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SharePoint 2013 中的資訊管理和控管

 

適用版本:SharePoint Server 2013

上次修改主題的時間:2016-12-16

摘要:了解如何規劃有效的資訊架構,以確保 SharePoint 2013 解決方案符合您的業務需求。

您將如何控管組織中的資訊,例如文件、清單、網站及網頁?您如何讓資訊達到最大的可用性和可管理性?誰可以存取哪些資訊?您如何讓資訊可供內部和外部使用以及誰可以使用?

 

基礎圖示

本文屬於一組控管相關的文章。下列文章說明其他治理層面:

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資訊架構會決定該網站或解決方案中的資訊 (即網頁、文件、清單及資料) 組織和呈現給網站使用者的方式。資訊架構的記錄形式通常是內容、搜尋關鍵字、資料類型與其他概念的階層清單。

請評估貴組織的資訊架構,盡量使其有效率:完整評估貴組織的資訊架構有助於您識別可提高效率之處,例如:

 

圖示 有效率的方式
表單圖示

使用中繼資料,讓搜尋及比較相關的資料與內容變得更容易進行。

文件圖示

管理版本和記錄,確保您可以分清哪個版本的文件是授權版本。

資料夾圖示

適當將資訊分門別類及儲存,讓決策者可以找到並倚賴正確的資料。

導覽圖示

設計導覽並呈現資訊,讓使用者可以找到重要的網站與資訊。

搜尋圖示

將您的資訊架構與您環境的搜尋策略整合,讓使用者可以找到正確資訊。資訊架構包括架構與網站地圖、搜尋和導覽、受管理中繼資料標記以及內容類型。

寫入圖示

定義發佈策略:分配編寫工作並使用跨網站發佈,以控制網站設計與內容顯示。

良好的資訊架構可支援下列目標:

資訊架構的三個目標
  • 可管理   IT 小組是否可以有效實作及管理資訊?

  • 符合需求   資訊架構是否符合法規需求、隱私權需求及安全性目標?

  • 提升商業效率  架構是否可增進貴組織的效率?

設計網站或解決方案時,需要自問的問題如下:

 

問題 詳細資訊

如何決定網站或解決方案的結構,並將其切分成一組網站集合與網站?

SharePoint 2013 中的基礎網站規劃

如何呈現資料?

在 SharePoint Server 2013 中規劃商務智慧

網站使用者如何瀏覽?

SharePoint 2013 中的網站導覽概觀

如何設定及最佳化搜尋?

SharePoint Server 2013 的搜尋概觀

可以如何組織內容,讓搜尋傳回有用的結果?

針對 SharePoint Server 2013 中的搜尋來組織內容的最佳做法

網站上將存放何種類型的內容?

在 SharePoint 2013 中規劃內容類型和工作流程規劃 SharePoint Server 2013 的網際網路、內部網路及外部網路發佈網站

如何標記內容和管理中繼資料?

SharePoint Server 2013 中受管理的中繼資料概觀

網站上是否有任何內容具有獨特的安全性需求?

在 SharePoint 2013 中規劃網站及內容的權限

詞彙的授權來源為何?

在 SharePoint Server 2013 中規劃字詞與字詞組

如何針對特定對象顯示相關資訊?

對象選取目標及內容規劃 (SharePoint Server 2010)

網站是否需要有語言特定或產品特定版本?

SharePoint Server 2013 中的變化概觀

誰將撰寫網站內容?您將使用何種方法來發佈該內容?

在 SharePoint Server 2013 中發佈至網際網路、內部網路及外部網路網站的功能概觀

設計解決方案和網站時,務必要考量內容的存取。這會與您考量整個環境時的 IT 控管重疊。請自問下列問題:

資訊管理:權限和對象

問題 詳細資訊

網站中的權限該採什麼樣的結構?

SharePoint 2013 的網站權限概觀

如何針對特定對象顯示相關內容?

對象選取目標及內容規劃 (SharePoint Server 2010)

是否應該使用資訊版權管理 (IRM) 來保護內容?

規劃資訊版權管理 (SharePoint Server 2010)

IT 控管:存取

問題 詳細資訊

如何讓此內容可供外部使用者使用?

SharePoint 2013 設計範例:公司入口網站及外部網站

如何確保僅授權予有需要的人?

安全性與權限 (SharePoint 2013)

請使用資訊管理工具來控管資訊,包括下列工具:

 

工具 詳細資訊

針對文件中心和網站頁面使用工作流程與核准機制,只要是有存放官方文件的位置都要。

在 SharePoint 2013 中規劃內容類型和工作流程

針對發佈網站使用核准機制以控制頁面。

規劃 SharePoint Server 2013 的網際網路、內部網路及外部網路發佈網站在 SharePoint 2013 中規劃內容類型和工作流程

使用版本歷程記錄和版本控制來維護歷程記錄和主控文件。

在 SharePoint 2013 中規劃文件版本設定、內容核准和取出控制項

使用內容類型並搭配文件庫的稽核與到期,以管理文件生命週期。

在 SharePoint 2013 中規劃文件管理

使用 [內容組合管理] 來管理文件庫。

設定路由傳送文件內容組合管理

使用網站原則來管理網站集合生命週期。

SharePoint 2013 的網站原則概觀

使用 [資訊版權管理] 和稽核,保護及稽核重要的公司資產和任何含有機密資訊的網站。

若要將清單或文件庫適用於資訊版權管理設定稽核設定網站集合的

請針對下列類型的項目,決定所需的規則或原則:頁面、清單、文件記錄、多元資產、部落格與 wiki、摘要、匿名意見、匿名存取、字詞和字詞組,以及外部資料 (Business Connectivity Services)。

良好的資訊管理作法是考量下列因素之間的平衡:

  • 可用性   內容必須可供使用者隨時隨地取用。

  • 存取   考量誰可以存取該內容。是否需要加上安全保護?

  • 重複性   共用複本可減少重複性,並提供單一版本的文件。

最佳化可用性、存取或重複性

思考下列問題,想想您覺得不同內容該有的優先順序:

  • 對於各內容類型,以上因素當中何者具有最高優先順序?

  • 可用是否比存取還重要?

  • 存取是否比重複性還重要?

  • 什麼因素會讓使用者覺得使用困難,而想改用其他解決方案?

  • 可以做或想要做哪些取捨?

https://technet.microsoft.com/zh-tw/library/dn531035.aspx
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