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在 SharePoint Server 2013 中規劃將使用中文件轉換為記錄的方法

 

適用版本:SharePoint Server 2013 Enterprise

上次修改主題的時間:2016-12-16

摘要:了解使用者可在 SharePoint Server 2013 的記錄中心網站中,將使用中文件轉換為記錄的方式。

當您在 SharePoint Server 2013 中完成檔案規畫及記錄管理解決方案的設計之後,請規劃要如何將組織內使用中的文件以電子方式或影印方式變成記錄。本文回顧您可用以宣告使用中文件為記錄的技術,並提供規劃如何將檔案計畫中的項目變成記錄的建議方法。

本文內容:

您可以使用下列技術,將使用中的文件轉換為記錄:

  • 手動宣告文件為記錄。

  • 定義宣告文件為記錄的原則,或在特定時間將文件傳送至記錄中心網站。

  • 建立傳送文件至記錄中心網站的工作流程。

  • 使用以 SharePoint 物件模型為基礎的自訂解決方案。

若文件庫啟用就地記錄管理,使用者可編輯文件的更新狀態詳細資料,明確宣告文件庫中的文件為記錄。當網站集合管理員啟用就地記錄管理時,網站集合管理員會指定可以宣告及取消宣告記錄的人員,並指定使用者是否應該在文件成為記錄後,加以編輯或刪除。

若已建立記錄中心網站的連線,使用者可使用 [傳送至] 命令,手動將文件傳送至記錄中心網站。當伺服器陣列管理員設定記錄中心網站的連線時,此命令可用於所有使用中的文件。依連線設定方式之不同,可複製文件至記錄中心網站,亦可將文件移至記錄中心網站,或移至記錄中心網站並維護檔案的連結。

雖然手動將記錄傳送至記錄中心網站針對大型解決方案而言並不實用,但是您可用以輔助其他建立記錄的方法。

「保留原則」會指定在某些時間點對文件執行的動作。原則動作會自動產生;使用者不需要啟動動作。

有兩個原則動作特別可聯手管理記錄:傳送文件至其他位置,以及宣告文件為記錄。若存在記錄中心網站的連線,您可建立傳送文件至記錄中心網站的原則。此原則也指定是否將文件複製到記錄中心網站、移動文件,或移動文件並在文件庫中留下連結。若網站啟用就地記錄管理,您可建立宣告文件為記錄的原則。您也可以使用 SharePoint 物件模型建立自訂動作。

保留原則可有多個階段。例如,您可以建立保留原則,在上次變更文件一年後,刪除所有舊版文件;並在上次變更文件五年後,將文件傳送至記錄中心網站。

若網站啟用就地記錄管理,網站可能包含使用中的文件與記錄。在此情況下,您可為使用中的文件與記錄指定不同的保留原則。例如,您可建立原則,在建立文件兩年後,宣告使用中的文件為記錄,並建立次要原則,在宣告文件為記錄七年後,刪除該記錄。

當您使用 SharePoint Designer 建立工作流程時,可新增動作將項目傳送至存放庫。使用此動作,可建立工作流程,將文件傳送至記錄中心網站。您也可以在工作流程中包括其他動作。例如,您可以建立工作流程,將電子郵件訊息傳送給文件的作者要求核准,然後將文件傳送至記錄中心網站。您可在建立文件一年後,建立執行新的工作流程之保留原則,結合原則與工作流程。

您可以使用 SharePoint 物件模型來建立自訂工作流程,將檔案複製到記錄中心網站。將檔案傳送到記錄中心網站的工作流程,可整合至文件管理系統,成為引導文件完成其生命週期之工作流程的一部分。針對可預測生命週期的文件類型 (例如費用報表),您可以實作引導文件完成其不同階段的工作流程,並在最後一個步驟,將文件複本傳送至記錄中心網站。透過建立新文件,即可觸發此工作流程。

您可以開發Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy namespace 物件用於其他資料來源的內容傳送至 「 記錄中心 」 網站的自訂解決方案。如需如何實作使用SharePoint Server 2013物件模型的自訂解決方案的詳細資訊,請參閱SharePoint Server 2013Software Development Kit (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788)。

在您開發檔案計畫並檢閱用以將內容移至記錄中心網站的方法之後,請決定要如何將各種記錄傳送至記錄中心網站,以完成您的檔案計畫。需考量的事項如下:

  • 需強制遵守規定或隨意?

  • 可以您取決於使用者的合作以符合記錄管理程序在組織中吗?一般而言,避免手動程序。不過,所需之處,建立適當的訓練與監視] 以確保小組規範。

  • 內容會儲存在 SharePoint Server 2013 文件管理伺服器上嗎?

  • 對於實體內容您有加以維護嗎? 管理使用中的實體內容 (例如紙本或 CD-ROM),以及將其傳送至記錄存放庫以供保留 (並追蹤記錄中心網站中的記錄),都需要獨特的規劃,但不在本主題的涵蓋範圍之內。 例如,若無書面文件的電子版,可能需要使用具有相關的原則與工作流程的清單追蹤該項目。

下表說明範例檔案計畫中的某些記錄要如何移至記錄中心網站:

 

文件 描述 媒體 來源位置 變成記錄...

福利計劃

員工福利計劃的描述。

網頁

SharePoint Server 2013 文件庫

使用與到期原則相關的自訂工作流程

保險計劃

員工保險計劃的描述。

列印

與 SharePoint Server 2013 中之清單項目相關的實體文件

傳送至實體存放庫,並在記錄中心網站中建立清單項目進行追蹤 (使用條碼)

薪資工時表

工作、加班及支付薪資時數的摘要。

電子文件

薪資記錄伺服器不是以 SharePoint Server 2013 為基礎

使用自訂程式

產品開發檔案

產品及相關文件的規格。

電子文件

SharePoint Server 2013 文件庫

使用與到期原則相關的自訂工作流程,並手動使用 [傳送至] 命令

https://technet.microsoft.com/zh-tw/library/cc261708.aspx
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