執行及管理資訊架構

發行項
06/12/2012

規劃及管理企業資訊架構，有助於確定以 Microsoft Office SharePoint Server 2007 為基礎的解決方案符合組織需求。有效的資訊架構讓解決方案使用者容易尋找並儲存資訊，以及改進資訊的品質。本文內容：

介紹資訊架構的概念
指出有助於組織資訊設計師在 Office SharePoint Server 2007 中規劃及實作資訊架構的可用資源
建議如何管理 Office SharePoint Server 資訊架構
提供案例研究，說明有效資訊架構全面提升企業共同作業的好處

本文內容：

何謂資訊架構？
資訊架構規劃資源
管理資訊架構
案例研究：管理資訊架構以消除內容的混亂狀況

何謂資訊架構？

Office SharePoint Server 中的資訊架構組織文件、清單、網站及網頁等企業資訊，以將資訊的可用性及管理性發揮到極致。成功實作資訊架構的有利因素包括：

尋找資訊的容易度
儲存及擷取資訊的方式
使用者瀏覽至資訊的方式
資訊過剩或重疊的程度
每種資訊類型可使用的中繼資料
建立資訊所使用的範本
資訊架構管理的完善程度

資訊架構的目標及實作，會隨您建立的解決方案類型而異。例如：

若要設計企業內部網路入口網站的資訊架構，您可能要著重於如何使用中繼資料，以描述網站內容、網站及文件庫的內容組織、該內容在入口網站的可用性，以及建立內容所用的範本。
設計網際網路平台服務網站的資訊架構時，您可能要著重於如何將網站組織成子網站及網頁的階層、如何使用網站的導覽功能公開該階層，以及如何輕鬆搜尋網站的內容。

資訊架構決策也會影響資訊流程。例如，在內部網路入口網站中，網站最初設計的資訊可能無法供組織的大部分成員使用。資訊架構設計可包括方法及準則，以將資訊升級至所有使用者皆可使用的位置，使該資訊可在整個組織中使用及處理。

根據組織的規模，您應考慮在小組中包含一名資訊設計師，負責設計及實作以 Office SharePoint Server 為基礎的解決方案。資訊設計師有組織大型網路環境 (例如內部網路入口網站) 資訊的專業知識。

資訊架構規劃資源

下表顯示有助於資訊設計師規劃 Office SharePoint Server 解決方案之資訊架構的可用資源：

資訊架構資源

規劃 …	請參閱 …
網站與子網站的結構	決定網站與子網站
文件庫	分析文件使用狀況規劃文件庫規劃企業內容存放區
導覽	規劃網站導覽 (Office SharePoint Server)
中繼資料	規劃內容類型 (Office SharePoint Server)
內容到期	規劃資訊管理原則
記錄管理	規劃記錄管理
移動內容	規劃內容部署規劃工作流程
範本	使用網站範本與定義 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119099&clcid=0x404)
內容核准	規劃版本設定、內容核准與取出
跨網站標準化	SharePoint 跨網站設定程式 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=108592&clcid=0x404)
資訊管理原則	規劃資訊管理原則

管理資訊架構

企業中的資訊架構應予管理。管理資訊架構時，請確定下列條件：

組織的資訊技術 (IT) 小組可指定資訊架構的實作及維護方式，以管理組織的資訊。
資訊架構符合企業的法規需求、隱私權需求及安全性目標。
資訊架構符合組織的企業目標。請記住，設計與管理不良的資訊架構會減損組織的效力。設計與管理完善的資訊架構對組織效力有加倍的效果。

管理資訊架構需要所有對成敗有利害關係之群組的參與。因為資訊架構的最終目的是滿足企業需求，所以企業各業務單位的代表在此管理群組中的地位舉足輕重。如有可能，請在規劃小組中包含一位專業的資訊設計師，並讓該名人員參與管理群組。IT 及法務組織的代表以及這些主要的專案關係人員都應包含在內。根據企業的類型，您可決定包含其他參與者。其中一位主要參與者是管理群組的執行發起人。雖然此人不一定出席管理群組的所有工作階段，但為使管理群組對其任務負責，此角色不可或缺。而且，執行發起人可協助確定落實協助標記管理資訊架構持續努力進度的基準。

讓資訊架構管理群組運作的最好方法，是以企業文化及方法為基礎。但仍有下列一般準則：

定期集會以及有充足的時間考量所有議題，尤其是早期的工作階段。
在您自己的商議中示範良好的資訊架構作法，例如使用設計完善的共同作業網站記錄您的商議及維護其成品。
使用網站及線上問卷進行較廣泛的組織報告 (及收集全組織的需求)。
維護一組里程碑及共用行事曆。
考慮在組織某些部門中試驗資訊架構作法，並透過該經驗逐步改進較全面的組織資訊架構作法。

