規劃記錄的收集方法 (Office SharePoint Server)

本文內容：

• 將檔案移至記錄中心網站的技術

• 完成您的計劃

在您開發檔案計劃及設計「記錄中心」網站之後，請規劃要如何將組織中正在使用的電子和書面文件移至「記錄中心」網站。本文回顧您可以用以將內容移至「記錄中心」網站的技術，並提供規劃如何將檔案計劃中的項目變成記錄的建議方法。

將檔案移至記錄中心網站的技術

您可以使用下列技術將檔案移至「記錄中心」網站：

• 從以 Microsoft Office SharePoint Server 2007 為基礎的網站手動傳送內容。

• 使用 Microsoft Exchange Server 2007 中的受管理電子郵件資料夾。

• 使用以 Windows SharePoint Services 3.0 物件模型為基礎的自訂解決方案，例如自訂工作流程。

手動將內容傳送至「記錄中心」網站

如果檔案儲存在以 Office SharePoint Server 2007 為基礎之網站的文件庫中，資訊工作者可以使用 [傳送至記錄中心] 命令，將檔案複本傳送至「記錄中心」網站，以宣告該檔案。當網站集合管理員設定「記錄中心」網站的連線時，網站集合中的所有使用中文件即可使用此命令。除了將文件複本傳送至「記錄中心」網站，[傳送至記錄中心]**** 命令也會傳送文件的中繼資料、其稽核記錄及其在使用中文件伺服器上的位置。如果「記錄中心」網站中需要其他中繼資料，則會提示使用者提供該資料。雖然手動將記錄傳送至「記錄中心」網站並不是實用的大型解決方案，但是您可以用以輔助其他將內容移至「記錄中心」網站的方法。

使用 Microsoft Exchange Server 2007 中的受管理電子郵件資料夾，將電子郵件和檔案傳送至「記錄中心」網站

Exchange Server 2007 包含的原則功能類似使用 Office SharePoint Server 2007 來實作的原則功能。在 Exchange Server 2007 中，管理員可以設定 Exchange 資料夾，這樣一來，當使用者將電子郵件訊息移至該資料夾時，即會使用「簡易郵件傳送通訊協定」(SMTP) 將電子郵件訊息複製到「記錄中心」網站。

當「記錄中心」網站收到從 Office SharePoint Server 2007 複製的電子郵件訊息時，其處理方式就和傳送至「記錄中心」網站的任何其他檔案一樣；系統會依據記錄路由表格中的相符項目，將該電子郵件訊息移至適當的文件庫。如需記錄路由表格的詳細資訊，請參閱＜設計記錄中心網站 (Office SharePoint Server)＞。

上述的原則和記錄保留功能，即為 Exchange Server 2007 中導入的受管理電子郵件資料夾功能。Exchange 管理員可以使用受管理的電子郵件資料夾，來定義針對特定商務目的 (例如人事議題、產品規劃或連絡人) 提供的資料夾。管理員可以指派原則給這些受管理的資料夾，以確保內容的到期日適當、設定其他伺服器 (例如 Office SharePoint Server 2007 中的「記錄中心」網站) 的連線，或是初始化 Exchange Server 2007 中已設定的任何自訂動作。您可以依規則強制使用受管理的電子郵件資料夾 (例如依主旨行將訊息移至資料夾)，也可以隨自己的意願使用資料夾，要求資訊工作者手動將電子郵件移至適當的資料夾。如需實作受管理電子郵件資料夾及其他 Exchange Server 2007 功能的完整描述，請參閱《Exchange Server 2007 管理員手冊》。

使用自訂解決方案將檔案傳送至「記錄中心」網站

您可以透過程式設計方式，將檔案和電子郵件訊息從檔案和電子郵件伺服器傳送至「記錄中心」網站，無論其是否以 Office SharePoint Server 2007 或 Exchange Server 2007 為基礎。若要執行這項操作，請開發並安裝具有以 Windows SharePoint Services 3.0 物件模型實作之記錄管理方法介面的程式，然後將這些程式整合到文件或電子郵件管理程序中。

您可以使用 Windows SharePoint Services 3.0 物件模型，來決定「記錄中心」網站之記錄路由表格中定義的記錄類型清單，然後將包括其內容、屬性和稽核記錄的檔案送出至特定的記錄系列。如需使用程式設計 Windows SharePoint Services 3.0 物件模型的完整描述，請參閱 Office SharePoint Server 2007 軟體開發套件 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x404) 。

您可以使用 Windows SharePoint Services 3.0 物件模型建立「自訂的工作流程」**，將檔案複製到「記錄中心」網站。將檔案傳送到「記錄中心」網站的工作流程，可整合到文件管理系統，成為引導文件完成其生命週期之工作流程的一部分。針對可預測生命週期的文件類型 (例如費用報表)，您可以實作引導文件完成不同階段的工作流程，並在最後一個步驟，將文件複本傳送至「記錄中心」網站。透過建立新文件，即可觸發此工作流程。

完成您的計劃

在您發展檔案計劃 (Office SharePoint Server)，並檢閱用以將內容移至「記錄中心」網站的方法之後，請決定要如何將各類型的記錄傳送至「記錄中心」網站，以完成您的計劃。需考量的因素如下：

• 需強制遵守規定或隨意？

• 您可以仰賴組織中資訊工作者的合作來遵守記錄管理程序嗎？一般最好避免手動程序；但是如有需要，請策劃適當的訓練及監視，以確保小組遵守規定。

• 內容會儲存在 Office SharePoint Server 2007 文件管理伺服器上嗎？

• 電子郵件會儲存在 Exchange Server 2007 電子郵件伺服器上嗎？如果電子郵件儲存在 Exchange Server 2007 電子郵件伺服器上，則可使用內建機制 (例如受管理的電子郵件資料夾) 來實作「記錄中心」網站的連線。如果電子郵件儲存在其他電子郵件伺服器上，則可使用 Windows SharePoint Services 3.0 物件模型來設計及實作自訂方法，將檔案傳送至「記錄中心」網站。

• 您有保留實體內容嗎？管理使用中的實體內容 (例如書面文件或 CD-ROM)，以及將其傳送至記錄存放庫以供保留 (並追蹤「記錄中心」網站中的記錄)，都需要獨特的規劃，但本主題並不會加以說明。例如，若書面文件沒有電子版存在，您可能需要使用清單及其相關的原則和工作流程來追蹤該項目。如需追蹤實體記錄之策略和技術的完整描述，包括使用中及傳送至「記錄中心」網站之後的記錄，請參閱＜規劃實體記錄保留＞主題。

下表說明檔案計劃中的某些記錄要如何移至記錄儲存機制網站：

下載本書

本主題隨附於下列可下載的叢書中，以便於閱讀與列印：

• Office SharePoint Server 2007 規劃與架構 (第 1 部分)

請參閱 Office SharePoint Server 2007 可下載的內容 (英文) 上提供的完整叢書清單。