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在 SharePoint 2013 中規劃 SharePoint 伺服器陣列的內送電子郵件

 

適用版本:SharePoint Foundation 2013, SharePoint Server 2013

上次修改主題的時間:2016-12-16

摘要:了解如何設定內送電子郵件,以便讓 SharePoint 網站可接收並儲存電子郵件訊息與附件。

SharePoint 2013 的內送電子郵件功能可讓 SharePoint 網站接收電子郵件訊息及附件,並儲存在清單及文件庫中。本文可協助伺服器管理員及伺服器陣列管理員在為組織部署內送電子郵件功能之前,了解需要做出的選擇。

本文內容:

內送電子郵件功能可讓小組無須開啟 SharePoint 網站並上傳先前以電子郵件傳送的內容,即可儲存他們傳送給其他小組成員的電子郵件。之所以能做到這一點,是因為可對大部分的清單及文件庫類型指派唯一的電子郵件地址。

在設定內送電子郵件之前,您必須執行下列工作:

  • 如果採用基本案例,則每個 SharePoint 前端網頁伺服器必須執行簡易郵件傳送通訊協定 (SMTP) 服務及 SharePoint Foundation Web 應用程式服務。

  • 如果採用進階案例,則可使用伺服器陣列中一或多部伺服器來執行 SMTP 服務,並取得有效的 SMTP 伺服器位址。或者,您必須知道在伺服器陣列外部執行 SMTP 服務的伺服器名稱,及電子郵件放置資料夾的位置。

如需安裝 SMTP 服務的詳細資訊,請參閱設定 SharePoint 2013 伺服器陣列的內送電子郵件

規劃實作內送電子郵件時,您必須決定要採用基本或進階案例,如下所示。

若要啟用基本內送電子郵件案例,請在執行 SharePoint 2013 的伺服器上安裝簡易郵件傳輸通訊協定 (SMTP) 服務,再以使用所有預設設定的自動設定模式,來啟用內送電子郵件。在此案例中,電子郵件會直接遞送到您的 SMTP 伺服器,而且 SharePoint 2013 會在 SMTP 服務自動設定的預設電子郵件放置資料夾中,定期檢查電子郵件。

選取自動設定模式並接受所有預設設定,是啟用內送電子郵件最簡單的方式,因為所有組態設定都已經為您設定好,所以不需要專業知識。對大多數的組織而言,此設定已滿足所有需求。

請執行下列步驟啟用內送電子郵件案例:

  1. 伺服器管理員使用「新增功能精靈」在您要接收內送電子郵件的伺服器上安裝 SMTP 伺服器功能。如此即會在該伺服器上安裝及啟動 SMTP 服務。

  2. 伺服器陣列管理員使用自動設定模式,並接受所有預設值,啟用內送電子郵件。

  3. 網站集合管理員在要用於儲存內送電子郵件的文件庫和清單上啟用內送電子郵件功能,並為每個文件庫和清單各指派一個唯一的電子郵件地址,格式為 address@SMTPserveraddress,例如 sharedfiles@SMTPserver.contoso.com。

若使用者傳送電子郵件到清單或文件庫的地址,SharePoint 2013 會偵測到新電子郵件已送達,並依據電子郵件地址,將其傳送到適當的清單或文件庫。

注意事項 附註:
您也可以在進階案例中使用自動設定選項,並選取是否使用 Microsoft SharePoint 目錄管理服務、安全電子郵件伺服器,及內送電子郵件伺服器顯示位址。這些選項都會在本文稍後的採用進階案例中進行討論。

若此基本案例符合您的需求,則可略過本文其餘內容。如需詳細資訊,請參閱設定 SharePoint 2013 伺服器陣列的內送電子郵件

若是較進階的管理員,則可使用其他選擇,比起選擇使用所有預設選項的基本案例,有些選擇需要較多的專業知識才能進行部署。本節說明下列設定選項:

  • SharePoint 目錄管理服務

  • 內送電子郵件伺服器顯示位址

  • 安全的電子郵件伺服器

  • 電子郵件放置資料夾

若採用進階案例設定內送電子郵件,則需另外執行其他程序。如需詳細資訊,請參閱設定 SharePoint 2013 伺服器陣列的內送電子郵件

SharePoint 目錄管理服務會將 SharePoint 網站連線到組織的使用者目錄,以提供增強的電子郵件功能。使用此服務的優點,在於可讓使用者從 SharePoint 網站上建立及管理電子郵件通訊群組。此服務也會在組織的使用者目錄中建立連絡人,以便能夠在通訊錄中尋找啟用電子郵件功能的 SharePoint 清單。但是,使用 SharePoint 目錄管理服務會需要更多管理工作,因為此服務會與 Active Directory 網域服務 (AD DS) 通訊。

注意事項 附註:
建議您使用 Exchange Server 搭配 SharePoint 目錄管理服務運作,否則,就必須自訂您自己的目錄管理服務。

您可以使用自動或進階設定模式,設定 SharePoint 目錄管理服務。您可以選擇在 SharePoint 伺服器陣列中啟用 SharePoint 目錄管理服務,或是使用其他伺服器陣列的 SharePoint 目錄管理服務。使用其他伺服器陣列上執行的此服務有個優點,就是 Active Directory 權限會集中管理 (亦即,在其他伺服器陣列上)。

若要啟用這項服務的伺服器或執行SharePoint 2013伺服器陣列上, SharePoint 2013所使用的 SharePoint 管理中心應用程式集區帳戶必須具備寫入權限您在 Active Directory 中指定的容器。您必須進行此設定的組織單位 (OU) 與的權限之 OU 的 Active Directory 管理員。使用 SharePoint 目錄管理服務的遠端伺服器陣列上的優點是不需要 Active Directory 管理員建立及設定 OU 如果已存在之 OU 的說明。

注意事項 附註:
如果打算使用 SharePoint 目錄管理服務,會需要執行許多程序。如需詳細資訊,請參閱設定 SharePoint 2013 伺服器陣列的內送電子郵件

一般的目錄管理案例按下列步驟執行:

  1. 網站集合管理員建立新的 SharePoint 群組。

  2. 管理員選擇建立通訊群組清單,並與該 SharePoint 群組建立關聯,然後指派電子郵件地址給該通訊群組清單。

  3. 經過一段時間之後,管理員會在此 SharePoint 群組中新增及移除使用者。只要在群組中新增及移除使用者,SharePoint 目錄管理服務就會自動從儲存在 Active Directory 目錄服務中的通訊群組清單,新增及移除使用者。因為通訊群組清單與特定的 SharePoint 群組相關聯,所以此通訊群組清單可供該 SharePoint 群組的所有成員使用。

  4. 根據預設,會自動為小組網站上的討論區及行事曆產生電子郵件地址,並且將電子郵件地址新增至小組通訊群組清單。這兩份清單的電子郵件地址預設格式如下:GroupAddress.discussions 及 GroupAddress.calendar。

  5. 在通訊群組清單中加入討論區和行事曆的電子郵件地址後,所有傳送到此通訊群組清單的電子郵件和會議邀請都會封存在小組網站中。

如需 SharePoint 目錄管理服務的詳細資訊,請參閱SharePoint 內幕: SharePoint 目錄整合

當您設定 SharePoint 目錄管理服務,以在 Active Directory 中建立通訊群組及連絡人時,必須提供下列資訊:

  • 要建立新的通訊群組及連絡人之 Active Directory 容器名稱。此資訊必須以下列格式提供:

    OU=ContainerName, DC=DomainName, DC=TopLevelDomainName

    範例

    OU=SharePointContacts,DC=Contoso,DC=com

  • 內送電子郵件使用的 SMTP 伺服器名稱 (或接受預設的 SMTP 伺服器,若有的話)。此資訊必須以下列格式提供:

    Server.subdomain.domain.top-level_domain

    例如,SharePointServer.support.contoso.com

  • 是否只接受來自經過驗證之使用者的訊息。

  • 是否允許使用者從 SharePoint 網站建立通訊群組。若為此選項選擇「是」,您還可以選擇使用者是否可以執行下列任何多項動作:

    • 建立新的通訊群組。

    • 變更通訊群組的電子郵件地址。

    • 變更通訊群組的標題及描述。

    • 刪除通訊群組。

當您將 SharePoint 目錄管理服務設為使用遠端 SharePoint 目錄管理服務來建立通訊群組與連絡人時,必須提供下列資訊:

  • 遠端目錄管理服務的 URL,例如 http://server:adminport/_vti_bin/SharePointE-mailWS.asmx。

  • 內送電子郵件使用的 SMTP 伺服器名稱。

  • 是否只接受來自經過驗證之使用者的訊息。

  • 是否允許使用者從 SharePoint 網站建立通訊群組。

管理員可以指定當使用者為網站、清單或群組建立內送電子郵件地址後,要顯示在網頁中的電子郵件伺服器位址。此設定通常會與 SharePoint 目錄管理服務一併使用,為使用者提供更便於輸入的電子郵件伺服器位址,例如,mylist@example.com。

您可以將 SharePoint 2013 設定為接受來自所有電子郵件伺服器的電子郵件,或是只接受透過安全電子郵件伺服器應用程式路由傳送的電子郵件。

透過安全的電子郵件伺服器來路由傳送電子郵件有下列優點:

  • 使用者驗證:SMTP 服務無法驗證傳送電子郵件到您網站的使用者,但是 Exchange Server 可以。伺服器管理員可以使用 SharePoint 管理中心網站,指定在電子郵件透過 Exchange Server 傳送的情況下,系統僅接受來自已驗證使用者的電子郵件。

  • 垃圾郵件篩選:Exchange Server 提供垃圾郵件篩選功能,可在來路不明的商業電子郵件轉寄到目的地 (在此是指執行 SharePoint 2013 的伺服器) 之前,先將這些郵件去除。另一個能減少垃圾郵件的技巧,是讓小組網站成員只能在您授與成員寫入權限的清單中,封存電子郵件。

  • 防毒保護:Exchange Server 可針對透過它路由傳送的電子郵件提供防毒保護。

注意事項 附註:
因為只有自動模式提供此選項,因此無法在指定一或多部安全的電子郵件伺服器時,同時指定電子郵件放置資料夾。

如果 SMTP 服務是在 SharePoint 伺服器之外的另一部伺服器上執行,就必須指定 SharePoint 2013 擷取內送電子郵件的位置。在指定電子郵件放置資料夾後,SharePoint 2013 就知道要從哪裡擷取內送電子郵件。但是,如果您指定特定的電子郵件放置資料夾,對於傳送電子郵件到該放置資料夾的遠端電子郵件伺服器,SharePoint 2013 就無法偵測該電子郵件伺服器的設定變更。這表示,如果管理員將該電子郵件伺服器設定為不再傳送電子郵件到此資料夾,SharePoint 2013 將無法偵測設定已變更,因此無法從新的位置擷取檔案。

注意事項 附註:
如果將內送電子郵件設為進階模式,請務必確定您擁有電子郵件放置資料夾的適當權限。如需詳細資訊,請參閱設定 SharePoint 2013 伺服器陣列的內送電子郵件
注意事項 附註:
因為只有自動模式提供此選項,所以無法在指定電子郵件放置資料夾時,同時指定一或多部安全的電子郵件伺服器。

伺服器陣列管理員在啟用內送電子郵件時,有兩種設定模式可以選擇:自動和進階。如前文的<採用基本案例>一節所述,您可以選擇使用預設設定的自動設定模式。但是,自動設定模式還有其他選項可供您選擇。

下表說明設定選項,以及這些選項在 SharePoint 管理中心網站的 [設定內送電子郵件設定] 頁面上,是以自動設定模式還是進階設定模式進行設定。

 

設定選項 自動設定模式 進階設定模式

啟用內送電子郵件

SharePoint 目錄管理服務

內送電子郵件伺服器顯示位址

電子郵件放置資料夾

進階與自動設定模式的相似之處,在於它們都可以讓伺服器陣列管理員設定 SharePoint 目錄管理服務,以及要顯示在網頁上的電子郵件伺服器位址。這兩種設定模式的不同之處,在於自動設定模式可指定電子郵件放置資料夾,而非選擇從哪種電子郵件伺服器接受電子郵件。SharePoint 2013 會使用此電子郵件放置資料夾來偵測新的電子郵件訊息。

注意事項 附註:
自動模式不提供電子郵件放置資料夾設定,因為此模式會自動將電子郵件放置資料夾設為 SMTP 服務指定的資料夾。

https://technet.microsoft.com/zh-tw/library/cc263462.aspx
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