案例研究：管理資訊架構以消除內容的混亂狀況

Fabrikam, Inc. 是全球汽車零件製造商及出口商，產品包含燃油幫浦及水幫浦、避震器、煞車片及各式引擎零件。該公司在全球擁有 13,000 名員工，並在世界各地擁有 50 多間製造工廠。Fabrikam 的 IT 組織擁有資訊技術的部署、作業及支援 (例如電子郵件、檔案管理及網際網路技術)，以及資訊技術解決方案的部署 (例如公司網站)。

Fabrikam 的內容過去一直儲存在共用的檔案目錄，分散在公司不同位置的本機檔案伺服器上。這造成內容混亂的情況。大量重複的重要內容，使人難以決定「正式」檔案版本。內容中繼資料分類法係以檔案系統可支援者為基礎，幫助極為有限。因為公司不同部門各自為工作訂單、業務企劃或人力資源文件等通用文件建立唯一的自訂範本，所以不同部門間的文件難以並列比對。

當他們以檔案共用為基礎之資訊架構的不足愈益明顯時，Fabrikam 的管理員受命採用新的入口網站技術。這麼做是為了達成數項目標：

現代化其資訊架構
將內容從檔案共用移至入口網站的文件庫
集中存取內容及應用程式，例如送出費用報表
提供讓 Fabrikam 員工集中通訊的首頁

Fabrikam 資訊架構下一步的發展已開始。

下圖說明 Fabrikam 入口網站的初始架構。架構最上層的公司入口網站提供集中管理位置，廣播一般公司資訊。下一層有數個網站提供組織的共用資源，例如人力資源、法律服務及財務服務。

Fabrikam 架構的共用資源層下方是 Fabrikam 各區域辦公室的部門級入口網站。最初僅試驗北美洲、歐洲及東亞。再漸次加入其他部門級入口網站：澳洲、非洲及南美洲。每個部門級入口網站皆包含其各自的原則、產品設計、研發及客戶資料存放庫。

低效率資訊架構

從以檔案共用為基礎的共同作業變更為以入口網站為基礎的共同作業，結果讓入口網站發起人及 Fabrikam 員工大失所望。「內容混亂的情況」並未因此減輕。只不過是從檔案共用移至入口網站。

因為 Fabrikam 的主要工作，例如物料採購、客戶關係、零件設計與規格，甚至是部分人力資源流程，都是發生在部門層級，而各部門皆已發展出支援這些功能的在地內容。原則聲明、零件藍圖與規格、人事文件、客戶關係相關文件以及類似的內容都是在當地建立及管理。這些文件的範本與中繼資料結構描述在各部門級入口網站中互有歧異。當中繼資料對各部門愈形獨特時，就愈難在部門與部門之間搜尋內容。跨部門所找到的文件，通常是為便於存取而從其他部門的入口網站複製而來。這個過程使得尋找「正式」文件版本因複本滿天下而益發困難。此外，某些文件在部門入口網站中受到保護，其他部門的員工無法檢視。雖然在設計文件時，這是正確的措施；但卻沒有一套準則規定文件應在何時以何種方式，供全體企業員工檢視。

為處理對入口網站愈來愈多的不滿，成立了由 Fabrikam 各部門主管、核心 IT 小組成員及入口網站架構師組成的策略小組。此小組的工作如下：

評估 Office SharePoint Server 入口網站目前部署的狀態。
建議必要的入口網站變更。
決定隨時間推移的測量進步方法。

開發入口網站策略的小組推論問題的根源，在於目前入口網站分類法為「部門級」的組織。各部門重複程序及累積內容，卻未取法同類部門所開發的專業知識及最佳作法。以致共同作業不佳、資源浪費及內容混亂。他們的看法是讓企業入口網站成為較「作業級」的組織。資訊技術及財務等共用資源，目前已依上述入口網站分類法向所有部門公開。開發入口網站策略的小組最後決議，其他作業規範，例如客戶關係、廠商關係、工廠設定及研究與設計，應由部門的儲存位置移至網站階層中與共用資源相同的層級。中繼資料的位置會與各部門的資訊相關聯，而不是內容的位置。

下圖為修訂後的 Fabrikam 入口網站架構：

高效率資訊架構

以此方式重組過的 Fabrikam 入口網站，另一項好處是強迫企業內責任相似、但不習慣依標準及程序合作的單位共同作業。例如，將設計檔案儲存在中央存放庫，強制不同部門標準化汽車零件的設計工具。此項變更不僅省錢，更縮短了訓練時間。此外，工程師亦可使用設計最佳作法檢視整個企業及作為新設計專案的基礎。

以下為重新設計入口網站架構的好處摘要：

可集中存取資訊。
減少重複的內容。
確立各內容項目的正式版本。
標準化中繼資料。
標準化範本。
促進共同作業及共用最佳作法。

重新設計及重新實作入口網站僅是開始。開發入口網站策略的小組獲得行政部門贊助，成為入口網站的管理群組。此群組因而能透過開發原則及標準，表示入口網站使用者的需求。這有助於確定整個組織的職責，並提供評估及發展入口網站的論壇，兩者皆可改進入口網站功能，同時協助提升企業對投資 Office SharePoint Server 技術的獲益。管理主體負責監督下列元素：