) 會與貴組織中的各種客戶交付項目文件產生關聯。請注意,內容類型擁有者如果新增另一個必要欄至頂層「客戶交付項目」內容類型,即可將變更傳播到所有向該內容類型繼承的內容類型,而該新欄便會新增至所有客戶交付項目文件。

在 Microsoft Office 系統中,當使用者從 SharePoint 2013 文件管理伺服器上編輯文件時,文件頂端會顯示 [文件資訊面板]。[文件資訊面板] 會將伺服器上的文件屬性列成可編輯的表單。

SharePoint 2013 可讓使用者輕鬆自訂內容類型的屬性表單。當您設定內容類型時,您可以啟動 InfoPath 2013,讓它根據內容類型的屬性來產生預設屬性表單。此預設表單會包含當未定義自訂表單時,InfoPath 2013 會使用的相同控制項、版面配置和結構描述。然後,您便可以像對其他任何 InfoPath 2013 表單一樣,自訂並部署此表單。例如,您可以新增公司標誌、字型和色彩配置至表單,將該表單連接至自訂資料來源,新增條件式邏輯,然後設計要根據使用者角色來提供給使用者的表單功能。

除了在 [文件資訊面板] 中編輯屬性,使用 Word 2013 的作者還可以將伺服器上定義的屬性插入自己的文件。例如,如果文件屬性包括專案經理名稱,可以將此名稱插入標題頁面、頁尾,或文件中用到此名稱的其他任何位置。如果專案獲派新的專案經理,文件管理伺服器上可以更新「專案經理」屬性,讓文件中每個插入此屬性之處,都出現這個更新的專案經理名稱。

中繼資料是一種用來將內容進行分類的文件相關資訊。中繼資料是以欄的形式與內容類型產生關聯。中繼資料會指出與文件相關聯的作者、主題、讀者、語言等等,以提供文件的背景資訊。與屬性不同的是,中繼資料以欄的形式儲存,且可由 SharePoint Search 引擎納入索引和搜尋。

在網站集合層級新增的中繼資料可以與內容類型產生關聯。將中繼資料搭配內容類型使用時,所有後來的內容類型都會從位於網站集合層級的父內容類型繼承部份或所有中繼資料。但之後仍可在更低層級 (例如單一文件) 新增更多中繼資料。

每個與內容類型相關聯的中繼資料項目都是一個欄 (清單中儲存資訊的位置)。清單或文件庫通常以含多欄資訊的圖表形式顯示。不過,視與清單相關聯的檢視而定,這些欄可能以其他形式出現,例如行事曆畫面中的日子。在與清單或文件庫相關聯的表單中,欄是以欄位形式顯示。

您可以定義可供在多個內容類型使用的欄。若要這樣做,請在「欄範本」庫中建立欄。網站集合內的每個網站中皆有個「欄範本」庫。如同內容類型一樣,在網站的「欄範本」庫中定義的欄,可供在該網站及其下所有網站使用。

資料夾內容類型定義了與清單或文件庫中的資料夾相關聯的中繼資料。當您對清單或文件庫套用資料夾內容類型時,該清單或文件庫中的 [新增] 命令會包含該資料夾內容類型,供使用者建立該類型的資料夾。

在清單或文件庫中,您可以定義只有在特定內容類型的資料夾中才可使用的檢視。當您希望資料夾包含某種文件,且希望該資料夾中的檢視只顯示與該資料夾中包含的文件類型相關的欄時,這會很有用。

透過 SharePoint 產品物件模型,您可以自訂資料夾內容類型的 [新增] 命令,以便在使用者建立該類型的新資料夾時,就根據伺服器上儲存的範本,在資料夾中預先填入多個檔案和文件。例如,這在實作複合文件類型 (需要多個檔案來構成單一交付項目文件) 時會很有用。

「文件組」是 SharePoint Server 2013 中的一項功能,可讓您使用 Office 2013 來管理涵蓋多份文件的交付項目。文件組是一種特殊的資料夾,用來管理由分散多處之多份文件所組成的單一交付項目 (或稱「工作產品」)。您可以使用 SharePoint Server 2013 隨附的可擴充範本來建立文件組。您也可以自訂「文件組」範本來代表與貴組織相關的工作產果。文件組也包含版本控制,讓您擷取完整文件組在其生命週期內不同時刻的狀態。如需文件組的詳細資訊,請參閱<在 SharePoint Server 2013 中規劃文件集>。

規劃文件內容類型的第一階段是檢閱判斷現有內容類型是否為該類型文件的適用您分析文件使用狀況 (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) 工作表中所列的每個文件類型。每個文件內容類型應繼承其設定直接從核心文件內容類型或子代從文件內容類型的內容類型。這可確保您文件類型,例如標題 」 和 「 建立者基本的欄會存在和您可建立範本與內容類型的關聯。如果足夠核心內容類型 (例如文件),輸入內容類型名稱"分析文件使用狀況 」 工作表的 [內容類型] 欄中。

注意事項 附註:
支援的核心內容類型不包含 PDF 檔案。

如需變更核心內容類型,下載此白皮書"預先定義的內容類型及網站欄的編輯指引"(https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922)。

清單內容類型的元素包括內容類型之各相關聯中繼資料的欄,以及可在該內容類型的項目上執行的工作流程。請使用清單內容類型來定義您的解決方案特有的清單項目種類。例如,在客服中心解決方案 (由專業支援人員調查並解決客戶的技術問題) 中,清單內容類型可用來標準化每個支援事件的資料,以及用在工作流程中來追蹤事件。

「工作流程」會在 SharePoint 2013 中的文件、網頁、表單和清單項目上實作商務程序。工作流程可以與文件庫、清單或內容類型相關聯。

在文件管理中,請使用工作流程將文件從某人路由傳送給另一人,讓他們完成文件管理工作,例如檢閱文件、核准文件的發佈或管理文件的棄置。另外,也可使用自訂工作流程,將文件從某個網站或文件庫移至另一個網站或文件庫。例如,您可以設計工作流程,以便在依排程要將文件封存時,將文件從某個網站複製到另一個網站。

SharePoint 2013 包含「三態」工作流程,可用來管理負責追蹤項目已進到三種狀態 (或階段) 中之哪一種的商務程序。SharePoint Server 2013 也包含下列工作流程來滿足文件管理需求:

  • 收集意見反應:傳送文件以供檢閱。

  • 核准:傳送文件以供核准;文件發佈前通常必須先經過核准。

  • 處理:管理文件的到期與棄置。

  • 收集簽章:傳送文件以供簽署。

若要讓工作流程可供在使用某個內容類型時使用,請將該工作流程與該內容類型產生關聯。例如,採購單內容類型可能需經過經理核准,交易才能完成。為了確保建立的採購單一律有「核准」工作流程可用,請建立「採購單」內容類型,並將其與「核准」工作流程產生關聯。然後,將「採購單」內容類型新增至任何會儲存採購單的文件庫。

若要為文件管理解決方案來規劃工作流程,請分析您計劃實作的每種文件內容類型,並識別必須可供在該類型的內容上執行的商務程序。然後,識別您必須為該內容提供的工作流程。

下表是為某個合約內容類型分析所需工作流程的範例。

表格:某個合約內容類型所需的工作流程

合約程序 合約工作流程

檢閱草稿。

收集意見反應

取得經理與法律顧問的核准。

核准

解決待解決的問題。

問題追蹤

取得簽章。

收集簽章

如需詳細資訊,請參閱 < SharePoint 2013 的工作流程

https://technet.microsoft.com/zh-tw/library/ff603637.aspx
顯示: