SharePoint 中的資訊管理和控管

**適用版本：**SharePoint Server 2013

**上次修改主題的時間：**2017-10-23

**摘要：**了解如何規劃有效的資訊架構，以確保 SharePoint 解決方案符合您的業務需求。

您將如何控管組織中的資訊，例如文件、清單、網站及網頁？您如何讓資訊達到最大的可用性和可管理性？誰可以存取哪些資訊？您如何讓資訊可供內部和外部使用以及誰可以使用？

本文屬於一組控管相關的文章。下列文章說明其他控管層面： SharePoint 中的控管是什麼？ SharePoint 中的 IT 控管 SharePoint 中的應用程式管理和控管 「什麼是控管？」海報提供了本內容的摘要。下載 PDF 版本或 Visio 版本，或利用 Microsoft 提供的 Zoom.it 將模型縮放至完整細節。

什麼是資訊架構？

資訊架構會決定該網站或解決方案中的資訊 (即網頁、文件、清單及資料) 組織和呈現給網站使用者的方式。資訊架構的記錄形式通常是內容、搜尋關鍵字、資料類型與其他概念的階層清單。

請評估貴組織的資訊架構，盡量使其有效率：完整評估貴組織的資訊架構有助於您識別可提高效率之處，例如：

• 使用中繼資料，讓搜尋及比較相關的資料與內容變得更容易進行。

• 管理版本和記錄，確保您可以分清哪個版本的文件是授權版本。

• 適當將資訊分門別類及儲存，讓決策者可以找到並倚賴正確的資料。

• 設計導覽並呈現資訊，讓使用者可以找到重要的網站與資訊。

• 將您的資訊架構與您環境的搜尋策略整合，讓使用者可以找到正確資訊。資訊架構包括架構與網站地圖、搜尋和導覽、受管理中繼資料標記以及內容類型。

• 定義發佈策略：分配編寫工作並使用跨網站發佈，以控制網站設計與內容顯示。

良好的資訊架構可支援下列目標：

• 可管理   IT 小組是否可以有效實作及管理資訊？

• 符合需求   資訊架構是否符合法規需求、隱私權需求及安全性目標？

• 提升商業效率  架構是否可增進貴組織的效率？

設計網站或解決方案時，需要自問的問題如下：

資訊存取

設計解決方案和網站時，務必要考量內容的存取。這會與您考量整個環境時的 IT 控管重疊。請自問下列問題：

資訊管理：權限和對象

IT 控管：存取

資訊管理工具

請使用資訊管理工具來控管資訊，包括下列工具：

請針對下列類型的項目，決定所需的規則或原則：頁面、清單、文件、記錄、多元資產、部落格與 wiki、摘要、匿名意見、匿名存取、字詞和字詞組，以及外部資料 (Business Connectivity Services)。

良好的資訊管理作法是考量下列因素之間的平衡：

• 可用性   內容必須可供使用者隨時隨地取用。

• 存取   考量誰可以存取該內容。是否需要加上安全保護？

• 重複性   共用複本可減少重複性，並提供單一版本的文件。

思考下列問題，想想您覺得不同內容該有的優先順序：

• 對於各內容類型，以上因素當中何者具有最高優先順序？

• 可用是否比存取還重要？

• 存取是否比重複性還重要？

• 什麼因素會讓使用者覺得使用困難，而想改用其他解決方案？

• 可以做或想要做哪些取捨？

資訊結構規劃資源

下表列出的資源可協助資訊架構師規劃 SharePoint 解決方案的資訊架構。

資訊架構資源

See also

SharePoint 中的控管是什麼？
SharePoint 中的 IT 控管
SharePoint 中的應用程式管理和控管

SharePoint 2013 中的控管規劃
「什麼是控管」海報 (Visio 格式)
「什麼是控管」海報 (PDF 格式)