決定商務資料和商務智慧的需求

  • 發行項

本文內容：

  • 關於商務智慧

  • 規劃 Office SharePoint Server 2007 商務智慧功能

  • 規劃商務資料案例

  • 決定組織的商務智慧需求

  • 工作表

Microsoft Office SharePoint Server 2007 包括商務智慧功能，可協助您保留組織內的資料完整性，同時啟用強大的搜尋、資料整合、資料分析、資料轉譯及資料共用案例。

Office SharePoint Server 2007 的商務智慧功能可集中管理及控制內含報告、表單、文件、試算表和資料連線的共用資源。

在您規劃 Office SharePoint Server 2007 的初始部署時，應該瞭解商務智慧，及其與組織程序和條件的關聯。如此可讓您識別組織的特定商務智慧需求，以及使用這些需求識別在不同時間要實作哪些 Office SharePoint Server 2007 功能來改善商務程序。

關於商務智慧

商務智慧 (有時稱為商務效能管理) 是一組技術，可用來深入瞭解商務程序及其相關資料。善用商務智慧有助於組織貴組織的資料，讓資料可供使用、可以執行而且可以轉換基礎商務程序。您可以透過下列程序達成這些目標：

  • 收集資料   建置商務智慧的第一個步驟是建立及儲存用來精確代表組織所進行作業的資料。資料庫只有在所追蹤的資料代表商務程序和商務條件時才有用。決定資料來源遺失的內容有其難度，因此可以收集其他資料以改善商務程序。

  • 將資料轉換為有用資訊   一般是用一組具有對應值的欄位來代表資料。資料本身是中立的，本身並沒有用處。當您使用工具和商務程序讓資料變為有用時，即建立資訊。建立資訊的其中一個重要方式是建立資料的檢視，該檢視會包含組織的一或多個使用者群組可用的一小部分資料。

  • 使用資訊傳授知識   當您將可執行資訊提供給可以使用該資訊的人員時，即會建立知識。擁有特定一組人員可能感興趣的資料清單比擁有原始資料好，但是這實際上無法讓您進行任何處理。透過個人化資訊、選取目標對象和群組，以及提供方法讓人員分析資料以及與資料互動，即可建立作為組織知識基礎的可執行資訊。

  • 將知識轉換為動作   當您建置組織的知識基礎時，知識工作者可較有效率地追求主要商務目標，而主管可以識別改善的機會並根據該知識進行決策來改善商務程序。

商務智慧提供一組有效的解決方案，以對應可讓您持續改善商務程序之完整程序的每個步驟。您可以從資料開始，建立起協助您達成瞭解程序的資訊。然後，您可以處理該項資訊以建置知識基礎並更新資訊，同時也會變更商務程序。這些變更會產生新的資料和資訊，以用來加強知識並在未來持續變更商務程序。

商務智慧包括數種策略和技術，其設計目的都是為了改善商務程序：

  • 資料整合   這包括資料儲存和倉儲、資料採礦和資料彙總。資料整合包含收集來自各種結構化和非結構化來源的資訊，並使用組織的商務智慧工具將該資訊合併至單一資料來源，以用來建立有意義的資訊。資訊呈現方式可讓使用者查詢資料來源，並尋找可以依據商務目標進行分析的可用資訊，同時確保共同作業工作區的安全性和資料完整性。

  • 資訊呈現方式   這包括資訊探索、可見性、分析和共同作業。

  • 報告   這包括使用計分卡以及其他用來比較多個商務程序之間資訊的工具。報告工具 (例如計分卡) 可讓知識工作者評估並處理資訊，進而建立組織的知識基礎。

上述每項策略都對應至商務效能的基本步驟。同時使用所有技術會建立正面意見反應迴圈，隨著時間增加可用來改善組織及其商務程序和相關資料的知識。

規劃 Office SharePoint Server 2007 商務智慧功能

Office SharePoint Server 2007 提供許多工具，可讓您顯示資訊並建置組織的知識。您可以使用 Office SharePoint Server 2007 的個人化和目標功能來增加資料的使用性，並讓組織的知識工作者處理利用該資料所建置的資訊。您可以彙總跨多個來源的內容，並使用搜尋功能更輕鬆地找到該內容。Office SharePoint Server 2007 則會使用一組重要的商務智慧功能來補充這些功能的不足。

