工作流程概觀 (SharePoint Server 2010)

適用版本： SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

上次修改主題的時間： 2016-11-30

Microsoft SharePoint Server 2010 中的「工作流程」功能可讓解決方案架構師、設計師及管理員改善商業程序。工作流程基本上由兩個項目所組成：工作流程用以與其使用者互動的表單，以及定義工作流程行為的邏輯。了解工作流程的建立方式之前，需要先了解前述二者。

本文內容：

• 工作流程概觀

• 使用工作流程的好處

• 預先定義的工作流程

• 工作流程案例範例

• 工作流程類型：宣告式與撰寫程式方式

• 工作流程範本

• 工作流程關聯

• Office 用戶端互通性

工作流程概觀

SharePoint Server 2010 的工作流程可讓企業在使用者執行商業程序時，減少不必要的互動。例如，各小組一般都會遵循一系列的步驟達成決定。這些步驟可以是正式的標準作業程序，或是非正式的默許方式。總之，這些步驟都代表商業程序。商業程序中所發生的人員互動數量會扼抑決策的速度與品質。簡化與管理此「人力工作流程」的軟體，可以自動化此程序中各參與小組的互動。此自動化可提高速度、互動的整體效率，通常還會減少錯誤。

您可以使用流程圖建立商業程序的模型 (例如使用 Microsoft Visio 2010 建立的流程圖)，也可以使用工作流程專門用語表示商業程序。將工作流程與 SharePoint Server 2010 中的資料建立關聯，可自動化商業程序 (如文件核准)。例如，您可以建立傳閱文件、在解決議題的各階段追蹤議題，或是引導合約完成核准程序的工作流程。

許多 IT 部門在實作需要資訊工作者參與的商業程序時，所面臨的一個問題是，這些程序並未與人們實際工作的方式相整合。商業程序若要有效，必須與工作場所使用的熟悉之日常工具及應用程式相整合，以便成為資訊工作者日常工作的一部分。在電子工作場所，這包括整合電子郵件、行事曆、工作清單及共同作業網站。

使用工作流程的好處

使用工作流程的主要好處，是便利商業程序及改進共同作業。

企業使用的商業程序，取決於資訊或文件流程。這些商業程序需要資訊工作者的主動參與，才可完成促成工作群組決策或可傳送作業的工作。在 SharePoint Server 2010 中，這些類型的商業程序都是使用工作流程予以實作及管理。

可透過工作流程協助的商業程序範例包括：

• 合約核准   在組織中必須核准或拒絕提出之合約的成員之間輪送合約。

• 費用報告   管理費用報表及相關收據的提交、檢閱報表、核准報表，以及退款給提交者。

• 技術支援   引導技術支援事件的進度，包括由客戶開啟事件、支援工程師加以調查、將事件路由傳送至技術專家，並在解決後新增至知識庫。

• 面試   管理工作應徵者的面試程序。這包括排程及追蹤面試約會、收集累積的面試意見反應、將意見反應提供給後續的面試官，以及協助做出聘雇/不聘雇決定。

• 內容發佈   管理企業之網際網路平台服務網站的內容發佈核准。

自動化商業程序

公司業務依賴商業程序。雖然這些程序通常會包含軟體，但是許多組織中最重要的程序卻還是要依賴人。工作流程可自動化程序參與人員之間的互動，以改進程序的運作方式、提升效率並降低錯誤率。

許多程序會受益於人員互動的自動化支援。範例包括：

• 核准   人力導向商業程序的常見觀點是需要從多位參與者取得核准。核准的內容差異範圍可以很大，從包含明年行銷計劃的 Microsoft Word 文件，到會議出差的費用報表。在每種情況下，都會有一些人員必須檢閱資訊，可能附加註解，然後指明核准或拒絕。

• 協調群組成效   不論是準備回應徵求建議書 (RFP)、管理將文件翻譯為一或多種語言或其他原因，許多程序都需要人員以有組織的方式共同作業。透過以自動化工作流程定義程序的步驟，群組的工作可以更有效率，且程序本身更可預期。

• 議題追蹤   許多商業程序會產生未完成議題的清單。自動化工作流程可用以維護該清單、將議題指派給可解決的人員，以及追蹤解決方案的狀態。

SharePoint Server 2010 可執行工作流程應用程式，支援這類自動化商業程序。根據 Windows Workflow Foundation 3.5，這些應用程式會透過網頁瀏覽器與人員互動。如需 Windows Workflow Foundation 3.5 的詳細資訊，請參閱 Windows Workflow Foundation (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=127778&clcid=0x404)。

