SharePoint Server 中的文件管理
適用于：
2013 2019 訂閱版本 
Microsoft 365 中的 SharePoint
本文包含以 SharePoint Server 為基礎的檔管理解決方案各種元素的高階描述。
文件管理控制貴組織中文件的生命週期 (文件的建立、檢閱和發佈，以及最終的處置或保留方式)。 雖然「管理」一詞涵意為由組織高階人員控制資訊，不過有效的文件管理系統應該要反映使用該系統之組織的文化。 您使用的文件管理工具應該具備足夠彈性以讓您有辦法緊密控制文件的生命週期 (若此點符合貴企業的文化和目標)，但也應能讓您實作結構較鬆散的系統 (若此點更適合貴企業)。
瞭解 Microsoft 365 中 SharePoint 的共同作業治理。
文件管理系統的元素
有效的檔管理解決方案會指定：
組織中可以建立哪些種文件和其他內容。
每種文件使用哪個範本。
要為每種文件提供哪些中繼資料。
文件在其每個生命週期階段要儲存在什麼位置。
如何在文件的每個生命週期階段控制對文件的存取權。
當小組成員幫忙建立、檢閱、核准、發佈和處置文件，如何在組織內移動文件。
SharePoint Foundation 2013 包含實作檔管理所有這些層面的功能。 SharePoint Server 包含相同的功能，並新增：
要對文件套用哪些原則，以稽核文件相關動作、適當保留或處置文件，以及保護組織的重要內容。
如何依法律規定和企業指導方針，處理必須保留的文件做為公司記錄。
為了確保資訊工作者可以輕鬆地利用這些功能，而不需要離開其日常作業和熟悉的工具，Microsoft Office 系統中的應用程式 —例如 Microsoft Outlook 和 Word — 也包含在檔生命週期中支援每個階段的功能。
規劃程序
文件管理規劃程序包含下列主要步驟：
識別檔管理角色 請確定您的計畫包含貴組織重要專案關係人的意見反應、您擁有實作解決方案的最佳小組，以及知道誰將參與檔管理程式。
分析檔使用量 在您識別誰在檔上工作之後，請判斷其處理的檔案類型及其使用方式。
規劃檔的組織 您可以組織網站集合、網站和文件庫中的檔。 SharePoint Server 提供各種功能來協助組織和儲存檔，從特殊網站到鬆散結構化的文件庫，以快速建立和共同作業檔。 在文件庫中，還可以將內容組織到資料夾和子資料夾中。
規劃內容在位置之間的移動方式 可能需要在其生命週期的不同階段，將檔從某個網站或文件庫移至另一個網站或文件庫。
規劃內容類型 使用內容類型來組織檔的相關資訊，例如中繼資料、檔範本和工作流程程式。 實作此方法是協助您組織檔並強制執行整個組織一致性的重要步驟。
規劃工作流程 當您為組織規劃工作流程時，您可以控制和追蹤檔在檔生命週期中共同作業時，如何從一個小組成員移至另一個小組成員。 SharePoint Server 包含一般小組工作的工作流程，例如檢閱和核准檔。 SharePoint Server 也支援建立和安裝自訂工作流程。
規劃內容控管 您可以根據內容類型或儲存位置來規劃適當的控制程度。 例如，您可以要求特定文件庫中的文件必須先經過簽出才能編輯。
規劃原則 針對每個內容類型，規劃資訊管理原則，以確保根據貴組織的機構和法律需求來稽核、保留及處理檔。 SharePoint Server 包含實作稽核、檔保留和條碼 (的原則，以確保列印的內容可以與對應的電子版本) 相互關聯。
注意事項
在 SharePoint Foundation 2013 中無法使用原則。