管理概觀 (SharePoint Server 2010)

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適用版本： SharePoint Server 2010

上次修改主題的時間： 2017-01-19

本文介紹「管理」為成功 Microsoft SharePoint Server 2010 部署的基本要件，以及說明為何資訊架構與 IT 服務皆為管理規劃的重要元件。

本節內文著重在管理 SharePoint Server 2010 部署的需求。這些文章也針對貴組織應考慮管理的各式 Microsoft SharePoint Server 活動與程序提供一般指引及範例。

本文內容：

  • 關於管理

  • 應管理哪些項目？

  • 管理原則由誰決定？

  • 管理的實作方式為何？

關於管理

「管理」是一組原則、角色、職責與程序，其可引導、指示及控制組織的業務部門與 IT 小組如何合作以實現業務目標。全面性管理計劃對您組織的好處如下：

  • 簡化產品及技術的部署 (如 SharePoint Server 2010)。

  • 保護企業免於安全威脅或不遵守法律責任的行為。

  • 有助於確保技術投資獲得最佳的投資回報率，例如在內容管理或資訊架構中執行最佳作法。

應管理哪些項目？

每個組織的需求與目標各不相同，進而影響其管理方法也不相同。例如，大型組織的管理需求可能會比小型組織多也較詳細。

成功的 SharePoint Server 2010 部署需要下列元素：

  • 資訊架構

    資訊架構的目標是建立一個系統，以協助使用者收集、儲存、擷取及使用達成業務目標所需的資訊。網站的資訊架構可決定該網站 (其網頁、文件、清單及資料) 內資訊的組織方式，以及對網站使用者呈現的方式。

    完整評量組織的資訊架構，有助於找出潛在的無效率，如下所示：

    • 中繼資料的使用若缺乏一致性，可能會不易搜尋及比較相關的資料或內容。

    • 不良的設計與管理的內容儲存，可能會導致多重版本的文件，因而無法找出代表性的版本。

    • 不良的分類與管理的資料儲存，可能會導致決策者找到並依賴錯誤的資料。

    • 不良的導覽設計或不良的資訊呈現方式，會讓尋找重要網站及資訊的難度增加。

  • 架設 SharePoint Server 的 IT 服務

    SharePoint Server 2010 包括許多可透過完整的管理計劃加以運用之新功能。其中部分功能如下：

    • Microsoft SharePoint Foundation 2010 內建的新服務應用程式架構，將取代 SSP 模型。

    • 備份與還原的改良。

    • 多重租賃，其會建立真實的代管環境，且可在根據網站訂閱分割資料時，於客戶 (承租人) 之間共用服務資源。

    • 自動化密碼變更的管理帳戶。

    • Windows PowerShell，這是特別為系統管理員設計的新式命令列介面與指令碼語言。

    除非已有管理計劃，否則個別管理且執行 SharePoint Server 之網頁伺服器的快速及未加控制地成長，可能會發生未預期的結果。包括下列各項：

    • 代管組織鬆散之網站群組的隔離伺服器沒有共同的搜尋索引、導覽或安全配置。若要支援建立自助網站，應該要有涵蓋內容處置及網站封存的計劃。

    • 主控不安全的應用程式之伺服器，有可能會危害內容的完整性。

    • 要求執行 SharePoint Server 之本機伺服器的技術支援，但沒有支援小組知識。

    • 各伺服器對於法規相符性等關鍵活動的管理可能都不一致。

    • 備份及還原資料或安裝產品更新等例行維護活動，可能因缺乏訓練或伺服器設定不一致而無法正確執行。

    • 造成內容擁有權問題或導致網站鎖定的網站擁有權變更。

    隨著在企業中使用 SharePoint Server 2010 的情形日益增加，IT 部門應該實作一組妥善管理的主控服務，讓 SharePoint Server 2010 可供使用，並建立使用及設定的控制能力。

針對具效率且可管理的 SharePoint Server 2010 解決方案，您的組織應該考慮管理一或多項下列其他領域：

  • 自訂原則

    SharePoint Server 2010 包含跨多個產品領域的自訂特性與功能，例如商務智慧、表單、工作流程與內容管理。但在進行自訂的同時，SharePoint Server 2010 環境的穩定性、維護性與安全性也將面臨風險。若要在控制其範圍時提供自訂功能，則應研擬有關下列考量的自訂原則：

    • 核准的自訂工具。例如，應該決定是否允許使用 Microsoft SharePoint Designer 2010，以及指定可以自訂哪些網站元素，以及由誰自訂。

    • 管理原始程式碼的方式 (例如程式碼控制系統) 以及記載該程式碼的標準。

    • 開發標準，如編碼的最佳作法。

    • 測試與驗證標準。

    • 必要的封裝與安裝方法。您應該控制自我練習的使用，讓網站擁有人在局部信任的內容中主控自訂方案，而不影響其餘 SharePoint 實作。

    • 支援的自訂類型。例如，您可能會想要允許使用網頁組件以整合 Microsoft Silverlight 3 應用程式與 SharePoint 網站。

      如需管理自訂之程序的詳細資訊，請參閱白皮書 SharePoint 產品及技術的自訂原則 (可能為英文網頁) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92311&clcid=0x404)(可能為英文網頁)。