這些功能包括：

  • 資料整合功能，例如資料連線庫、商務資料目錄、商務資料設定檔和商務資料清單。

  • 資訊呈現方式和報告功能，例如報告、關鍵效能指標 (KPI) 和儀表板。

規劃 Office SharePoint Server 2007 的資料整合功能

資料倉儲和資料採礦是從現有的資料來源收集有用資訊的技術。商務智慧解決方案經常使用線上分析處理 (OLAP) 工具來提供有意義的資料，並公開可能不怎麼明顯的基礎模式。Office SharePoint Server 2007 則使用 Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services。OLAP 和 SQL Server 2005 Analysis Services 較偏向用於含有相當穩定且不會變更之資料的大型資料來源。接著會使用該資料來建立變更較為快速之程序的資訊。

Office SharePoint Server 2007 也可以使用來自其他商務應用程式 (稱為企業營運系統應用程式) 的資料。來自這些應用程式的資料雖然並不屬於核心商務智慧功能的一部分，但是其顯示和分析方式都與資料連線庫的資料類似，可以完整檢視組織的所有商務資料。企業營運系統應用程式可管理人員和商務作業的相關資料，而且廣泛用於大型組織和企業。企業營運系統應用程式的範例包括：

  • SAP Business Information Warehouse 或 mySAP ERP

  • Siebel eBusiness Applications

  • Attunity Legacy Data Access Solutions

  • Microsoft BizTalk Server

這些應用程式都會註冊在商務資料目錄中。Office SharePoint Server 2007 會使用商務資料目錄的資料，來建立組織之知識工作者可用的其他種類資訊。而該資訊可以與 Office SharePoint Server 2007 網站集合的其他功能輕鬆地整合。

資料彙總是以有意義的方式分組資料使其有用的程序。Office SharePoint Server 2007 的主要資料彙總功能是資料連線庫、商務資料設定檔和商務資料清單。

資料連線庫是可以使用 SQL Server 2005 Analysis Services 分析的資料來源連線庫。允許使用 Office SharePoint Server 2007 的商務智慧功能來分析和顯示資料。資料連線庫包括與特定網站或網站集合相關之資料來源的連結 (例如 SQL Server 2005 Analysis Services Cube)。

商務資料設定檔是與商務資料類型相關之屬性的清單，而這些商務資料類型是來自在商務資料目錄中註冊的企業營運系統應用程式。每個商務資料設定檔都會透過有意義的方式合併主要商務程序的相關資料，以建立組織使用者可用的資訊。例如，您可以擁有客戶的商務資料設定檔，以追蹤每位客戶的電話號碼、地址、電子郵件地址和位置。

商務資料清單是 SharePoint 清單，直接從一或多個商務應用程式的資料收集一或多欄。每份清單都會有數欄代表每個項目屬性的項目集合。清單可以包含的資訊與商務資料設定檔中的資訊類似。您也可以建立 KPI (另一種重要的商務智慧功能) 的清單。

規劃 Office SharePoint Server 2007 的資訊呈現方式和報告功能

以有意義的形式合併資料之後，其他商務智慧工具可讓知識工作者查詢及分析產生的資訊，並盡可能快速且有效率地處理該資訊。

您可以使用 Office SharePoint Server 2007 搜尋的商務資料功能來查詢商務資料。請在商務資料目錄中註冊應用程式，然後編目這些應用程式的內容來源。之後，管理員就可以使用商務資料目錄管理員選取的資料子集來進行搜尋，以對應至會影響搜尋查詢結果的 Managed 屬性。

