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在 SharePoint 2013 中規劃 SharePoint 伺服器陣列的外寄電子郵件

 

適用版本:SharePoint Foundation 2013, SharePoint Server 2013

上次修改主題的時間:2016-12-16

摘要:了解如何在 SharePoint 2013 伺服器陣列或 Web 應用程式中,設定外寄電子郵件以轉送電子郵件警示及通知。

外寄電子郵件是網站管理員可以實作若干電子郵件通知功能的基礎。這些功能有助於使用者追蹤個別網站集合的變更與更新,以及允許網站管理員傳送狀態訊息。

本文內容:

適當地設定外寄電子郵件是實作電子郵件提醒與通知的必要條件。外寄電子郵件功能使用「外送簡易郵件傳送通訊協定 (SMTP)」服務,轉送電子郵件提醒與通知。這些電子郵件功能如下:

  • 提醒

    在大型和成長型網站集合中,使用者需要能有效跟得上清單、程式庫與討論區更新的方法。設定提醒能提供迅速跟上變更的有效作法。例如,若有許多使用者在同一份文件上工作,文件的擁有人可以設定提醒,當本文件有變更時,就發出通知。使用者可以指定要追蹤網站集合的哪些區域或哪份文件,並決定接收通知的頻率。

    注意事項 附註:
    使用者至少必須要有「檢視」權限,才可設定通知。
  • 管理訊息

    當使用者要求存取網站或網站擁有人已超過其指定的儲存區空間時,網站管理員可能會想要收到通知。設定外寄電子郵件可讓網站管理員能接收關於網站管理問題的自動通知。

外寄電子郵件支援可啟用於兩個層次:伺服器陣列層次 (位於網站管理中心的 [系統設定] 區段) 與 Web 應用程式層次 (位於網站管理中心的 [應用程式管理] 區段)。因此您可以為特定 Web 應用程式指定不同的設定。Web 應用程式層次的外寄電子郵件設定,會取代伺服器陣列層次的設定。

在您設定外寄電子郵件之前,必須具備 SMTP 服務以轉送提醒與通知。

外寄電子郵件設定包括規劃此功能時必須考慮的若干元件:

  • 轉送提醒與通知的 SMTP 服務。您將需要使用 SMTP 郵件伺服器之 DNS 名稱或 IP 位址。

  • 識別訊息寄件者的提醒訊息標頭所使用之地址。

  • 顯示在訊息 [收件者] 欄位中的 [回覆地址],使用者可用以回覆提醒或通知。

  • 提醒訊息主文中所使用的字元集。

SMTP 服務是 Internet Information Services (IIS) 的一個元件,但是預設不會啟用 IIS。您可以利用 [控制台] 的 [程式和功能] 加以啟用。

決定要使用哪個 SMTP 伺服器之後,SMTP 伺服器必須設定為允許匿名存取以及允許轉送電子郵件。此外,若想要傳送訊息到外部電子郵件地址之功能,SMTP 伺服器必須具備網際網路存取。

如需安裝的詳細資訊,設定及管理 SMTP 服務後,請參閱網際網路資訊服務 (IIS) 管理員說明

注意事項 附註:
只有伺服器陣列管理員群組的成員可以設定 SMTP 伺服器。使用者也必須是伺服器上本機管理員群組的成員。

設定外寄電子郵件時,您可以設定下列兩個地址:

  • 寄件者地址

    提醒及通知都會由伺服器陣列的管理帳戶傳送出。您可能不希望電子郵件訊息的 [寄件者] 欄位顯示此帳戶。使用的此地址不一定要與實際的電子郵件地址一致,它可以是更簡單易記的地址,以便使用者可以辨識。例如,「網站管理員」可能就是很適當的 [寄件者] 地址。

  • 回覆地址

    此為會顯示在訊息 [收件者] 欄位的地址,以便使用者回覆提醒或通知。[回覆地址] 也應該是受監視的帳號,以確保使用者能針對提出的問題收到快速的回應。例如,「服務台」別名可能就是很適當的 [回覆地址]。

設定外寄電子郵件時,您將需要指定電子郵件訊息本文所要使用的字元集。字元集是其可識別代碼值的字元對應。外寄電子郵件的預設字元集是 Unicode UTF-8,其可允許大多數的字元組合 (包括雙向文字) 在單一文件中共存。大多數的情況下,預設的 UTF-8 設定運作相當良好,然而東亞語言最好還是用其本身的字元集轉譯為佳。

請注意,若您選取了特定的語言代碼,但郵件讀取程式設定了其他語言,則文字有可能無法正確顯示。

https://technet.microsoft.com/zh-tw/library/cc263462.aspx
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