  • 商標

    若要設計用於整個企業的資訊架構與網站集，請考慮在管理計劃中加入商標。一組正式的品牌原則有助於確保網站能夠一致地使用企業圖像、字型、佈景主題與其他設計元素。例如，在 SharePoint Server 2010 中，您可以將 Microsoft PowerPoint 2010 佈景主題直接匯入至 SharePoint 網站，如此即可將佈景主題自動套用至所有子網站。

  • 訓練

    雖然 SharePoint Server 2010 具有一目了然的網路型介面，並且提供線上說明，但依據 SharePoint Server 2010 使用 (特別是管理) 網站對某些使用者而言仍是一項挑戰。此外，您的 IT 與業務部門所實作的管理原則集，可能也需要解說才可了解。若能適當地訓練使用者社群，將可提高 SharePoint Server 2010 實作滿意度，且支援成本也會降低。

管理原則由誰決定？

成功的 SharePoint Server 2010 部署需要與業務主管、IT 專業人員與資訊工作者持續地溝通與合作。當您建立管理委員會時，應該盡可能包括下列群組與角色的代表，而且人數愈多愈好：

注意

您的組織可能沒有對等的角色，也可能使用不同的職稱。

  • 主管人員：主要的主管人員應訂定管理委員會的整體目標、授與權限，並定期評估其實作方式與原則的執行成效。

  • 財務人員：財務主管應確保管理規則與程序有助於企業在 SharePoint 產品及技術的投資上能增加報酬率。

  • IT 主管：IT 主管必須協助開發其服務項目，並決定達成 IT 職責的方法 (例如改善安全性與維護可靠性)，同時支援業務小組所需的功能。

  • 業務部門主管：業務主管代表進行企業中最主要工作的小組，同時推動 SharePoint Server 2010 部署的結構性與功能性需求。他們必須與架構師合作，決定企業的資訊架構與組織分類標準。業務主管也必須並與 IT 主管合作，建立服務等級協定與其他支援原則。

  • 資訊架構師或分類人員：這些群組的成員對規劃以及設計資訊系統與分類的經驗豐富。他們會依據對象資訊需求分析，開發支援組織目標以及定義網站架構與瀏覽的計劃。

  • 法務人員：管理包括確定企業法規相符性與法律需求，以及管理其公司智慧財產。若企業設有負責法規相符性或法律監督人員，請在管理委員會中納入這些領域的代表。

  • 開發主管：軟體開發組織的主管應協助決定核准哪些自訂工具、如何驗證程式碼安全性，以及其他與程式碼相關的最佳作法。

  • 資訊工作人員：負責執行日常性工作的組織成員，應協助確保 SharePoint Server 2010 服務與資訊架構符合其需求。

  • 訓練人員：教學專家應負責開發訓練計劃，並進行所有適當的訓練與教育。

管理的實作方式為何？

有效的管理計劃可預先考慮到組織內業務部門與 IT 小組的需求與目標。每個企業都有其獨特性，因此您必須決定實作針對您環境量身打造的管理計劃之最佳方式。

請為您的組織考量管理實作的下列建議階段：

  1. 決定最初的準則與目標。

    管理委員會應該研擬可評估的管理觀點、原則與標準，以追蹤法規相符性及量化企業的獲益。例如，此計劃應找出 SharePoint Server 2010 部署之技術與業務部分的提供服務需求。

  2. 分類業務資訊/內容。

    根據現有分類組織資訊，或建立含有支援商務解決方案所需之所有內容的自訂分類。在組織資訊之後，請設計資訊架構，以管理企業內容。然後，決定支援資訊架構的最適當之 IT 服務。

  3. 開發教育策略。

    在管理計劃本身之後，人力元素是 SharePoint Server 2010 部署成功與否最重要的成分。完整訓練計劃應該顯示如何根據所實作的標準與作法來使用 SharePoint Server 2010，以及說明這些標準和作法為何重要。計劃應該涵蓋特定使用者群組所需的訓練種類，以及說明適當的訓練工具。例如，您的 IT 部門可能會維護其 SharePoint Server 2010 服務項目的常見問題集 (FAQ) 頁面，而業務部門可能會提供線上訓練，以顯示如何設定及使用新的文件管理程序。

  4. 擬定持續的計劃。

    成功管理是一反覆程序。管理委員會應該定期開會討論，考慮在管理計劃中納入新需求、重新評估及調整管理準則，或解決不同業務部門的 IT 資源衝突。此委員會應該定期向其執行提案人報告以說明內容，並協助達成企業的法規相符性。雖然此程序看似複雜，但其目標是提高 SharePoint Server 2010 的投資報酬、充分利用 SharePoint Server 2010 解決方案的效用，以及增加企業生產力。

See Also

Other Resources

管理資源中心 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=133502&clcid=0x404)(可能為英文網頁)