組織中的使用者可以搜尋商務資料，並尋找有意義且有用的結果。例如，商務資料目錄管理員會註冊銷售應用程式，並為客戶、產品線和銷售相關人員選取商務資料類型，也會選取與這些商務資料類型相關的商務資料設定檔屬性。負責搜尋的共用服務提供者 (SSP) 管理員接著會建立應用程式的內容來源。編目內容來源之後，進行搜尋的 SSP 管理員會在搜尋查詢期間，將選取的編目屬性對應至系統使用的 Managed 屬性。如果客戶名稱、位置和地址是 Managed 屬性，則根據客戶名稱、位置或地址來搜尋客戶的使用者較可能會找到客戶。這些 Managed 屬性也可以用來建立搜尋範圍。

您可以在網站集合的網站內呈現商務資料，以分析資料。儲存為商務資料目錄中清單或商務資料設定檔之資訊的商務資料可以用於數種技術，而這些技術是設計來啟用資訊的分析，讓資訊工作者可以處理資訊，並建立知識。

例如，您可以建立 KPI 以從某範圍的資料來計算值，並比較該資料與目標，指出主要商務程序的效能。分析相關 KPI 的清單，即可知道不同商務程序的互動方式。

您也可以使用商務資料目錄中的屬性取得 KPI 或商務資料清單以建立報告，並顯示該資訊與相關 SharePoint 資訊 (例如文件或工作區)。

儀表板會在一個位置顯示不同資料來源和商務程序的多種商務資料網頁組件。儀表板上的網頁組件已連線至篩選，因此儀表板擁有者可以限制跨所有網頁組件呈現的資料範圍。使用者可以套用一或多個篩選，透過與每個人較相關的方式來分析資料。在儀表板內，組織使用者也可以使用 Excel Calculation Services 和 Excel Web Access 網頁組件來查看資料來源，並根據每個活頁簿的一或多欄進行篩選。

上述每種分析工具都會建立比較可執行的資訊。若要完成商務智慧循環，則還需要執行 Office SharePoint Server 2007 提供的數種方法，以在分析資料之後立即處理資訊。如果您使用 Microsoft Office Excel 2007 並擁有適當的權限，則可以開始 Office Excel 2007 用戶端直接編輯基礎活頁簿。您可以新增出現在搜尋結果、商務資料設定檔、報告和儀表板中的商務資料執行，並直接關聯到上述每種呈現方式選項中的資訊。收集到與業務相關的新資訊之後，即可編輯商務資料設定檔。組織中的知識工作者可以在看到資訊時進行處理，立即提供改善生產力的意見反應。他們也可以偵測商務程序的基礎模式，並使用這些模式來改善程序、資料收集和資訊呈現方式。

規劃商務資料案例

商務智慧功能會部署為大型商務資料案例的一部分。這些案例可以使用數種方式定義，包括：

  • 根據組織目的以及使用商務資料之網站集合的目的。

  • 根據組織之大型案例內的特定商務程序。

  • 根據資訊技術基礎結構、部署和安全性問題。

規劃目的式案例

根據組織和網站集合目的的案例範例包括：

  • 客服中心   從「搜尋中心」網站尋找 CSR 資料庫中的已開啟客戶服務要求 (CSR)、使用連絡至商務動作的 InfoPath Forms Services 表單來更新 CSR，以及使用 KPI 來檢視前線技術人員的效能。

  • 員工記錄和個人化   根據員工的 Siebel 或 SAP 屬性，針對員工提供入口網站的資料，以及允許員工使用供網路使用之表單來更新他們的資訊。

  • 客戶面向   使用供網路使用之 InfoPath Forms Services 表單來提供方法，讓客戶個人化帳戶資訊、更新保險理賠資訊或送出政府表單。

規劃網站結構的商務智慧需求時，可以考量這些類型的案例。

商務智慧需求可能會比這幾個範例更多樣化，且每個組織都是唯一的。在組織中，最好是先陳述相關的較廣泛案例，再開始特定規劃以部署該案例的解決方案。針對組織中的每個網站集合，識別使用商務應用程式的網站集合，以及識別用於每個網站集合的核心應用程式。請以較廣義的方式來思考將使用的功能。