工作流程改善共同作業

工作流程可透過在 SharePoint 網站或網站集合上實作文件和項目的商業程序，協助人員對文件進行共同作業及管理專案工作。工作流程協助組織遵循一致的商業程序作法。工作流程透過管理這些商業程序所包含的工作與步驟，來提高組織的效率與生產力。工作流程有助於確保適當人員在需要適當資訊時，隨時可取得資訊，因此加快決策擬定的速度。工作流程也有助於確保適當人員依適當順序完成個別工作流程的工作。如此可以讓執行這些工作的人員將精力投入在工作的執行，而非工作的程序上。

例如，在 SharePoint Server 2010 網站上，您可以建立搭配文件庫使用的工作流程，傳閱文件以供一組人員核准。當作者開始此工作流程時，工作流程會建立文件核准工作、將這些工作指派給工作流程參與者，然後傳送電子郵件提醒給參與者。

工作流程進行時，工作流程擁有者或工作流程參與者可以在 [工作流程狀態] 頁面上檢查進度。當工作流程參與者完成其工作流程工作時，工作流程即結束，並且會自動通知工作流程擁有者該工作流程已完成。

預先定義的工作流程

Microsoft SharePoint Server 2010 包括下列處理常見商務案例的預先定義工作流程範本：

• 收集意見反應   將文件或項目路由傳送給一組人員以取得意見反應。檢閱者可以提供意見反應，經過編譯後，傳送給初始化工作流程的人員。根據預設，收集意見反應工作流程會與文件內容類型關聯，因此會自動出現在文件庫中。

• 核准   將文件或項目路由傳送給一組人員以供核准。根據預設，核准工作流程會與文件內容類型關聯，因此會自動出現在文件庫中。根據預設，核准工作流程的版本也會與發佈網站上的頁面庫關聯，亦即可以使用該工作流程管理發佈網頁的核准程序。

  核准工作流程是分段核准模型 (換句話說，第一組核准者會進行檢閱及核准程序，然後再換下一組核准者，依此類推)。每個階段或核准集合也可以擁有自己的行為。例如，第一個核准者群組的成員可依循序核准順序執行檢閱 (一次一個)，而第二個群組的成員可同時執行檢閱 (檢閱者可依任意順序提供意見反應)，依此類推。

• 處理核准   允許參與者決定是要保留或刪除到期文件，藉此管理文件的到期和保留。處理核准工作流程支援記錄管理程序，且主要是在記錄中心網站內使用。

• 收集簽章   將使用 Microsoft 應用程式所建立的文件路由傳送給一組人員，以收集這些人員的數位簽章。這個工作流程必須在 2007 Microsoft Office 系統 與 Microsoft Office 2010 套件的應用程式 (例如 Microsoft Word) 中開始。參與者必須在相關的用戶端程式中新增其數位簽章至文件，以完成其簽章工作。根據預設，收集簽章工作流程會與文件內容類型關聯，因此會自動出現在文件庫中。但是，唯有文件包含一或多個 Microsoft Office 簽章欄時，才會在文件庫中顯示該文件的收集簽章工作流程。

  如需 Microsoft Office 簽名欄的詳細資訊，請參閱數位簽署 Office 文件 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=157408&clcid=0x404)。

• 三態   專為利用三種狀態 (階段) 追蹤清單項目的狀態所設計。此工作流程可用於管理需要組織追蹤大量議題或項目 (例如客戶支援議題、潛在客戶或專案工作) 的商業程序。

  三態工作流程之所以如此命名，是因為它透過三個不同的狀態及狀態之間的兩個轉換，以追蹤議題或項目的狀態。例如，針對 [議題] 清單中的議題初始化工作流程時，SharePoint Server 2010 會為指定的使用者建立工作。使用者完成工作時，工作流程會從初始狀態 (使用中) 變更為中間狀態 (已解決)，然後為指定的使用者建立工作。當使用者完成工作時，工作流程會從中間狀態 (已解決) 變更為完成狀態 (已關閉)，再為當時已指派工作流程的使用者建立其他工作。請注意，只有清單支援此工作流程，程式庫並不支援。

• 翻譯管理   建立要翻譯的文件複本，並將翻譯工作指派給譯者，以管理手動文件翻譯。此工作流程只適用於翻譯管理庫。

• 議題追蹤   將議題路由傳送給小組成員尋求解決方法。此工作流程提供網頁給可能輸入新議題的使用者；例如，客戶申訴。當議題進行到不同的工作流程狀態時，使用者的網頁會隨著變更，以反映適當的事件；例如，解決議題後已關閉網頁。

