規劃文件庫 (Windows SharePoint Services)

本文內容：

• 規劃文件庫

• 規劃版本設定、內容核准與取出

• 規劃資訊版權管理

規劃文件庫

文件庫是 Windows SharePoint Services 3.0 上可以與其他網站使用者共用的檔案集合。多數 Windows SharePoint Services 3.0 文件管理功能透過文件庫提供。在文件管理規劃的過程中，應該決定最符合您組織需求的文件庫。

Windows SharePoint Services 3.0 包含下列類型的文件庫：

• 文件庫 文件庫適用於一般用途的文件儲存、文件共同作業、與簡易的內容共用。

• 圖片庫 圖片庫可用以共用、管理及重複使用數位圖片。

使用文件庫可儲存您的工作群組共同作業的內容，以及建立共用知識庫。例如，負責設計產品的工作群組可使用文件庫儲存進行中的工作，例如設計提案、規格與支援資訊等。使用中繼資料 (以資訊欄的形式顯示)，可維護及公開每份設計文件的狀態、每份文件的作者、專案名稱等資訊。完成的文件可個別儲存在可搜尋的知識庫文件庫中，作為研究新專案時的資訊來源。

在 Windows SharePoint Services 3.0 中，文件庫可包含多種類型的文件。若要實作這項操作，請建立一或多個內容類型與文件庫的關聯。當多個內容類型與文件庫建立關聯時，該文件庫的 [新增] 命令將可讓使用者建立任何與文件庫相關聯之內容類型的新文件，而文件庫可包含之所有內容類型的中繼資料都會顯示在文件庫檢視中。如需內容類型規劃的詳細資訊，請參閱＜規劃內容類型 (Windows SharePoint Services)＞。

其他支援共同作業的文件庫功能包括：

• 範本 您可以設計範本，並使其與文件庫建立關聯，以標準化文件庫中建立的文件。

• 工作流程 使用自訂工作流程 (請參閱＜規劃工作流程 (Windows SharePoint Services)＞)，可讓您對文件執行商務程序。例如，工作流程可將文件送交審閱。

• 存回與取出 您可以要求使用者必須在文件庫中存回及取出文件，才可進行編輯。

• 版本設定 有三種版本設定選項可供選取。

使用規劃文件庫工作表 (英文) ，列出每個要建立的文件庫，以及文件庫建立所在的網站。例如，若使用前述的產品設計範例，您將會建立兩個項目：「作用中設計文件的文件庫」與「已封存設計文件的文件庫」。針對每個文件庫，請列出您要儲存在文件庫中的所有內容類型，例如「產品規格」與「產品設計文件」。

規劃版本設定、內容核准與取出

規劃版本設定

「版本設定」是連續的文件重複項目編號及儲存的方法。

Windows SharePoint Services 3.0 有三種版本設定選項：

• 無 指定不儲存舊版的文件。未使用版本設定時，將無法擷取舊版的文件，且因為不會儲存每個文件重複項目隨附的註解，所以文件歷程記錄也會遺失。如果文件庫包含的內容不重要或絕不會變更，請使用這個選項。

• 僅限主要版本 指定使用簡單的版本設定配置 (例如 1、2、3) 來保留文件的編號版本。若要控制對儲存空間的影響，可以指定保留的舊版數目 (從目前版本往回算)。在主要版本設定中，每次儲存文件的新版本時，所有對文件庫擁有權限的使用者都將能夠檢視其內容。當您不想區別文件的草稿版本與發佈版本時，請使用這個選項。例如，在工作群組於組織內使用的文件庫中，如果小組中的每個成員都需要能夠檢視每份文件的所有重複項目，主要版本設定便是個不錯的選擇。

  主要和次要版本 指定使用主要和次要版本設定配置 (例如 1.0、1.1、1.2、2.0、2.1) 來保留文件的編號版本。以 .0 結尾的版本為主要版本，而以非零結尾的版本是次要版本。文件先前的主要和次要版本也會與目前版本一起儲存。若要控制對儲存空間的影響，可以指定要保留的先前主要版本數目 (從目前版本往回算)。您也可以指定應該保留的主要版本和次要版本數目。例如，如果您指定應該保留兩個主要版本的次要版本，而目前的主要版本是 4.0，則從 3.1 開始的所有次要版本都會保留。在主要和次要版本設定中，擁有讀取權限的任何使用者都能檢視文件的主要版本。您可以指定可檢視次要版本的使用者。一般而言，請針對能編輯項目的使用者授與檢視和使用次要版本的權限，而限制擁有讀取權限的使用者僅能檢視主要版本。當您想要區別對象可檢視的已發佈內容與尚不能發佈的草稿內容時，請使用主要和次要版本設定。例如，在包含組織福利說明的人力資源網站上，請使用主要和次要版本設定，以限制員工存取仍在修改的福利說明。

在文件庫工作表 (英文) 中，對每個列出的文件庫，指定要使用的版本設定配置：無、主要、或主要和次要。

規劃內容核准

內容核准是擁有「核准者」權限的網站成員控制內容發佈的方法。正在等候內容核准的文件草稿會處於「擱置」狀態。當核准者檢閱文件並核准內容時，便可供擁有讀取權限的網站使用者進行檢視。文件庫擁有者可啟用文件庫的內容核准，且可選擇性建立工作流程與執行核准程序之文件庫的關聯。使用內容核准可形式化及控制提供內容給對象的程序。例如，企業在發佈其某一項產品或服務的內容時，可能需要在發佈內容之前先進行法務檢閱與核准。