規劃程序式案例

根據大型商務資料和商務智慧架構內較著重之商務程序的案例範例包括：

  • **預測分析   **顯示購買已顯示項目的人員可能有興趣的其他項目。例如，顯示相同人員或組織建立的其他產品。

  • **交叉銷售   **搭配採購提供折扣的服務和產品。例如，購買兩個類似的項目便提供一個免費的項目。

  • **資料採礦   ** 尋找及使用隱藏的資料。請根據追蹤來建置行為模型。例如，根據每日時間、日期、建築或事件尋找卡片金鑰存取，以決定流量模式。

  • **銷售預測   **檢閱目前的帳戶狀態或客戶特性，並根據即時資料進行調整。

  • **採購單核准   **檢查目前的預算狀態及其他資料，再核准工作流程產生的採購單。

您可以識別類似案例來代表組織內的不同商務程序組。然後規劃處理每組商務程序所需的特定功能。

您也應該考慮規劃基礎結構、安全性和其他資訊技術考量。商務案例以及每個識別案例內的商務程序規劃都會受到在其中進行部署的環境影響，而具有不同部署案例的類似整體案例則會以不同的方式規劃。

當您著重在商務智慧規劃，而且想要決定商務智慧解決方案的適當範圍時，即可考量這些類型的案例。

規劃 IT 式案例

根據部署和安全性考量的案例範例包括：

  • 人力資源網站集合   一個來源，一位使用者。應用程式管理員會使用商務資料功能，建構顯示來自資料倉儲之人力資源資料的網站集合。網站集合上的資料是機密資料，只會顯示在該網站集合上。

  • 跨網站和網站集合的費用報表   一個來源，多位使用者。小組網站擁有者想要顯示其小組的擱置費用報表清單。而個人則想要在其個人網站首頁上放置我的費用報表網頁組件。費用資料會頻繁地變更，因此請在商務資料目錄中註冊應用程式以從 SAP 收集資料，然後將該資料用於多個網站。

  • 產品問題資料庫   多個來源，多位使用者。小組網站擁有者想要包括來自其小組網站之產品問題資料庫應用程式的即時資料。不同的產品和小組會有許多資料庫。

  • 將產品問題資料提供給外部合作夥伴   業務合作夥伴使用可存取相關產品問題子集的外部網路。

規劃商務智慧解決方案的架構和部署時，可以考量這些類型的案例。

不論部署考量為何，規劃小組人員都應該在支援組織基礎結構的情況下，考慮每種商務案例和功能。

決定組織的商務智慧需求

上述一或多個案例或類似案例可以存在於任何部署 Office SharePoint Server 2007 的組織內。規劃商務資料和商務智慧時，請考慮適用於組織的案例，然後選取要使用且與這些案例對應的 Office SharePoint Server 2007 功能。

案例會以不同的商務程序為中心，而每個商務程序都是根據一或多個資料來源所建置。而將該資料當成資訊呈現給知識工作者的功能會使用這些來源，接著知識工作者會處理該資訊。每個商務程序的商務智慧需求都會對應至商務智慧的基本步驟。商務智慧的基本步驟包括：

  1. 連線至商務資料來源，並收集資料。

  2. 將商務資料呈現為資訊。

  3. 查詢及分析資料。

  4. 處理資料。

對應的功能規劃步驟包括：

  1. 規劃企業營運系統應用程式和商務資料目錄以及 SQL Server 資料庫。

  2. 規劃商務資料設定檔和商務資料清單。

  3. 規劃商務資料搜尋、KPI 和報告。

  4. 規劃儀表板、「報告中心」網站和商務資料執行。

如果您在規劃初始部署 Office SharePoint Server 2007 的商務智慧功能時考慮到這幾點，則較可能建立出達成目標的商務智慧解決方案。

工作表動作

請使用商務資料工作表 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271&clcid=0x404) 記錄決策。如需詳細資訊，請參閱特定商務資料和商務智慧功能之規劃主題所述的工作表動作。

工作表

請使用下列工作表決定商務資料和商務智慧需求：

下載本書

本主題隨附於下列可下載的叢書中，以便於閱讀與列印：

請參閱 Office SharePoint Server 2007 可下載的內容 (英文) 上提供的完整叢書清單。