您可以許多種方式為組織自訂上述每一種工作流程。例如，當您將工作流程新增至清單、程式庫、內容類型或網站，使其能夠用於文件或項目時，可以自訂儲存工作流程相關資訊的工作清單與歷程記錄清單。

網站使用者在文件、項目或網站上開始工作流程時，使用者可以選擇指定參與者清單、到期日及工作指示，以進一步自訂工作流程。

您也可以複製預先定義的工作流程，用為建立自訂工作流程的起點。

工作流程案例範例

假設您在 Adventure Works 中任職，這是一家在全世界銷售自行車的運動用品連鎖店，並有業務代表協助在世界各國新開運動用品連鎖店。

本節所描述的案例涉及送出以供核准的費用報表。若費用報表低於 $5,000.00，主管必須核准、不核准或轉寄。若費用報表等於或高於 $5,000.00，主管必須檢閱費用報表、新增註解；然後，若主管建議核准，則會轉寄給副總裁以裁定核准或不核准。

在此案例中，費用報表表單是 InfoPath Forms Services 表單。工作流程是 Microsoft SharePoint Designer 2010 中建立之工作流程專案的循序核准類型，並由自動工作及需要人為動作的工作所組成。工作流程會在 SharePoint Server 2010 上執行。

1. 業務代表 (第一個工作流程參與者) 瀏覽至內部網路自助入口網站，並選取「費用報表」表單。隨即會開啟資料輸入頁面。業務代表會先填寫簡單的「費用報表」表單，其中包含人名、費用用途、費用總計，以及該名人員直屬主管的姓名與電子郵件地址等項目。然後，業務代表可按一下 [送出] 送出表單。

   送出表單之後，會集中儲存資料、初始化工作流程，然後將檢閱工作指派給核准者 (在此情況下，為業務代表的主管)。

2. 接著，工作流程會通知業務代表的主管。該通知是一封電子郵件，內含完成工作的指示，並提供顯示「費用報表」表單的網站連結。

3. 主管 (第二個工作流程參與者) 前往網站並檢閱費用報表。工作流程工作項目提供三個主管可執行的動作：核准、不核准或轉寄。

   • 若費用報表低於 $5,000.00，主管會看到 [核准] 或 [不核准] 費用報表的選項。

   • 若費用報表高於 $5,000.00，主管會看到將費用報表 [轉寄] 給公司副總裁的選項，或看到在主管層級 [不核准] 費用報表的選項。

4. 主管可採取行動核准、不核准或轉寄費用報表，工作流程會繼續執行：

   • 若主管核准費用，會將工作完成訊息傳送至工作流程，指出工作已完成，然後由工作流程透過電子郵件通知業務代表，再將費用資料新增至企業營運 (LOB) 會計系統。

   • 若主管不核准費用，即必須輸入此決定的原因。此工作完成訊息會傳送至工作流程，指出工作已完成，然後由工作流程透過電子郵件通知業務代表。

   • 若主管選取將費用報表轉寄給公司副總裁的選項，主管會在表單中新增相關的註解，再按一下 [轉寄]。然後由工作流程透過電子郵件通知副總裁，該電子郵件內含完成工作的指示，並提供顯示「費用報表」表單的網站連結。

5. 副總裁 (第三個工作流程參與者) 會有 [核准] 或 [不核准] 費用報表的選項。副總裁核准或不核准費用報表之後，工作流程會繼續執行。

   • 若副總裁核准費用，該費用資料會新增至會計系統，然後由工作流程透過電子郵件通知業務代表與主管，再通知 SharePoint 工作已完成。

   • 若副總裁不核准費用，則必須在表單中輸入此決定的原因。然後由工作流程透過電子郵件通知業務代表與主管，再通知 SharePoint 工作已完成。

想當然爾，有許多方法可擴充此工作流程在此案例環境內的功能。例如，您可以設定工作流程，在副總裁不核准費用報表時，將報表傳回業務代表的主管。主管可進一步調整費用，再重新送出以供副總裁核准；可將不核准訊息傳遞給業務代表；也可採取其他一些行動。

在此範例費用報表案例中，商務規則一律相同。此工作流程解決方案定義主管與副總裁為核准者、定義路由傳送工作流程的商務邏輯，並預先定義通知的內容。但是，許多真實世界的應用程式具有複雜的商務規則。傳閱以供核准作業取決於許多商務變數。通知內容也會根據其他變數而改變。

例如，假設在同一個費用報告解決方案中，您必須根據費用用途、費用總計及送出日期，將費用報表路由傳送給十個主管。此外，工作流程傳送的通知內容會隨費用用途而有一些細微差異。這表示可以有多個工作流程解決方案，內含不同的路由傳送層級與通知。