送出文件以進行核准的方式，會視文件庫中的版本設定而異：

• 無 如果未使用版本設定，而且儲存了對文件的變更，文件的狀態會變成「擱置」。Windows SharePoint Services 3.0 會保留文件的前一版，讓擁有讀取權限的使用者仍然可以檢視前一版內容。擱置變更經過核准後，會將文件的新版本提供給擁有讀取權限的使用者檢視，並且放棄舊版。如果未使用版本設定，而且將新文件上載至文件庫，文件會以「擱置」狀態新增至文件庫，且在核准之前，無法供擁有讀取權限的使用者檢視。

• 僅限主要版本 如果使用主要版本設定，而且儲存了文件的變更，文件的狀態會變成「擱置」，並將前一個主要版本文件提供給擁有讀取權限的使用者檢視。文件的變更經過核准後，會建立新的主要版本文件，並提供給擁有讀取權限的網站使用者檢視，然後將先前的版本儲存到文件的歷程記錄清單。如果使用主要版本設定，而且將新文件上載至文件庫，文件會以「擱置」狀態新增至文件庫，且在核准為第 1 版之前，無法供擁有讀取權限的使用者檢視。

• 主要和次要版本 如果使用主要和次要版本設定，而且儲存了文件的變更，作者可以選擇將新次要版本的文件儲存為草稿；或者建立新的主要版本，將文件的狀態變更為「擱置」。文件的變更經過核准之後，會建立新的文件主要版本，並提供給擁有讀取權限的網站使用者。在主要和次要版本中，文件的主要和次要版本都會保留在文件的歷程記錄清單中。如果使用主要和次要版本設定，而且將新文件上傳至文件庫，文件會以 0.1 版的「草稿」狀態新增至文件庫，或是作者可以立即要求核准，此時文件的狀態會變更為「擱置」。

在文件庫工作表 (英文) 中，指定是否對每個列出的文件庫要求內容核准。

規劃存回與取出

您可以要求使用者在編輯文件前，要先存回及取出文件庫的文件。一律都會建議這麼做。要求存回與取出的好處包括：

• 更能控制建立文件版本的時機。將文件取出時，作者可以儲存文件而不存回。文件庫的其他使用者將無法看到這些變更，且不會建立新版本。新版本 (其他使用者可看見) 只會在作者存回文件時建立。這讓作者有更多的彈性和控制。

• 更能擷取中繼資料。當文件存回時，作者可以撰寫註解，描述對文件所做的變更。這有助於建立對文件所做變更的持續歷程記錄。

在文件庫工作表 (英文) 中，指定是否必須存回與取出每個列出的文件庫。

規劃資訊版權管理

資訊版權管理 (IRM) 可讓內容建立者控制及保護其文件。版權管理文件的內容會加密並提供限制使用者的發行授權。這些限制會根據使用者權限的層級而不同。一般限制包括製作唯讀文件、停用文字的複製、不允許使用者儲存文件複本，或不讓使用者列印文件。讀取 IRM 支援檔案類型的用戶端應用程式，會使用 IRM 管理文件內的發行授權來強制限制存取該文件的使用者。

Windows SharePoint Services 3.0 支援對文件庫中儲存文件的資訊版權管理。若要實作檔案類型的資訊版權管理，管理員必須安裝該檔案類型的保護裝置，此保護裝置是一個程式，可以控制某檔案類型權限管理文件加密與解密。

在 Windows SharePoint Services 3.0 中使用資訊版權管理，可控制使用者從 Windows SharePoint Services 3.0 的文件庫中開啟文件時可對文件採取的動作。相反地，若 IRM 已套用至用戶端電腦上儲存的文件，則文件的擁有者可以選擇要將哪些權限指派給文件的每位使用者。在文件庫上使用 IRM，可以控制伺服器上儲存的敏感內容。例如，如果您製作一個文件庫讓企業內的其他團隊可以預覽未來的產品，則可以使用 IRM 防止這些團隊將內容發佈給組織外部的對象。

如果已在文件庫上啟用 IRM，且可以進行版權管理的類型文件已從伺服器下載至用戶端應用程式，則 Windows SharePoint Services 3.0 會加密文件，並新增發行授權。將文件上傳回至伺服器時，Windows SharePoint Services 3.0 會解密檔案，並將檔案以未加密格式儲存在文件庫中。

使用者從文件庫上傳文件時套用至文件的 IRM 權限，取決於每位使用者對 Windows SharePoint Services 3.0 安全性設定內容的權限。下表說明 Windows SharePoint Services 3.0 權限如何轉換為 IRM 權限：

若要在 Windows SharePoint Services 3.0 中使用 IRM，您必須在您伺服器陣列中的每部前端網頁伺服器上安裝 Microsoft Windows Rights Management Services 用戶端第 1 版，且您的網路中必須要有可用的 Microsoft Windows Rights Management Services (RMS) for Windows Server 2003、Service Pack 1.0 或更新版本。若要安裝 Windows Rights Management Services 用戶端，或需要 Microsoft Windows Rights Management Services 的其他資訊，請瀏覽 Windows Rights Management Services 技術中心 (https://www.microsoft.com/taiwan/windowsserver2003/technologies/rightsmgmt/default.mspx) 。如需設定 Microsoft Windows Rights Management Services 讓 Windows SharePoint Services 3.0 建立版權管理內容之所需步驟的說明，請參閱《Windows SharePoint Services 3.0 部署指南》。

對於文件庫工作表 (英文) 中所列的每個文件庫，請指定是否需要資訊版權管理；如果需要其他文件類型的保護裝置，請留意 [需要資訊版權管理？]**** 欄中的資訊。