Microsoft SharePoint Server 2010 可讓您建立並實作工作流程解決方案，以滿足組織的業務需求。方法是利用 SharePoint Designer 2010 與 Microsoft Visual Studio 2010 Premium Edition 的工作流程設計與自訂功能、搭配 SharePoint Designer 2010 使用的 Microsoft Visio 2010 原型功能，以及 Microsoft Office 系統的功能。

工作流程類型：宣告式與編譯式

了解工作流程的重點之一，係了解工作流程為宣告式工作流程 (例如使用 Microsoft SharePoint Designer 2010 所建立者) 還是編譯式工作流程式 (例如使用 Visual Studio 2010 所建立者)。宣告式工作流程是根據組合成規則及步驟的條件及動作所建立的工作流程，不必撰寫任何程式碼即可為工作流程設定參數。

編譯式工作流程和宣告式工作流程一樣，也可以透過條件與動作建立，而不需要工作流程作者實際撰寫程式碼，但同時又能讓工作流程作者將自訂程式碼新增至工作流程。無論工作流程作者是否將自訂程式碼新增至以程式碼為中心的工作流程，所需了解的最重要一點是宣告式及編譯式工作流程在伺服器上執行方式的差異。編譯式工作流程以預先編譯的 DLL 檔案格式，儲存在執行 SharePoint Server 2010 的伺服器上；而宣告式工作流程則是以 Extensible Object Markup Language (XOML) 檔案格式，部署在執行 SharePoint Server 2010 的伺服器上，並於每次啟動工作流程執行個體時於內容資料庫中編譯。如需 Microsoft 支援之工作流程製作工具的詳細資訊，請參閱＜規劃建立工作流程 (SharePoint Server 2010)＞。

工作流程範本

使用 SharePoint Designer 2010 建立自訂工作流程時，您可以選擇建立僅搭配特定清單、程式庫、內容類型或網站使用的工作流程。或者，您也可以選擇建立可重複使用的工作流程範本，它可與多個清單、程式庫、內容類型或網站建立關聯。

製作工作流程時，您也可以選擇使其具有全域性，亦即當某個網站啟用此工作流程時，其下的子網站也會同時啟用此工作流程。但您不能使用 SharePoint Designer 2010 建立全域工作流程，然後將其儲存為 WSP 檔案。

工作流程關聯

SharePoint Server 2010 會利用 Workflow Foundation 執行階段。伺服器上可安裝一或多個工作流程範本，而每個範本都包含定義特定工作流程的程式碼。完成此作業後，就可以在特定範本與文件庫、清單、內容類型或網站之間建立關聯。然後，裝載於 SharePoint Server 2010 的 Workflow Foundation 執行階段即可載入及執行此範本，建立工作流程執行個體。

就像所有的 Workflow Foundation 工作流程一樣，以 SharePoint Server 2010 為基礎的工作流程，也都需要仰賴 Workflow Foundation 執行階段服務。Workflow Foundation 標準持續性服務允許保存的工作流程狀態連結至文件或項目，並允許商業程序可跨數天、數月或數年長期執行。

SharePoint 工作流程可與清單、程式庫及內容類型建立關聯。使用 Visual Studio 2010 建立之可重複使用的工作流程，還可與網站建立關聯。下表說明建立工作流程關聯所需的最低權限。

如需工作流程關聯的詳細資訊，請參閱＜新增工作流程關聯 (SharePoint Server 2010)＞。

Office 用戶端互通性

需要資訊工作者參與的商業程序實際上很少與人員工作的方式相整合，因此會妨礙其實作。商業程序若要有效，必須與工作場所使用的熟悉之日常工具及應用程式相整合，使該程序成為資訊工作者日常工作的一部分。在電子工作場所，這包括協調電子郵件、行事曆、工作清單、共同作業網站以及 Microsoft Outlook 與 Microsoft Word 等用戶端應用程式。此整合的方式使用以 SharePoint Server 2010 為基礎的工作流程實作。

SharePoint Server 2010 透過稱為 Windows Workflow Foundation 的技術提供工作流程應用程式。人員透過 Microsoft Word 等程式，在網頁瀏覽器及 2007 Microsoft Office 系統 與 Microsoft Office 2010 套裝軟體 中與這些工作流程互動。SharePoint Server 2010 使用 Windows Workflow Foundation 功能提供多個可自動化常見商業程序的工作流程。此外，可使用各種工具建立自訂工作流程，再將這些工作流程與 SharePoint 程式庫、清單、內容類型及網站建立關聯。